O que é uma fatura pró-forma? Por que e como usá-lo?

O comércio internacional pode parecer um labirinto, com muitos documentos e etapas a seguir. Pode ser confuso e fácil cometer erros. Mas existe uma ferramenta que pode ajudar a tornar as coisas mais claras e definir diretrizes claras para todos os envolvidos. Esta é a fatura pró-forma. É um documento que descreve os detalhes de um acordo antes de ele ser finalizado, garantindo que tudo seja transparente e que a comunicação entre as partes seja fluida.

O que é uma fatura pró-forma?

Uma fatura proforma é uma nota fiscal preliminar que fornece aos compradores os custos estimados e os termos de venda antes de se comprometerem a adquirir bens ou serviços. Ele serve como um guia que reduz o risco de mal-entendidos ou erros no processo de compra.

No entanto, tenha em mente que uma fatura proforma é apenas orientativa e não é juridicamente vinculativa.

Como funciona uma fatura pró-forma?

Considere suas faturas proforma como um espaço reservado. Ele estabelece expectativas explícitas entre as partes e mantém a reserva nos livros até que a fatura final seja emitida. As faturas pro forma são normalmente emitidas no momento em que a encomenda é feita, fornecendo um ponto de referência para o comprador esclarecer quaisquer dúvidas que possa ter sobre o custo ou a data de entrega. Para criar uma fatura proforma, é essencial ter informações precisas sobre a transação. Para mais esclarecimentos, consulte as perguntas frequentes sobre faturas proforma!

Quem prepara uma fatura pro forma?

O vendedor ou prestador de serviços é responsável pela criação de uma fatura pró-forma. Envolve listar os itens da fatura, calcular o preço e as condições de venda e fornecer todos os detalhes relevantes.

O uso de ferramentas ou softwares simples de faturamento, como o Bonsai, pode simplificar esse processo, garantindo que todas as informações essenciais, como condições de pagamento, sejam incluídas e exibidas de forma clara e sistemática.

Quando é emitida uma fatura pró-forma?

Como proprietário de uma pequena empresa, emitir faturas pró-forma pode ser benéfico em vários cenários. Se você estiver lidando com um novo cliente que ainda não estabeleceu condições de crédito com sua empresa, uma fatura pró-forma pode ajudar a garantir que o pagamento será feito. Também é útil quando o preço final de venda não pode ser determinado no momento do pedido, como no caso de pedidos personalizados ou serviços. Além disso, se você estiver exportando mercadorias, uma fatura pró-forma pode ser usada para fornecer informações detalhadas sobre a transação para fins alfandegários. De modo geral, uma fatura proforma pode proporcionar clareza e segurança em várias transações comerciais e deve fazer parte da estratégia da sua pequena empresa.

Objetivo de uma fatura pró-forma

Assim como um canivete suíço, uma fatura proforma serve para vários fins. É utilizado como documento preliminar para fornecer aos compradores uma estimativa dos custos e uma descrição detalhada dos bens ou serviços. Embora não tenha valor legal vinculativo, ajuda a simplificar as operações comerciais e a mitigar riscos, atrasos ou confusões nas operações alfandegárias.

Vamos examinar esses objetivos mais de perto.

Fins contábeis

Na contabilidade, as faturas proforma podem ajudar a obter uma visão clara das transações futuras, incluindo contas a pagar. Eles não são registrados como contas a receber na contabilidade, pois não são registros completos de uma transação, como as faturas formais. No entanto, elas fornecem uma fonte confiável de estimativas de custos e uma prévia das transações futuras, permitindo que as empresas tomem decisões informadas e planejem suas finanças de acordo.

Pedido de pagamento

Embora uma fatura proforma possa parecer um pedido de pagamento, ela serve mais como um lembrete amigável. Ele fornece uma estimativa dos custos, mas não é uma exigência de pagamento juridicamente vinculativa.

Pela forma

Por fim, as faturas proforma têm uma finalidade formal, consolidando um acordo sobre os termos de venda entre ambas as partes. É como um aperto de mão no início de uma reunião de negócios, estabelecendo um tom cordial e garantindo que ambas as partes compartilhem o mesmo entendimento sobre a transação proposta.

Status legal das faturas pró-forma

Você pode questionar a validade jurídica de uma fatura proforma. Uma fatura pró-forma é juridicamente vinculativa? Simplesmente, não. Uma fatura proforma, semelhante a um acordo de cavalheiros, não é juridicamente vinculativa e não pode impor uma exigência de pagamento. É um acordo verbal, e não um contrato assinado.

Diferença entre uma fatura pró-forma e outros tipos de faturas

Assim como as moedas, que têm valores diferentes e desempenham funções diferentes, as faturas também variam. Vamos comparar uma fatura proforma com outros tipos de faturas comuns.

Fatura comercial

Semelhante à forma como um passaporte é usado para verificar a identidade de uma pessoa na alfândega, uma fatura comercial é um documento de remessa obrigatório utilizado pela alfândega, bancos e outras entidades para documentar a venda real e solicitar o pagamento de bens ou serviços. É gerada após a entrega ou envio das mercadorias, e várias faturas comerciais podem ser coletivamente referidas como faturas comerciais.

Fatura de vendas

Uma fatura de vendas, por outro lado, é mais parecida com uma conta de restaurante. É emitida após a entrega dos bens/serviços e é juridicamente vinculativa, marcando o fim oficial de uma transação e o início da cobrança do pagamento no processo de venda.

Nota fiscal

Depois, temos a nota fiscal, que é como um recibo que você recebe após uma compra. É usado para cobrar o pagamento por serviços prestados e inclui detalhes fiscais, servindo assim como prova de uma transação de venda.

Fatura preliminar

Uma fatura preliminar, muito semelhante a uma fatura pró-forma, é enviada ao cliente antes da fatura real e serve como uma estimativa do custo dos produtos ou serviços. No entanto, existem diferenças sutis entre os dois. Embora ambos sejam documentos preliminares e não tenham valor legal, uma fatura preliminar é normalmente mais detalhada e mais próxima da fatura final em termos dos detalhes da transação. Geralmente inclui uma descrição detalhada dos bens ou serviços, juntamente com seus custos. É frequentemente utilizado em situações em que o custo total ainda não é conhecido, mas é necessária uma estimativa aproximada para fins de orçamento ou planejamento.

Por outro lado, uma fatura proforma é um documento menos detalhado, frequentemente utilizado no comércio internacional para declarar a intenção do vendedor de entregar bens ou serviços ao comprador a um preço especificado. Ele fornece uma visão geral de como será a fatura final e é frequentemente usado para fins alfandegários em cenários de importação e exportação. Vale ressaltar que, embora ambos os documentos sirvam como estimativas, nenhum deles garante o preço final, que ainda pode mudar com base na fatura final.

Fatura regular

Uma fatura regular é como uma conta final que uma pessoa recebe ao final de uma refeição em um restaurante. É um documento legalmente vinculativo que exige que o cliente pague ao fornecedor pelos bens ou serviços.

Fatura Oficial

Por fim, uma fatura oficial é um documento que fornece um registro abrangente de uma transação entre um comprador e um vendedor. Assim como um contrato escrito, ele inclui todos os detalhes importantes de uma transação e é usado para fins contábeis e fiscais.

Se você não sabe por onde começar, o Bonsai oferece vários modelos de fatura para você escolher, incluindo um modelo de fatura pró-forma:

• Modelo de fatura do Word
• Modelo de fatura do Google Docs
• Modelo de fatura para freelancer
• Modelo de fatura de construção
• Modelo de fatura detalhada
• Modelo de fatura para impressão
• Modelo de fatura de fotografia
• Modelo de fatura de aluguel
• Modelo de fatura para impressão
• Modelo de fatura de consultoria
• Modelo de fatura de prestador de serviços
• Modelo de fatura em PDF
• Modelo de fatura do Excel
• Modelo de fatura de design gráfico

Componentes de uma fatura pró-forma

Uma fatura proforma, semelhante a uma planta de construção, é composta por vários elementos que moldam sua estrutura geral. A utilização de um modelo de fatura pró-forma pode ajudar a simplificar esse processo, garantindo que todos os componentes necessários sejam incluídos, já que uma fatura pró-forma de amostra normalmente inclui esses elementos.

Vamos investigar esses componentes integrais.

Detalhes do vendedor

A seção de detalhes do vendedor em uma fatura pró-forma é como o endereço do remetente em uma carta. Inclui o nome, endereço e informações de contato do vendedor. Essas informações são cruciais para estabelecer confiança e facilitar a comunicação entre o vendedor e o comprador.

Detalhes do comprador

Do outro lado da moeda, temos os detalhes do comprador. Também é fundamental para estabelecer confiança e melhorar a comunicação entre o comprador e o vendedor.

Data e número da fatura

A data da fatura e o número da fatura pró-forma numa fatura pró-forma são como a data e o número de referência numa carta. Eles fornecem um cronograma e uma referência fácil para rastrear a fatura. No entanto, ao contrário de uma fatura normal, uma fatura pró-forma geralmente não possui um número de fatura exclusivo.

Descrição dos produtos ou serviços

A descrição detalhada dos produtos ou serviços nas faturas pró-forma fornece uma visão geral abrangente do que o comprador está adquirindo. Esta lista detalhada ajuda a garantir uma compreensão clara da transação.

Quantidade de itens

A quantidade de itens em uma fatura pró-forma indica o número exato de cada item que está sendo comprado. Isso garante que não haja confusão sobre a quantidade de cada item e ajuda a evitar mal-entendidos.

Preço unitário e preço total

O preço unitário e o preço total em uma fatura pró-forma fornecem uma compreensão clara do custo de cada item e do custo total de todos os itens combinados. Essas informações permitem que o comprador calcule seus gastos totais.

Detalhes sobre envio e entrega

Os detalhes de envio e entrega incluem:

• Método de envio
• Condições de envio
• Endereço de entrega
• Data estimada de entrega
• Custos de envio

Esses detalhes são essenciais para garantir um processo de entrega tranquilo.

Condições de pagamento

As condições de pagamento nas faturas pró-forma são semelhantes aos termos e condições de um contrato. Eles especificam os termos sob os quais o comprador é obrigado a efetuar o pagamento, evitando assim quaisquer mal-entendidos ou desacordos.

Data de validade

Por fim, a data de validade nas faturas pró-forma é semelhante à data de validade de um cupom. Ele fornece informações sobre o prazo de validade da fatura, garantindo assim que ambas as partes tenham clareza sobre o prazo final para a transação.

Benefícios do uso de uma fatura pró-forma no comércio internacional

Uma fatura proforma simplifica vários aspectos do comércio internacional, funcionando como uma máquina bem lubrificada, e apresenta uma infinidade de benefícios. Ajuda em:

• Otimização da comunicação
• Definição de termos
• Facilitando os procedimentos alfandegários
• Garantir o financiamento.

Comunicação clara

No mundo do comércio internacional, uma comunicação clara é fundamental. Tal como um tradutor universal, uma fatura proforma facilita uma comunicação clara e transparente, fornecendo todas as informações necessárias sobre a transação. Isso garante que ambas as partes estejam em sintonia, reduzindo assim o risco de mal-entendidos e disputas.

Resumo dos Termos

Uma fatura proforma é como um projeto para uma transação. Descreve os termos e condições da venda, proporcionando uma compreensão clara sobre:

• os custos
• os produtos
• os serviços
• o prazo de entrega

Isso não só ajuda a evitar possíveis disputas, mas também promove a transparência na transação.

Facilita os procedimentos alfandegários

Assim como um passaporte facilita as viagens internacionais, uma fatura proforma agiliza os procedimentos alfandegários no comércio internacional. Ao fornecer todas as informações necessárias sobre as mercadorias enviadas, ajuda as autoridades alfandegárias a determinar os impostos e taxas aplicáveis.

Ajuda a garantir financiamento

No mundo dos negócios, o financiamento pode muitas vezes ser um desafio. Mas com uma fatura proforma, é como ter um bilhete dourado. Ele fornece uma estrutura para negociações e pode ser usado para garantir financiamento ou cartas de crédito.

Orçamento e planejamento

Para proprietários de pequenas empresas, uma fatura pró-forma pode ser uma ferramenta inestimável para orçamentação e planejamento. Permite antecipar o custo dos produtos ou serviços antes da chegada da fatura final, possibilitando uma gestão mais eficaz das suas finanças. Ao fornecer uma prévia detalhada das transações futuras, ele ajuda na tomada de decisões informadas, garantindo que suas operações comerciais ocorram sem problemas.

Prevenindo mal-entendidos

Para os proprietários de pequenas empresas, as faturas proforma funcionam como uma rede de segurança, ajudando a evitar mal-entendidos no comércio internacional. Ele fornece um roteiro claro e acordado dos detalhes da transação, garantindo que todas as partes estejam em sintonia. Ao definir os termos do acordo antecipadamente, minimiza-se o risco de disputas e mantém-se o bom funcionamento das operações comerciais. Isso o torna uma ferramenta valiosa no seu kit de ferramentas para pequenas empresas.

Confirmando os detalhes da transação

Para o proprietário de uma pequena empresa, uma fatura proforma serve como uma confirmação concreta dos detalhes da transação antes da finalização de um negócio. Ele descreve meticulosamente os termos de venda, preços e detalhes de entrega, fornecendo um roteiro claro para a transação prevista. Essa clareza pode reduzir significativamente possíveis mal-entendidos ou disputas, garantindo assim operações comerciais mais tranquilas e promovendo relações mais sólidas com os clientes no comércio internacional.

Fatura pró-forma vs. fatura final

Como proprietário de uma pequena empresa, você pode se perguntar qual é a diferença entre uma fatura pro forma e uma fatura final. Uma fatura pro forma é como um esboço preliminar da transação — ela descreve os custos estimados e os termos de venda antes da conclusão do negócio. Por outro lado, uma fatura final é como uma pintura concluída: é o documento legalmente vinculativo emitido após a entrega dos bens ou serviços, indicando os custos reais e consolidando os termos da transação.

Como criar uma fatura pró-forma: um guia para proprietários de pequenas empresas

Criar uma fatura pro forma pode parecer uma tarefa difícil, mas é mais simples do que você imagina, especialmente quando se utiliza um software de faturamento como o Bonsai. Aqui estão as etapas para criar uma fatura pro forma:

1. Identifique sua empresa: comece por indicar claramente o nome da sua empresa, informações de contato e o logotipo da sua empresa, se tiver um. Isso ajuda a tornar sua fatura profissional e facilmente identificável.
2. Identifique seu cliente: inclua o nome e as informações de contato do cliente. Isso garante que a fatura chegue à pessoa certa e fornece um ponto de contato para quaisquer dúvidas.
3. Inclua a data e o número da fatura: isso ajuda a manter suas faturas organizadas e facilita o acompanhamento dos pagamentos, tanto para você quanto para o seu cliente.
4. Descreva os produtos ou serviços: forneça uma descrição detalhada dos produtos ou serviços vendidos, incluindo quaisquer detalhes relevantes, como tamanho, quantidade, cor, modelo, etc.
5. Inclua o preço: indique o custo de cada item e o custo total da fatura. Se houver impostos ou taxas adicionais, estes também devem ser incluídos.
6. Especifique as condições de pagamento: indique claramente as condições de pagamento, incluindo como e quando o pagamento deve ser feito. Isso ajuda a evitar qualquer confusão ou mal-entendidos.
7. Inclua uma data de validade: esta é a data até a qual a fatura é válida. Ele fornece um prazo claro para o cliente efetuar o pagamento.

Criar uma fatura pro forma torna-se ainda mais fácil quando se utiliza um software de faturação como o Bonsai. Ele automatiza muitas das etapas acima, economizando seu tempo e reduzindo o risco de erros. Além disso, facilita o acompanhamento de suas faturas e pagamentos, para que você possa manter suas finanças em ordem.

Uma fatura pró-forma é legal?

Como proprietário de uma pequena empresa, você pode se perguntar se uma fatura pro forma é juridicamente vinculativa. A resposta é não, não é um documento legalmente vinculativo, mas sim um acordo preliminar que descreve os custos estimados e os termos de uma venda.

Principais conclusões

• Uma fatura proforma é uma nota fiscal preliminar que descreve os custos estimados e os termos de venda, utilizada para esclarecer os detalhes de custo e entrega antes da fatura final.
• Ele fornece uma estimativa das transações futuras, auxiliando na otimização das operações comerciais e na mitigação de riscos.
• Uma fatura proforma oferece benefícios como melhor comunicação, termos clarificados, procedimentos alfandegários simplificados & financiamento garantido no comércio internacional.

Perguntas frequentes

Qual é o objetivo da fatura pró-forma?

Uma fatura proforma é uma fatura preliminar utilizada para solicitar o pagamento ao comprador antes do fornecimento de bens ou serviços. Isso garante que ambas as partes concordaram com os termos desde o início e ajuda a evitar cobranças ou taxas inesperadas.

Qual é a diferença entre uma fatura e uma fatura pró-forma?

Uma fatura proforma é uma estimativa do custo de bens ou serviços, utilizada para garantir o pagamento antes da entrega. Por outro lado, uma fatura comercial é um documento legalmente vinculativo que indica o valor total devido e solicita o pagamento após a entrega das mercadorias.

Qual é a diferença entre uma fatura proforma e uma fatura de compra?

Uma fatura proforma é uma cotação de uma venda, não uma confirmação oficial de uma venda, e os termos nela contidos ainda estão sujeitos a alterações. Em contrapartida, uma fatura de compra é um acordo juridicamente vinculativo entre o comprador e o vendedor.

Você deve pagar uma fatura pró-forma?

É importante lembrar que uma fatura proforma não exige pagamento, nem significa que o vendedor precisa enviar as mercadorias. Portanto, o pagamento não deve ser feito com base em uma fatura pró-forma, uma vez que ela não atende aos requisitos de uma fatura formal.

Como funciona uma fatura proforma?

Uma fatura proforma serve como um acordo entre o comprador e o vendedor, descrevendo os bens ou serviços a serem fornecidos e estabelecendo as expectativas de pagamento para a transação. Funciona como um espaço reservado até que a fatura final seja emitida.