Cómo hacer una factura en 2025

Las facturas no son precisamente la parte más glamurosa de dirigir un negocio. Sin embargo, son cruciales para las transacciones profesionales, por lo que, lamentablemente, tendrás que acostumbrarte a ellas.

Si eres autónomo o has decidido recientemente crear una pequeña empresa, en algún momento tendrás que definir el proceso de facturación. Y, créenos, ¡cuanto antes mejor! Si eres nuevo en el mundo de la facturación, es posible que te preguntes «¿qué es una factura?» o que sientas que estás dando vueltas en círculo tratando de entender cómo se hace una factura. No pasa nada, no eres el único.

Sabemos que crear una factura desde cero por primera vez puede resultar complicado. Por eso, estamos aquí para echar una mano. En este artículo, te guiaremos a través del proceso de creación de una factura. Así que prepárate una taza de café y sumérgete en el maravilloso mundo de la facturación. (¿Demasiado lejos?)

¿Qué es una factura?

En primer lugar, volvamos a lo básico. Antes de entrar en detalle sobre cómo hacer una factura, es importante entender qué es una factura y para qué se usa.

¿Cuál es la definición de factura?

Por definición, una factura (a veces denominada factura de venta) es un documento que enumera los bienes y servicios prestados junto con el importe adeudado. Contiene detalles precisos (los veremos más adelante) y está específicamente etiquetado como factura. Una factura le indica al cliente cuánto debe pagarle y establece las condiciones de ese pago.

¿Para qué se utilizan las facturas?

Para las pequeñas empresas, las facturas son una parte integral del sistema contable. Sin ellos, no te pagarán. Al fin y al cabo, cobrar es lo que cubre tus gastos, te proporciona tu salario y mantiene tu negocio funcionando bien y sin problemas.

Para poder pagarte, tus clientes deben tener constancia del trabajo que has realizado, cuánto deben pagarte y cuándo deben hacerlo.

Las facturas son documentos legales que identifican el importe a pagar y las condiciones de pago. Las condiciones de pago se refieren a la fecha de vencimiento (por ejemplo, en un plazo de 30 días) y a las posibles sanciones por demora en el pago. Se pueden utilizar para solicitar y registrar transacciones de venta con diversos fines, entre los que se incluyen:

• Solicitar el pago de órdenes de compra de bienes o servicios.
• Para registrar la venta de bienes o servicios y gestionar las finanzas.
• Para registrar transacciones con fines fiscales (por ejemplo, rellenar una declaración de impuestos).
• Previsiones empresariales utilizando datos históricos
  

Las facturas son documentos legalmente vinculantes, por lo que pueden utilizarse para emprender acciones más formales, especialmente en caso de pagos pendientes o atrasados. Aunque estamos seguros de que no se llegará a eso.

Cuando envías una factura, se crea una «cuenta por cobrar». Esto es fundamental para la parte de contabilidad y teneduría de libros de su negocio. Al enviar una factura, usted establece un registro documental del trabajo que ha completado y los pagos que ha recibido.

Cuando llegue el momento de presentar su declaración de impuestos, deberá proporcionar estos documentos como prueba de sus transacciones comerciales. Una facturación adecuada te ayudará a llevar un control de tu trabajo y tus finanzas. Además, es fundamental para los autónomos que necesitan presentar impuestos por cuenta propia.

El estado actual de la facturación

¿Cómo será la facturación en 2023?

Primero fueron los sobres. Las facturas se escribían o imprimían a mano, se metían en un sobre y se echaban al buzón. Luego vino la revolución de los faxes. Las facturas se enviaban y recibían utilizando aquellas ostentosas máquinas que se encontraban en un rincón de todas las oficinas. Nadie entendía realmente cómo funcionaban. Todavía no lo hacen. Luego llegó el correo electrónico y nos simplificó la vida. Las facturas se enviaban —y aún se envían— como archivos adjuntos (PDF, documentos de Microsoft Word, etc.).

En la era actual de la transformación digital, los métodos manuales de facturación están perdiendo poco a poco el favor de los autónomos y líderes empresariales con visión de futuro. Se están sustituyendo por software de facturación automatizado en línea basado en la nube que permite a los autónomos y a las pequeñas y medianas empresas enviar, realizar un seguimiento y gestionar sus necesidades de facturación de forma fluida, todo en un solo lugar.

Los programas de facturación y contabilidad todo en uno, como Bonsai, te quitan el estrés de llevar las cuentas al integrar y automatizar los procesos empresariales en una plataforma fácil de usar. Bonsai almacena todos tus datos empresariales importantes en una ubicación centralizada. Puede utilizar el generador de facturas para crear una factura lista para enviar y realizar un seguimiento de todas sus propuestas, gastos facturables, contabilidad y registros fiscales sin esfuerzo.

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Cómo hacer una factura

Tanto si eres escritor autónomo, diseñador web o cualquier otra cosa, una vez hayas completado el trabajo, necesitarás saber cómo facturar al cliente.

Hay muchas formas de hacer una factura. Puedes crear una factura desde cero utilizando Google Docs, Microsoft Word o incluso Microsoft Excel, que cuentan con varias plantillas de facturas para negocios independientes. Lo más importante es que crees una factura con la información correcta. El más mínimo error podría provocar que tu cliente no te pagara a tiempo o, lo que es peor, que no te pagara en absoluto.

Según Amalto, el 39 % de las facturas enviadas en EE. UU. se pagan con retraso y el 61 % de esos retrasos se deben a facturas incorrectas. Además, ¡resulta que las mujeres autónomas tienen más probabilidades de recibir pagos atrasados que los hombres! Entonces, ¿qué información debes incluir para asegurarte de que te paguen correctamente y a tiempo?

Vamos a averiguarlo.

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¿Qué información debe incluir una factura?

Tanto si estás creando una factura estándar, comercial o con IVA, los datos de la factura deben incluir lo siguiente:

• Número de factura único: Consulte a continuación para obtener más información sobre cómo crear un número de factura.
• El nombre y el logotipo de tu empresa: si eres autónomo, el nombre de tu empresa puede ser simplemente tu nombre habitual. Incluya el logotipo de su empresa en algún lugar de la factura (si tiene logotipo, por supuesto).
• Fecha de la factura: Fecha en que se emite la factura. Al añadir la fecha, te resultará más fácil realizar un seguimiento de los pagos atrasados.
• Tu información de contacto: Incluye la dirección física de tu negocio, el número de teléfono comercial y la dirección de correo electrónico, así como cualquier otra información de contacto relevante.
• Información de contacto del cliente: Añada el nombre del cliente, la dirección comercial, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.
• Una lista detallada de los bienes o servicios prestados: Incluya una lista detallada de cada uno de los elementos y los detalles de lo que ha hecho, así como el tiempo dedicado a cada tarea. Incluya también la fecha de finalización, su tarifa por hora y cualquier impuesto o tasa adicional.
• El importe total adeudado: Calcule el importe total adeudado, incluyendo el impuesto sobre las ventas y cualquier tasa adicional.
• Condiciones de pago: Fecha de vencimiento del pago y asegúrese de incluir cualquier recargo por demora que se aplique.
  

Hablemos de los números de factura

Un número de factura, o ID de factura, es un número asignado a cada factura que generas. El número de factura es una parte fundamental de cualquier factura. Le permite realizar un seguimiento de las facturas enviadas, buscar documentos específicos e identificar transacciones con clientes. Desde la perspectiva del cliente, los números de factura les ayudan a realizar un seguimiento de los próximos pagos pendientes y de los pagos realizados.

Hay diferentes formas de sistematizar los números de tus facturas. Puede asignar un número de factura de forma secuencial, cronológica o por ID de cliente o proyecto. Numerar las facturas de forma secuencial es el método más sencillo: se asigna un número a la primera factura (el 001 es un buen número para empezar) y se asigna a la siguiente factura el número siguiente en la secuencia (002).

Sea cual sea el sistema de numeración de facturas que elijas, es importante que sea coherente .

Una alternativa más sencilla es utilizar un software de facturación como Bonsai. Bonsai automatiza el proceso de creación de facturas para que no tengas que preocuparte por implementar y gestionar un sistema de numeración: ¡nosotros lo haremos por ti!

Utilice una plantilla de factura para crear una factura.

Muchos autónomos y propietarios de pequeñas empresas utilizan un generador de facturas para crear, almacenar y enviar sus facturas. Un producto de facturación profesional como Bonsai ofrece plantillas de facturas listas para usar que simplifican todo el proceso.

¿Pero cómo funcionan las plantillas de factura?

Todo lo que tienes que hacer es seleccionar una plantilla de factura, añadir la información necesaria (datos de contacto, condiciones de pago, etc.), descargar el archivo de la factura en formato PDF para enviarlo por correo electrónico o utilizar un enlace que permita al cliente descargarlo directamente.

Cuando complete una plantilla de factura, puede guardar información como el nombre y el logotipo de su empresa, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono para que aparezca precargada la próxima vez que utilice la plantilla.

Bonsai ofrece una plantilla de factura que se adapta a cada profesión. Tanto si buscas una plantilla de factura estándar como una más específica orientada a una determinada profesión, tenemos todo lo que necesitas. Con el generador de facturas de Bonsai, puedes crear automáticamente tu próxima factura, recordar a tu cliente que hay un pago vencido y acumular recargos por mora sin tener que

¿Por qué utilizar un generador de facturas?

Crear una factura con un generador de facturas gratuito tiene varias ventajas. La plantilla ya incluirá toda la información esencial cada vez que emitas una factura, lo que te ahorrará tiempo y garantizará la coherencia en tu proceso de facturación. Además, el generador de facturas de Bonsai incluye branding y pagos integrados para optimizar las operaciones de tu negocio.

Cuando utilizas un generador de facturas profesional con plantillas gratuitas, puedes evitar cometer errores que puedan impedir el proceso de pago. Ya no tendrás que comprobar y volver a comprobar que toda tu información de contacto se ha introducido correctamente. Con un generador de facturas como Bonsai, puedes enviar a tus clientes facturas correctas y coherentes que te garantizan que siempre te pagarán a tiempo.

Cómo enviar una factura

Cuando se trata de facturar a un cliente, no esperes demasiado. Una vez que hayas completado el trabajo, lo mejor es crear y enviar una factura profesional lo antes posible. Adjunte su factura como archivo adjunto, en lugar de incluirla en el cuerpo del correo electrónico.

También es buena idea añadir el número de factura en el asunto del correo electrónico para que el cliente sepa exactamente qué hacer. Una vez recibido el pago, no olvides enviar al cliente un correo electrónico de agradecimiento con la factura, por si acaso.

Si realmente quieres dominar el proceso de facturación, considera la posibilidad de implementar un software integral para autónomos en tu conjunto de herramientas tecnológicas empresariales.

Bonsai utiliza la automatización inteligente para gestionar todas tus necesidades de facturación. Puede crear una factura profesional y personalizarla según sus necesidades, así como automatizar los recordatorios de pagos atrasados. Además, la suite de productos totalmente integrada de Bonsai incluye todo lo que necesitas para gestionar eficazmente tu negocio como autónomo. Desde propuestas hasta contratos, pasando por contabilidad e impuestos, Bonsai simplifica la gestión empresarial.

¿Hemos mencionado que Bonsai ofrece una prueba gratuita de sus servicios? ¡Bueno, ahora ya lo sabes!