Le meilleur outil de suivi des dépenses pour les petites entreprises (top 6)

Voici une anecdote amusante : chaque année, les petites entreprises et les travailleurs indépendants perdent des milliers de dollars parce qu'ils paient trop d'impôts. Vous vous demandez comment ? C'est parce qu'ils ne disposent pas des documents nécessaires pour demander une déduction fiscale lorsqu'ils remplissent le formulaire 1099.

Par exemple, si vous utilisez votre véhicule personnel pour vos activités professionnelles, vous avez droit à une déduction fiscale de 57,5 cents pour chaque kilomètre parcouru à des fins professionnelles.

Cependant, cela sera difficile à prouver si vous ne tenez pas correctement compte de votre kilométrage et si vous ne pouvez pas faire la distinction entre les kilomètres parcourus dans le cadre d'activités personnelles et ceux parcourus lors de voyages d'affaires.

Voici une autre anecdote intéressante : chaque année, l'Internal Revenue Service (IRS) inflige des millions de dollars d'amendes aux petites entreprises et aux entrepreneurs indépendants. La principale raison en est le défaut de déclaration fiscale ou de paiement des charges sociales.

Vous vous demandez pourquoi une entreprise ne déclarerait pas ses impôts ? Absence de tous les documents pertinents, en particulier les documents financiers, nécessaires pour mener à bien le processus.

Et maintenant, la question à un million/mille dollars. Comment vous assurez-vous d'avoir tous les documents nécessaires non seulement pour déclarer vos impôts à temps, mais aussi pour augmenter les revenus de votre entreprise en demandant des déductions fiscales ?

La solution consiste à utiliser une application de suivi des dépenses professionnelles pour votre petite entreprise.

Remarque : Si vous souhaitez utiliser un outil de suivi des dépenses très bien noté pour les propriétaires de petites entreprises, essayez Bonsai Tax. Notre application peut analyser vos relevés bancaires/de carte de crédit afin d'identifier les déductions fiscales potentielles et optimiser vos économies d'impôt. Nos utilisateurs économisent généralement 5 600 $ sur leur facture fiscale. Essayez un essai gratuit de 7 jours dès aujourd'hui.

Qu'est-ce qu'un outil de suivi des dépenses ?

Un outil de suivi des dépenses est un logiciel dédié qui s'intègre à vos cartes de crédit professionnelles et à votre compte bancaire afin de suivre toutes les transactions financières que vous effectuez. Cela comprend l'argent reçu, l'argent dépensé et l'objet de la transaction.

Toute entreprise très active ou tout entrepreneur indépendant effectue des centaines de transactions chaque mois, et les suivre manuellement est un processus fastidieux, sans parler du risque d'erreurs. Après une longue journée passée à essayer de gagner des clients et de conclure de nouveaux contrats, la dernière chose dont on a envie, c'est de s'asseoir et de faire le suivi des dépenses. Transport, repas, boissons, hébergement, pour n'en citer que quelques-uns.

Avec une application de suivi des dépenses professionnelles, il vous suffit de prendre une photo du reçu et l'application l'enregistrera automatiquement comme une dépense. De plus, les applications de suivi des dépenses professionnelles peuvent analyser vos relevés bancaires/de carte de crédit afin de trouver les reçus fiscaux. Le plus intéressant, c'est que vous n'avez pas à vous soucier de perdre le reçu.

3 raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une application de suivi des dépenses professionnelles

• Répondez facilement aux exigences fiscales - Les applications de suivi des dépenses vous garantissent de disposer de tous les documents nécessaires pour calculer le montant de vos impôts sans payer trop ni trop peu.
• Une planification financière simplifiée - Un outil de suivi des dépenses vous aidera à identifier précisément comment les revenus de votre entreprise sont utilisés. Par conséquent, vous pouvez prendre des mesures pour minimiser les dépenses et augmenter vos revenus. De plus, en étant conscient des dépenses de votre entreprise, vous pouvez estimer les impôts trimestriels afin de ne jamais être pris au dépourvu.
• Traçabilité facile en cas d'audit - Si, pour une raison quelconque, votre entreprise doit faire l'objet d'un audit, vous serez prêt avec tous les documents financiers requis.

Nous avons désormais établi que vous avez besoin d'un logiciel de suivi des dépenses pour assurer le succès continu de votre entreprise. Mais, avec autant d'applications de suivi des dépenses sur le marché, comment déterminer celle qui vous convient le mieux ?

Nous aborderons plus loin dans cet article les facteurs à prendre en compte lors du choix d'un outil de suivi des dépenses, mais en résumé, cela dépend des besoins de votre entreprise. Quelles sont vos principales dépenses professionnelles ? Si, par exemple, vous souhaitez suivre le kilométrage de votre voiture, vous constaterez que certaines applications sont plus performantes que d'autres.

Pour vous faciliter la tâche, nous avons donc examiné les 6 meilleurs outils de suivi des dépenses destinés aux propriétaires de petites entreprises et les besoins commerciaux précis auxquels ils répondent le mieux.

Les 6 meilleures applications de suivi des dépenses professionnelles disponibles sur le marché

Découvrons ensemble les 6 meilleurs outils de suivi des dépenses professionnelles pour les professionnels. Tout d'abord, nous allons passer en revue l'application que nous connaissons le mieux : la nôtre.

Bonsai - Idéal pour suivre les dépenses professionnelles

Bonsai Tax est le meilleur logiciel de suivi des dépenses conçu exclusivement pour aider les professionnels, les petites entreprises et les entrepreneurs indépendants à suivre leurs dépenses, à optimiser leurs déductions fiscales et à estimer leurs impôts trimestriels.

Une fois que vous avez ajouté votre carte de crédit professionnelle et votre compte bancaire, Bonsai importera automatiquement vos transactions et vous pourrez alors les classer dans la catégorie des revenus ou des dépenses.

Ça s'améliore. L'application identifie automatiquement les dépenses déductibles, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin d'être un expert financier pour demander des déductions fiscales au moment de remplir votre déclaration d'impôts. Les utilisateurs économisent généralement 5 600 $ grâce à notre logiciel. Si vous avez besoin d'aide supplémentaire pour collecter, conserver et classer vos documents fiscaux, Bonsai met à votre disposition une équipe d'experts et des ressources écrites sur son site Web pour vous guider.

Pour les dépenses payées en espèces, Bonsai est doté d'une fonctionnalité de numérisation des reçus afin que vous n'ayez jamais à saisir manuellement la transaction. Le scanner est équipé d'une technologie de reconnaissance optique de caractères qui lit le contenu du reçu numérisé et saisit les données dans vos notes de frais.

En analysant toutes vos transactions commerciales, Bonsai peut estimer vos impôts trimestriels afin que vous ne soyez pas pris au dépourvu au moment de la déclaration d'impôts.

Outre le suivi des dépenses, Bonsai comprend également toute une gamme de fonctionnalités qui conviendront parfaitement aux entreprises et aux travailleurs indépendants.

Pour commencer, il est livré avec des modèles de factures personnalisables qui sont envoyés automatiquement à votre client après la livraison d'un produit ou la prestation d'un service. Le système de facturation prend également en charge les rappels automatiques en cas de retard de paiement et offre la possibilité d'ajouter des frais de retard.

Le suivi des dépenses comprend également un outil de suivi du temps, des modèles de propositions et des contrats professionnels qui vous seront particulièrement utiles si vous êtes freelance dans le domaine créatif.

Le suivi du temps vous permet de suivre le temps que vous consacrez à un projet, tandis que les modèles de contrat vous aident à établir un accord juridiquement contraignant avec vos clients, même si vous n'avez aucune expérience juridique. Les modèles de proposition, quant à eux, simplifient ce qui est généralement un processus complexe pour convaincre les clients.

Bonsai Tax vous offre un essai gratuit de 7 jours, mais comme la plupart des applications de suivi des dépenses, elle vous demande de fournir vos informations bancaires au préalable.

De plus, vous bénéficiez d'une garantie de remboursement qui vous permet de demander un remboursement dans les 30 jours si le logiciel ne répond pas à vos attentes.

Demandez votre essai gratuit de 7 jours ici.

Expensify - Idéal pour le remboursement des dépenses des employés

Expensify est un autre outil de suivi des dépenses très populaire, et ce pour une bonne raison. L'application peut suivre toutes vos dépenses professionnelles en récupérant les données de votre carte de crédit, de votre compte bancaire et de vos reçus fiscaux.

Il devient alors très facile de passer en revue ces transactions et d'identifier celles qui doivent faire l'objet d'un remboursement. Cependant, ce n'est pas ce qui fait d'Expensify le meilleur outil de suivi des dépenses pour rembourser les employés.

Vous pouvez approuver les remboursements directement depuis l'application et transférer les fonds de votre compte vers celui de votre employé. Bien sûr, il est nécessaire d'ajouter au préalable le compte bancaire de votre employé à l'application pour que cela soit possible.

De plus, le scanner de reçus Expensify est équipé d'un système de reconnaissance optique de caractères, ce qui lui permet de vérifier les dépenses que vous avez classées comme remboursements et de les comparer aux reçus téléchargés afin de s'assurer qu'il n'y a pas de divergence.

Le workflow d'approbation est une autre fonctionnalité très appréciée qui vous permet de désigner une seule personne pour approuver les remboursements ou de mettre en place plusieurs niveaux d'approbation en fonction de la politique de votre entreprise.

Cela est facilité par les fonctionnalités de conformité aux politiques qui vous permettent de définir les conditions requises pour que le remboursement soit approuvé. Par exemple, vous pouvez indiquer qu'une dépense dépassant un certain montant nécessite un reçu ou d'autres informations supplémentaires avant de pouvoir être approuvée.

Expensify prend en charge l'intégration avec plusieurs autres applications, notamment Uber, Quickbooks et Zenefits, pour une comptabilité d'entreprise plus rationalisée.

Le suivi des dépenses est assorti d'une période d'essai gratuite de six semaines.

Découvrez d'autres options Expensify ici.

Everlance - Idéal pour suivre le kilométrage

Everlance est une application populaire de gestion des dépenses professionnelles qui sera particulièrement utile pour suivre le kilométrage parcouru.

L'application fonctionne en arrière-plan et utilise le GPS pour déterminer le nombre de kilomètres parcourus. À la fin de chaque trajet, vous pouvez classer le trajet comme personnel en balayant vers la gauche ou comme professionnel en balayant vers la droite.

Bien qu'il soit possible d'ajouter des trajets manuellement, Everlance est doté d'une technologie de conduite intelligente qui détecte automatiquement lorsque vous vous déplacez et commence à vous suivre.

L'autre chose géniale, c'est que l'application ne se contente pas de compter les kilomètres parcourus. Il utilisera les taux kilométriques actuels de l'IRS pour calculer le montant déductible de vos impôts. Chaque tranche de 1 000 miles parcourus vous donne droit à une déduction fiscale pouvant atteindre 545 $.

Everlance prend en charge l'intégration avec votre compte bancaire et votre carte de crédit pour faciliter le suivi de vos dépenses. Il vous permet également de prendre des photos de vos reçus et de les classer dans les catégories appropriées. Malheureusement, il n'est pas possible de transférer les détails du reçu vers votre note de frais. Vous devrez le faire manuellement.

Pour une comptabilité plus complète, Everlance prend en charge l'intégration avec Freshbooks, un autre outil de suivi des dépenses professionnelles, dont nous parlerons plus loin.

Quickbooks - Le meilleur logiciel polyvalent

Quickbooks est plus qu'un simple outil de suivi des dépenses, c'est un logiciel de comptabilité complet destiné aux petites entreprises.

Ainsi, en plus du suivi de vos dépenses professionnelles, vous bénéficiez de services supplémentaires tels qu'un comptable en direct qui mettra à jour vos finances pour la saison des impôts.

Il est également doté d'un système de facturation qui vous permet de créer instantanément des factures payables. Vous pouvez choisir d'être payé par carte de crédit, carte de débit, paiement en ligne ou virement bancaire ACH.

Vous pouvez également utiliser Quickbooks pour payer vos employés. Il vous suffit d'ajouter les coordonnées de vos employés et, à la date d'échéance, Quickbooks versera automatiquement leurs salaires. Et grâce à son système intégré de suivi du temps, cet outil peut également être utilisé pour payer automatiquement les projets facturés à l'heure.

Et cela ne s'arrête pas là. Le gestionnaire de dépenses calcule, déclare et paie automatiquement vos charges sociales afin d'éviter toute pénalité.

En matière de suivi des dépenses, Quickbooks s'intègre à votre compte bancaire et à vos cartes de crédit et classe automatiquement vos transactions dans la catégorie des revenus ou des dépenses.

Pour les dépenses payées en espèces, Quickbooks vous demande de prendre une photo du reçu et de la transmettre par e-mail. Ils le classeront pour vous et le conserveront pour l'utiliser pendant la période des impôts.

Quickbooks est également fourni avec un outil permettant de suivre le kilométrage. Pour en savoir plus sur les autres alternatives à Quickbooks, cliquez ici.

SAP Concur - Idéal pour les frais de déplacement

Si vous ou vos employés êtes toujours en déplacement et que vous recherchez un moyen efficace de suivre les frais de déplacement, SAP Concur sera un excellent outil pour vous.

Le gestionnaire de dépenses offre la possibilité de réserver des vols, des hôtels et des taxis directement depuis l'application, ce qui vous permet de bénéficier des tarifs négociés par l'entreprise. L'avantage de cette fonctionnalité est qu'elle transfère la charge de la planification des déplacements de vous vers l'employé.

Votre travail consistera à faire respecter les directives que les employés doivent suivre lorsqu'ils réservent des services de transport et d'hébergement. Vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où un employé voyage en première classe parce qu'aucune restriction ne lui a été imposée.

La possibilité de réserver ces services directement depuis l'application simplifie également considérablement le processus de suivi des dépenses, car aucun reçu tiers n'est nécessaire.

Mais même si les employés utilisent une autre plateforme de réservation, Concur reste un excellent outil pour suivre ces dépenses.

Comme tout bon outil de suivi des dépenses, Concur s'intègre à votre carte de crédit et à votre compte bancaire et dispose également d'un scanner de reçus pour un suivi complet des dépenses.

Le scanner ne se contente pas de numériser le reçu, il le transforme également en note de frais afin que vous n'ayez pas à le faire manuellement à l'aide d'une feuille de calcul.

Lisez notre avis sur le meilleur outil de suivi des dépenses de voyage.

Bench - Le meilleur outil d'aide au suivi des dépenses

Que faire si vous souhaitez disposer d'une application à laquelle vous pouvez vous connecter pour vérifier vos dépenses professionnelles, mais que vous ne voulez pas vous occuper du processus de suivi des dépenses ? Bench est l'outil qu'il vous faut.

La société vous attribue un comptable chargé d'importer, d'examiner et de classer vos dépenses chaque mois. Si vous avez besoin d'aide pour quelque problème que ce soit, il vous suffit d'appeler ou d'envoyer un message rapide à l'expert qui vous a été attribué.

En plus du suivi des dépenses, Bench vous envoie chaque mois des rapports financiers qui vous donnent une vue d'ensemble des finances de votre entreprise et vous aident à suivre votre trésorerie.

Lorsque la saison des impôts arrive, Bench communiquera avec votre comptable ou votre logiciel fiscal et lui fournira toutes les informations pertinentes nécessaires pour remplir votre déclaration d'impôts.

Ne vous inquiétez pas si vous n'avez pas de comptable. Bench vous mettra en relation avec un expert fiscal qui se chargera de mener à bien cette procédure pour vous.

Ce qu'il faut rechercher dans une application de suivi des dépenses

• Comment fonctionne le logiciel? Quelles sont ses principales fonctionnalités ? Quelles dépenses sont suivies et correspondent-elles aux habitudes de dépenses de votre entreprise ?
• Dépenses mensuelles moyennes pour votre entreprise - Certaines applications de suivi des dépenses imposent un plafond sur le montant maximal des dépenses professionnelles que vous pouvez suivre avec elles.
• Compatibilité avec votre logiciel de comptabilité - Aucun outil n'est autonome. Par conséquent, la meilleure application de suivi des dépenses est celle qui s'intègre à d'autres logiciels de comptabilité et de gestion d'entreprise afin d'assurer un suivi et une gestion complets de vos finances.
• Accès utilisateur - Le logiciel de suivi permet-il à plusieurs personnes de mettre à jour leurs dépenses ou une seule personne peut-elle se connecter ?
• Conformité - Les applications de suivi des dépenses professionnelles doivent être conformes aux réglementations en vigueur dans le secteur financier. L'une d'entre elles est la loi Sarbanes-Oxley (SOX), qui protège les investisseurs contre les pratiques comptables frauduleuses des entreprises.
• Facilité d'utilisation - Un bon outil de suivi des dépenses doit être conçu de manière à ce que même les personnes ayant des connaissances financières de base puissent l'utiliser sans avoir besoin d'aide.
• Compatibilité avec tous les appareils - Les meilleures applications de suivi des dépenses permettent aux utilisateurs de suivre les dépenses professionnelles depuis toutes les plateformes courantes, notamment Windows, Mac, Android et iOS. Il devrait être fourni avec une interface Web pour une utilisation sur ordinateur et une application dédiée pour votre appareil mobile.
• Analyses - Un bon outil de suivi des dépenses doit organiser vos dépenses de manière à ce qu'elles puissent être facilement analysées et vous aider à dégager des informations utiles pour votre entreprise. Comme les domaines dans lesquels il faut faire des économies afin d'augmenter les recettes.

Dernières pensées

À ce stade, l'importance d'un outil de suivi des dépenses pour vos dépenses professionnelles ne fait aucun doute. Alors, qu'attendez-vous ? Si vous n'êtes toujours pas sûr, ne vous inquiétez pas.

Commencez par notre premier outil recommandé. Essayez-le et si cela ne vous facilite pas la vie, passez à la solution suivante. Tous les outils sont accompagnés d'un essai gratuit de 7 jours, vous n'avez donc rien à perdre à les essayer.

Mais une chose est sûre : vous avez tout intérêt à utiliser l'un des outils recommandés dans cet article plutôt que de n'en utiliser aucun.