El mejor gestor de gastos para pequeñas empresas (las 6 mejores reseñas)

He aquí un dato curioso: cada año, las pequeñas empresas y los autónomos acaban perdiendo miles de dólares por pagar impuestos en exceso. ¿Te preguntas cómo? Es porque carecen de la documentación necesaria para solicitar una deducción al rellenar el formulario 1099.

Por ejemplo, si utiliza su vehículo personal para actividades comerciales, tiene derecho a una deducción fiscal de 57,5 centavos por cada milla recorrida por motivos comerciales.

Sin embargo, esto será difícil de reclamar a menos que lleves un registro adecuado de tu kilometraje y puedas distinguir entre los kilómetros recorridos en actividades personales y los kilómetros recorridos en viajes de negocios.

Aquí hay otro dato curioso: cada año, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) impone multas por valor de millones de dólares a pequeñas empresas y contratistas independientes. La razón principal de esto es el incumplimiento de la obligación de presentar la declaración de impuestos o pagar los impuestos sobre la nómina.

¿Te preguntas por qué una empresa no presentaría sus impuestos? Falta de todos los documentos pertinentes, especialmente los registros financieros, necesarios para completar el proceso.

Y ahora, la pregunta del millón/mil dólares. ¿Cómo se asegura de tener todos los documentos necesarios no solo para presentar su declaración de impuestos a tiempo, sino también para aumentar los ingresos de su empresa mediante la solicitud de deducciones?

La respuesta es utilizar una aplicación de seguimiento de gastos empresariales para tu pequeña empresa.

Nota: Si desea utilizar un gestor de gastos de primera categoría para propietarios de pequeñas empresas, pruebe Bonsai Tax. Nuestra aplicación puede escanear los extractos de su tarjeta de crédito o cuenta bancaria para descubrir posibles deducciones fiscales y maximizar su ahorro en impuestos. Nuestros usuarios suelen ahorrar 5600 dólares en sus impuestos. Prueba una prueba gratuita de 7 días hoy mismo.

¿Qué es un gestor de gastos?

Un gestor de gastos es un software específico que se integra con tus tarjetas de crédito empresariales y tu cuenta bancaria para realizar un seguimiento de todas las transacciones financieras que realizas. Esto incluye el dinero recibido, el dinero gastado y el propósito de la transacción.

Cualquier empresa ocupada o contratista independiente realiza cientos de transacciones cada mes, y llevar un control manual de ellas es un proceso que requiere mucho tiempo, por no mencionar que es propenso a errores. Lo último que cualquiera quiere después de un largo día intentando ganar clientes y cerrar nuevos acuerdos es sentarse a llevar un control de los gastos. Transporte, comidas, bebidas, alojamiento, por nombrar solo algunos.

Con una aplicación para controlar los gastos empresariales, solo tienes que hacer una foto del recibo y la aplicación lo registrará automáticamente como gasto. Además, las aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales pueden escanear los registros de tu banco o tarjeta de crédito para descubrir recibos fiscales. Lo mejor es que no tienes que preocuparte por perder el recibo.

3 razones por las que necesitas una aplicación para controlar los gastos empresariales

• Cumpla fácilmente con los requisitos fiscales: las aplicaciones de seguimiento de gastos le garantizan que dispone de todos los documentos necesarios para calcular el importe de sus impuestos sin pagar de más ni de menos.
• Planificación financiera sencilla: un controlador de gastos le ayudará a identificar cómo se están utilizando los ingresos de su negocio. Por lo tanto, puede tomar medidas para minimizar los gastos y aumentar sus ingresos. Además, al estar al tanto de los gastos de tu negocio, puedes calcular los impuestos trimestrales para que nunca te pillen desprevenido.
• Fácil seguimiento documental en caso de auditoría: si por alguna razón su empresa necesita someterse a una auditoría, tendrá a mano todos los documentos financieros necesarios.

Ahora, hemos establecido que necesita un software de seguimiento de gastos para garantizar el éxito continuo de su negocio. Pero, con tantas aplicaciones para controlar los gastos en el mercado, ¿cómo determinar cuál es la mejor para ti?

Bueno, más adelante en este artículo trataremos los factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un gestor de gastos, pero, en resumen, depende de las necesidades de tu negocio. ¿Cuáles son tus principales gastos empresariales? Si, por ejemplo, quieres llevar un registro del kilometraje de tu coche, descubrirás que algunas aplicaciones son mejores que otras.

Por lo tanto, para facilitarle las cosas, analizamos los seis mejores gestores de gastos para propietarios de pequeñas empresas y las necesidades empresariales específicas en las que destacan.

Las 6 mejores aplicaciones para controlar los gastos empresariales del mercado

Analicemos los 6 mejores gestores de gastos empresariales para profesionales. En primer lugar, revisaremos la aplicación que mejor conocemos: la nuestra.

Bonsai: la mejor opción para llevar un seguimiento de los gastos profesionales

Bonsai Tax es el mejor software de seguimiento de gastos creado exclusivamente para ayudar a profesionales, pequeñas empresas y contratistas autónomos a realizar un seguimiento de sus gastos, maximizar las deducciones fiscales y estimar los impuestos trimestrales.

Una vez que hayas añadido tu tarjeta de crédito empresarial y tu cuenta bancaria, Bonsai importará automáticamente tus transacciones y podrás clasificarlas como ingresos o gastos.

Cada vez mejor. La aplicación identifica automáticamente los gastos deducibles, lo que significa que no es necesario ser un experto en finanzas para reclamar deducciones en la declaración de impuestos. Los usuarios suelen ahorrar 5600 dólares con nuestro software. Si necesita orientación adicional sobre el proceso de recopilación, mantenimiento y presentación de documentos fiscales, Bonsai cuenta con un equipo de expertos y recursos escritos en su sitio web para guiarle.

Para los gastos pagados en efectivo, Bonsai incluye una función de escaneo de recibos para que nunca tengas que introducir la transacción manualmente. El escáner está equipado con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres que lee el contenido del recibo escaneado e introduce los datos en tus informes de gastos.

Al analizar todas tus transacciones comerciales, Bonsai puede calcular tus impuestos trimestrales para que no te pille desprevenido la temporada de declaración de impuestos.

Además del seguimiento de gastos, Bonsai también incluye toda una serie de funciones que resultarán perfectas para empresas y autónomos.

Para empezar, incluye plantillas de factura personalizables que se envían automáticamente a tu cliente tras la entrega de un producto o servicio. El sistema de facturación también admite recordatorios automáticos si los pagos no se realizan a tiempo y la opción de añadir recargos por demora.

El gestor de gastos también incluye una herramienta de seguimiento del tiempo, plantillas de propuestas y contratos profesionales que te resultarán especialmente útiles si eres un profesional independiente en el ámbito creativo.

El registro de tiempo controla el tiempo que dedicas a un proyecto, mientras que las plantillas de contrato te ayudan a establecer un acuerdo legalmente vinculante con tus clientes, incluso sin tener experiencia jurídica. Las plantillas de propuestas, por otro lado, simplifican lo que suele ser un proceso complejo para ganarse a los clientes.

Bonsai Tax te ofrece una prueba gratuita de 7 días, pero, al igual que la mayoría de las aplicaciones para controlar gastos, requiere que facilites primero los datos de tu tarjeta de crédito.

Además, obtienes una garantía de devolución del dinero que te permite solicitar un reembolso en un plazo de 30 días si el software no cumple con tus expectativas.

Solicite aquí su prueba gratuita de 7 días.

Expensify: ideal para el reembolso de gastos de los empleados

Expensify es otra popular aplicación para controlar gastos, y por una buena razón. La aplicación puede realizar un seguimiento de todos los gastos de su negocio extrayendo datos de su tarjeta de crédito, cuenta bancaria y recibos fiscales.

Entonces resulta muy fácil revisar estas transacciones e identificar cuáles de ellas requieren reembolso. Sin embargo, eso no es lo que hace que Expensify sea el mejor gestor de gastos para reembolsar a los empleados.

El hecho es que puedes aprobar reembolsos directamente desde la aplicación y también transferir los fondos desde tu cuenta a la cuenta de tu empleado. Por supuesto, para que esto sea posible, primero es necesario añadir la cuenta bancaria de tu empleado a la aplicación.

Además, el hecho de que el escáner de recibos de Expensify incluya reconocimiento óptico de caracteres significa que puede comprobar los gastos que has clasificado como reembolsos y compararlos con los recibos cargados para garantizar que no haya discrepancias.

El flujo de trabajo de aprobación es otra característica muy útil que te permite designar a una persona para que apruebe los reembolsos o establecer varios niveles de aprobación en función de la política de tu empresa.

Esto se ve facilitado por las funciones de cumplimiento normativo, que le permiten dictar los requisitos para que se apruebe el reembolso. Por ejemplo, puedes indicar que los gastos que superen una determinada cantidad deben ir acompañados de un recibo u otros datos adicionales para que puedan ser aprobados.

Expensify es compatible con la integración con otras aplicaciones, como Uber, Quickbooks y Zenefits, para una contabilidad empresarial más optimizada.

El gestor de gastos incluye una prueba gratuita de seis semanas.

Echa un vistazo a más opciones de Expensify aquí.

Everlance: la mejor aplicación para registrar el kilometraje

Everlance es una popular aplicación de gestión de gastos empresariales que resulta especialmente útil para realizar un seguimiento del kilometraje recorrido.

La aplicación funciona en segundo plano y utiliza el GPS para determinar el número de kilómetros recorridos. Al final de cada viaje, puedes clasificar el trayecto como personal deslizando hacia la izquierda o como de negocios deslizando hacia la derecha.

Aunque existe la opción de añadir viajes manualmente, Everlance cuenta con una tecnología de conducción inteligente que detecta automáticamente cuándo te estás desplazando y comienza a realizar un seguimiento.

Lo otro increíble es que la aplicación no solo registra los kilómetros en números. Utilizará las tarifas actuales por milla del IRS para calcular cuánto es deducible de sus impuestos. Cada 1000 millas que conduzcas valen hasta 545 dólares en deducciones fiscales.

Everlance admite la integración con tu cuenta bancaria y tarjeta de crédito para facilitar el seguimiento de tus gastos. También te permite tomar fotos de tus recibos y clasificarlos adecuadamente. Lamentablemente, no puede transferir los detalles del recibo a su informe de gastos. Tendrás que hacerlo manualmente.

Para una contabilidad más completa, Everlance admite la integración con Freshbooks, otro gestor de gastos empresariales, del que hablaremos más adelante.

Quickbooks: el mejor programa multifuncional

Quickbooks es más que un simple gestor de gastos, es un completo software de contabilidad para pequeñas empresas.

Así que, además de realizar un seguimiento de los gastos de tu empresa, obtienes servicios adicionales, como un contable en directo que actualizará tus finanzas para la temporada de impuestos.

También incluye un sistema de facturación que le permite crear facturas pagaderas al instante. Puede elegir recibir el pago mediante tarjetas de crédito, tarjetas de débito, pago en línea o el sistema de transferencia bancaria ACH.

También puede utilizar Quickbooks para pagar a sus empleados. Solo tienes que añadir los datos de tus empleados y, cuando llegue la fecha de vencimiento, Quickbooks les abonará automáticamente sus salarios. Y gracias a su función integrada de seguimiento del tiempo, la herramienta también se puede utilizar para pagar automáticamente los proyectos por horas.

Y eso no es todo. El gestor de gastos calcula, declara y paga automáticamente tus impuestos sobre nóminas para evitar cualquier sanción.

En cuanto al seguimiento de gastos, Quickbooks se integra con tu cuenta bancaria y tus tarjetas de crédito y clasifica automáticamente tus transacciones como ingresos o gastos.

Para los gastos pagados en efectivo, Quickbooks requiere que hagas una foto del recibo y lo reenvíes por correo electrónico. Ellos lo clasificarán por usted y lo guardarán para utilizarlo durante la temporada de impuestos.

Quickbooks también incluye una herramienta para realizar un seguimiento del kilometraje. Más información sobre otras alternativas a Quickbooks aquí.

SAP Concur: ideal para gastos de viaje

Si usted o sus empleados están siempre de viaje y buscan una forma eficaz de controlar los gastos de desplazamiento, SAP Concur será una herramienta ideal para ustedes.

El gestor de gastos incluye la opción de reservar vuelos, hoteles y taxis directamente desde la aplicación, lo que le permite beneficiarse de los precios negociados por la empresa. Lo mejor de esta función es que transfiere la molestia de planificar los viajes de usted al empleado.

Tu trabajo consistirá en hacer cumplir las directrices de la política que deben seguir los empleados al reservar servicios de transporte y alojamiento. No querrás que se dé una situación en la que un empleado viaje en primera clase porque no se le impusieron limitaciones.

La posibilidad de reservar estos servicios directamente desde la aplicación también simplifica enormemente el proceso de seguimiento de gastos, ya que no se requieren recibos de terceros.

Pero incluso en el caso de que los empleados utilicen una plataforma de reservas diferente, Concur sigue siendo una excelente herramienta para realizar un seguimiento de estos gastos.

Tal y como cabría esperar de cualquier buen gestor de gastos, Concur se integra con tu tarjeta de crédito y tu cuenta bancaria, y también cuenta con un escáner de recibos para un seguimiento completo de los gastos.

El escáner no solo captura el recibo, sino que también lo convierte en un informe de gastos para que no tengas que hacerlo manualmente con una hoja de cálculo.

Lee nuestra reseña sobre el mejor gestor de gastos de viaje.

Bench: el mejor gestor de gastos asistido

¿Qué pasa si quieres una aplicación en la que puedas iniciar sesión para comprobar tus gastos empresariales, pero no quieres tener nada que ver con el proceso de seguimiento de gastos? Bench es la herramienta que necesitas.

La empresa le asigna un contable que se encarga de importar, revisar y clasificar sus gastos cada mes. Si necesita ayuda con cualquier asunto, el experto asignado está a solo una llamada telefónica o un mensaje rápido de distancia.

Además de realizar un seguimiento de los gastos, Bench te envía informes financieros cada mes para ofrecerte una visión general de las finanzas de tu empresa y ayudarte a controlar el flujo de caja.

Cuando llegue la temporada de impuestos, Bench se comunicará con tu contador o software de impuestos y le proporcionará toda la información relevante necesaria para presentar tus impuestos.

No te preocupes si no tienes contable. Bench te pondrá en contacto con un experto fiscal para que complete el proceso por ti.

Qué buscar en una aplicación para el seguimiento de gastos

• ¿Cómo funciona el software? ¿Cuáles son sus principales características? ¿Qué gastos registra y están en consonancia con los hábitos de gasto de su empresa?
• Gasto mensual medio de tu negocio: algunas aplicaciones de seguimiento de gastos tienen un límite máximo de gasto empresarial que puedes controlar con ellas.
• Compatibilidad con su software de contabilidad: ninguna herramienta es autosuficiente. Por lo tanto, la mejor aplicación para controlar los gastos es aquella que se integra con otros programas de contabilidad y gestión empresarial para garantizar un seguimiento y una gestión completos de tus finanzas.
• Acceso de usuarios: ¿el software de seguimiento permite que varias personas actualicen sus gastos o solo puede iniciar sesión una persona?
• Cumplimiento normativo: las aplicaciones de seguimiento de gastos empresariales deben cumplir con la normativa vigente en el sector financiero. Una de ellas es la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), que protege a los inversores de las actividades contables fraudulentas de las empresas.
• Facilidad de uso: un buen gestor de gastos debe estar diseñado de tal manera que incluso las personas con conocimientos financieros básicos puedan utilizarlo sin necesidad de ayuda.
• Compatibilidad con todos los dispositivos: las mejores aplicaciones para el seguimiento de gastos permiten a los usuarios realizar un seguimiento de los gastos empresariales desde todas las plataformas populares, incluyendo Windows, Mac, Android e iOS. Debería incluir una interfaz web para su uso en ordenadores y una aplicación específica para dispositivos móviles.
• Análisis: un buen gestor de gastos debe organizar tus gastos de tal manera que puedan analizarse fácilmente y ayudarte a obtener información útil para tu negocio. Por ejemplo, qué áreas recortar para aumentar los ingresos.

Pensamientos finales

En este momento, no hay duda de la importancia de un controlador de gastos para los gastos de su empresa. ¿A qué esperas? Si aún no estás seguro, no te preocupes.

Empieza con nuestra primera herramienta recomendada. Pruébal y, si no te facilita la vida, pasa a la siguiente solución. Todas las herramientas incluyen una prueba gratuita de 7 días, por lo que no tienes nada que perder al probarlas.

Pero lo único seguro es que es mejor utilizar cualquiera de las herramientas recomendadas en este artículo que no utilizar ninguna.