Der beste Ausgaben-Tracker für kleine Unternehmen (Top 6 Bewertung)

Hier ist eine interessante Tatsache: Jedes Jahr verlieren kleine Unternehmen und Freiberufler Tausende von Dollar, weil sie zu viel Steuern gezahlt haben. Sie fragen sich, wie? Das liegt daran, dass ihnen die erforderlichen Unterlagen fehlen, um beim Ausfüllen des Formulars 1099 einen Steuerabzug geltend zu machen.

Wenn Sie beispielsweise Ihr Privatfahrzeug für geschäftliche Zwecke nutzen, haben Sie Anspruch auf einen Steuerabzug von 57,5 Cent für jede geschäftlich zurückgelegte Meile.

Dies wird jedoch schwer zu geltend machen sein, wenn Sie Ihre Kilometerleistung nicht ordnungsgemäß erfassen und nicht zwischen privat zurückgelegten Kilometern und geschäftlich zurückgelegten Kilometern unterscheiden können.

Hier ist noch eine interessante Tatsache: Jedes Jahr verhängt die US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) Strafen in Millionenhöhe gegen kleine Unternehmen und selbstständige Auftragnehmer. Der Hauptgrund dafür ist die Nichtabgabe von Steuererklärungen oder die Nichtzahlung von Lohnsteuern.

Sie fragen sich, warum ein Unternehmen seine Steuern nicht einreicht? Fehlen aller relevanten Dokumente, insbesondere Finanzunterlagen, die zur Abwicklung des Vorgangs erforderlich sind.

Und nun zur Millionen-/Tausend-Dollar-Frage. Wie stellen Sie sicher, dass Sie über alle erforderlichen Unterlagen verfügen, um nicht nur Ihre Steuererklärung rechtzeitig einzureichen, sondern auch Ihren Geschäftsumsatz durch Abschreibungen zu steigern?

Die Antwort lautet: Verwenden Sie eine App zur Erfassung von Geschäftsausgaben für Ihr kleines Unternehmen.

Hinweis: Wenn Sie einen erstklassigen Ausgaben-Tracker für Kleinunternehmer nutzen möchten, probieren Sie Bonsai Tax aus. Unsere Anwendung kann Ihre Bank-/Kreditkartenabrechnungen scannen, um mögliche Steuerabzüge zu ermitteln und Ihre Steuerersparnisse zu maximieren. Unsere Nutzer sparen in der Regel 5.600 Dollar an Steuern. Probieren Sie eine 7-tägige kostenlose Testversion.

Was ist ein Ausgaben-Tracker?

Ein Ausgaben-Tracker ist eine spezielle Software, die mit Ihren Geschäftskreditkarten und Ihrem Bankkonto verknüpft ist, um alle Ihre Finanztransaktionen zu verfolgen. Dazu gehören eingegangene Gelder, ausgegebene Gelder und der Zweck der Transaktion.

Jedes vielbeschäftigte Unternehmen oder jeder selbstständige Auftragnehmer führt jeden Monat Hunderte von Transaktionen durch, und diese manuell zu verfolgen, ist ein zeitaufwändiger Prozess, ganz zu schweigen davon, dass er fehleranfällig ist. Das Letzte, was man nach einem langen Tag, an dem man versucht hat, Kunden zu gewinnen und neue Geschäfte abzuschließen, tun möchte, ist, sich hinzusetzen und Ausgaben zu erfassen. Transport, Mahlzeiten, Getränke, Unterkunft, um nur einige zu nennen.

Mit einer App zur Erfassung von Geschäftsausgaben müssen Sie nur ein Foto der Quittung machen, und die App erfasst diese automatisch als Ausgabe. Außerdem können Apps zur Erfassung von Geschäftsausgaben Ihre Bank-/Kreditkartenabrechnungen scannen, um Steuerbelege zu finden. Das Beste daran ist, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, die Quittung zu verlegen.

3 Gründe, warum Sie eine App zur Erfassung Ihrer Geschäftsausgaben benötigen

• Erfüllen Sie ganz einfach Ihre steuerlichen Verpflichtungen – Mit Ausgaben-Tracker-Apps stellen Sie sicher, dass Sie über alle erforderlichen Unterlagen verfügen, um Ihren Steuerbetrag zu berechnen, ohne zu viel oder zu wenig zu zahlen.
• Einfache Finanzplanung – Mit einem Ausgaben-Tracker können Sie genau feststellen, wofür die Einnahmen Ihres Unternehmens verwendet werden. Folglich können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Ausgaben zu minimieren und Ihre Einnahmen zu steigern. Wenn Sie Ihre Geschäftsausgaben im Blick behalten, können Sie außerdem die vierteljährlichen Steuern abschätzen, sodass Sie nie unvorbereitet davon überrascht werden.
• Einfache Nachverfolgung im Falle einer Prüfung – Sollte Ihr Unternehmen aus irgendeinem Grund geprüft werden müssen, stehen Ihnen alle erforderlichen Finanzunterlagen zur Verfügung.

Nun haben wir festgestellt, dass Sie eine Software zur Ausgabenverfolgung benötigen, um den anhaltenden Erfolg Ihres Unternehmens sicherzustellen. Aber wie finden Sie bei der Vielzahl an Ausgaben-Tracker-Apps auf dem Markt die für Sie beste?

Nun, wir werden später in diesem Beitrag auf die Faktoren eingehen, die bei der Auswahl eines Ausgaben-Trackers zu berücksichtigen sind, aber kurz gesagt hängt es von Ihren geschäftlichen Anforderungen ab. Was sind Ihre wichtigsten Geschäftsausgaben? Wenn Sie beispielsweise die Kilometerleistung Ihres Autos verfolgen möchten, werden Sie feststellen, dass einige Anwendungen besser sind als andere.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, stellen wir Ihnen die 6 besten Ausgaben-Tracker für Kleinunternehmer vor und zeigen Ihnen, für welche geschäftlichen Anforderungen sie sich besonders eignen.

Die 6 besten Apps zur Erfassung von Geschäftsausgaben auf dem Markt

Schauen wir uns die 6 besten Tools zur Erfassung von Geschäftsausgaben für Berufstätige genauer an. Zunächst werden wir die App überprüfen, die wir am besten kennen – unsere eigene.

Bonsai – Am besten geeignet für die Erfassung professioneller Geschäftsausgaben

Bonsai Tax ist die beste Software zur Ausgabenverfolgung, die speziell entwickelt wurde, um Fachleuten, kleinen Unternehmen und freiberuflichen Auftragnehmern dabei zu helfen, Ausgaben zu verfolgen, Steuerabzüge zu maximieren und vierteljährliche Steuern zu schätzen.

Sobald Sie Ihre Geschäftskreditkarte und Ihr Bankkonto hinzugefügt haben, importiert Bonsai automatisch Ihre Transaktionen, die Sie dann entweder als Einnahmen oder Ausgaben kategorisieren können.

Es wird besser. Die App erkennt automatisch abzugsfähige Ausgaben, sodass Sie kein Finanzexperte sein müssen, um bei der Steuererklärung Abschreibungen geltend zu machen. Mit unserer Software sparen Nutzer in der Regel 5.600 $. Wenn Sie zusätzliche Unterstützung beim Sammeln, Verwalten und Einreichen von Steuerunterlagen benötigen, steht Ihnen bei Bonsai ein Expertenteam zur Verfügung. Auf der Website finden Sie außerdem schriftliche Ressourcen, die Ihnen weiterhelfen.

Für bar bezahlte Ausgaben verfügt Bonsai über eine Funktion zum Scannen von Belegen, sodass Sie die Transaktion nie manuell eingeben müssen. Der Scanner ist mit einer optischen Zeichenerkennungstechnologie ausgestattet, die den Inhalt des gescannten Belegs liest und die Daten in Ihre Spesenabrechnungen eingibt.

Durch die Analyse all Ihrer Geschäftsvorgänge kann Bonsai Ihre vierteljährlichen Steuern schätzen, damit Sie bei der Steuererklärung nicht unvorbereitet sind.

Neben der Ausgabenverfolgung bietet Bonsai auch eine ganze Reihe von Funktionen, die sich perfekt für Unternehmen und Freiberufler eignen.

Zunächst einmal enthält es anpassbare Rechnungsvorlagen, die nach der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung automatisch an Ihren Kunden gesendet werden. Das Rechnungsstellungssystem unterstützt auch automatische Mahnungen, wenn Zahlungen nicht rechtzeitig erfolgen, sowie die Option, Verzugsgebühren hinzuzufügen.

Der Ausgaben-Tracker verfügt außerdem über ein Zeiterfassungstool, Angebotsvorlagen und professionelle Verträge, die besonders für Freiberufler im kreativen Bereich nützlich sind.

Der Zeiterfasser erfasst die Zeit, die Sie für ein Projekt aufwenden, während die Vertragsvorlagen Ihnen helfen, auch ohne juristische Erfahrung eine rechtsverbindliche Vereinbarung mit Ihren Kunden zu treffen. Die Angebotsvorlagen hingegen vereinfachen den normalerweise komplizierten Prozess der Kundengewinnung.

Bonsai Tax bietet Ihnen eine 7-tägige Testversion, aber wie bei den meisten Ausgaben-Tracker-Apps müssen Sie zunächst Ihre Kreditkartendaten angeben.

Darüber hinaus erhalten Sie eine Geld-zurück-Garantie, die es Ihnen ermöglicht, innerhalb von 30 Tagen eine Rückerstattung zu beantragen, wenn die Software nicht Ihren Erwartungen entspricht.

Fordern Sie hier Ihre kostenlose 7-Tage-Testversion an.

Expensify – Praktisch für die Erstattung von Spesen für Mitarbeiter

Expensify ist ein weiterer beliebter Ausgaben-Tracker, und das aus gutem Grund. Die App kann alle Ihre Geschäftsausgaben nachverfolgen, indem sie Daten von Ihrer Kreditkarte, Ihrem Bankkonto und Ihren Steuerbelegen abruft.

Anschließend ist es sehr einfach, diese Transaktionen durchzugehen und festzustellen, welche davon erstattet werden müssen. Das ist jedoch nicht der Grund, warum Expensify der beste Spesen-Tracker für die Erstattung von Ausgaben an Mitarbeiter ist.

Es ist die Tatsache, dass Sie Erstattungen direkt über die App genehmigen und die Gelder von Ihrem Konto auf das Konto Ihres Mitarbeiters überweisen lassen können. Natürlich müssen Sie zunächst das Bankkonto Ihres Mitarbeiters zur App hinzufügen, damit dies möglich ist.

Außerdem verfügt der Belegscanner von Expensify über eine optische Zeichenerkennung, sodass er die von Ihnen als Erstattungen kategorisierten Ausgaben überprüfen und mit den hochgeladenen Belegen abgleichen kann, um sicherzustellen, dass keine Unstimmigkeiten vorliegen.

Der Genehmigungs-Workflow ist eine weitere willkommene Funktion, mit der Sie eine Person für die Genehmigung von Erstattungen festlegen oder je nach Ihren Unternehmensrichtlinien mehrere Genehmigungsstufen einrichten können.

Dies wird durch die Funktionen zur Einhaltung von Richtlinien erleichtert, mit denen Sie die Anforderungen für die Genehmigung von Erstattungen festlegen können. Beispielsweise können Sie festlegen, dass Ausgaben, die einen bestimmten Betrag überschreiten, nur nach Vorlage einer Quittung oder weiterer Angaben genehmigt werden.

Expensify unterstützt die Integration mit mehreren anderen Apps, darunter Uber, Quickbooks und Zenefits, für eine optimierte Unternehmensbuchhaltung.

Der Ausgaben-Tracker wird mit einer sechswöchigen kostenlosen Testversion geliefert.

Weitere Optionen von Expensify finden Sie hier.

Everlance – Am besten geeignet für die Erfassung von Kilometern

Everlance ist eine beliebte App zur Verwaltung von Geschäftsausgaben, die besonders für die Erfassung von zurückgelegten Kilometern nützlich ist.

Die App läuft im Hintergrund und ermittelt mithilfe von GPS die zurückgelegte Kilometerzahl. Am Ende jeder Fahrt können Sie die Fahrt entweder als privat (durch Wischen nach links) oder als geschäftlich (durch Wischen nach rechts) kategorisieren.

Obwohl es die Möglichkeit gibt, Fahrten manuell hinzuzufügen, verfügt Everlance über eine intelligente Fahrtechnologie, die automatisch erkennt, wenn Sie sich fortbewegen, und mit der Verfolgung beginnt.

Das andere Tolle daran ist, dass die App nicht nur die Kilometer in Zahlen erfasst. Es werden die aktuellen IRS-Kilometerpauschalen verwendet, um zu berechnen, wie viel von Ihrer Steuer abzugsfähig ist. Für jede 1000 Meilen, die Sie fahren, können Sie bis zu 545 Dollar an Steuerabzügen geltend machen.

Everlance unterstützt die Integration mit Ihrem Bankkonto und Ihrer Kreditkarte, damit Sie Ihre Ausgaben ganz einfach nachverfolgen können. Außerdem können Sie Fotos Ihrer Quittungen machen und diese entsprechend kategorisieren. Leider können die Angaben auf der Quittung nicht in Ihre Spesenabrechnung übertragen werden. Das müssen Sie manuell tun.

Für eine umfassendere Buchhaltung unterstützt Everlance die Integration mit Freshbooks, einem weiteren Tool zur Erfassung von Geschäftsausgaben, auf das wir weiter unten eingehen werden.

Quickbooks – Das beste Mehrzweckprogramm

Quickbooks ist mehr als nur eine Ausgabenübersicht, es ist eine komplette Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen.

So erhalten Sie zusätzlich zur Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben weitere Dienstleistungen wie einen Live-Buchhalter, der Ihre Finanzen für die Steuersaison auf den neuesten Stand bringt.

Es verfügt außerdem über ein Rechnungsstellungssystem, mit dem Sie sofort zahlbare Rechnungen erstellen können. Sie können zwischen Kreditkarte, Debitkarte, Online-Zahlung oder dem ACH-Überweisungssystem wählen.

Sie können Quickbooks auch zur Bezahlung Ihrer Mitarbeiter verwenden. Geben Sie einfach die Daten Ihrer Mitarbeiter ein, und Quickbooks zahlt deren Gehälter automatisch zum Fälligkeitstermin aus. Dank der integrierten Zeiterfassung kann das Tool auch zur automatischen Bezahlung von stundenbasierten Projekten verwendet werden.

Und damit ist es noch nicht getan. Der Spesenrechner berechnet, archiviert und zahlt automatisch Ihre Lohnsteuer, um Strafen zu vermeiden.

Was die Nachverfolgung von Ausgaben angeht, lässt sich Quickbooks mit Ihrem Bankkonto und Ihren Kreditkarten verknüpfen und kategorisiert Ihre Transaktionen automatisch als Einnahmen oder Ausgaben.

Für bar bezahlte Ausgaben verlangt Quickbooks, dass Sie einen Schnappschuss der Quittung machen und diesen per E-Mail weiterleiten. Sie werden es für Sie kategorisieren und für die Verwendung während der Steuersaison aufbewahren.

Quickbooks verfügt auch über ein Tool zur Erfassung von Kilometerständen. Lesen Sie hier mehr über andere Quickbooks-Alternativen.

SAP Concur – Ideal für Reisekosten

Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter ständig unterwegs sind und nach einer effizienten Möglichkeit suchen, Reisekosten zu erfassen, ist SAP Concur ein hervorragendes Tool für Sie.

Der Ausgaben-Tracker bietet die Möglichkeit, Flüge, Hotels und Taxis direkt über die App zu buchen, sodass Sie von den mit Unternehmen ausgehandelten Preisen profitieren können. Das Tolle an dieser Funktion ist, dass sie Ihnen die mühsame Reiseplanung abnimmt und stattdessen dem Mitarbeiter überträgt.

Ihre Aufgabe besteht darin, die Richtlinien für Mitarbeiter bei der Buchung von Transport- und Unterkunftsdiensten durchzusetzen. Sie möchten nicht, dass ein Mitarbeiter in der First Class fliegt, weil ihm keine Einschränkungen auferlegt wurden.

Die Möglichkeit, diese Dienstleistungen direkt über die App zu buchen, vereinfacht auch die Spesenabrechnung erheblich, da keine Belege von Dritten erforderlich sind.

Aber selbst wenn Mitarbeiter eine andere Buchungsplattform nutzen, ist Concur nach wie vor ein hervorragendes Tool, um diese Ausgaben zu verfolgen.

Wie Sie es von einem guten Ausgaben-Tracker erwarten würden, lässt sich Concur mit Ihrer Kreditkarte und Ihrem Bankkonto verknüpfen und verfügt außerdem über einen Belegscanner für eine lückenlose Ausgabenverfolgung.

Der Scanner erfasst nicht nur den Beleg, sondern wandelt ihn auch in eine Spesenabrechnung um, sodass Sie diese nicht manuell mit einer Tabelle erstellen müssen.

Lesen Sie unseren Testbericht über den besten Reisekosten-Tracker.

Bench – Der beste assistierte Ausgaben-Tracker

Was ist, wenn Sie eine App möchten, in die Sie sich einloggen können, um Ihre Geschäftsausgaben zu überprüfen, aber nichts mit der Erfassung der Ausgaben zu tun haben möchten? Bench ist das richtige Werkzeug für Sie.

Das Unternehmen weist Ihnen einen Buchhalter zu, der für das Importieren, Überprüfen und Kategorisieren Ihrer Ausgaben jeden Monat verantwortlich ist. Wenn Sie Hilfe bei einem Problem benötigen, ist der zuständige Experte nur einen Anruf oder eine kurze Nachricht entfernt.

Neben der Erfassung Ihrer Ausgaben sendet Ihnen Bench jeden Monat Finanzberichte, die Ihnen einen Überblick über Ihre Unternehmensfinanzen verschaffen und Ihnen dabei helfen, Ihren Cashflow zu verfolgen.

Wenn die Steuererklärung fällig ist, kommuniziert Bench mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuersoftware und übermittelt ihm/ihr alle relevanten Informationen, die für die Einreichung Ihrer Steuererklärung erforderlich sind.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie keinen Buchhalter haben. Bench wird Sie mit einem Steuerexperten in Verbindung setzen, der den Vorgang für Sie abwickelt.

Was Sie bei einer App zur Ausgabenverfolgung beachten sollten

• Wie funktioniert die Software – Was sind ihre Hauptfunktionen? Welche Ausgaben werden erfasst und stimmen diese mit Ihren Geschäftsausgaben überein?
• Durchschnittliche monatliche Ausgaben für Ihr Unternehmen – Einige Apps zur Ausgabenverfolgung haben eine Obergrenze für die maximalen Geschäftsausgaben, die Sie mit ihnen verfolgen können.
• Kompatibilität mit Ihrer Buchhaltungssoftware – Kein Tool ist autark. Daher ist die beste App zur Ausgabenverfolgung eine, die sich in andere Buchhaltungs- und Unternehmenssoftware integrieren lässt, um eine vollständige Überwachung und Verwaltung Ihrer Finanzen zu gewährleisten.
• Benutzerzugriff – Erlaubt die Tracking-Software mehreren Personen, ihre Ausgaben zu aktualisieren, oder kann sich nur eine Person anmelden?
• Compliance – Apps zur Erfassung von Geschäftsausgaben sollten den geltenden Vorschriften der Finanzbranche entsprechen. Eines davon ist der Sarbanes-Oxley Act (SOX), der Investoren vor betrügerischen Buchhaltungspraktiken von Unternehmen schützt.
• Benutzerfreundlichkeit – Ein guter Ausgaben-Tracker sollte so konzipiert sein, dass auch Personen mit grundlegenden Finanzkenntnissen ihn ohne Hilfe nutzen können.
• Kompatibilität mit allen Geräten – Die besten Apps zur Ausgabenverfolgung ermöglichen es Benutzern, Geschäftsausgaben von allen gängigen Plattformen wie Windows, Mac, Android und iOS zu verfolgen. Es sollte mit einer Webschnittstelle für die Verwendung am Computer und einer speziellen App für Ihr Mobilgerät ausgestattet sein.
• Analytik – Ein guter Ausgaben-Tracker sollte Ihre Ausgaben so organisieren, dass sie leicht analysiert werden können und Ihnen dabei helfen, nützliche Erkenntnisse für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Zum Beispiel, in welchen Bereichen gekürzt werden muss, um den Umsatz zu steigern.

Abschließende Gedanken

An dieser Stelle steht die Bedeutung eines Ausgaben-Trackers für Ihre Geschäftsausgaben außer Frage. Worauf wartest du noch? Wenn Sie sich immer noch unsicher sind, brauchen Sie sich keine Gedanken darüber zu machen.

Beginnen Sie mit unserem ersten empfohlenen Tool. Probieren Sie es aus, und wenn es Ihr Leben nicht einfacher macht, suchen Sie sich die nächste Lösung. Alle Tools können 7 Tage lang kostenlos getestet werden, sodass Sie nichts zu verlieren haben, wenn Sie sie ausprobieren.

Aber eines ist sicher: Es ist besser, eines der in diesem Artikel empfohlenen Tools zu verwenden, als gar keines zu verwenden.