Die 10 besten Abrechnungsprogramme für Agenturen (2025)

Jede Agentur, die Erfolg haben will, braucht eine zuverlässige Abrechnungssoftware. Allerdings steckt hinter einer Abrechnungssoftware mehr, als man auf den ersten Blick sieht. Natürlich kann es Rechnungen versenden und Ihnen dabei zusehen, wie das Geld hereinströmt. Aber es hilft Ihnen auch dabei, Zahlen zu jonglieren, Kunden zufrieden zu stellen und erleichtert Ihnen die Arbeit als Buchhalter.

Was ist eine Agentur-Abrechnungssoftware?

Agenturbuchhalter müssen Rechnungen, Stundenzettel und Zahlungserinnerungen jonglieren. Früher musste all dies von Hand erledigt werden, mit Büchern, Hauptbüchern und einem scharfen Blick. Rechnungssoftware ersetzt zwar nicht die Notwendigkeit, sorgfältig auf Details zu achten, aber sie macht alles effizienter und weniger fehleranfällig.

Jedes Agenturprojekt ist anders, und Zeit ist immer ein entscheidender Faktor. Aus diesem Grund muss eine für eine Agentur geeignete Abrechnungssoftware die Arbeitsstunden des Teams für Projekte erfassen, detaillierte Rechnungen erstellen, in denen nichts fehlt, und Zahlungen schnell abwickeln.

Bei Abrechnungssoftware geht es zwar in erster Linie darum, Kunden Rechnungen zu stellen und Zahlungen zu erhalten, sie umfasst jedoch auch viele andere damit verbundene Funktionen. Beispielsweise kann es Ihre Finanzdaten analysieren, um Ihnen Erkenntnisse zu liefern, die Ihnen dabei helfen, die Agentur zu profitableren Projekten zu führen. Es zeigt Ihnen, wo Sie große Gewinne erzielen und wo Sie möglicherweise hinterherhinken.

Was sind die Vorteile eines Abrechnungssystems für eine Agentur?

Nachdem wir nun die Grundlagen der Abrechnungssoftware geklärt haben, wollen wir uns damit befassen, warum sie für eine Agentur einen so großen Unterschied machen kann. Mit der Zunahme des Arbeitsaufkommens und der sich ständig weiterentwickelnden Digitalisierung ist diese Art von Software für Agenturen und ähnliche Unternehmen zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel geworden.

• Zeitsparende Zauberei – Erinnern Sie sich noch an die Zeiten, als Rechnungen manuell erstellt wurden? Mit einer Abrechnungssoftware müssen Sie das nicht. Es automatisiert die mühsame Arbeit und verschafft Ihnen zusätzliche Freizeit für kreativere und interessantere Aufgaben.
• Genauigkeit – Automatisierung sorgt für Präzision. Diese Werkzeuge sind akribisch, vielleicht sogar noch mehr als Menschen. Sie eliminieren die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, wie beispielsweise das Versenden einer Rechnung mit falschem Betrag oder an den falschen Kunden.
• Klarheit beim Cashflow – Es kann schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wer bezahlt hat und wer nicht, insbesondere wenn Ihre Kundenliste wächst. Mit einer Abrechnungssoftware erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Einnahmen und Kunden. Dadurch lässt sich Ihr Cashflow leichter planen und Sie können beruhigter atmen.
• Professionalität zeigen – Das Versenden von eleganten, professionell gestalteten Rechnungen wirkt sich positiv auf das Image Ihrer Agentur aus. Es zeigt, dass Sie es ernst meinen, im wahrsten Sinne des Wortes. Kunden werden Ihnen vertrauen und immer wieder zu Ihnen zurückkommen wollen.
• Aufschlussreiche Berichte – Diese Tools können Berichte erstellen, die Ihnen wertvolle Einblicke in die allgemeine Geschäftslage geben. Es ist ein bisschen wie ein digitaler Unternehmensberater, der immer zur Stelle ist, um die Rechnungsstellung durch datengestützte Beratung zu ergänzen.
• Kundenfreundliche Funktionen – Einige Abrechnungsprogramme sind nicht nur auf Buchhalter beschränkt. Stattdessen können Kunden auch ihre eigenen Rechnungen einsehen, Zahlungen vornehmen und sogar online zusammenarbeiten. Die Software schließt die Lücke zwischen Ihnen und Ihren Kunden und sorgt für eine benutzerfreundlichere Rechnungsstellung.

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Hier sind die fünf besten Abrechnungsprogramme, die all dies und noch mehr leisten können.

1. Bonsai – Die beste Abrechnungssoftware für Agenturen

Bonsai ist eine All-in-One-Software für die Verwaltung von Projekten, die Zeiterfassung, die Verwaltung von Ressourcen und die Rechnungsstellung an Kunden.

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Was sind die wichtigsten Merkmale von Bonsai?

• Zeitaufwand für Aufgaben erfassen: Erfassen Sie mit dem integrierten Timer den abrechnungsfähigen und nicht abrechnungsfähigen Zeitaufwand für Aufgaben.
• Erstellen Sie Rechnungen in Sekundenschnelle: Verwenden Sie die professionellen Rechnungsvorlagen von Bonsai, um Rechnungen zu erstellen und Workflows festzulegen, damit Ihre nächste Rechnung automatisch versendet wird. Fügen Sie Ihre noch nicht in Rechnung gestellte Zeit mit einem Klick zu Ihrer Rechnung hinzu und stellen Sie sicher, dass Sie jede Minute, die Sie für ein Projekt aufgewendet haben, in Rechnung stellen.
• Wiederkehrende Abrechnungen verwalten: Mit wiederkehrenden Abrechnungen können Sie Ihre Retainer und laufenden Kundenaufträge auf Autopilot stellen. Wählen Sie Ihre Zahlungsweise und seien Sie sicher, dass Sie pünktlich bezahlt werden.
• Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen: Erstellen Sie automatische Erinnerungen für Kundenzahlungen und erhalten Sie Quittungen, wenn Kunden Ihre Rechnung einsehen.
• Projekteinblicke: Erhalten Sie sofortige Berichte über die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit im Vergleich zur Schätzung und zur Rentabilität.

Warum ist Bonsai die beste Abrechnungssoftware für Agenturen?

Bonsai ist eine der besten Abrechnungssoftwares, weil sie mit wenig Aufwand viel leistet. Es verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche und Funktionen, von denen die meisten Agenturen profitieren. In gewisser Weise ersetzt es einen persönlichen Finanzberater.

Es verfügt außerdem über ein privates Kundenportal, über das Sie Dateien sicher mit Ihren Kunden austauschen und gemeinsam bearbeiten können. Dies macht es zu einer ausgezeichneten Wahl, um das Vertrauen der Kunden zu fördern und kontinuierlichen Support zu bieten.

Die Software kann umfassende Aufgabenlisten gemeinsam erstellen und pflegen und die Abrechnungszeiten genau nachverfolgen. Daher ist es ein robustes und leistungsstarkes Tool für Agenturen, die Präzision und Effizienz verlangen, also für alle Agenturen.

Was ist die Preisgestaltung für Bonsai?

Bonsai ist hinsichtlich der Zahlungsoptionen recht flexibel. Es gibt drei Abrechnungsmodelle, die entweder monatlich oder jährlich abgerechnet werden können. Der erste ist der Starter-Tarif, der bei jährlicher Abrechnung 21 US-Dollar pro Monat kostet. Es ist perfekt für Freiberufler, die gerade erst anfangen. Es umfasst grundlegende Funktionen wie Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Kunden-CRM und Spesenabrechnung.

Eine Stufe über dem Basisplan liegt der Professional-Plan, der bei jährlicher Abrechnung 32 US-Dollar pro Monat kostet. Wachsende Unternehmen werden diese Option optimal nutzen können. Es umfasst alle Funktionen des Starter-Pakets sowie zusätzliche Funktionen wie Workflow-Automatisierung, ein Marken-Kundenportal und die Integration mit QuickBooks, Calendly und Zapier.

Schließlich gibt es noch den Business-Tarif, der bei jährlicher Abrechnung 66 US-Dollar pro Monat kostet. Dieser Plan eignet sich hervorragend für kleine Unternehmen und Agenturen, die bereits Fuß gefasst haben. Es umfasst alle professionellen Funktionen sowie die Verwaltung von Subunternehmern, Vorlagen für Werkverträge und eine unbegrenzte Anzahl von Subunternehmern.

Probieren Sie Bonsai jetzt kostenlos aus oder vereinbaren Sie eine Demo, um mehr zu erfahren.

2. QuickBooks

QuickBooks ist eine weitere Rechnungssoftware mit einem sehr guten Ruf. Es gibt mehrere Funktionen, die es attraktiv machen, aber auch einige Nachteile.

Was sind die wichtigsten Funktionen von QuickBooks?

Erstens können Sie mit QuickBooks individuelle Rechnungen erstellen und Zahlungen verwalten. Es ist einfach und effizient und erfordert nach dem Start nur noch wenige Klicks.

Sie können auch ganz einfach Geschäftsausgaben nachverfolgen und kategorisieren sowie andere Buchhaltungsaufgaben automatisieren. Verfolgen Sie geschäftliche Kilometerstände, Bestände und Projektrentabilität, um Ausgaben zu melden oder Steuerabzüge zu ermitteln und zu verwalten. Mit QuickBooks können Sie all das und noch viel mehr tun. Außerdem funktioniert es mit mehreren Währungen.

Warum gibt es Einschränkungen bei QuickBooks?

QuickBooks ist reich an Funktionen, aber das kann in manchen Fällen ein zweischneidiges Schwert sein. Die Vielzahl an Funktionen könnte einige Anfänger oder diejenigen, deren Erwartungen und Bedürfnisse einfacher sind, überfordern. Darüber hinaus ist der Dienst cloudbasiert, sodass eine stabile Internetverbindung erforderlich ist, um alles in Ordnung zu halten.

Was kostet QuickBooks?

Es gibt vier Hauptpreispläne für QuickBooks: Simple Start, Essentials, Plus und Advanced. Simple Start kostet 15 US-Dollar pro Monat (50 % Rabatt für drei Monate) und umfasst grundlegende Funktionen wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Erfassung von Belegen. Essentials kostet 30 US-Dollar pro Monat (ebenfalls mit einem Rabatt von 50 % für die ersten drei Monate) und erweitert die Grundfunktionen um Rechnungsmanagement, Zeiterfassung und Multi-User-Support. Außerdem kostet der Plan 45 US-Dollar pro Monat und umfasst alle Funktionen von Essentials sowie Bestandsverfolgung und Projektrentabilität. Schließlich kostet die erweiterte Version 100 US-Dollar pro Monat, umfasst jedoch leistungsstarke Berichtsfunktionen, benutzerdefinierte Zugriffskontrolle und Automatisierung für bis zu 25 Benutzer.

3. Stripe

Stripe hat die Art und Weise verändert, wie Agenturen Online-Transaktionen abwickeln. Hier finden Sie eine Übersicht über einige seiner Funktionen.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Stripe?

Die Hauptfunktion von Stripe ist das einbettbare Checkout-Formular, das Sie mit nur JavaScript zu einer Website hinzufügen können. Sie können Rechnungen mit integrierter Zahlungsfunktion erstellen und versenden und Ihren Kunden in über 135 Währungen verschiedene lokale Zahlungsmethoden anbieten. Es ist schnell und sicher und ermöglicht Ihnen, den Überblick zu behalten.

Was sind die Einschränkungen von Stripe?

Stripe hat zwar viele Vorteile, ist aber nicht ohne Mängel. Zum einen gibt es Richtlinien hinsichtlich der Arten von Unternehmen, Produkten und Branchen, die es nutzen dürfen oder nicht. Dies könnte für manche einschränkend sein. Darüber hinaus können die Ratenbeschränkungen für die Anzahl der API-Anfragen etwas einschränkend sein. Für die meisten APIs erlaubt Stripe bis zu 100 Lesevorgänge pro Sekunde und 100 Schreibvorgänge pro Sekunde. Schließlich ist seine Struktur möglicherweise nicht die einfachste oder kostengünstigste für B2B-Transaktionen.

Wie sieht die Preisgestaltung von Stripe aus?

Die Zahlungsmethoden von Stripe sind relativ unkompliziert. Es gibt den Standardtarif von 2,9 % + 30 Cent pro erfolgreicher Abbuchung für inländische Karten. Dann gibt es noch den individuellen Preisplan für Unternehmen mit hohen Zahlungen oder ungewöhnlichen Geschäftsmodellen.

4. PayPal

PayPal ist ein bekannter Name im Bereich Rechnungsstellung und Abrechnung. Schauen wir uns einmal an, warum.

Was sind die wichtigsten Funktionen von PayPal?

PayPal bietet Cashback von vielen Marken, was sie für Käufer und damit auch für Verkäufer attraktiv macht. Dieses Programm umfasst auch eine virtuelle MasterCard ohne Jahresgebühr. Es handelt sich um eine sichere und schnelle Plattform, die in den meisten Teilen der Welt funktioniert und viele Währungen verarbeiten kann. Es umfasst auch Zahlungsoptionen wie „Jetzt kaufen, später bezahlen“.

Was sind die Einschränkungen von PayPal?

PayPal erhebt für einige Transaktionen Gebühren, die manchmal höher sein können als bei anderen ähnlichen Diensten. Der Dienst kann auch Einschränkungen für das Konto auferlegen, abhängig von bestimmten Aktivitäten, die nicht immer transparent sind. Leider gelten Streitigkeiten als zeitaufwendig und nicht immer fruchtbar. Eine weitere mögliche Einschränkung besteht darin, dass für einige internationale Transaktionen zusätzliche Gebühren anfallen.

Wie sieht die Preisgestaltung von PayPal aus?

PayPal erhebt keine monatlichen Gebühren und bietet daher auch keine Zahlungspläne an. Stattdessen werden Transaktionsgebühren erhoben, die von der Art der Transaktion abhängen. Es ist praktisch für Agenturen, die eine Abrechnung pro Transaktion bevorzugen.

5. Xero

Xero ist ein weiteres cloudbasiertes Buchhaltungstool, das bei Agenturen zunehmend Anklang findet. Schauen wir mal, was es zu bieten hat.

Was sind die wichtigsten Funktionen von Xero?

Das beste Merkmal ist die papierlose All-in-One-Dokumentation. Es ist sicher und zuverlässig, da die Finanzen in der Cloud zentralisiert werden. Es automatisiert den Abgleich von Banktransaktionen und das Versenden von Rechnungserinnerungen.

Xero dient nicht nur der Buchführung, sondern bietet Ihnen auch Trendanalysen und anpassbare Berichte. Mit Hubdoc können sogar Rechnungen und Belege automatisch abgerufen werden.

Was sind die Einschränkungen von Xero?

Einige Benutzer, die Xero mit großen Datendateien oder hohen Transaktionsvolumina verwenden, können gelegentlich Verzögerungen oder Lags feststellen. Darüber hinaus decken die günstigeren Tarife möglicherweise nicht alle Anforderungen kleinerer Agenturen oder Freiberufler ab. Günstigere Tarife verfügen möglicherweise auch nicht über eine Massenbankabstimmung.

Wie sieht die Preisgestaltung von Xero aus?

Es gibt drei Hauptpreispläne für Xero. Der Starter-Tarif kostet 29 US-Dollar pro Monat für die Grundfunktionen. Der Standardtarif kostet 46 $ pro Monat, während der Premiumtarif 62 $ kostet.

Wie wählen Sie die beste Abrechnungssoftware für Ihre Agentur aus?

Jetzt wissen Sie, was eine Abrechnungssoftware leistet und welche Vorteile sie Ihnen bietet. Da liegt die Frage nahe: „Wie wählt man eine solche Software aus?“ Um die richtige Software auszuwählen, sollte sie Ihren Erwartungen entsprechen und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern.

Hier ist, worauf Sie achten sollten:

• Verstehen Sie, was Sie wollen – Legen Sie zunächst fest, was Sie benötigen, bevor Sie sich festlegen. Das hängt davon ab, was Ihr Unternehmen macht. Sind Sie eine kleine Indie-Agentur oder eine größere, komplexere Agentur? Sollte die Software in bestehende Projektmanagement-Tools integriert werden, oder ist es richtig, ganz von vorne anzufangen?
• Benutzerfreundlichkeit – Die Software sollte intuitiv und nicht komplexer als eine typische Smartphone-App sein. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie nur wegen der Software zur Schule gegangen sind, ist es wahrscheinlich nicht das Richtige für Sie. Suchen Sie nach einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die Sie und Ihr Team schnell verstehen können.
• Anpassung – Keine Agentur gleicht der anderen, weder in ihrer Struktur, ihrer Kultur noch in der Art der Projekte, die sie durchführt. Daher ist die Abrechnungssoftware möglicherweise auch keine Einheitslösung. Suchen Sie nach einer Software, mit der Sie Rechnungen und Berichte an die Arbeit Ihrer Agentur anpassen können.
• Integration – Die Abrechnungssoftware sollte gut mit anderen von Ihnen verwendeten Tools zusammenarbeiten. Es muss zwar nicht jederzeit mit allem integriert sein, aber die Integration mit Projektmanagement-, CRM- und Buchhaltungssoftware ist ein großes Plus.
• Skalierbarkeit – Denken Sie an die Zukunft. Ihre Agentur wird wahrscheinlich nicht dauerhaft dieselbe Größe und Struktur beibehalten. Deshalb benötigen Sie eine Software, die mit Ihrer Agentur mitwächst. Die Software sollte in der Lage sein, die zusätzliche Belastung ohne Probleme zu bewältigen, wenn das Unternehmen wächst.
• Support-System – Auch wenn die Abrechnungssoftware in den meisten Fällen einwandfrei funktioniert, können dennoch Probleme auftreten. Und wenn dies geschieht, möchten Sie Zugang zu einem erstklassigen Kundensupport haben. Suchen Sie nach Anbietern mit zuverlässigem Support, sei es durch Tutorials, einen Helpdesk oder einen freundlichen Chat-Service. Überprüfen Sie auch deren Bewertungen und sehen Sie sich an, was andere Kunden über deren Kundensupport zu sagen haben.
• Preis – Das Budget spielt eine Rolle. Eine Rechnungssoftware mag die besten Funktionen, die größte Vielseitigkeit und einen hervorragenden Kundensupport bieten, aber das spielt keine Rolle, wenn Sie sie sich nicht leisten können. Wägen Sie die Kosten gegen das, was es bietet, und Ihre langfristigen Pläne ab. Aber denken Sie daran: Wenn Sie etwas mehr ausgeben, können Sie langfristig oft viel sparen, was Effizienz und Leistungsfähigkeit angeht.

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