Como fazer uma fatura em 2025

As faturas não são exatamente a parte mais glamorosa da gestão de uma empresa. No entanto, eles são essenciais para transações profissionais, então — infelizmente — você terá que se acostumar com eles.

Se você é freelancer ou decidiu recentemente abrir uma pequena empresa, em algum momento precisará definir o processo de faturamento. E, acredite, é melhor quanto antes, do que depois! Se você é novo no mundo da faturação, talvez esteja se perguntando: “O que é uma fatura?” ou sinta que está dando voltas em círculos tentando entender como fazer uma fatura. Tudo bem, você não é o único.

Sabemos que criar uma fatura do zero pela primeira vez pode ser um desafio. Portanto, estamos aqui para ajudar. Neste artigo, vamos guiá-lo pelo processo de criação de uma fatura. Então, pegue uma xícara de café e vamos mergulhar no maravilhoso mundo do faturamento! (Muito longe?)

O que é uma fatura?

Primeiro, vamos voltar ao básico. Antes de entrarmos em detalhes sobre como fazer uma fatura, é importante entender o que é uma fatura e para que ela serve.

Qual é a definição de fatura?

Por definição, uma fatura (por vezes referida como fatura de vendas) é um documento que lista os bens e serviços fornecidos, juntamente com o montante a pagar. Contém detalhes precisos (abordaremos isso mais tarde) e é especificamente rotulado como fatura. Uma fatura informa ao cliente quanto ele precisa pagar a você e define as condições para esse pagamento.

Para que servem as faturas?

Para as pequenas empresas, as faturas são parte integrante do sistema de contabilidade. Sem eles, você não receberá o pagamento. No final das contas, receber o pagamento é o que cobre suas despesas, garante seu salário e mantém seu negócio funcionando bem e sem problemas.

Para que possam pagar-lhe, os seus clientes precisam de ter um registo do trabalho que realizou, quanto precisam de lhe pagar e quando precisam de lhe pagar.

As faturas são documentos legais que identificam o valor a pagar e as condições de pagamento. As condições de pagamento referem-se à data de vencimento (por exemplo, no prazo de 30 dias) e a quaisquer eventuais penalidades por atraso no pagamento. Podem ser usados para solicitar e registrar transações de vendas para diversos fins, incluindo:

• Para solicitar o pagamento de pedidos de compra de bens ou serviços
• Para registrar a venda de bens ou serviços e gerenciar as finanças
• Para registrar transações para fins fiscais (por exemplo, preenchimento de uma declaração de imposto de renda)
• Previsão de negócios usando dados históricos
  

As faturas são documentos juridicamente vinculativos, pelo que podem ser utilizadas para tomar medidas mais formais, especialmente em caso de pagamentos em falta ou em atraso. No entanto, temos certeza de que não chegará a esse ponto.

Quando você envia uma fatura, ela cria uma “conta a receber”. Isso é parte integrante da contabilidade e da contabilidade da sua empresa. Ao enviar uma fatura, você cria um registro documental do trabalho que concluiu e dos pagamentos que recebeu.

Quando chegar a hora de enviar sua autoavaliação fiscal, você precisará fornecer esses documentos como comprovante de suas transações comerciais. Uma faturação adequada irá ajudá-lo a controlar o seu trabalho e as suas finanças. Além disso, é fundamental para freelancers que precisam declarar impostos como trabalhadores autônomos.

O estado atual da faturação

Como será o faturamento em 2023?

Primeiro vieram os envelopes. As faturas eram escritas ou impressas manualmente, seladas em um envelope e colocadas na caixa de correio. Em seguida, veio a revolução do aparelho de fax. As faturas eram enviadas e recebidas usando aquelas máquinas ostentosas que ficavam em um canto de cada escritório. Ninguém entendia realmente como funcionavam. Eles ainda não sabem. Então surgiu o e-mail e simplificou nossas vidas. As faturas eram — e ainda são — enviadas como anexos de arquivos (PDF, documentos do Microsoft Word, etc.).

Na era atual da transformação digital, os métodos manuais de faturamento estão lentamente perdendo espaço entre freelancers e líderes empresariais com visão de futuro. Elas estão sendo substituídas por um software automatizado de faturamento online baseado em nuvem que permite que freelancers e pequenas e médias empresas enviem, rastreiem e gerenciem suas necessidades de faturamento de maneira integrada, tudo em um só lugar.

Softwares completos de faturamento e contabilidade, como o Bonsai, eliminam o estresse da contabilidade ao integrar e automatizar processos comerciais em uma plataforma fácil de usar. O Bonsai armazena todos os seus dados comerciais importantes em um local centralizado. Você pode usar o gerador de faturas para criar uma fatura pronta para enviar e acompanhar todas as suas propostas, despesas faturáveis, contabilidade e registros fiscais sem esforço.

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Como fazer uma fatura

Seja você um redator freelancer, um web designer ou qualquer outra coisa, depois de concluir o trabalho, você precisará saber como cobrar o cliente.

Existem várias maneiras de fazer uma fatura. Você pode criar uma fatura do zero usando o Google Docs, o Microsoft Word ou até mesmo o Microsoft Excel, que oferecem vários modelos de faturas para empresas freelancers. O mais importante é que você crie uma fatura com as informações corretas. O menor erro pode fazer com que seu cliente não pague você em dia — ou pior — não pague de forma alguma.

De acordo com a Amalto, 39% das faturas enviadas nos EUA são pagas com atraso e 61% desses pagamentos atrasados são devidos a faturas incorretas. Além disso, verifica-se que as freelancers do sexo feminino têm mais probabilidades de receber os seus pagamentos com atraso do que os homens! Então, quais informações você deve incluir para garantir que receberá o pagamento corretamente e em tempo hábil?

Vamos descobrir.

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Que informações devem constar em uma fatura?

Quer esteja a criar uma fatura padrão, comercial ou com IVA, os detalhes da fatura devem incluir o seguinte:

• Número único da fatura: Veja abaixo mais informações sobre como criar um número de fatura.
• Nome e logotipo da sua empresa: se você é um freelancer autônomo, o nome da sua empresa pode ser simplesmente o seu nome normal. Inclua o logotipo da sua empresa em algum lugar da fatura (se você tiver um logotipo, é claro).
• Data da fatura: Data da fatura. Ao adicionar a data, você facilitará o acompanhamento de eventuais atrasos nos pagamentos.
• Suas informações de contato: Inclua o endereço físico da empresa, o número de telefone comercial e o endereço de e-mail, bem como quaisquer outras informações de contato relevantes.
• Informações de contato do cliente: Adicione o nome do cliente, endereço comercial, número de telefone e endereço de e-mail.
• Uma lista detalhada dos bens ou serviços fornecidos: inclua itens linha por linha e detalhes do que você fez e o tempo gasto em cada tarefa. Inclua também a data de conclusão, sua taxa por hora e quaisquer impostos ou taxas adicionais.
• Valor total devido: Calcule o valor total devido, incluindo impostos sobre vendas e quaisquer taxas adicionais.
• Condições de pagamento: Data de vencimento do pagamento e certifique-se de incluir quaisquer taxas de atraso que se apliquem.
  

Vamos falar sobre números de fatura

Um número de fatura, ou ID de fatura, é um número atribuído a cada fatura que você gera. O número da fatura é uma parte essencial de qualquer fatura. Permite acompanhar as faturas enviadas, pesquisar documentos específicos e identificar transações com clientes. Do ponto de vista do cliente, os números das faturas ajudam a controlar os pagamentos futuros e os pagamentos efetuados.

Existem diferentes maneiras de sistematizar os números das suas faturas. Você pode atribuir um número de fatura sequencialmente, cronologicamente ou por ID do cliente ou do projeto. Numerar as faturas sequencialmente é o método mais simples: atribua um número à sua primeira fatura (001 é um bom número para começar) e atribua à fatura seguinte o número seguinte na sequência (002).

Seja qual for o sistema de numeração de faturas que você escolher, é importante que ele seja consistente e e.

Uma alternativa mais simples é usar um software de faturamento como o Bonsai. O Bonsai automatiza o processo de criação de faturas para que você não precise se preocupar com a implementação e o gerenciamento de um sistema de numeração — nós faremos isso por você!

Use um modelo de fatura para criar uma fatura.

Muitos freelancers e proprietários de pequenas empresas utilizam um gerador de faturas para criar, armazenar e enviar suas faturas. Um produto profissional de faturamento como o Bonsai oferece modelos de faturas prontos para uso, simplificando todo o processo.

Mas como funcionam os modelos de fatura?

Tudo o que você precisa fazer é selecionar um modelo de fatura, adicionar as informações necessárias (detalhes de contato, condições de pagamento, etc.), baixar o arquivo da fatura em formato PDF para enviar por e-mail ou usar um link que permita ao cliente baixá-lo diretamente.

Ao preencher um modelo de fatura, você pode salvar informações como o nome e o logotipo da sua empresa, endereço de e-mail e número de telefone para que elas apareçam pré-carregadas na próxima vez que você usar o modelo.

A Bonsai oferece um modelo de fatura adequado a cada profissão. Quer esteja procurando um modelo de fatura padrão ou um mais específico para uma determinada profissão, temos tudo o que precisa. Com o gerador de faturas do Bonsai, você pode criar automaticamente sua próxima fatura, lembrar seu cliente que um pagamento está atrasado e acumular multas por atraso sem precisar

Por que usar um gerador de faturas?

Fazer uma fatura usando um gerador de faturas gratuito tem várias vantagens. O modelo já incluirá todas as suas informações essenciais sempre que você criar uma fatura, economizando tempo e estabelecendo consistência no seu processo de faturamento. Além disso, o gerador de faturas do Bonsai inclui branding e pagamentos integrados para otimizar suas operações comerciais.

Ao utilizar um gerador de faturas profissional com modelos gratuitos, você pode evitar erros que possam impedir o processo de pagamento. Não é mais necessário verificar e reverificar se todas as suas informações de contato foram inseridas corretamente. Com um gerador de faturas como o Bonsai, você pode enviar aos seus clientes faturas corretas e consistentes, garantindo que você sempre receba seus pagamentos em dia.

Como enviar uma fatura

Quando se trata de faturar um cliente, não espere muito tempo. Depois de concluir o trabalho, é melhor criar e enviar uma fatura profissional o mais rápido possível. Anexe sua fatura como anexo, em vez de incluí-la no corpo do e-mail.

Também é uma boa ideia adicionar o número da fatura na linha de assunto para que o cliente saiba exatamente o que fazer. Assim que o pagamento for recebido, não se esqueça de enviar ao cliente um e-mail de agradecimento com a fatura, por precaução.

Se você quer realmente dominar o processo de faturamento, considere implementar um software multifuncional para freelancers em sua pilha de tecnologias empresariais.

O Bonsai utiliza automação inteligente para gerenciar todas as suas necessidades de faturamento. Você pode criar uma fatura profissional e personalizá-la de acordo com suas necessidades, bem como automatizar lembretes de pagamentos em atraso. Além disso, o conjunto de produtos totalmente integrado da Bonsai oferece tudo o que você precisa para administrar seu negócio freelance com eficácia. De propostas a contratos, passando por contabilidade e impostos, o Bonsai simplifica a gestão empresarial.

Já mencionamos que a Bonsai oferece um teste gratuito para seus serviços? Bem, agora você sabe!