Wie man im Jahr 2025 eine Rechnung erstellt

Rechnungen sind nicht gerade der glamouröseste Teil der Unternehmensführung. Sie sind jedoch für professionelle Transaktionen unverzichtbar, daher müssen Sie sich leider daran gewöhnen.

Wenn Sie Freiberufler sind oder sich kürzlich entschlossen haben, ein kleines Unternehmen zu gründen, müssen Sie sich irgendwann mit dem Rechnungsstellungsprozess auseinandersetzen. Und glauben Sie uns, je früher, desto besser! Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Rechnungsstellung haben, fragen Sie sich vielleicht: „Was ist eine Rechnung?“ Oder Sie haben das Gefühl, sich im Kreis zu drehen, wenn Sie versuchen zu verstehen, wie man eine Rechnung erstellt. Das ist in Ordnung, du bist nicht der Einzige.

Wir wissen, dass es eine Herausforderung sein kann, zum ersten Mal eine Rechnung von Grund auf neu zu erstellen. Deshalb sind wir hier, um Ihnen zu helfen. In diesem Artikel führen wir Sie durch den Prozess der Rechnungserstellung. Also schnappen Sie sich eine Tasse Kaffee und tauchen Sie ein in die wunderbare Welt der Rechnungsstellung! (Zu weit?)

Was ist eine Rechnung?

Zunächst einmal kehren wir zu den Grundlagen zurück. Bevor wir uns mit der Erstellung einer Rechnung befassen, ist es wichtig zu verstehen, was eine Rechnung ist und wozu sie dient.

Was ist die Definition einer Rechnung?

Per Definition ist eine Rechnung (manchmal auch als Verkaufsrechnung bezeichnet) ein Dokument, in dem die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen zusammen mit dem zu zahlenden Betrag aufgeführt sind. Es enthält genaue Angaben (auf die wir später noch eingehen werden) und ist ausdrücklich als Rechnung gekennzeichnet. Eine Rechnung teilt dem Kunden mit, wie viel er Ihnen zu zahlen hat, und legt die Zahlungsbedingungen fest.

Wozu dienen Rechnungen?

Für kleine Unternehmen sind Rechnungen ein wesentlicher Bestandteil des Buchhaltungssystems. Ohne sie werden Sie nicht bezahlt. Letztendlich ist es die Bezahlung, die Ihre Ausgaben deckt, Ihr Gehalt sichert und dafür sorgt, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft.

Um Sie bezahlen zu können, müssen Ihre Kunden über Aufzeichnungen Ihrer geleisteten Arbeit, des zu zahlenden Betrags und des Zahlungszeitpunkts verfügen.

Rechnungen sind rechtliche Dokumente, die den fälligen Zahlungsbetrag und die Zahlungsbedingungen festlegen. Die Zahlungsbedingungen beziehen sich auf das Fälligkeitsdatum (z. B. innerhalb von 30 Tagen) und mögliche Verzugsgebühren. Sie können verwendet werden, um Verkaufstransaktionen für verschiedene Zwecke anzufordern und aufzuzeichnen, darunter:

• Die Zahlung für Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen anzufordern
• Um den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen zu erfassen und die Finanzen zu verwalten
• Zur Erfassung von Transaktionen für steuerliche Zwecke (z. B. Ausfüllen einer Steuererklärung)
• Geschäftsprognosen anhand historischer Daten
  

Rechnungen sind rechtsverbindliche Dokumente, sodass sie für formellere Maßnahmen herangezogen werden können – insbesondere bei fehlenden oder überfälligen Zahlungen. Wir sind jedoch sicher, dass es nicht so weit kommen wird.

Wenn Sie eine Rechnung versenden, entsteht eine „Forderung“. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung und Rechnungslegung Ihres Unternehmens. Durch das Versenden einer Rechnung erstellen Sie eine schriftliche Aufzeichnung der von Ihnen erledigten Arbeiten und der erhaltenen Zahlungen.

Wenn es an der Zeit ist, Ihre Steuererklärung einzureichen, müssen Sie diese als Nachweis für Ihre Geschäftsvorgänge vorlegen. Eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung hilft Ihnen dabei, den Überblick über Ihre Arbeit und Ihre Finanzen zu behalten. Darüber hinaus ist es für Freiberufler, die Steuern für Selbstständige abführen müssen, von entscheidender Bedeutung.

Der aktuelle Stand der Rechnungsstellung

Wie sieht die Rechnungsstellung im Jahr 2023 aus?

Zuerst kamen Umschläge. Rechnungen wurden von Hand geschrieben oder gedruckt, in einen Umschlag gesteckt und in den Briefkasten geworfen. Als Nächstes kam die Revolution der Faxgeräte. Rechnungen wurden mit diesen auffälligen Maschinen, die in jeder Büroecke standen, versandt und empfangen. Niemand verstand wirklich, wie sie funktionierten. Das tun sie immer noch nicht. Dann kam die E-Mail und vereinfachte unser Leben. Rechnungen wurden – und werden immer noch – als Dateianhänge (PDF, Microsoft Word-Dokumente usw.) versandt.

Im heutigen Zeitalter der digitalen Transformation verlieren manuelle Rechnungsstellungsmethoden bei zukunftsorientierten Freiberuflern und Führungskräften langsam an Beliebtheit. Sie werden durch automatisierte, cloudbasierte Online-Rechnungssoftware ersetzt, mit der Freiberufler und kleine bis mittlere Unternehmen ihre Rechnungen nahtlos versenden, verfolgen und verwalten können – alles an einem Ort.

All-in-One-Software für Rechnungsstellung und Buchhaltung wie Bonsai erleichtert die Buchhaltung, indem sie Geschäftsprozesse in einer benutzerfreundlichen Plattform integriert und automatisiert. Bonsai speichert alle Ihre wichtigen Geschäftsdaten an einem zentralen Ort. Mit dem Rechnungsgenerator können Sie eine versandfertige Rechnung erstellen und mühelos alle Ihre Angebote, abrechnungsfähigen Ausgaben, Buchhaltungs- und Steuerunterlagen verfolgen.

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Wie man eine Rechnung erstellt

Ob Sie nun freiberuflicher Autor, Webdesigner oder etwas anderes sind – sobald Sie den Auftrag abgeschlossen haben, müssen Sie wissen, wie Sie einem Kunden eine Rechnung stellen.

Es gibt viele Möglichkeiten, eine Rechnung zu erstellen. Sie können eine Rechnung von Grund auf neu mit Google Docs, Microsoft Word oder sogar Microsoft Excel erstellen, die mehrere Rechnungsvorlagen für freiberufliche Unternehmen bieten. Das Wichtigste ist, dass Sie eine Rechnung mit den richtigen Angaben erstellen . Der kleinste Fehler könnte dazu führen, dass Ihr Kunde Sie nicht rechtzeitig bezahlt – oder schlimmer noch – gar nicht.

Laut Amalto werden 39 % der in den USA versendeten Rechnungen verspätet bezahlt, wobei 61 % dieser verspäteten Zahlungen auf fehlerhafte Rechnungen zurückzuführen sind. Außerdem hat sich herausgestellt, dass freiberuflich tätige Frauen häufiger zu spät bezahlt werden als Männer! Welche Angaben sollten Sie also machen, um sicherzustellen, dass Sie korrekt und pünktlich bezahlt werden?

Lassen Sie uns das herausfinden.

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Welche Angaben sollte eine Rechnung enthalten?

Unabhängig davon, ob Sie eine Standard-, Handels- oder Mehrwertsteuerrechnung erstellen – die Rechnungsdetails sollten Folgendes enthalten:

• Eindeutige Rechnungsnummer: Weitere Informationen zum Erstellen einer Rechnungsnummer finden Sie weiter unten.
• Ihr Firmenname und Ihr Logo: Wenn Sie selbstständiger Freiberufler sind, kann Ihr Firmenname einfach Ihr normaler Name sein. Fügen Sie Ihr Firmenlogo irgendwo auf der Rechnung ein (sofern Sie natürlich ein Logo haben).
• Rechnungsdatum: Datum der Rechnung. Durch das Hinzufügen des Datums können Sie verspätete Zahlungen leichter nachverfolgen.
• Ihre Kontaktdaten: Geben Sie Ihre Geschäftsadresse, Ihre geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie alle weiteren relevanten Kontaktdaten an .
• Kontaktdaten des Kunden: Fügen Sie den Namen des Kunden, die Geschäftsadresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse hinzu .
• Eine detaillierte Auflistung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen: Führen Sie alle einzelnen Posten und Details Ihrer Tätigkeiten sowie die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit auf. Geben Sie auch das Datum der Fertigstellung, Ihren Stundensatz und etwaige Steuern oder zusätzliche Gebühren an.
• Der geschuldete Gesamtbetrag: Berechnen Sie den geschuldeten Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer und etwaiger zusätzlicher Gebühren.
• Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist und bitte beachten Sie, dass etwaige Verzugsgebühren anfallen.
  

Lassen Sie uns über Rechnungsnummern sprechen

Eine Rechnungsnummer oder Rechnungs-ID ist eine Nummer, die jeder von Ihnen erstellten Rechnung zugewiesen wird. Eine Rechnungsnummer ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Rechnung. Damit können Sie den Überblick über versendete Rechnungen behalten, nach bestimmten Dokumenten suchen und Transaktionen mit Kunden identifizieren. Aus Kundensicht helfen Rechnungsnummern dabei, den Überblick über anstehende Zahlungen und bereits geleistete Zahlungen zu behalten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Rechnungsnummern zu systematisieren. Sie können Rechnungsnummern fortlaufend, chronologisch oder nach Kunden- oder Projekt-ID vergeben. Die fortlaufende Nummerierung von Rechnungen ist die einfachste Methode. Sie weisen Ihrer ersten Rechnung eine Nummer zu (001 ist ein guter Anfang) und der nächsten Rechnung die nächste Nummer in der Reihenfolge (002).

Unabhängig davon, für welches Rechnungsnummerierungssystem Sie sich entscheiden, ist es wichtig, dass es einheitlich ist ( ).

Eine einfachere Alternative ist die Verwendung einer Rechnungssoftware wie Bonsai. Bonsai automatisiert den Prozess der Rechnungserstellung, sodass Sie sich nicht um die Implementierung und Verwaltung eines Nummerierungssystems kümmern müssen – das übernehmen wir für Sie!

Verwenden Sie eine Rechnungsvorlage, um eine Rechnung zu erstellen.

Viele Freiberufler und Kleinunternehmer verwenden einen Rechnungsgenerator, um ihre Rechnungen zu erstellen, zu speichern und zu versenden. Ein professionelles Rechnungsstellungsprodukt wie Bonsai bietet gebrauchsfertige Rechnungsvorlagen, um den gesamten Prozess zu vereinfachen.

Aber wie funktionieren Rechnungsvorlagen?

Sie müssen lediglich eine Rechnungsvorlage auswählen, alle erforderlichen Informationen (Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen usw.) hinzufügen, die Rechnungsdatei als PDF herunterladen, um sie per E-Mail zu versenden, oder einen Link verwenden, über den der Kunde oder Auftraggeber sie direkt herunterladen kann.

Wenn Sie eine Rechnungsvorlage fertiggestellt haben, können Sie Informationen wie Ihren Firmennamen und Ihr Logo, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer speichern, damit diese bei der nächsten Verwendung der Vorlage bereits vorausgefüllt sind.

Bonsai bietet Rechnungsvorlagen für jeden Beruf. Egal, ob Sie eine Standard-Rechnungsvorlage oder eine spezifischere Vorlage für einen bestimmten Beruf suchen, wir haben alles, was Sie brauchen. Mit dem Rechnungsgenerator von Bonsai können Sie automatisch Ihre nächste Rechnung erstellen, Ihren Kunden an eine überfällige Zahlung erinnern und Verzugsgebühren berechnen, ohne dass Sie

Warum einen Rechnungsgenerator verwenden?

Die Erstellung einer Rechnung mit einem kostenlosen Rechnungsgenerator hat mehrere Vorteile. Die Vorlage enthält bereits alle wichtigen Informationen, die Sie bei jeder Rechnungsstellung benötigen. So sparen Sie Zeit und sorgen für Einheitlichkeit in Ihrem Rechnungsstellungsprozess. Darüber hinaus umfasst der Rechnungsgenerator von Bonsai Branding und integrierte Zahlungsfunktionen, um Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren.

Wenn Sie einen professionellen Rechnungsgenerator mit kostenlosen Vorlagen verwenden, können Sie Fehler vermeiden, die den Zahlungsprozess behindern könnten. Sie müssen nicht mehr mehrfach überprüfen, ob alle Ihre Kontaktdaten korrekt eingegeben wurden. Mit einem Rechnungsgenerator wie Bonsai können Sie Ihren Kunden korrekte und einheitliche Rechnungen schicken, die sicherstellen, dass Sie immer pünktlich bezahlt werden .

So versenden Sie eine Rechnung

Wenn es darum geht, einem Kunden eine Rechnung zu stellen, sollten Sie nicht zu lange warten. Sobald Sie die Arbeit abgeschlossen haben, sollten Sie am besten eine professionelle Rechnung erstellen und diese so schnell wie möglich versenden. Fügen Sie Ihre Rechnung als Anhang bei, anstatt sie in den Text der E-Mail einzufügen.

Es ist auch ratsam, die Rechnungsnummer in die Betreffzeile einzufügen, damit der Kunde genau weiß, was zu tun ist. Sobald die Zahlung eingegangen ist, vergessen Sie nicht, dem Kunden zur Sicherheit eine Dankes-E-Mail mit der Rechnung zu schicken.

Wenn Sie den Rechnungsstellungsprozess wirklich optimieren möchten, sollten Sie die Implementierung einer All-in-One-Software für Freiberufler in Ihre Business-Technologie in Betracht ziehen.

Bonsai nutzt intelligente Automatisierung, um alle Ihre Rechnungsstellungsanforderungen zu verwalten. Sie können eine professionelle Rechnung erstellen und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen sowie Mahnungen bei Zahlungsverzug automatisieren. Darüber hinaus bietet die vollständig integrierte Produktpalette von Bonsai alles, was Sie für die effektive Führung Ihres Freiberufler-Unternehmens benötigen. Von Angeboten über Verträge bis hin zu Buchhaltung und Steuern – Bonsai macht die Unternehmensführung einfach.

Haben wir schon erwähnt, dass Bonsai eine kostenlose Testversion seiner Dienste anbietet? Nun, jetzt wissen Sie es!