Los 10 mejores programas de facturación para agencias (2025)

Cualquier agencia que aspire al éxito necesita un software de facturación fiable. Sin embargo, el software de facturación es mucho más de lo que parece. Por supuesto, puede enviar facturas y permitirle ver cómo entra el dinero. Pero también te ayuda a manejar números, mantener contentos a los clientes y facilita el trabajo de contable.

¿Qué es un software de facturación para agencias?

Los contables de las agencias tienen que hacer malabarismos con facturas, hojas de asistencia y recordatorios de pago. Históricamente, todo esto tenía que hacerse a mano, con libros, libros de contabilidad y un buen ojo. Aunque el software de facturación no sustituye la necesidad de prestar mucha atención a los detalles, sí que agiliza todo el proceso y reduce la probabilidad de cometer errores.

Cada proyecto de agencia es diferente, y el tiempo siempre es esencial. Por ese motivo, un software de facturación adecuado para una agencia debe realizar un seguimiento de las horas que el equipo dedica a los proyectos, elaborar facturas detalladas que no omitan ningún dato y gestionar rápidamente los pagos.

Aunque el software de facturación se centra principalmente en cobrar a los clientes y recibir pagos, incluye muchas otras funciones relacionadas. Por ejemplo, puede analizar tus datos financieros para ofrecerte información que te ayude a orientar a la agencia hacia proyectos más rentables. Te muestra dónde estás obteniendo grandes beneficios y dónde podrías estar quedándote atrás.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema de facturación para una agencia?

Ahora que ya hemos visto los aspectos básicos del software de facturación, veamos por qué puede suponer una gran diferencia para una agencia. Con el aumento del flujo de trabajo y la digitalización en constante evolución, este tipo de software se ha convertido en un kit de supervivencia para agencias y negocios similares.

• Magia para ahorrar tiempo: ¿recuerdas los días en que creabas las facturas manualmente? Con el software de facturación, no es necesario. Automatiza el trabajo pesado y te deja más tiempo libre para tareas más creativas e interesantes.
• Precisión: la automatización trae consigo la precisión. Estas herramientas son meticulosas, quizás incluso más que las personas. Eliminan las posibilidades de errores humanos naturales, como enviar una factura con un importe incorrecto o al cliente equivocado.
• Claridad en el flujo de caja: llevar un registro de quién ha pagado y quién no puede resultar complicado, especialmente a medida que crece tu lista de clientes. El software de facturación te ofrece una visión clara de tus ingresos y clientes. Como resultado, es más fácil planificar y estar más tranquilo con respecto a su flujo de caja.
• Profesionalidad a la vista: enviar facturas elegantes y con un aspecto profesional da una buena imagen de tu agencia. Demuestra que vas en serio, literalmente. Los clientes confiarán en ti y querrán seguir volviendo.
• Informes detallados: estas herramientas pueden generar informes que le proporcionan información valiosa sobre el estado general de su negocio. Es como tener un consultor de negocios digital siempre disponible para complementar la facturación con consejos basados en datos.
• Funciones orientadas al cliente: algunos programas de facturación no se limitan al contable. Además, permite a los clientes ver sus propias facturas, realizar pagos e incluso colaborar en línea. El software acorta la distancia entre usted y los clientes para una facturación más amigable.

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Aquí están los 5 mejores programas de facturación que pueden hacer todo esto y mucho más.

1. Bonsai: el mejor software de facturación para agencias

Bonsai es un software todo en uno para gestionar proyectos, realizar un seguimiento del tiempo, gestionar recursos y facturar a los clientes.

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¿Cuáles son las características principales de Bonsai?

• Controla el tiempo dedicado a las tareas: controla el tiempo facturable y no facturable dedicado a las tareas utilizando el temporizador integrado.
• Crea facturas en segundos: utiliza las plantillas profesionales de Bonsai para crear facturas y configurar flujos de trabajo para enviar automáticamente tu próxima factura. Añade el tiempo no facturado a tu factura con un solo clic y asegúrate de facturar cada minuto dedicado a un proyecto.
• Gestiona la facturación periódica: pon tus anticipos y el trabajo continuo con tus clientes en piloto automático con la facturación periódica. Elige tu cadencia y ten la tranquilidad de que te pagarán a tiempo.
• Recordatorios y notificaciones automáticos: crea recordatorios automáticos para los pagos de los clientes y recibe recibos cuando los clientes vean tu factura.
• Información sobre el proyecto: obtenga informes instantáneos sobre el tiempo dedicado a la tarea frente a la estimación y la rentabilidad.

¿Por qué Bonsai es el mejor software de facturación para agencias?

Bonsai es uno de los mejores programas de facturación porque hace mucho con muy poco esfuerzo. Cuenta con una interfaz fácil de usar y funciones que benefician a la mayoría de las agencias. En cierto modo, sustituye a un asistente financiero personal.

También incluye un portal privado para clientes donde puedes compartir archivos de forma segura con los clientes y colaborar con ellos. Esto lo convierte en una excelente opción para fomentar la confianza del cliente y ofrecer un apoyo continuo.

El software puede crear y mantener listas de tareas completas de forma colaborativa y realizar un seguimiento preciso de los tiempos de facturación. Por lo tanto, es una herramienta robusta y potente para las agencias que exigen precisión y eficiencia, es decir, todas ellas.

¿Qué es el precio del bonsái?

Bonsai es bastante flexible en cuanto a las opciones de pago. Hay tres planes de facturación, cada uno de ellos facturable mensualmente o anualmente. El primero es el plan inicial, que cuesta 21 dólares al mes si se factura anualmente. Es perfecto para autónomos que están empezando. Incluye funciones básicas como facturación, seguimiento del tiempo, CRM de clientes y seguimiento de gastos.

Un nivel por encima del básico está el plan profesional, que cuesta 32 dólares al mes si se factura anualmente. Las empresas en crecimiento sacarán el máximo partido a esta opción. Incluye todo lo que ya está en el plan inicial, además de funciones adicionales como la automatización del flujo de trabajo, un portal de clientes con marca propia y la integración con QuickBooks, Calendly y Zapier.

Por último, está el plan empresarial, que cuesta 66 dólares al mes si se factura anualmente. Este plan es ideal para pequeñas empresas y agencias que ya han encontrado su lugar. Incluye todas las funciones profesionales, así como gestión de subcontratistas, plantillas de contratos de subcontratación y subcontratistas ilimitados.

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2. QuickBooks

QuickBooks es otro software de facturación con bastante reputación. Hay varias características que lo hacen atractivo, pero también algunos inconvenientes.

¿Cuáles son las características principales de QuickBooks?

En primer lugar, QuickBooks te permite crear facturas personalizadas y gestionar los pagos. Es fácil y eficiente, y solo requiere unos pocos clics una vez que empiezas.

También puede realizar fácilmente un seguimiento y clasificar los gastos empresariales, así como automatizar otras tareas de contabilidad. Realice un seguimiento del kilometraje comercial, el inventario y la rentabilidad de los proyectos para informar sobre los gastos o identificar y gestionar las deducciones fiscales. QuickBooks te permite hacer todo eso y mucho más. Además, funciona con múltiples divisas.

¿Por qué existen limitaciones en QuickBooks?

QuickBooks tiene muchas funciones, pero eso puede ser un arma de doble filo en algunos casos. La gran cantidad de funciones puede resultar abrumadora para algunos principiantes o para aquellos cuyas expectativas y necesidades son más sencillas. Además, el servicio está basado en la nube, por lo que necesita una conexión a Internet estable para que todo funcione correctamente.

¿Cuál es el precio de QuickBooks?

Hay cuatro planes de precios principales para QuickBooks: Simple Start, Essentials, Plus y Advanced. Simple Start cuesta 15 dólares al mes (50 % de descuento durante tres meses) e incluye funciones básicas como facturación, seguimiento de gastos y captura de recibos. Essentials cuesta 30 $ al mes (también con un descuento del 50 % durante los tres primeros meses) y añade gestión de facturación, seguimiento del tiempo y soporte multiusuario a las funciones básicas. Además, el plan cuesta 45 $ al mes e incluye todo lo que ofrece Essentials, además del seguimiento del inventario y la rentabilidad de los proyectos. Por último, la versión avanzada cuesta 100 dólares al mes, pero incluye potentes funciones de generación de informes, control de acceso personalizado y automatización para hasta 25 usuarios.

3. Rayas

Stripe ha cambiado la forma en que las agencias gestionan las transacciones en línea. A continuación se detallan algunas de sus características.

¿Cuáles son las características principales de Stripe?

La característica principal de Stripe es el formulario de pago integrable que se puede añadir a un sitio web con solo JavaScript. Puede crear y enviar facturas con pago integrado y cobrar a sus clientes en más de 135 divisas utilizando diversos métodos de pago locales. Es rápido y seguro, y te permite llevar un control de todo.

¿Cuáles son las limitaciones de Stripe?

Aunque Stripe tiene muchas ventajas, no está exento de defectos. Por un lado, cuenta con políticas relativas a los tipos de negocios, productos e industrias que pueden o no pueden utilizarlo. Esto podría resultar restrictivo para algunos. Además, sus límites de frecuencia en el número de solicitudes API pueden resultar algo restrictivos. Para la mayoría de las API, Stripe permite hasta 100 lecturas por segundo y 100 escrituras por segundo. Por último, su estructura podría no ser la más sencilla ni la más rentable para las transacciones B2B.

¿Cuál es el precio de Stripe?

Los métodos de pago de Stripe son bastante sencillos. Existe el plan estándar del 2,9 % + 30 céntimos por cada cargo realizado con éxito para tarjetas nacionales. Además, existe un plan de precios personalizado para empresas con pagos elevados o modelos de negocio poco habituales.

4. PayPal

PayPal es un nombre muy conocido en el ámbito de la facturación. Veamos por qué.

¿Cuáles son las características principales de PayPal?

PayPal ofrece reembolsos en efectivo de muchas marcas, lo que lo hace atractivo para los compradores y, por extensión, para los vendedores. Este programa también incluye una tarjeta virtual MasterCard sin cuota anual. Es una plataforma segura y rápida que opera en la mayor parte del mundo y admite muchas divisas. También incluye opciones de pago como «Compra ahora, paga después».

¿Cuáles son las limitaciones de PayPal?

PayPal cobra comisiones por algunas transacciones y estas comisiones pueden ser en ocasiones más elevadas que las de otros servicios similares. El servicio también puede imponer limitaciones a la cuenta en función de determinadas actividades que no siempre son transparentes. Desafortunadamente, se dice que las disputas requieren mucho tiempo y no siempre son fructíferas. Otra posible limitación es la existencia de comisiones adicionales para algunas transacciones internacionales.

¿Cuál es el precio de PayPal?

PayPal no tiene cuotas mensuales y, por lo tanto, tampoco planes de pago. En su lugar, cobra comisiones por transacción, que dependen del tipo de transacción. Es conveniente para las agencias a las que les gusta el precio por transacción.

5. Xero

Xero es otra herramienta de contabilidad basada en la nube que está ganando popularidad entre las agencias. Veamos qué nos ofrece.

¿Cuáles son las características principales de Xero?

Su mejor característica es el mantenimiento de registros sin papel todo en uno. Es seguro y fiable, ya que centraliza las finanzas en la nube. Automatiza la conciliación de transacciones bancarias y el envío de recordatorios de facturas.

Xero no solo sirve para llevar un registro, sino que también te ofrece análisis de tendencias e informes personalizables. Incluso puede extraer facturas y recibos automáticamente con Hubdoc.

¿Cuáles son las limitaciones de Xero?

Algunos usuarios que utilizan Xero con archivos de datos grandes o volúmenes de transacciones elevados pueden experimentar en ocasiones cierta lentitud o retrasos. Además, es posible que los planes de nivel inferior no cubran todo lo que una agencia más pequeña o un profesional independiente están buscando. Los planes inferiores también podrían no tener conciliación bancaria masiva.

¿Cuál es el precio de Xero?

Hay tres planes de precios principales para Xero. El plan Starter cuesta 29 $ al mes por las funciones básicas. El plan estándar cuesta 46 dólares al mes, mientras que el plan Premium cuesta 62 dólares.

¿Cómo elegir el mejor software de facturación para tu agencia?

Ahora que ya sabes qué es un software de facturación y qué te ofrece, la pregunta lógica es: «¿Cómo elegir uno?». Para seleccionar el software adecuado, es importante que se ajuste a tus expectativas y ofrezca resultados de calidad.

Esto es lo que debes buscar:

• Entiende lo que buscas: en primer lugar, define lo que necesitas antes de comprometerte. Depende de a qué se dedique su empresa. ¿Eres una agencia independiente pequeña o una más grande y compleja? ¿El software debería integrarse con las herramientas de gestión de proyectos existentes, o es mejor empezar desde cero?
• Facilidad de uso: el software debe ser intuitivo y no más complejo que una aplicación típica para teléfonos móviles. Si sientes que deberías haber ido a la escuela solo para usar el software, es probable que no sea la opción adecuada. Busca una interfaz fácil de usar que tú y tu equipo podáis entender rápidamente.
• Personalización: ninguna agencia es exactamente igual a otra, ni en estructura, ni en cultura, ni en el tipo de proyectos que lleva a cabo. Por lo tanto, es posible que el software de facturación tampoco sea una solución válida para todos los casos. Busca un software que te permita personalizar las facturas y los informes para que se adapten al trabajo que realiza tu agencia.
• Integración: el software de facturación debe funcionar bien con otras herramientas que utilices. Aunque no es necesario que se integre con todo en todo momento, la integración con software de gestión de proyectos, CRM y contabilidad es una gran ventaja.
• Escalabilidad: piensa en el futuro. Es probable que su agencia no se mantenga permanentemente con el mismo tamaño y estructura. Por lo tanto, usted quiere un software que crezca con la agencia. El software debe ser capaz de gestionar la carga adicional sin problemas cuando la empresa crezca.
• Sistema de asistencia: aunque el software de facturación funcione perfectamente, la mayoría de las veces surgirán problemas. Y cuando lo hagan, querrás tener acceso a un servicio de atención al cliente de primera categoría. Busca proveedores que ofrezcan un soporte técnico sólido, ya sea a través de tutoriales, un servicio de asistencia o un servicio de chat amigable. Además, consulte sus reseñas y vea qué opinan otros clientes sobre su servicio de atención al cliente.
• Precio: el presupuesto es importante. Un software de facturación puede tener las mejores funciones, la mayor versatilidad y un servicio de atención al cliente increíble, pero eso no importa mucho si no te lo puedes permitir. Sopese el coste frente a lo que ofrece y sus planes a largo plazo. Pero recuerde: gastar un poco más a menudo puede ahorrarle mucho a largo plazo en términos de eficiencia y capacidades.

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