Vorlage für Projektvorschläge

Jedes Projekt braucht einen guten Plan – und wenn Sie die Genehmigungsrate Ihrer Projekte erhöhen möchten, sollten Sie eine Vorlage für Projektvorschläge verwenden.

Dieser Artikel dient Ihnen als Leitfaden, wenn Sie nicht wissen, was eine Projektvorschlagsvorlage ist oder was der Projektumfang umfassen sollte.

Was ist ein Projektvorschlag?

Einfach ausgedrückt ist ein Projektvorschlag ein Projektmanagement-Tool, das den Kernwert eines Projekts umreißt, damit Sie Ihre Idee den Stakeholdern verkaufen können.

Ein Projektvorschlagsdokument legt fest, was genau Sie mit Ihrem Projekt erreichen möchten, und belegt, dass es sich lohnt.

Warum brauche ich eine Vorlage für einen Projektvorschlag?

Das Verfassen eines guten Projektantrags kann eine ziemlich anspruchsvolle Aufgabe sein, insbesondere wenn Sie nicht wissen, was ein solches Dokument enthalten sollte.

Eine Vorlage für einen Projektmanagement-Vorschlag enthält alle Informationen in der richtigen Reihenfolge, was Ihnen die Arbeit erheblich erleichtert.

Es gibt viele Orte, an denen Sie eine kostenlose Vorlage für einen Projektvorschlag erhalten können, darunter die Bonsai Freelancer Tool Suite.

Dadurch sparen Sie Zeit, da Sie die Informationen sofort nach dem Aufschreiben an die geschäftliche E-Mail-Adresse Ihres Kunden senden können.

Arten von Projektvorschlägen

Wenn Sie nach einem Beispiel für einen Projektvorschlag suchen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

Internes/Externes Angebot

Interne oder externe Vorschläge dienen dazu, die Zustimmung interner oder externer Stakeholder zu erhalten. Es handelt sich um eine einfache Vorlage für einen Projektvorschlag, die häufig bei den meisten Buy-ins verwendet wird.

Aufgefordertes/unaufgefordertes Angebot

Aufgeforderte und unaufgeforderte Vorschläge entstehen oft als Ergebnis einer offiziellen Anfrage. Sie können auch ad hoc geschrieben werden, wenn die Anfrage nicht gestellt wurde.

Fortsetzungsvorschlag

Wenn der Projektvorschlag bereits genehmigt wurde und es eine Aktualisierung gegeben hat, kann ein Fortsetzungsvorschlag eingereicht werden, um die Beteiligten über diese Aktualisierung zu informieren.

Vorschlag für ein Erneuerungsprojekt

Einige Projekte müssen möglicherweise regelmäßig mehrmals durchgeführt werden. Wenn das der Fall ist, kann ein Erneuerungsvorschlag verwendet werden, um dieses Projekt neu zu starten.

Ergänzender Projektvorschlag

Manchmal können sich Pläne während der Umsetzung ändern und zusätzliche Ressourcen erfordern. Ist dies der Fall, können dem Kunden ergänzende Projektvorschläge unterbreitet werden.

Wichtige Bestandteile von Projektvorschlagsvorlagen

Projektmanager müssen die wesentlichen Bestandteile eines guten Projektvorschlags beachten. Das Projektvorschlagsformat sollte Folgendes enthalten:

Problemstellung

Eine der ersten Projektphasen sollte die Problemstellung sein. Hier sollten Sie Ihr Verständnis für das Projekt zum Ausdruck bringen und den Kunden aufzeigen, welche Vorteile ihnen eine Zusammenarbeit mit Ihnen bringen würde.

Vision

Ihr Plan sollte auch die Perspektive der Stakeholder berücksichtigen.

Schauen Sie sich an, warum es für sie wichtig sein könnte, und beschreiben Sie, wie der Projektplan ihrem Unternehmen zugute kommen kann. Sie müssen sicherstellen, dass Sie einen überzeugenden Projektvorschlag verfassen.

Ziele und Zielsetzungen

Alle Vorschläge sollten SMART-Ziele ( spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) enthalten .

Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde versteht, wie Ihr Plan effektiv zu seinem Geschäft beitragen kann.

Methoden

Als Projektmanager sollten Sie in Ihrer Projektvorlage auch die Methoden angeben, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen möchten.

Bieten Sie Ihren Kunden einen Zeitplan an und überzeugen Sie sie davon, dass Sie mehr als fähig sind, Ihre Versprechen einzuhalten.

Ressourcen

Jeder Kunde hat ein bestimmtes Budget, das müssen Sie berücksichtigen. Seien Sie transparent hinsichtlich der Ressourcen und finanziellen Mittel, die für die Umsetzung Ihres Projekts erforderlich sind.

Wie man einen wirkungsvollen Projektvorschlag schreibt

Unabhängig davon, ob Sie den Vorschlag von Grund auf neu verfassen oder eine einfache Vorlage für Projektvorschläge verwenden, müssen Sie bestimmte Schritte befolgen:

Fügen Sie eine Zusammenfassung hinzu

Die Zusammenfassung ist wahrscheinlich der wichtigste Aspekt Ihres Projekts. Es soll die Aufmerksamkeit des Lesers wecken und direkt umreißen, welches Problem Sie mit diesem Projekt lösen möchten.

Projekt-Hintergrund schreiben

Hier sollten Sie noch mehr Details zu den Aspekten des Projekts hinzufügen.

Wenn Sie beispielsweise eine Vorlage für einen technischen Entwurf ausfüllen, sollten Sie darlegen, wie dieses Projekt zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt. www.hellobonsai.com/a/engineering-design-proposal-examplewww.hellobonsai.com/a/engineering-design-proposal-examplewww.hellobonsai.com/a/engineering-design-proposal-example

Wenn das Problem eine lange Geschichte hat, sollte der Projektvorschlag eine Beschreibung des seit langem bestehenden Problems enthalten.

Legen Sie die Lösung für das Geschäftsvorschlagsmodell dar.

Nachdem Sie nun das Problem beschrieben haben, ist es an der Zeit, dem Kunden Ihre Lösung vorzustellen. Warum wäre Ihre Idee eine bessere Alternative als andere Lösungen?

Was wäre nötig, damit Ihre Projektvorschläge verwirklicht werden können? Erläutern Sie die Lösung so detailliert wie möglich.

Beschreiben Sie die Ergebnisse des Projektvorschlags

Beschreiben Sie, wie Sie den Erfolg Ihres Projektvorschlags erreichen wollen. Die Erfolgskriterien sollten die Projektleistungen sowie die realistischen Ziele Ihres Projekts und die Art und Weise, wie Sie diese erreichen möchten, umfassen.

Sie können ein Projektmanagement-Tool wie Bonsai verwenden, um Ihre Projektvorschlagsvorlagen zu optimieren.

Liste der Ressourcen für das vorgeschlagene Projekt

Ihr Kunde muss genau wissen, welche Ressourcen Sie für den Erfolg des Projekts einsetzen werden.

Fügen Sie allen Ihren Projektvorschlägen eine finanzielle Aufschlüsselung der Ressourcen bei und geben Sie genügend Details an, um Ihren Kunden zu versichern, dass unterwegs keine unerwarteten Kosten entstehen werden.

Tipps für Projektvorschläge, die es zu beachten gilt

Um die Zustimmung Ihrer Kunden zu erhalten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sich so viel Mühe wie möglich geben.

Durch die Verwendung einer kostenlosen Angebotsvorlage können Sie einen Großteil des Aufwands einsparen, müssen diese jedoch ein wenig an Ihre Bedürfnisse anpassen. Hier sind ein paar Tipps, die Sie beachten sollten:

Wissen Sie, für wen Sie einen Projektvorschlag schreiben

Jeder Projektmanagement-Vorschlag muss auf einen bestimmten Kunden zugeschnitten sein. Wenn Ihr Angebot beispielsweise für ein Bauunternehmen oder ein IT-Unternehmen bestimmt ist, müssen die Angaben in dem Dokument den spezifischen Anforderungen dieser Unternehmen entsprechen.

Selbst wenn Sie kostenlose Vorlagen von Plattformen wie Bonsai erhalten, müssen Sie etwas Arbeit investieren und diese an die Anforderungen Ihrer Kunden anpassen.

Frist angeben

Wenn Sie ein Projekt beginnen, erwarten Sie, bald Ergebnisse zu sehen. Niemand wartet gerne darauf, dass sich ein Projekt länger als nötig hinzieht.

Aus diesem Grund sollte Ihr potenzieller Kunde genau wissen, wann er erste Ergebnisse sehen wird und wann er sein Endziel erreichen wird.

Entwerfen Sie ein Projektbudget

Ein klares Budget wird Ihnen in mehrfacher Hinsicht helfen. Erstens hilft es Ihrem potenziellen Kunden, zu einer Entscheidung zu kommen.

Als Nächstes wird sichergestellt, dass Ihr Projekt reibungslos abgeschlossen wird. Mit der Angebotsvorlage können Sie Ihre Ausgaben im Blick behalten.

Halten Sie die Projektdetails einfach

Das Dokument sollte zwar detaillierte Angaben enthalten, diese sollten jedoch so einfach wie möglich gehalten werden. Niemand liest gerne Vorschläge, die sich zu lange hinziehen.

In den meisten Fällen sollte eine einseitige Angebotsvorlage ausreichen.

Anhang hinzufügen

Wenn Sie zusätzliche Informationen für Ihren potenziellen Kunden haben, sollten Sie diese im Anhang aufführen.

Wenn Sie beispielsweise in einer bestimmten Projektcharta nicht ins Detail gehen können, können Sie diese einfach im Anhang für den Kunden zur Einsicht bereitstellen.

Ein geschätztes Ergebnis anbieten

Wenn Sie einen Projektmanagement-Vorschlag verfassen, sollten Sie nicht nur über Ihren Plan schwadronieren, sondern vielmehr darüber sprechen, welches Ergebnis Sie erwarten.

Stellen Sie eine Hypothese auf, geben Sie eine Einschätzung des Ergebnisses ab – und achten Sie darauf, dass es positiv ist.

Verwenden Sie ein Beispiel für einen Projektvorschlag

Wenn Sie Anfänger sind, kann es schwierig sein, selbst einen Projektplan zu erstellen – selbst wenn Sie über eine Vorlage für einen Vorschlag verfügen.

Wenn Sie ein erfolgreiches Angebot erstellen möchten, sollten Sie sich vielleicht einige Beispiele ansehen.

Wenn Sie beispielsweise im Bauwesen tätig sind, sollten Sie nach einer bereits ausgefüllten Vorlage für ein Bauangebot suchen.

Bereiten Sie sich auf die Befragung vor

Sie haben vielleicht so viele Details wie möglich aufgeschrieben, aber das bedeutet nicht, dass Sie alle Probleme angesprochen haben – oder dass Ihr Kunde damit vollkommen zufrieden sein wird.

Deshalb müssen Sie darauf vorbereitet sein, Ihre Projektidee zu verteidigen. Und um eine gute Verteidigung aufzubauen, braucht man eine Reihe potenzieller Antworten. Also sollten Sie das ebenfalls vorbereiten.

Seien Sie sich der Risiken und potenziellen Probleme bewusst

Auch wenn Sie Ihren Kunden nicht von Anfang an beunruhigen möchten, müssen Sie sich der Risiken und Probleme bewusst sein und diese ebenfalls darlegen.

Überlegen Sie, wie sie auftreten könnten und wie Sie damit umgehen können, wenn sie auftreten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde darüber informiert ist und dass Sie bereit sind, das Problem anzugehen.

Das Fazit

Ein gut geschriebener Projektvorschlag entscheidet darüber, ob ein Projekt abgelehnt oder genehmigt wird.

Sie haben vielleicht die beste Idee aller Zeiten – aber wenn Ihr Kunde nicht überzeugt ist, können Sie Ihren Plan möglicherweise nicht in die Tat umsetzen. Deshalb müssen Sie auf die Details achten und sicherstellen, dass Sie alle Aspekte abdecken.