Rechnungs-E-Mail-Vorlage: Schneller bezahlt werden im Jahr 2025

Eine E-Mail-Vorlage für Rechnungen ist unerlässlich, um zeitnahe Zahlungen sicherzustellen und den Cashflow aufrechtzuerhalten, insbesondere für Freiberufler. Um eine effektive Rechnungs-E-Mail zu verfassen, fügen Sie eine klare Betreffzeile hinzu, hängen Sie die Rechnung an und geben Sie alle erforderlichen Zahlungsdetails an. Verwenden Sie eine professionelle, serifenlose Schriftart und stellen Sie sicher, dass das Branding Ihres Unternehmens sichtbar ist. Vorlagen können dabei helfen, diesen Prozess zu optimieren, indem sie für Konsistenz und Klarheit sorgen. Die Umsetzung dieser Strategien kann Zahlungsverspätungen reduzieren und die Kommunikation mit den Kunden verbessern. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie Ihre Vorlagen regelmäßig aktualisieren, um Änderungen in Ihren Geschäftsabläufen oder Ihrem Branding Rechnung zu tragen.

Eine Rechnungsvorlage kann ein wichtiger Bestandteil Ihres Unternehmens sein. Freiberufler müssen ihren Cashflow konstant halten. Das bedeutet, dass eine pünktliche Bezahlung von entscheidender Bedeutung ist. Durch eine klare Kommunikation von Zahlungsinformationen und -plänen sowie die Verwendung geeigneter Rechnungsvorlagen können Sie Verzögerungen und Hindernisse vermeiden, die Ihr Wachstum bremsen.

Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist zu lernen, wie man eine Rechnungs-E-Mail schreibt. In diesem Artikel von Bonsai geben wir Ihnen wichtige Tipps für die Erstellung einer überzeugenden Rechnungs-E-Mail und stellen Ihnen anschließend einige hervorragende Beispiele und Vorlagen für Rechnungs-E-Mails zur Verfügung, die Ihnen als Inspiration dienen können.

1. Erstellen Sie die Rechnung

Das Erstellen einer professionellen Freiberuflerrechnung hilft Ihnen dabei, pünktlich bezahlt zu werden. Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Informationen in der Rechnungsdatei haben. Es gibt drei wichtige Dinge zu beachten:

1.1. Verwenden Sie eine klare serifenlose Schriftart.

Ein wichtiger Aspekt beim Verfassen von Rechnungs-E-Mails ist die Schriftart. Das Logo Ihres Unternehmens könnte kursive oder stilisierte Schriftzeichen enthalten. Für Branding-Zwecke ist das völlig in Ordnung. Wenn es jedoch um Finanzen geht, ist klare Kommunikation die wichtigste Regel.

Verwenden Sie eine Schriftart, die in digitaler Form gut lesbar ist, wie beispielsweise Arial, Helvetica oder eine andere serifenlose Variante. Das Letzte, was Sie brauchen, sind Buchhaltungsfehler oder Einnahmeausfälle, beispielsweise aufgrund einer unübersichtlichen Rechnungsvorlage für Werbekosten.

1.2. Fügen Sie Ihre Unternehmensinformationen hinzu

Auf der Rechnung selbst sollten Sie unbedingt die üblichen Angaben zu Ihrer Person oder Ihrem Unternehmen angeben. Online-Rechnungsersteller können Ihnen dabei helfen, Unklarheiten darüber zu vermeiden, von wem die Rechnung stammt. Darüber hinaus sorgt es für mehr Glaubwürdigkeit und bietet eine einfache Möglichkeit, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Fügen Sie die folgenden Informationen hinzu:

• Name
• Unternehmen
• Straße und Hausnummer
• Stadt, Bundesland und Postleitzahl
• Datum
  

Für eine bessere Lesbarkeit richten Sie den Text linksbündig aus und verwenden Sie eine Schriftgröße, die ohne Anstrengung lesbar ist.

1.3. Fügen Sie die Adresse Ihres Kunden hinzu

Fügen Sie unter dem Datum die Adresse und die Informationen des Empfängers hinzu. Genau wie oben, einschließlich Name, Straße, Ort, Bundesland und Postleitzahl. Behalten Sie für diesen Teil das gleiche Format bei, das Sie zuvor für Ihre Adresse verwendet haben.

Es wird empfohlen, Ihre Rechnungsvorlage für Influencer oder Ihre Rechnungsvorlage für Schulungen beispielsweise an eine bestimmte Person im Unternehmen zu adressieren. Andernfalls müssen Sie die Rechnung möglicherweise an eine bestimmte Abteilung oder einen Dritten senden, der die Zahlungen für dieses Unternehmen abwickelt.

Fragen Sie Ihren Kunden unbedingt, wer sich um die Rechnung kümmern wird, und setzen Sie im Zweifelsfall mehrere Personen in Kopie.

2. Die Rechnung beifügen

Jeder macht Fehler. Aber wenn Sie lernen, wie man Rechnungs-E-Mails schreibt, möchten Sie keine Fehler machen. „Rechnung beifügen“ auf Ihrer Checkliste zu haben, mag übertrieben erscheinen, ist es aber nicht.

Sie sollten Ihren Kunden klar mitteilen, wie Sie Ihre Rechnungen stellen, da diese möglicherweise nicht wissen, wie viel sie bezahlen müssen, wohin sie die Zahlung senden sollen oder an wen sie sich diesbezüglich wenden können. Dies könnte Ihren Cashflow stören und unnötigen Ärger verursachen.

3. Schreiben Sie den Betreff und den Text der Rechnungs-E-Mail.

Nachdem Sie Ihre Rechnungsvorlage für E-Mails erstellt und angehängt haben, ist es an der Zeit, sich Gedanken über den Rest der E-Mail zu machen. Bei einer Rechnungsvorlage sollten Sie ein Gleichgewicht zwischen Professionalität und Freundlichkeit finden.

Beginnen wir mit dem ersten, was Ihr Empfänger sehen wird:

3.1. Wie man Betreffzeilen für Rechnungs-E-Mails schreibt

„E-Mails haben eine Fähigkeit, die viele andere Kanäle nicht haben: Sie können in großem Umfang wertvolle, persönliche Akzente setzen.“ - David Newman

Wenn Sie in einer E-Mail um eine Zahlung bitten, ist die Betreffzeile entscheidend. Laut einer Studie von Experian werden E-Mails mit personalisierten Betreffzeilen mit einer um 29 % höheren Wahrscheinlichkeit geöffnet.

Es hat sich gezeigt, dass Personalisierungdie Kundenbindung erhöht, insbesondere wenn Menschen täglich mit einer Flut von Nachrichten überschüttet werden. Das allein ist schon ein guter Grund, Ihre Rechnungs-E-Mails individuell anzupassen.

Richten Sie Ihre E-Mail an eine bestimmte Person und geben Sie deren Namen nach Möglichkeit in der Betreffzeile an. Dies erhöht die Öffnungsraten und stellt sicher, dass Sie für Ihre Dienstleistungen umgehend bezahlt werden. Ein Grund dafür ist, dass 69 % der Empfänger anhand der Betreffzeile sofort erkennen, ob es sich um Spam handelt.

Hier ist ein Beispiel für einen E-Mail-Betreff für Rechnungsnachrichten, der in Ihrem gesamten Unternehmen verwendet werden kann: Betreff: Zu Händen: (Name des Kunden) – Rechnung (Nummer der aktuellen Rechnung) für (Name des Unternehmens).

Dadurch wird die zuständige Person sofort darüber informiert, dass sie sich effizient um eine neue Rechnungsvorlage kümmern muss.

Wenn Sie mit Bonsai zusammenarbeiten, werden Sie jedes Mal pünktlich bezahlt. Werden Sie noch heute Mitglied auf unserer Plattform, um Ihre freiberufliche Karriere schneller voranzubringen.

3.2. Wie man den Text der E-Mail verfasst

Es mag zwar einfach und effektiv sein, die Rechnung ohne weitere Worte im E-Mail-Text anzuhängen, aber dies könnte als unpersönlich oder gleichgültig empfunden werden.

Daher empfiehlt es sich, ein paar Worte zum Inhalt der E-Mail zu schreiben. Dies ist hilfreich, um die Rechnung zu verdeutlichen, lässt die E-Mail jedoch weniger geschäftlich wirken.

Tu das aber nicht. Mit den Worten von Seth Godin: „Warum einen Satz verschwenden, der nichts aussagt?“

Hierist eine Vorlage, um zu veranschaulichen, was wir meinen:

Betreff: Zu Händen: (Name des Kunden) – Rechnung (Nummer der aktuellen Rechnung) für (Name des Unternehmens).

Guten (Tageszeit) (Name des Kunden),

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Die Rechnung bezüglich (relevante Projektinformationen oder Rechnungsgrund) ist beigefügt. Wenn die Datei nicht geladen wird, klicken Sie bitte stattdessen hier (Link), um auf die Rechnung zuzugreifen.

Wenn Sie Kommentare, Fragen oder Bedenken haben, können Sie sich jederzeit gerne an mich wenden. (Geben Sie Ihre Kontaktdaten an)

Wir freuen uns, dass Sie sich für eine Zusammenarbeit mit uns (Firmenname) entschieden haben. Wir freuen uns darauf, Ihnen auch in Zukunft wieder behilflich zu sein.

Mit freundlichen Grüßen,

(Ihr Name)

(Ihr Titel)

(Firmenname)

4. Behandeln Sie überfällige Rechnungen wie ein Profi

Eine einfache, schnelle, freundliche und professionelle Rechnungsvorlage für Freiberufler ist ein guter Anfang. Aber das ist keine Garantie für Erfolg. In der Geschäftswelt werden Sie zwangsläufig mit Herausforderungen konfrontiert.

Manchmal äußert sich dies in Form einer verspäteten Zahlung. Oft liegt dies einfach daran, dass der Kunde die Zahlung vergessen oder in der Flut seiner täglichen E-Mails übersehen hat.

Schauen wir uns einige Beispiele an, die Ihnen dabei helfen, dieses Problem zu lösen:

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E-Mail-Vorlage für Folge-Rechnungen Nr. 1

Betreff: Zu Händen: (Name des Kunden) – Nachverfolgung – (Rechnungsnummer) für (Name des Unternehmens des Kunden).

Hallo (Name des Kunden),

Ich bin mir sicher, dass Sie viel zu tun haben und diese E-Mail wahrscheinlich untergegangen ist. Dies ist lediglich eine Nachverfolgung mit der beigefügten Originalrechnung bezüglich (geliefertes Produkt oder erbrachte Dienstleistung).

Wenn Sie noch nicht bezahlt haben, tun Sie dies bitte über (akzeptierte Zahlungsmethoden). Wenn Sie jedoch bereits bezahlt haben, ignorieren Sie diese E-Mail bitte.

Wenn Sie Anmerkungen, Fragen oder Bedenken bezüglich der Rechnung haben, kontaktieren Sie mich bitte unter (bevorzugte Kontaktmethode).

Wir freuen uns darauf, auch in Zukunft Ihr Vertrauen zu genießen.

(Ihr Name)

(Ihr Titel)

(Name Ihres Unternehmens)

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E-Mail-Vorlage für Folge-Rechnungen Nr. 2

Dieses Beispiel für eine Rechnungs-E-Mail verfolgt einen etwas direkteren Ansatz.

Betreff: Rechnung (Rechnungsnummer) für (Produkt oder Dienstleistung) fällig am (Datum)

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Hallo (Name des Kunden),

Ich hoffe, es geht dir gut! Bitte beachten Sie die beigefügte Rechnung (Nr.) für (Produkt oder Dienstleistung) mit Fälligkeit am (Datum). Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht, mich hier zu kontaktieren (bevorzugte Kontaktmethode).

Mit freundlichen Grüßen,

(Ihr Name)

Es kann auch vorkommen, dass ein Kunde eine Zahlungsart ablehnt. Wenn die Zahlung nicht durchgeführt wird, senden Sie eine E-Mail-Rechnung, um den Kunden darüber zu informieren, dass die Zahlung noch aussteht. Hier ist ein Beispiel:

E-Mail-Vorlage für Folge-Rechnungen Nr. 3

Betreff: Rechnung (Nr.) überfällig seit (Fälligkeitsdatum)

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Hallo (Name des Kunden),

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Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Wir haben noch keine Zahlung für die Rechnung (Nr.) mit Fälligkeitsdatum (Datum) erhalten. Bitte nehmen Sie die Zahlung vor oder teilen Sie uns mit, wann wir mit dem Zahlungseingang rechnen können. Und zögern Sie nicht, uns bei Fragen zu kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen,

(Ihr Name)

Jetzt kennen Sie einige effektive neue Beispiele für E-Mail-Nachrichten zu Rechnungen. Wie Sie sehen können, sind die oben aufgeführten E-Mail-Rechnungsvorlagen freundlich, personalisiert und professionell. Genau das ist das Ziel dieser Art von E-Mail.

Eine professionelle Rechnungs-E-Mail kann Ihren Cashflow verbessern.

Start-ups und Freiberufler müssen ihre Finanzen sorgfältig verwalten. Pünktliche Bezahlung ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihnen nicht die Barreserven ausgehen.

Befolgen Sie die oben genannten Tipps und Vorlagen, damit Ihr Unternehmen jetzt und auch in Zukunft reibungslos läuft. Sie können Ihnen Tipps geben, wie Sie eine gute Rechnungs-E-Mail verfassen. Und jetzt, da Sie wissen, wie man Rechnungs-E-Mails schreibt, bleibt nur noch eines übrig: Handeln.

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