O melhor aplicativo para controle de despesas para pequenas empresas (análise dos 6 melhores)

Aqui está um fato curioso: todos os anos, pequenas empresas e freelancers acabam perdendo milhares de dólares por pagarem impostos a mais. Quer saber como? Isso ocorre porque eles não possuem a documentação necessária para solicitar a dedução ao preencher o formulário 1099.

Por exemplo, se você usar seu veículo pessoal para atividades comerciais, terá direito a uma dedução fiscal de 57,5 centavos por cada milha percorrida a trabalho.

No entanto, isso será difícil de reivindicar, a menos que você esteja acompanhando adequadamente sua quilometragem e possa distinguir entre quilômetros percorridos em atividades pessoais e quilômetros percorridos em viagens de negócios.

Aqui está outro fato interessante: todos os anos, a Receita Federal (IRS) impõe multas de milhões de dólares a pequenas empresas e prestadores de serviços independentes. A principal razão para isso é a falta de declaração de impostos ou pagamento de impostos sobre a folha de pagamento.

Quer saber por que uma empresa deixaria de declarar seus impostos? Falta de todos os documentos relevantes, especialmente registros financeiros, necessários para concluir o processo.

E agora, a pergunta de um milhão de dólares/mil dólares. Como garantir que você tenha todos os documentos necessários não apenas para declarar seus impostos dentro do prazo, mas também para aumentar a receita da sua empresa solicitando deduções?

A resposta é usar um aplicativo de controle de despesas comerciais para sua pequena empresa.

Observação: Se você deseja usar um aplicativo de controle de despesas com a melhor avaliação para proprietários de pequenas empresas, experimente o Bonsai Tax. Nosso aplicativo pode analisar seus extratos bancários/de cartão de crédito para descobrir possíveis deduções fiscais e maximizar sua economia de impostos. Nossos usuários normalmente economizam US$ 5.600 em seus impostos. Experimente uma avaliação gratuita de 7 dias hoje mesmo.

O que é um rastreador de despesas?

Um rastreador de despesas é um software dedicado que se integra aos seus cartões de crédito empresariais e conta bancária para rastrear todas as transações financeiras que você realiza. Isso inclui dinheiro recebido, dinheiro gasto e o objetivo da transação.

Qualquer empresa movimentada ou prestador de serviços independente realiza centenas de transações todos os meses, e acompanhá-las manualmente é um processo demorado, sem mencionar que é propenso a erros. A última coisa que alguém quer depois de um longo dia tentando conquistar clientes e fechar novos negócios é sentar e controlar as despesas. Transporte, refeições, bebidas, acomodação, só para citar alguns.

Com um aplicativo de controle de despesas comerciais, basta tirar uma foto do recibo e o aplicativo irá registrá-lo automaticamente como uma despesa. Além disso, os aplicativos de controle de despesas comerciais podem analisar seus registros bancários/de cartão de crédito para encontrar recibos fiscais. A melhor parte é que você não precisa se preocupar em perder o recibo.

3 razões pelas quais você precisa de um aplicativo para controlar as despesas da sua empresa

• Cumpra facilmente os requisitos fiscais - Os aplicativos de controle de despesas garantem que você tenha todos os documentos necessários para calcular o valor do imposto sem pagar a mais ou a menos.
• Planejamento financeiro fácil - Um rastreador de despesas ajudará a identificar como a receita da sua empresa está sendo utilizada. Consequentemente, você pode tomar medidas para minimizar as despesas e aumentar sua receita. Além disso, ao estar ciente dos gastos da sua empresa, você pode estimar os impostos trimestrais para que eles nunca o peguem desprevenido.
• Fácil rastreamento de documentos em caso de auditoria - Se, por algum motivo, sua empresa precisar ser auditada, você estará pronto com todos os documentos financeiros necessários.

Agora, estabelecemos que você precisa de um software de controle de despesas para garantir o sucesso contínuo do seu negócio. Mas, com tantos aplicativos de controle de despesas no mercado, como determinar qual é o melhor para você?

Bem, abordaremos os fatores a serem considerados ao escolher um rastreador de despesas mais adiante neste artigo, mas, em resumo, isso depende das necessidades do seu negócio. Quais são as suas principais despesas comerciais? Se, por exemplo, você deseja monitorar a quilometragem do carro, descobrirá que alguns aplicativos são melhores do que outros.

Portanto, para facilitar as coisas para você, analisamos os seis melhores rastreadores de despesas para proprietários de pequenas empresas e as necessidades comerciais específicas nas quais eles se destacam.

Os 6 melhores aplicativos para controle de despesas comerciais disponíveis no mercado

Vamos analisar os 6 melhores aplicativos de controle de despesas comerciais para profissionais. Primeiro, analisaremos o aplicativo que conhecemos melhor: o nosso próprio.

Bonsai - Ideal para controlar despesas profissionais

O Bonsai Tax é o melhor software de controle de despesas desenvolvido exclusivamente para ajudar profissionais, pequenas empresas e prestadores de serviços autônomos a controlar despesas, maximizar deduções fiscais e estimar impostos trimestrais.

Depois de adicionar seu cartão de crédito empresarial e sua conta bancária, o Bonsai importará automaticamente suas transações e você poderá classificá-las como receitas ou despesas.

Fica ainda melhor. O aplicativo identifica automaticamente as despesas dedutíveis, o que significa que você não precisa ser um especialista em finanças para solicitar deduções na hora de declarar o imposto de renda. Os usuários geralmente economizam US$ 5.600 com nosso software. Se você precisar de orientação adicional sobre o processo de coleta, manutenção e arquivamento de documentos fiscais, a Bonsai tem uma equipe de especialistas e recursos escritos em seu site para orientá-lo.

Para despesas pagas em dinheiro, o Bonsai vem com um recurso de digitalização de recibos para que você nunca precise inserir a transação manualmente. O scanner está equipado com tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres que lê o conteúdo do recibo digitalizado e insere os dados em seus relatórios de despesas.

Ao analisar todas as suas transações comerciais, o Bonsai pode estimar seus impostos trimestrais para que você não seja pego de surpresa na hora de declarar o imposto de renda.

Além do controle de despesas, o Bonsai também inclui uma ampla gama de recursos que serão perfeitos para empresas e freelancers.

Para começar, ele vem com modelos de faturas personalizáveis que são enviados automaticamente ao seu cliente após a entrega de um produto ou serviço. O sistema de faturamento também oferece lembretes automáticos caso os pagamentos não sejam efetuados dentro do prazo e a opção de adicionar multas por atraso.

O rastreador de despesas também possui uma ferramenta de controle de tempo, modelos de propostas e contratos profissionais que serão especialmente úteis se você for um freelancer na área criativa.

O rastreador de tempo monitora o tempo que você dedica a um projeto, enquanto os modelos de contrato ajudam a estabelecer um acordo juridicamente vinculativo com seus clientes, mesmo sem experiência jurídica. Os modelos de propostas, por outro lado, simplificam o que geralmente é um processo complexo de conquistar clientes.

O Bonsai Tax oferece um período de teste de 7 dias, mas, assim como a maioria dos aplicativos de controle de despesas, exige que você forneça os dados do seu cartão de crédito primeiro.

Além disso, você tem uma garantia de devolução do dinheiro, que permite solicitar um reembolso em até 30 dias se o software não atender às suas expectativas.

Solicite aqui o seu período de avaliação gratuita de 7 dias.

Expensify - Ótimo para reembolso de funcionários

O Expensify é outro aplicativo popular para controle de despesas, e por um bom motivo. O aplicativo pode rastrear todas as suas despesas comerciais, obtendo dados do seu cartão de crédito, conta bancária e recibos fiscais.

Torna-se então muito fácil analisar essas transações e identificar quais delas exigem reembolso. No entanto, não é isso que torna o Expensify o melhor aplicativo de controle de despesas para reembolsar funcionários.

É o fato de você poder aprovar reembolsos diretamente do aplicativo e também transferir os fundos da sua conta para a conta do seu funcionário. É claro que, para que isso seja possível, é necessário primeiro adicionar a conta bancária do seu funcionário ao aplicativo.

Além disso, o fato de o scanner de recibos da Expensify vir com reconhecimento óptico de caracteres significa que ele pode verificar as despesas que você categorizou como reembolsos e compará-las com os recibos enviados para garantir que não haja discrepâncias.

O fluxo de trabalho de aprovação é outro recurso bem-vindo que permite definir uma pessoa para aprovar reembolsos ou ter vários níveis de aprovação, dependendo da política da sua empresa.

Isso é facilitado pelos recursos de conformidade com políticas, que permitem que você determine os requisitos para que o reembolso seja aprovado. Por exemplo, você pode dizer que uma despesa que exceda um determinado valor precisa de um recibo ou de outros detalhes adicionais antes de poder ser aprovada.

O Expensify oferece suporte à integração com vários outros aplicativos, incluindo Uber, Quickbooks e Zenefits, para uma contabilidade empresarial mais simplificada.

O rastreador de despesas vem com um período de avaliação gratuita de seis semanas.

Confira mais opções do Expensify aqui.

Everlance - Ideal para monitorar a quilometragem

O Everlance é um aplicativo popular de gerenciamento de despesas comerciais que será especialmente útil para acompanhar a quilometragem percorrida.

O aplicativo funciona em segundo plano e usa o GPS para determinar o número de quilômetros percorridos. No final de cada viagem, você pode categorizar o trajeto como pessoal, deslizando para a esquerda, ou comercial, deslizando para a direita.

Embora exista a opção de adicionar viagens manualmente, o Everlance vem com tecnologia de direção inteligente que detecta automaticamente quando você está se movendo e começa a rastreá-lo.

Outra coisa incrível é que o aplicativo não se limita a registrar os quilômetros em números. Ele utilizará as taxas de quilometragem atuais do IRS para calcular quanto é dedutível do seu imposto. Cada 1.000 milhas que você dirige valem até US$ 545 em deduções fiscais.

O Everlance oferece suporte à integração com sua conta bancária e cartão de crédito para facilitar o acompanhamento de suas despesas. Ele também permite que você tire fotos do seu recibo e as categorize adequadamente. Infelizmente, não é possível transferir os detalhes do recibo para o seu relatório de despesas. Você terá que fazer isso manualmente.

Para uma contabilidade mais abrangente, o Everlance oferece suporte à integração com o Freshbooks, outro rastreador de despesas comerciais, que discutiremos abaixo.

Quickbooks - O melhor multifuncional

O Quickbooks é mais do que apenas um controlador de despesas, é um software de contabilidade completo para pequenas empresas.

Assim, além de acompanhar os gastos da sua empresa, você obtém serviços adicionais, como um contador ao vivo para atualizar suas finanças para a temporada de impostos.

Ele também vem com um sistema de faturamento que permite criar faturas pagáveis instantaneamente. Você pode optar por receber o pagamento por meio de cartões de crédito, cartões de débito, pagamento online ou pelo sistema de transferência bancária ACH.

Você também pode usar o Quickbooks para pagar seus funcionários. Basta adicionar os dados dos seus funcionários e, quando chegar a data de vencimento, o Quickbooks pagará automaticamente os seus salários. E, graças ao seu controle de tempo integrado, a ferramenta também pode ser usada para pagar automaticamente projetos por hora.

E não termina aí. O rastreador de despesas calcula, arquiva e paga automaticamente o seu imposto sobre a folha de pagamento para evitar qualquer penalidade.

Em termos de acompanhamento de despesas, o Quickbooks integra-se à sua conta bancária e cartões de crédito e categoriza automaticamente suas transações como receitas ou despesas.

Para despesas pagas em dinheiro, o Quickbooks exige que você tire uma foto do recibo e o encaminhe por e-mail. Eles irão categorizá-lo para você e armazená-lo para uso durante a temporada de impostos.

O Quickbooks também inclui uma ferramenta para controlar a quilometragem. Leia mais sobre outras alternativas ao Quickbooks aqui.

SAP Concur - Ótimo para despesas de viagem

Se você ou seus funcionários estão sempre em viagem e você procura uma maneira eficiente de controlar as despesas de viagem, o SAP Concur será uma ótima ferramenta para você.

O rastreador de despesas vem com a opção de reservar voos, hotéis e táxis diretamente do aplicativo, permitindo que você se beneficie de preços negociados corporativamente. O melhor desta funcionalidade é que transfere o incômodo do planejamento da viagem de você para o funcionário.

Sua função será fazer cumprir as diretrizes da política que os funcionários devem seguir ao reservar serviços de transporte e acomodação. Você não quer um cenário em que um funcionário voe em primeira classe porque não foram impostas limitações a ele.

A possibilidade de reservar esses serviços diretamente pelo aplicativo também simplifica muito o processo de controle de despesas, pois não são necessários recibos de terceiros.

Mas mesmo que os funcionários utilizem uma plataforma de reservas diferente, o Concur continua a ser uma excelente ferramenta para controlar essas despesas.

Tal como seria de esperar de qualquer bom gestor de despesas, o Concur integra-se com o seu cartão de crédito e conta bancária e também inclui um scanner de recibos para um acompanhamento completo das despesas.

O scanner não apenas captura o recibo, mas também o transforma em um relatório de despesas, para que você não precise fazer isso manualmente em uma planilha.

Leia nossa análise sobre o melhor aplicativo para controle de despesas de viagem.

Bench - O melhor rastreador de despesas assistido

E se você quiser um aplicativo no qual possa fazer login para verificar suas despesas comerciais, mas não quiser ter nada a ver com o processo de controle de despesas? O Bench é a ferramenta ideal para você.

A empresa designa um contador responsável por importar, revisar e categorizar suas despesas mensalmente. Se precisar de ajuda com qualquer questão, basta ligar ou enviar uma mensagem rápida para o especialista designado.

Além de controlar as despesas, o Bench envia relatórios financeiros mensais para lhe dar uma visão geral das finanças da sua empresa e ajudá-lo a controlar o fluxo de caixa.

Quando chegar a época do imposto de renda, a Bench entrará em contato com seu contador ou software tributário e fornecerá todas as informações relevantes necessárias para declarar seus impostos.

Não se preocupe se você não tiver um contador. A Bench irá conectá-lo a um especialista em impostos para concluir o processo por você.

O que procurar em um aplicativo de controle de despesas

• Como funciona o software - Quais são suas principais características? Quais despesas ele controla e elas estão alinhadas com os hábitos de gastos da sua empresa?
• Despesa média mensal da sua empresa - Alguns aplicativos de controle de despesas têm um limite máximo para os gastos empresariais que você pode controlar com eles.
• Compatibilidade com seu software de contabilidade - Nenhuma ferramenta é autossuficiente. Portanto, o melhor aplicativo para controle de despesas é aquele que se integra a outros softwares contábeis e empresariais para garantir o monitoramento e o gerenciamento completos de suas finanças.
• Acesso do usuário - O software de rastreamento permite que várias pessoas atualizem suas despesas ou apenas uma pessoa pode fazer login?
• Conformidade - Os aplicativos de controle de despesas comerciais devem estar em conformidade com as regulamentações existentes no setor financeiro. Uma delas é a Lei Sarbanes-Oxley (SOX), que protege os investidores contra atividades contábeis fraudulentas por parte das empresas.
• Facilidade de uso - Um bom controlador de despesas deve ser desenvolvido de forma que mesmo pessoas com conhecimentos financeiros básicos possam utilizá-lo sem precisar de ajuda.
• Compatibilidade com todos os dispositivos - Os melhores aplicativos de controle de despesas permitem que os usuários controlem as despesas comerciais em todas as plataformas populares, incluindo Windows, Mac, Android e iOS. Deve vir com uma interface web para uso em computador e um aplicativo dedicado para o seu dispositivo móvel.
• Análise - Um bom gerenciador de despesas deve organizar suas despesas de forma que elas possam ser facilmente analisadas e ajudar você a obter insights úteis para o seu negócio. Como quais áreas cortar para aumentar a receita.

Considerações finais

Neste momento, não há dúvidas quanto à importância de um controlador de despesas para as despesas da sua empresa. Então, o que você está esperando? Se você ainda estiver em dúvida, não precisa se preocupar com isso.

Comece com a nossa primeira ferramenta recomendada. Experimente e, se não facilitar sua vida, passe para a próxima solução. Todas as ferramentas vêm com um período de avaliação gratuita de 7 dias, portanto, você não tem nada a perder ao experimentá-las.

Mas uma coisa é certa: é melhor usar qualquer uma das ferramentas recomendadas neste artigo do que não usar nenhuma.