Cómo enviar una factura a tu cliente por correo electrónico (3 formas)

Una de las características de un profesional autónomo es un sistema de facturación fiable y fácil de entender. Nunca debes dejar que un cliente tenga que adivinar cuánto debe pagar, cuándo debe hacerlo o qué métodos de pago aceptas. El uso de un creador de facturas online profesional para crear rápidamente plantillas de facturas puede responder a todas estas preguntas y garantizar que no haya confusión sobre las condiciones de pago, ya que no es bueno que la factura confunda al cliente.

Por eso, muchos autónomos principiantes suelen preguntar qué es una factura y cómo enviarla a un cliente por correo electrónico, en lugar de por correo postal. Te acompañamos paso a paso con consejos y nuestro paquete de 5 plantillas en las que puedes confiar a la hora de enviar facturas por correo electrónico, para que puedas cobrar a tiempo.

Hay varios métodos entre los que puedes elegir a la hora de enviar por correo electrónico una plantilla de factura SEO, o cualquier otra factura. Algunos son mucho más eficaces y seguros que otros. Sigue leyendo para descubrir cuáles son las soluciones preferidas disponibles para los autónomos de todos los sectores.

1. Factura DIY como archivo adjunto

Siempre puedes crear tu propia factura utilizando una hoja de cálculo de Excel o Google Sheets. Solo asegúrate de que tu factura incluya los elementos esenciales de una factura, entre ellos:

• Fecha de emisión
• Fecha de vencimiento
• Nombre del cliente e información de contacto
• Tu nombre e información de contacto
• Servicios prestados
• Coste por servicio
• Descuentos (si procede)
• Impuestos o tasas de servicio (si procede)
• Recargo por demora
• Importe total adeudado

También debe incluir información sobre cómo recibir el pago. Si aceptas un proveedor de pagos digital externo, como Stripe o PayPal, incluye la dirección de pago para asegurarte de que recibas el dinero. Ten mucho cuidado de no cometer errores tipográficos ni incluir información incorrecta. ¡Tu pago podría enviarse a otra persona!

Ahora que ha creado su factura de gestión de proyectos, por ejemplo, guárdela como plantilla con el nombre del cliente como parte del nombre del archivo. Puede reutilizar esta misma factura para este cliente cada vez que facture. Para cada nuevo cliente, puede cambiar la información importante para reflejar los servicios prestados.

Para enviar la factura por correo electrónico, primero guárdela en formato PDF. Esto hace que no se pueda modificar ninguna información. También es un buen formato para enviar por correo electrónico. Adjunte el archivo PDF a un correo electrónico dirigido al departamento de contabilidad de la empresa de su cliente. Incluya una nota, como «. Adjunto le envío la factura por mis servicios prestados en mayo. Envíe el pago a la dirección que figura en la factura. Gracias.”

¡Ahora puedes enviarlo por correo electrónico! Puede ser útil incluir un acuse de recibo para saber si el correo electrónico ha sido recibido y abierto.

Para ayudarte, compartimos las 5 plantillas de correo electrónico que utilizamos para enviar facturas a los clientes por correo electrónico.

Desafortunadamente, al tratarse de un proceso muy manual, existe la posibilidad de que se produzcan errores tipográficos, errores de tecleo y facturas perdidas. Si un cliente no paga a tiempo, usted es responsable de establecer un recordatorio para hacer un seguimiento y volver a solicitar el pago. Dado que el 29 % de las facturas se pagan con al menos un día de retraso, esto te genera más trabajo, ya que tienes que anotar las fechas de vencimiento en cada una de las facturas que envías y, luego, intentar localizarlas y volver a solicitar el pago.

(Recuerde que nunca es buena idea enviar información financiera que permita identificarle personalmente en un correo electrónico no seguro y sin cifrar). Si solicita el pago a una cuenta bancaria mediante depósito directo, no debe hacerlo mediante una factura enviada por correo electrónico. Algunas facturas enviadas por correo electrónico no cumplirán los requisitos de determinados sectores o tipos de proyectos.

Ventajas: Barato, disponible para todo el mundo.

Contras: Requiere mucho tiempo, propenso a errores, no hay recordatorios automáticos de facturas, no es seguro.

2. Software de facturación o servicios de facturación

Otra forma de enviar una factura a un cliente por correo electrónico es utilizar un software de facturación. Esto simplifica bastante el proceso, ya que cuenta con una plantilla ya creada que solo hay que rellenar con la información relevante sobre el cliente y el trabajo realizado. El software de facturación suele tener gran parte del texto prellenado, incluyendo cómo gestionar los pagos atrasados, y guarda automáticamente a cada cliente como plantilla para que no tengas que hacer ese esfuerzo.

Otra ventaja del software de facturación es que se puede integrar con el seguimiento de gastos, lo que le ayuda a gestionar el flujo de caja de su pequeña empresa y a saber si está obteniendo beneficios. Al supervisar las facturas enviadas, puedes ver cuánto te deben, junto con las facturas de autónomos que debes pagar. Es una herramienta increíblemente eficaz para saber si estás «triunfando» como contratista independiente y puede alertarte de que quizá no estés cobrando lo suficiente, especialmente después de tener en cuenta costes como las comisiones de PayPal.

Con Bonsai, puedes enviar fácilmente una factura a tu cliente por correo electrónico. Para empezar, solo tienes que ir a tu panel de control y hacer clic en «enviar una factura».

Ahora aparecerá una ventana emergente que te permitirá elegir los datos de tu cliente y proyecto (o crear ambos), y seleccionar el tipo de factura. Una vez hecho esto, solo tienes que hacer clic en «crear factura».

Ha llegado a la fase de edición de la plantilla de factura. No dude en añadir y comprobar los datos de su cliente y sus datos personales, así como añadir artículos a la factura. Cuando todo esté listo, solo tienes que hacer clic en «enviar ahora» y esperar a que tu cliente realice el pago.

¡Eso es todo! Es sencillo, ¿verdad? Si quieres probar Bonsai y experimentar con la facturación y los demás componentes integrados, no lo dudes y regístrate para obtener una prueba gratuita.

Sin embargo, quizá la mejor parte de los servicios de contabilidad, facturación y pago más populares es la integración con los proveedores de pago. Muchos han facilitado enormemente a los clientes el pago con solo hacer clic en un botón y pagar a través de PayPal, Stripe, Chase Pay o incluso Zelle. Al tener esta funcionalidad integrada, no tendrás que preocuparte por los errores tipográficos que puedan hacer que tu dinero se envíe a la persona equivocada, y podrás recibir el pago más rápido que si solicitas que te envíen cheques a tu domicilio.

Estos servicios pueden resultar caros para un profesional independiente que solo tiene uno o dos clientes. No incluyen otros aspectos del trabajo autónomo, como la gestión de contratos o las propuestas de trabajo autónomo.

Ventajas: Integrado con otras tareas financieras (como el seguimiento de gastos), puede recordar automáticamente a los clientes los pagos, permite crear perfiles y configuraciones individuales para cada cliente.

Contras: Puede resultar caro para los autónomos que trabajan solos.

3. Kit de herramientas para la gestión de autónomos

Con un paquete completo de soluciones para autónomos (como Bonsai), obtienes todas las ventajas de un software de facturación específico. Puede configurar plantillas de factura individuales para cada cliente, enviar facturas de forma segura, cobrar rápidamente y realizar un seguimiento del destino del dinero. Dado que la mayoría de las herramientas de gestión para autónomos saben que no eres una empresa de la lista Fortune 500 con cientos de clientes, han fijado un precio más razonable para el modelo de contratista independiente.

Y lo que es aún más emocionante, las soluciones de gestión para autónomos que incorporan otros aspectos del negocio freelance pueden ayudarte a ganar más dinero y ser más profesional. Bonsai incluye plantillas de contratos para crear las expectativas adecuadas sobre lo que cobras y cuándo te pagan, desde el principio. También existe la opción de crear propuestas de servicios desde el panel de control. Los controladores de tiempo, la gestión de gastos y los hitos del proyecto se pueden gestionar para cada cliente, lo que facilita mucho ver el alcance completo de un proyecto de cliente, incluida la facturación. Ya no hay necesidad de saber cómo enviar facturas a un cliente por correo electrónico, ya que Bonsai te permite facturar a un cliente en cualquier momento, a la tarifa acordada, con solo hacer clic en un botón. Incluso puede incluir un recargo por demora (si su contrato lo especifica) cada vez que no le paguen puntualmente.

Las facturas impagadas te enviarán una alerta para que puedas optar por enviar un recordatorio de cortesía en cualquier momento. ¡El paquete completo de soluciones para autónomos está disponible por el mismo precio que los servicios de contabilidad de otras empresas! Únete a nosotros con una prueba gratuita de Bonsai y descubre de qué se trata.

Ventajas: Soluciones asequibles que cubren todas las necesidades de los autónomos, no solo la contabilidad.

Contras: Un profesional independiente con solo uno o dos clientes puede que no utilice todas las herramientas de inmediato.

Conclusión: ¿cuál es la mejor?

En definitiva, hay más de una forma de crear una plantilla de factura para eventos, o cualquier otro tipo de factura, y enviarla al cliente por correo electrónico. La mejor opción depende de cuáles sean tus necesidades y qué expectativas quieras establecer con los clientes. La mayoría de los autónomos se encuentran con poco tiempo y aprenden rápidamente que un buen proceso de facturación puede ahorrarles horas valiosas cada mes que pueden dedicar a formarse, hacer marketing o crear el trabajo por el que se les paga. Si le resulta difícil ampliar su negocio, es posible que esté dedicando demasiado tiempo a tareas administrativas, como la facturación.

Por último, recuerde que nunca se puede ser demasiado prudente en lo que respecta a las comunicaciones con los clientes. El envío de una factura por correo electrónico no seguro podría suponer un riesgo para la seguridad tanto para usted como para sus clientes. Dependiendo de su sector, puede que ese no sea un riesgo que esté dispuesto a asumir. Afortunadamente, hoy en día existen numerosas soluciones en el mercado que ayudan a prevenir los errores más peligrosos que se cometen actualmente en la facturación.