O melhor aplicativo para controle de despesas de viagem do mercado para trabalhadores autônomos

Para qualquer empresa, grande ou pequena, é necessário acompanhar as despesas comerciais para compreender o panorama geral da situação financeira da empresa. Ter um excelente controle sobre o acompanhamento das despesas da empresa significa que o empresário sabe sempre quanto dinheiro está saindo, quanto está entrando e quanto deve ser pago em impostos no final do ano fiscal. Este artigo abordará o que exatamente são despesas de viagem e a melhor solução prática para registrar todas as suas deduções fiscais relacionadas a viagens de negócios.

Observação: Se você deseja controlar e organizar automaticamente suas despesas de viagem, experimente o Bonsai Tax. Nosso software economiza aos usuários, em média, US$ 5.600 em seus impostos. Solicite aqui o seu aqui.

Acompanhar as despesas de viagem em viagens de negócios não é o forte de um freelancer

“Despesas de viagem” é uma categoria de dedução comercial que, dependendo da natureza do negócio, pode chegar a um valor considerável e, portanto, pode se qualificar para uma dedução fiscal significativa (motoristasda Uber, Lyft, Instacart e contratados independentes da GrubHub vêm à mente, mas isso também se aplica a muitos outros tipos de freelancers).

Embora muitas grandes empresas contratem contadores para controlar essas questões, para prestadores de serviços independentes, freelancers e outros trabalhadores autônomos 1099, o controle das despesas de viagem (e todas as outras) recai diretamente sobre seus ombros, causando ansiedade e confusão.

A ansiedade vem da necessidade de manter um processo bastante complicado e demorado de registrar recibos, organizar diferentes categorias de gastos e prestar atenção constante a uma série de “papelada”. A confusão vem do fato de nem sempre entendermos como dividir com precisão todas as diferentes categorias de gastos: afinal, o que é uma “despesa de viagem” e como começar a controlar, organizar e calcular essas despesas como deduções na declaração de imposto de renda?

A solução simples para empreiteiros

Como resultado, muitos freelancers preferem andar descalços sobre vidros a se envolver em registros meticulosos e orçamentos... No entanto, se não o fizerem, acabam por perder dinheiro que poderiam ter gasto no negócio (ou em si próprios!).

Felizmente, agora existem aplicativos de controle de despesas que podem transformar toda essa “burocracia” desagradável em um processo digital rápido e fácil, que não vai fazer sua cabeça explodir!

O aplicativo Bonsai Tax expense tracker permite importar, digitalizar, classificar, rastrear e armazenar seus gastos comerciais — incluindo despesas de viagem — em uma conta online baseada em nuvem que você pode acessar de qualquer lugar. Ele controla suas receitas e despesas, emitindo relatórios de despesas e estimativas de imposto de renda em tempo real, para que nada se acumule a ponto de você querer simplesmente fugir para longe de tudo...

Vamos examinar mais de perto por que o software/aplicativo Bonsai para controle de despesas de viagem é tão popular entre os freelancers.

O controle de despesas é essencial para freelancers

Em geral, é necessário que todos os trabalhadores autônomos acompanhem todos os registros financeiros e os mantenham por três anos. Isso se aplica tanto a freelancers individuais quanto a grandes corporações. Saber quanto dinheiro você recebe e quanto gasta tem um efeito em todos os aspectos da sua empresa: desde calcular o seu “retorno sobre o investimento” até saber quanto você deverá pagar em impostos no final do ano, passando pela possibilidade de deduzir alguns desses custos, economizando dinheiro.

Se você tem alguma despesa comercial, não é realista pensar que pode simplesmente guardar esses números na cabeça e ainda manter uma noção precisa do fluxo de caixa. Você precisa saber como sua empresa opera financeiramente. Goste-se ou não, administrar uma empresa envolve fazer orçamentos, ou seja, lidar com números.

Portanto, o seu desafio como freelancer de sucesso não é como evitar o controle das deduções fiscais, mas como controlar as despesas comerciais da forma mais eficiente e simples possível com a melhor ferramenta de gestão financeira — e é aí que um software fiscal de controle de despesas como o Bonsai Tax pode fazer toda a diferença.

Quem precisa de um rastreador de despesas de viagem?

Se você é um trabalhador autônomo que viaja/dirige exclusivamente para fins comerciais pelo menos parte do tempo, deve manter um registro de suas despesas de viagem (entre outras categorias de despesas comerciais), onde você adiciona despesas de forma contínua. Fazer isso ajuda de várias maneiras:

• Fornecer uma imagem real dos gastos, com números que podem ser representados graficamente. Isso pode ajudá-lo a entender melhor a composição dos gastos da empresa.
• Manter um registro de todos os recibos para deduções fiscais, já que algumas despesas de viagens de negócios são, de fato, dedutíveis no Anexo C (Anexo F, se você for agricultor), Formulário 1040, de sua declaração de imposto de renda (e isso economiza dinheiro!).
• Evite acumular tarefas de última hora e "surpresas" desagradáveis na hora de declarar seus impostos.
  

Com o aplicativo Bonsai Tax, sua principal responsabilidade é lembrar-se de digitalizar seus recibos físicos de dinheiro no software de controle de despesas, bem como manter uma vigilância geral sobre o controle de despesas/contabilização de recibos. O software pode fazer o resto: desde importar os extratos do seu cartão de crédito e conta bancária até categorizar diferentes despesas de acordo com seu potencial dedutível, preenchendo a maior parte da sua declaração de imposto de renda com despesas qualificadas pré-classificadas nos gráficos adequados para dedução. Não é de admirar que seja considerada a melhor aplicação para recibos.

Quais compras se qualificam como “despesas de viagem”?

A Receita Federal dos Estados Unidos (IRS) define as despesas de viagem a trabalho elegíveis para dedução fiscal como: “as despesas normais e necessárias de viajar para longe de casa a trabalho, pela profissão ou pelo emprego” e oferece a seguinte descrição: “Você está viajando para fora de casa se suas funções exigirem que você fique longe da área geral de sua residência fiscal por um período substancialmente mais longo do que um dia normal de trabalho e você precisar dormir ou descansar para atender às demandas do seu trabalho enquanto estiver fora.”

O que o IRS define como “domicílio fiscal” é “toda a cidade ou área geral onde se localiza o seu principal local de negócios ou trabalho, independentemente de onde você mantém a sua residência familiar”.

Despesas comuns de viagem

Tendo em mente que o IRS não aceitará despesas de viagem que considere “luxuosas ou extravagantes”, as despesas de viagem mais frequentemente deduzidas quando se está fora de casa incluem os seguintes custos.

Observação: Se você deseja um aplicativo que identifique automaticamente todas as suas despesas de viagem a partir de seus extratos bancários/cartões de crédito, experimente o Bonsai Tax. Nosso software verifica e organiza todos os seus recibos para encontrar deduções fiscais que você pode solicitar no final do ano. Os usuários normalmente economizam US$ 5.600. Experimente uma versão de avaliação gratuita aqui agora.

• Viajar de trem, ônibus, avião ou carro entre a residência e o local de trabalho.
• Tarifa de transporte público/táxi entre: o aeroporto/estação ferroviária/terminal rodoviário e o local de alojamento ou hotel e a localização do(s) cliente(s)/reunião de negócios/local de trabalho temporário
• Alojamento
• Refeições não relacionadas com entretenimento (as deduções podem ser calculadas utilizando o “subsídio de refeição padrão” definido pela Receita Federal; as deduções de refeições de negócios são normalmente limitadas a 50% do custo não reembolsado da refeição)
• Envio de bagagem/materiais de amostra entre o escritório habitual e o(s) local(is) de trabalho temporário(s)
• Chamadas comerciais feitas durante a viagem de negócios (inclui fax)
• Utilização do carro próprio ou alugado no destino da viagem de negócios (pode-se utilizar o método da “taxa de quilometragem padrão” ou o método das “despesas reais” para deduzir as despesas com o carro, juntamente com pedágios e taxas de estacionamento relacionados com a viagem de negócios).
• Gorjetas pagas por qualquer um dos serviços acima
• Despesas com entretenimento

Além disso, os freelancers que utilizam o seu próprio carro (ou um carro alugado) para fins profissionais, mesmo dentro do território da sua “residência fiscal”, podem ainda deduzir algumas das despesas relacionadas com o carro (utilizando os métodos de dedução acima mencionados, “taxa de quilometragem padrão” ou “despesas reais”), nos seguintes casos:

• dirigindo para encontrar um cliente ou dirigindo entre várias reuniões com clientes
• dirigindo até a loja exclusivamente para comprar material de escritório
• condução entre vários locais de trabalho (não inclui “quilômetros percorridos” de/para casa)
• dirigir para uma convenção profissional, desde que a participação nela beneficie os negócios
• dirigir para uma reunião com um consultor profissional (como um advogado ou gerente financeiro) que presta consultoria/serviços para o seu negócio
  

Aqui estão algumas das principais diferenças entre os métodos de dedução de despesas reais e dedução por quilometragem padrão (lembre-se de que eles são mutuamente exclusivos).

A dedução das despesas reais

A dedução das despesas reais com veículos é o método tradicional de dedução fiscal com base em recibos detalhados, exigindo que o empresário guarde todos os recibos relevantes relativos a despesas com combustível relacionadas com o trabalho e manutenção, reparação, seguro, título, licenciamento, registo, depreciação e outros custos do veículo. O freelancer também precisa apresentar uma estimativa da porcentagem de uso comercial do seu carro.

Para calcular as despesas reais do ano, pegue o valor total de todas as suas despesas com o carro e multiplique-o pela porcentagem de “uso comercial” do veículo.

É claro que, com o aplicativo organizador de recibos de viagem Bonsai Tax, os cálculos são feitos automaticamente. Tudo o que você precisa fazer é lembrar-se de registrar as despesas relevantes com o carro no aplicativo de controle de despesas que não aparecem no seu cartão de crédito/conta bancária, bem como fornecer a porcentagem estimada do uso comercial do carro: o resto é organizado pelo aplicativo de controle de deduções fiscais.

A dedução padrão por quilometragem

No passado, antes que aplicativos úteis como o Bonsai Tax estivessem disponíveis para o consumidor, o método de “despesas reais” acima mencionado — com seu extenso registro detalhado — era considerado bastante complicado e intimidante pelo pequeno empresário médio, então o IRS criou a abordagem padrão de reembolso por quilometragem para simplificar a experiência de deduzir as “milhas comerciais” em um veículo pessoal.

Com o método de quilometragem padrão, o empresário mantém um registro de todas as milhas percorridas em viagens a trabalho. Para calcular a dedução, some todas as milhas comerciais qualificadas e multiplique-as pela taxa de milhagem definida pelo IRS (em 2021, a taxa de milhagem padrão é de US$ 0,56 por milha).

Como você deve ter adivinhado, o rastreador de despesas Bonsai Tax também cuida desses cálculos, além de preenchê-los automaticamente nos formulários digitais apropriados quando chega a hora de declarar o imposto de renda.

A diferença do aplicativo Bonsai para controle de despesas de viagem

Acompanhar suas despesas de viagem através do aplicativo Bonsai Tax não só ajudará com deduções futuras (o que já é muito importante!), como também mostrará como são seus gastos com viagens e ajudará você a fazer um orçamento melhor para futuras viagens de negócios. Usar nosso aplicativo ajudará você a evitar o uso de um modelo de controle de despesas.

Aqui estão apenas algumas das funcionalidades úteis que encontrará no controlador de despesas do Bonsai:

• Ajuda a gerenciar contas e orçamento em tempo real, na web e em aplicativos móveis (Android e iOS).
• Importa automaticamente as despesas de todos os cartões de crédito e contas bancárias conectados
• Possui um scanner de recibos para consolidar, rastrear e organizar seus recibos de despesas em dinheiro em uma conta digital baseada na nuvem (sinta-se à vontade para reciclar as cópias impressas após digitalizá-las, para manter seu arquivo organizado).
• Adicione facilmente despesas aos seus projetos e faturas
• Suporta despesas em várias moedas, com taxas de câmbio em tempo real (as moedas são importantes para viajantes com despesas de viagens de negócios internacionais).
• Analisa seus gastos e emite estimativas trimestrais do valor do imposto que você deverá pagar no ano (adeus, “surpresas” indesejadas!).
• Facilita a criação de um relatório de despesas para ajudá-lo a monitorar seu orçamento
  

Ao contrário de outros softwares de controle de despesas de viagem, o aplicativo Bonsai Tax não requer nenhum download: ele funciona no seu computador ou celular (Android/iOS) com apenas uma conexão à Internet.

Se você já possui uma assinatura “Workflow” ou “Workflow Plus” com o pacote de produtos completo da Bonsai para freelancers 1099 (contratos, propostas, CRM de clientes, controle de tempo/tarefas, faturas, formulários etc.), você pode se inscrever para um teste gratuito do Bonsai Tax.

Experimente você mesmo a funcionalidade, a produtividade e o alívio que advêm da utilização do melhor aplicativo de controle de despesas de viagem para o trabalho!