Vorlage für einen Prüfungsvorschlag

Was ist eine Vorlage für einen Prüfungsvorschlag und wozu dient sie?

Ein Audit-Vorschlag ist ein formelles Dokument, in dem dargelegt wird, wie Sie ein Audit für einen Kunden planen, durchführen und liefern werden. Es beschreibt die Ziele, den Umfang, die geplanten Verfahren und den Zeitplan sowie die erwarteten Ergebnisse und Berichtsstandards. Eine Vorlage bietet eine wiederholbare Struktur, die Sie wiederverwenden können, um auf Ausschreibungen zu reagieren, Audit-Dienstleistungen anzubieten oder ein neues Engagement zu formalisieren. Für Unternehmen und Einzelprüfer helfen Vorlagen dabei, Ansätze für externe Finanzprüfungen, interne Prüfungen und Steuerprüfungen zu standardisieren, sodass unabhängig von der Größe oder Branche des Kunden auf einfache Weise ein professioneller Plan vorgelegt werden kann.

Definition und Zweck

Audit-Angebote sind formelle Dokumente, in denen dargelegt wird, wie Sie ein Audit für einen potenziellen oder bestehenden Kunden planen, durchführen und liefern werden. Sie legen Ziele, Umfang, Testansatz und Berichtspflichten fest und geben den Kunden einen klaren Fahrplan von Anfang bis Ende. Eine Vorlage ist die vorstrukturierte Version dieses Dokuments, die Sie mit Kundendaten ausfüllen, um sicherzustellen, dass Sie jedes Mal alle wesentlichen Punkte abdecken. Die Verwendung einer Vorlage hilft Ihnen, schneller zu reagieren und die Konsistenz über mehrere Interaktionen hinweg zu gewährleisten, wodurch der Hin- und Her-Austausch reduziert wird, während wichtige Elemente erhalten bleiben.

Mit der richtigen Vorlage präsentieren Sie Umfang, Gebühren, Zeitpläne und Bedingungen stets in derselben Reihenfolge. Diese Transparenz erleichtert es Kunden, Angebote zu vergleichen, und Ihrem Team, sich über die Erwartungen abzustimmen. Vorlagen vereinfachen auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, indem sie einen bewährten Rahmen für die Planung, Risikobewertung, Stichprobenverfahren und Berichtsformate bieten. Bei externen Finanzprüfungen, internen Audits und Steuerprüfungen stellt eine Vorlage sicher, dass Sie die Erwartungen an die Unternehmensführung, die Anforderungen an die Unabhängigkeit und wichtige Ergebnisse wie Prüfungsberichte, Management Letters oder Bewertungsnotizen berücksichtigen.

Wann sollten Sie einen Audit-Vorschlag verwenden?

Sie verwenden die Vorlage in mehreren gängigen Szenarien, um Zeit zu sparen und Ihre Präsentation zu verbessern. Erstens können Sie bei der Beantwortung einer formellen Ausschreibung die Vorlage schnell an spezifische Anforderungen, den Umfang und die Bewertungskriterien anpassen. Zweitens können Sie mit der Vorlage einen klaren, glaubwürdigen Plan präsentieren, der Risikobereiche und Mehrwerte hervorhebt, um Audit-Dienstleistungen proaktiv anzubieten. Drittens hilft Ihnen die Vorlage bei der Erneuerung eines Auftrags mit geändertem Umfang oder geänderten Bedingungen dabei, neue Ziele, Ressourcen und Preise zu skizzieren. Schließlich ist es von Vorteil, wenn Vorschläge, die Vorständen oder Ausschüssen zur Genehmigung vorgelegt werden, in einem standardisierten Format verfasst sind, das eine klare Unternehmensführung und Entscheidungsfindung unterstützt.

Die Verwendung einer Standardvorlage reduziert die Vorbereitungszeit und verbessert die Professionalität jedes einzelnen Angebots. In der Praxis berichten viele Unternehmen von einer Reduzierung des Vorbereitungsaufwands um 30 bis 50 %, wenn sie sich auf eine einheitliche Vorlage stützen. Diese Effizienzsteigerung führt häufig zu höheren Gewinnquoten und schnelleren Entscheidungszyklen sowohl bei externen Finanzprüfungen als auch bei internen Assurance-Projekten.

Wichtige Bestandteile eines vollständigen Audit-Angebots

Die Kernbereiche, die die meisten Muster für Prüfungsangebote gemeinsam haben, umfassen das Deckblatt oder die Einleitung, eine kurze Beschreibung des Unternehmens, Informationen über die wichtigsten Teammitglieder, den Umfang der Dienstleistungen, den Prüfungsrahmen oder die Methodik, die zu erbringenden Leistungen, Zeitpläne, Preise oder Gebührenordnung, Geschäftsbedingungen und die Unterschriften- oder Annahme-Seite. Fügen Sie für jeden Punkt in der Liste eine kurze Anmerkung hinzu, in der Sie dessen Rolle bei der Überzeugung des Kunden und der Festlegung klarer Erwartungen erläutern. Nachfolgend finden Sie eine strukturierte Übersicht dieser Elemente mit Hinweisen, die Ihnen beim Verfassen helfen sollen.

• Umschlag/Einleitung

  Rolle: Schafft den ersten Eindruck, beschreibt das Problem des Kunden und fasst die vorgeschlagene Lösung in wenigen Zeilen zusammen, um schnell Interesse zu wecken.

• Über die Kanzlei

  Rolle: Schafft Glaubwürdigkeit durch den Nachweis von Erfahrung, Branchenfokus und relevanten Zertifizierungen oder der Einhaltung von Standards.

• Wichtige Teammitglieder

  Rolle: Zeigt die Personen, die an dem Auftrag arbeiten werden, ihre Qualifikationen und wie die Rollen im Prüfungsplan zugeordnet sind, um Vertrauen aufzubauen.

• Leistungsumfang

  Rolle: Definiert klar, was enthalten ist und was ausgeschlossen ist, wodurch Scope Creep reduziert und die Erwartungen der Kunden gesteuert werden.

• Prüfungsrahmenwerk oder -methodik

  Rolle: Umreißt den Ansatz, die Prüfungsverfahren, die Risikobewertung und die Standards (z. B. ISA, GAAS oder geltende regulatorische Rahmenbedingungen).

• Leistungen

  Rolle: listet erwartete Ergebnisse wie Zwischenberichte, abschließende Prüfungsurteile, Management Letters und etwaige Ergänzungen auf.

• Zeitachse

  Rolle: Erstellt einen realistischen Zeitplan mit Meilensteinen, Inspektionsfenstern und Überprüfungspunkten, um die Planung von Kunden und Auditoren aufeinander abzustimmen.

• Preisgestaltung

  Rolle: Stellt die Kostenstruktur, Abrechnungsmeilensteine, Annahmen und mögliche Überschreitungen dar und sorgt so für Transparenz bei der Budgetierung.

• Allgemeine Geschäftsbedingungen

  Rolle: Legt rechtliche Bedingungen und Bedingungen für die Zusammenarbeit fest, darunter Unabhängigkeit, Vertraulichkeit und Streitbeilegung, um beide Seiten zu schützen.

• Unterschrift/Annahme

  Rolle: Formalisiert die Vereinbarung, enthält Autorisierungsfelder und ein Datum, um das Engagement voranzutreiben.

Struktur und Kernabschnitte des Auditvorschlags

In diesem Abschnitt werden wir die interne Struktur einer aussagekräftigen Vorlage für einen Audit-Vorschlag aufschlüsseln. Durch die Übernahme von Mustern aus Beispielen der Konkurrenz können Sie ein einheitliches Format beibehalten und gleichzeitig auf jeden Kunden oder jede Ausschreibung individuell eingehen. Das Ziel ist Klarheit, Glaubwürdigkeit und ein klarer Weg von der Einführung bis zu den endgültigen Ergebnissen. Die hier aufgeführten Leitlinien gelten für das Jahr 2025 und spiegeln gängige Muster für Abschlussprüfungen, interne Kontrollprüfungen und IT-Prüfungen wider.

Deckblatt und Zusammenfassung

Das Deckblatt beginnt mit einem eindeutigen Titel, dem Namen des Kunden, dem Namen Ihres Unternehmens und dem Datum. Verwenden Sie beispielsweise einen Titel wie „Angebot für Finanzprüfungsdienstleistungen“, damit der Leser auf einen Blick weiß, worum es geht. Die folgende Zusammenfassung sollte die Bedürfnisse des Kunden wiedergeben, Ihr Verständnis des Auftrags zeigen und den hohen Wert skizzieren, den Sie liefern werden. Halten Sie diesen Abschnitt kurz – maximal eine Seite – und passen Sie ihn an den jeweiligen Kunden oder die Ausschreibung an, indem Sie deren Branche und die Probleme, mit denen sie konfrontiert sind, berücksichtigen.

Übersetzen Sie in der Zusammenfassung die Ziele des Kunden in konkrete Ergebnisse. Wenn die Ausschreibung Wert auf zeitnahe Berichterstattung und strengere interne Kontrollen legt, erklären Sie, dass Sie einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk, verbesserte Kontrollen und umsetzbare Empfehlungen liefern werden. Geben Sie einen groben Zeitplan an, z. B. Zwischenergebnisse innerhalb von 4 Wochen nach der Feldarbeit und den Abschlussbericht innerhalb von 6 bis 8 Wochen nach der Feldarbeit, je nach Zugang zu den Unterlagen. Verwenden Sie eine prägnante Sprache und vermeiden Sie allgemeine Marketingphrasen. Dies hilft dem Kunden, die unmittelbare Relevanz zu erkennen, und bereitet den Boden für den Rest des Angebots.

Über die Firma oder den Wirtschaftsprüfer

Der Abschnitt „Über uns“ sollte das Unternehmen oder den Wirtschaftsprüfer auf prägnante und glaubwürdige Weise vorstellen. Fügen Sie Ihre Mission und Vision, eine kurze Geschichte und Ihre Positionierung auf hohem Niveau auf dem Markt hinzu. Geben Sie den Schwerpunkt Ihrer Branche an, sei es Regierung, gemeinnützige Organisation oder Unternehmen, damit die Leser sehen, wo Sie hingehören. Der Ton sollte professionell und sachlich sein, nicht auffällig, und er sollte Ihr Engagement für hochwertigen Service und ethische Standards unterstreichen.

Erläutern Sie, wie Sie die Prüfungsstandards einhalten und in die berufliche Weiterbildung investieren. Für das Jahr 2025 beziehen Sie sich auf die relevanten Rahmenwerke, denen Sie folgen, wie beispielsweise die PCAOB-Standards für die Prüfungspraxis in den Vereinigten Staaten, GAAS für andere Aufträge und spezielle Leitlinien für staatliche oder gemeinnützige Tätigkeiten (wie das Yellow Book). Heben Sie Qualitätskontrollprozesse, fortlaufende Peer Reviews und Weiterbildungen hervor. Dies schafft Glaubwürdigkeit und zeigt, dass Ihre Praxis mit den Änderungen der Standards und Technologien, die sich auf Audits auswirken, Schritt hält.

Wichtige Teammitglieder und Ressourcen

In diesem Abschnitt wird das Prüfungsteam vorgestellt, das an dem Auftrag arbeiten wird. Es sollte Namen, Titel und eine kurze Übersicht über Qualifikationen und relevante Erfahrungen enthalten. Führen Sie den Projektpartner, den Prüfungsleiter, die leitenden Prüfer und alle IT-Spezialisten auf, die an dem Projekt mitwirken werden. Eine klare Benennung hilft dem Kunden zu wissen, an wen er sich wenden muss und wie die Kommunikation von Anfang bis Ende ablaufen wird.

Um die Angebote der Mitbewerber widerzuspiegeln, ohne die Leser zu überfordern, verwenden Sie ein einfaches Tabellenlayout, in dem jede Rolle, die Aufgaben während des Audits und die Berufserfahrung aufgeführt sind. Die Tabelle sorgt für Übersichtlichkeit im Dokument und vermittelt den Lesern gleichzeitig ein Gefühl von Tiefe und Vollständigkeit. Fügen Sie Hinweise zu beruflichen Bezeichnungen (z. B. CPA, CIA, CISA) in die Tabelle oder den Begleittext ein, damit der Kunde die Qualifikationen schnell beurteilen kann. Dieser Ansatz schafft ein Gleichgewicht zwischen Klarheit und ausreichender Detailgenauigkeit, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Leistungsumfang und Prüfungsrahmen

Beschreiben Sie die spezifischen Dienstleistungen, die erbracht werden sollen, wie z. B. Prüfung von Jahresabschlüssen, Überprüfung der internen Kontrollen und steuerbezogene Prüfungsdienstleistungen. Vermerken Sie alle von Ihnen angebotenen Zusatzleistungen, wie Arbitrage-Rabattdienste oder Beratungsleistungen, und geben Sie klar an, was im Auftrag enthalten ist. Passen Sie den Umfang an die in der Ausschreibung beschriebenen Kundenanforderungen an, damit keine Unklarheiten darüber bestehen, was abgedeckt ist und was nicht.

Skizzieren Sie den Prüfungsrahmen in Phasen, um den Fortschritt von der Planung über die Feldarbeit bis hin zur Berichterstattung aufzuzeigen. Die Planungsphase umfasst die Risikobewertung, Datenanforderungen und die Entwicklung eines detaillierten Prüfungsplans. Die Feldarbeit oder Ausführung umfasst Tests, das Sammeln von Beweisen und die Überprüfung von Kontrollen. In der Berichtsphase werden der endgültige Prüfungsbericht, der Management Letter und die Mitteilungen an den Vorstand vorgelegt. Indem Sie jede Phase beschreiben, helfen Sie dem Kunden, die Erwartungen, die erforderliche Zusammenarbeit und die Anpassung des Prozesses an seine Umgebung zu verstehen.

Kundenbedürfnisse, Vorteile und Wertversprechen

Beginnen Sie mit einer prägnanten Darstellung der aktuellen Situation und der Ziele des Kunden. Dieser Abschnitt „Bedürfnisse“ sollte widerspiegeln, was der Kunde sucht – beispielsweise zuverlässige Finanzberichterstattung, verbesserte interne Kontrollen oder die Einhaltung von Förderungsauflagen. Die Bedürfnisse aus Sicht des Kunden zu formulieren, hilft dabei, den Kontext für den Rest des Angebots zu schaffen, und zeigt, dass Sie die alltäglichen Realitäten des Kunden verstehen.

Wechseln Sie dann zu den Vorteilen Ihrer Kanzlei und den Vorteilen für den Mandanten. Verwenden Sie eine kundenorientierte Sprache, die Ergebnisse hervorhebt: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, strengere Kontrollen, klare und zeitnahe Berichterstattung und pünktliche Lieferung. Der Ton sollte glaubwürdig und sachlich sein, nicht werblich. Verbinden Sie jeden Vorteil mit konkreten Ergebnissen, die der Kunde erwarten kann, und zeigen Sie, wie diese Verbesserungen mit den Zielen des Kunden und den Anforderungen der Ausschreibung übereinstimmen.

Prüfungsergebnisse und Zeitpläne

Listen Sie konkrete Ergebnisse auf, um Erwartungen festzulegen: Prüfungsberichte, Management Letters und Präsentationen für Vorstände oder Ausschüsse. Beachten Sie auch alle ergänzenden Anhänge, wie z. B. Anhänge mit Feststellungen, Kontrolldokumentationen oder Datenanalyseergebnissen. Diese Klarheit hilft dem Management, Anfragen effizienter zu planen und zu bearbeiten, und reduziert Fragen in letzter Minute.

Stellen Sie einen Zeitplan bereit, der den Terminvorgaben des Kunden und der Komplexität des Projekts entspricht. Verwenden Sie einen Meilenstein-Ansatz (Phase I: Vorplanung; Phase II: Ausführung; Phase III: Fertigstellung und Lieferung) oder Kalenderdaten, sofern diese bekannt sind. Beziehen Sie Annahmen ein, die sich auf den Zeitplan auswirken, wie z. B. Zugang zu Unterlagen, Antworten von Kunden und Verfügbarkeit wichtiger Mitarbeiter. Wenn möglich, präsentieren Sie diese Informationen in einer übersichtlichen Tabelle, damit sie schnell nachgeschlagen werden können und ein klarer Zeitplan entsteht.

Wie man Preise, Gebühren und Ausgaben skizziert

Preise, Gebühren und Ausgaben in einer Vorlage für einen Prüfungsvorschlag sollten klar, nachvollziehbar und für einen Kunden oder Ausschuss leicht zu bewerten sein. Im Jahr 2025 zeigen Branchenbenchmarks, dass sich die Honorarstrukturen mit der Inflation und dem Arbeitsmarkt verändern, wobei die durchschnittlichen Honorare für Mitarbeiter und Senior-Mitarbeiter bei etwa 210 US-Dollar pro Stunde, für Manager bei 240 bis 260 US-Dollar und für Partner bei 350 bis 420 US-Dollar pro Stunde liegen. Ein transparentes Layout, das die jährlichen Grundgebühren, separate Zeilen für optionale Dienstleistungen und klar definierte Inklusivleistungen aufzeigt, hilft Käufern beim Vergleich von Angeboten und entspricht den RFP-Kriterien, die sich auf Preis und Wert konzentrieren.

Eine übersichtliche Gebührenordnung vorlegen

Die Gebührenordnung sollte einfach aufgebaut sein und eine klare Aufschlüsselung enthalten, aus der hervorgeht, wie sich der Gesamtbetrag zusammensetzt. Gegebenenfalls sind die Basis-Prüfungshonorare nach Jahren (bei mehrjährigen Aufträgen) aufzuschlüsseln, ein Stundensatz anzugeben, der die Zusammensetzung der Aufgaben widerspiegelt, und optionale Dienstleistungen zu benennen, die der Kunde hinzufügen oder entfernen kann. In den Benchmarks für 2025 geben Unternehmen die Kernleistungen in der Regel als Grundgebühr zuzüglich optionaler Zusatzleistungen an, was es den Ausschüssen erleichtert, die Angebote der Bieter miteinander zu vergleichen.

Um die Kosten leicht überprüfbar zu machen, fügen Sie eine Tabelle hinzu, in der eine Beschreibung der Dienstleistung, die geschätzte Stundenzahl, der Stundensatz und der Gesamtbetrag abgefragt werden. Das Tabellenformat macht es einfach zu sehen, wie die Summe berechnet wird, und zu überprüfen, ob die Rechnung für jede Position stimmt. Das Ziel ist ein einfacher, vertretbarer Zeitplan, der Fragen zu Umfang, Stundenanzahl und Preisgestaltung standhält.

Die obige Tabelle zeigt konkret, wie jede Zeile zum Gesamtbetrag beiträgt, was den Ausschüssen hilft, die Zahlen schnell zu überprüfen. Die Einbeziehung sowohl der Grundgebühren als auch der optionalen Dienstleistungen sorgt für Transparenz und erleichtert die Verhandlung des Leistungsumfangs ohne Überraschungen.

Annahmen und Einschlüsse definieren

Geben Sie klar an, was in den angegebenen Gebühren enthalten ist und was zusätzlich berechnet wird. Planung, Feldarbeit, Kundengespräche und Abschlussberichte sind in der Grundgebühr enthalten. Aktivitäten wie Nachbesserungsarbeiten, umfangreiche IT-Nachbesserungen oder zusätzliche Tests, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen, sind nicht im Leistungsumfang enthalten oder werden separat in Rechnung gestellt. Durch die explizite Auflistung der Inklusivleistungen reduzieren Sie spätere Streitigkeiten und geben dem Kunden eine solide Grundlage für die Bewertung der Angebote.

Beziehen Sie praktische Annahmen über die Bereitschaft und Kooperationsbereitschaft des Kunden ein, wie z. B. die Vollständigkeit der Unterlagen, den Zugang zu wichtigen Mitarbeitern und die Verfügbarkeit von Dokumenten. Erläutern Sie auch, wie Abweichungen von diesen Annahmen – wie Verzögerungen beim Erhalt von Unterlagen oder die Nichtverfügbarkeit von Mitarbeitern – sich auf die Gebühren auswirken oder die Fristen verlängern könnten. Wenn Kunden diese Annahmen im Voraus schriftlich sehen, verstehen sie, warum sich die Gebühren ändern können und wie das Team mit diesen Änderungen umgehen wird.

In der Praxis können Sie sich auf gängige Bestandteile wie die Kickoff-Planung, Feldarbeit und Stichproben, regelmäßige Statusbesprechungen, Zwischenpräsentationen und den abschließenden Prüfungsbericht beziehen. Weisen Sie darauf hin, dass jede Änderung des Umfangs in einem formellen Nachtrag mit aktualisierten Stunden, Tarifen und einem überarbeiteten Zeitplan dokumentiert wird, sodass für jede Gebührenanpassung ein klarer, überprüfbarer Nachweis vorliegt.

Zahlungsbedingungen erläutern

Fügen Sie unter „Preise“ einen kurzen Unterabschnitt ein, in dem die Erwartungen hinsichtlich Rechnungsstellung und Zahlung dargelegt werden. Zeitplan (Vorauszahlung, Zwischenabrechnungen, Restzahlung nach Lieferung), akzeptierte Zahlungsmethoden und gegebenenfalls Folgen bei Zahlungsverzug. Verweisen Sie später in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf die umfassendere Zahlungsklausel, um die Konsistenz zwischen den einzelnen Abschnitten sicherzustellen.

Eine praktische Möglichkeit, dies zu strukturieren, besteht darin, bei Vertragsunterzeichnung eine Vorauszahlung zu verlangen (z. B. 25–30 % der Grundgebühr für das erste Jahr), gefolgt von Zwischenabrechnungen nach Meilensteinen oder in monatlichen Abständen, wobei die Restzahlung innerhalb von 15 Tagen nach Lieferung des Abschlussberichts fällig wird. Zu den akzeptierten Zahlungsmethoden gehören in der Regel ACH, Überweisung, Geschäftsscheck und gängige Kreditkarten, wobei bei einigen Kunden für Kartenzahlungen geringe Bearbeitungsgebühren anfallen können. Bei Zahlungsverzug sollten Sie eine moderate Verzugszinsgebühr (z. B. 1,5 % pro Monat) und eine Aussetzung der Dienstleistungen in Betracht ziehen, wenn die Zahlung länger als 30 Tage überfällig ist. Passen Sie diese Bedingungen an die übergeordneten Geschäftsbedingungen an, um die Konsistenz zwischen Angebot und Vertrag sicherzustellen.

Wie man Qualifikationen, Erfahrungen und Qualitätskontrolle präsentiert

Verwenden Sie die Vorlage für Audit-Angebote, um deutlich zu zeigen, dass Sie kompetent und erfahren sind und die wichtigsten beruflichen Standards erfüllen. Im Jahr 2025 erwarten Kunden Nachweise über die Qualifikationen des Unternehmens, einschlägige Erfahrung mit staatlichen Prüfungen und ein robustes Qualitätskontrollprogramm. In diesem Abschnitt werden praktische Möglichkeiten beschrieben, wie Sie diese Elemente hervorheben können, damit Ihr Angebot sich von der Konkurrenz abhebt und der Kunde Vertrauen in Ihre Arbeit gewinnt.

Um relevante Prüfungserfahrung hervorzuheben

Beginnen Sie mit einer prägnanten Erzählung, die Ihre bisherigen Arbeiten mit den Bedürfnissen des potenziellen Kunden verknüpft. Konzentrieren Sie sich auf Aufträge, die hinsichtlich Größe, Branche oder regulatorischem Umfeld ähnlich sind, wie beispielsweise staatliche Prüfungen, Gemeindeentwicklungsbezirke, gemeinnützige Organisationen oder börsennotierte Unternehmen. Verwenden Sie nach Möglichkeit messbare Details, um dem Kunden den Vergleich der Optionen zu erleichtern.

Präsentieren Sie anschließend eine kurze Aufzählung oder Mini-Fallstudien, die zeigen, was Sie getan und erreicht haben, wobei Sie die Vertraulichkeit Ihrer Kunden wahren. Kurze, übersichtliche Einträge helfen vielbeschäftigten Entscheidungsträgern, Ihre Erfolgsbilanz auf einen Blick zu erkennen. Verwenden Sie den Kundentyp, die erbrachten Dienstleistungen und bemerkenswerte Ergebnisse, um die Relevanz und Wirkung zu veranschaulichen.

• Staatliche Behörde – Prüfung des Jahresabschlusses und damit verbundene Einzelprüfungen; Dienstleistungen umfassten Risikobewertung, Kontrolltests und Berichterstattung; Ergebnis: uneingeschränkter Bestätigungsvermerk und Empfehlungen zur Verbesserung der Kontrollen für die Verwendung von Fördermitteln (Genehmigung in den Akten).
• Gemeindeentwicklungsbezirk (Kommunalverwaltung) – Umfassende Prüfung der Jahresabschlüsse und der Einhaltung der Förderungsauflagen; Ergebnisse waren eine zeitnahe Berichterstattung und verbesserte interne Kontrollen.
• Gemeinnützige Organisation (nationaler Geltungsbereich) – Prüfung des Jahresabschlusses und Überprüfung der Unternehmensführung; Ergebnis: gestärkte Aufsichtsprozesse und verbesserte finanzielle Transparenz.

Zur Dokumentation der Qualifikationen und Ausbildung der Mitarbeiter

In diesem Abschnitt finden Sie kurze Biografien der wichtigsten Mitarbeiter. Konzentrieren Sie sich auf Ausbildung, berufliche Zertifizierungen (z. B. CPA), berufliche Weiterbildung und spezielle Schulungen wie staatliche Rechnungsprüfung oder IT-Systeme. Das Ziel ist es, Tiefe zu zeigen, ohne vollständige Lebensläufe zu kopieren.

Halten Sie die Biografien übersichtlich, indem Sie die Qualifikationen pro Person in 2–4 Zeilen zusammenfassen. Geben Sie Ihre Berufserfahrung in Jahren, relevante Zertifizierungen und Spezialgebiete an. Falls hilfreich, fügen Sie eine kurze Liste mit Stichpunkten hinzu, die die Leser schnell überfliegen können.

• Senior Auditor – Wirtschaftsprüfer, M.S. im Rechnungswesen, 11 Jahre in der staatlichen Rechnungsprüfung, CPE 40 Stunden/Jahr; spezialisiert auf IT-Kontrollen und Risikobewertung.
• Audit Manager – CPA, CFE, zertifiziert in internen Kontrollen, 9 Jahre Erfahrung in der Prüfung des öffentlichen Sektors; ausgebildet in ITGC-Prüfungen und Datenanalyse.
• IT-Audit-Spezialist – CISA, 7 Jahre Erfahrung in der Systemprüfung, Schwerpunkt auf Kontrollkonzeption und Sicherheitsüberprüfungen.

Beschreibung von Qualitätskontroll- und Compliance-Programmen

Fügen Sie einen kurzen, klaren Abschnitt über die Qualitätskontrollprozesse des Unternehmens ein. Beschreiben Sie die Einhaltung von Prüfungsstandards, internen Überprüfungsverfahren und Unabhängigkeitsrichtlinien. Erwähnen Sie gegebenenfalls die Teilnahme an Peer-Review-Programmen und die Ergebnisse der letzten externen Überprüfungen. Dies trägt dazu bei, dem Kunden Vertrauen in Bezug auf Zuverlässigkeit, Unabhängigkeit und ethische Standards zu vermitteln.

Stellen Sie die Qualitätskontrolle als praktische, fortlaufende Maßnahme dar, die im Vorschlag sichtbar ist. Heben Sie hervor, wie interne Engagement-Überprüfungen durchgeführt werden, wie Schutzmaßnahmen die Unabhängigkeit gewährleisten und wie externe Überprüfungen zu kontinuierlichen Verbesserungen beitragen. Verwenden Sie nach Möglichkeit konkrete Zahlen, wie beispielsweise die Häufigkeit der Überprüfungen und das Datum der letzten Begutachtung durch Fachkollegen.

• Das Rahmenwerk für die Qualitätskontrolle entspricht den Erwartungen von GAAS und GAGAS; interne Überprüfungen finden auf der Ebene der Vorgesetzten und Partner statt, bevor die Ergebnisse an den Kunden geliefert werden.
• Teilnahme an externen Peer Reviews (AICPA/staatliche Gremien) mit Ergebnissen und allen öffentlichen Kommentaren oder Mängeln, die angesprochen wurden.
• Unabhängigkeits- und Ethikrichtlinien werden jährlich aktualisiert, mit obligatorischen Schulungen und einer dokumentierten Unabhängigkeits-Checkliste für jeden Auftrag.

Referenzen und Erfahrungsberichte hinzufügen

Erläutern Sie, wie und wo Kundenreferenzen oder Referenzen in die Vorlage aufgenommen werden können. Fügen Sie am Ende des Abschnitts „Qualifikationen“ eine kleine, sorgfältig zusammengestellte Liste mit Referenzen oder eine kurze Zusammenfassung Ihrer Reputation ein. Einige wenige, gut ausgewählte Referenzen sind überzeugender als eine lange Liste. Passen Sie diese daher an die Branche und Größe des potenziellen Kunden an.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, holen Sie die Erlaubnis der Referenzen ein und präsentieren Sie jeden Punkt in ein oder zwei kurzen Zeilen über das Projekt, die Art des Kunden und die Ergebnisse. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass der Vorschlag glaubwürdig und leicht zu überblicken bleibt und gleichzeitig die Vertraulichkeit des Kunden bei Bedarf gewahrt bleibt.

• Staatliche Behörde (Genehmigung vorliegend) – Prüfung des Jahresabschlusses, Einhaltung der Förderungsbedingungen und fristgerechte Berichterstattung; Referenzvermerke im Einklang mit Beschaffungs- und Transparenzzielen.
• Nationale gemeinnützige Organisation – Prüfungsdienstleistungen einschließlich Governance und interner Kontrollen; Ergebnis: nachgewiesene Rechenschaftspflicht und gestiegenes Vertrauen der Spender.
• Mittelständisches börsennotiertes Unternehmen – Jährliche Prüfung mit Überprüfung der IT-Kontrollen; Ergebnisse sind termingerechte Lieferung und uneingeschränkter Bestätigungsvermerk.

Wie man Bedingungen, Konditionen und Vertragsdetails formuliert

Eine gut formulierte Vorlage für einen Prüfungsvorschlag enthält klare Bedingungen, die die Erwartungen sowohl für den Prüfer als auch für den Kunden festlegen. Dieser Abschnitt behandelt die üblichen rechtlichen und kommerziellen Klauseln, die Sie in ein Audit-Auftragsschreiben im Word-Format aufnehmen sollten, wobei der Schwerpunkt auf Verantwortlichkeiten, Zeitplan, Vertraulichkeit und Kündigung liegt.

Festlegung von Zeitplänen und Zuständigkeiten

Diese Klausel legt fest, wann das Projekt beginnt, welche Meilensteine erreicht werden müssen und wann der Abschlussbericht fällig ist.

Die Aufgaben des Wirtschaftsprüfers sollten festlegen, dass die Arbeit in Übereinstimmung mit den geltenden Prüfungsstandards (z. B. ISAs oder GAAS, je nach Rechtsordnung) durchgeführt wird und dass der Wirtschaftsprüfer die Verfahren mit der gebotenen fachlichen Sorgfalt durchführt. Die Verantwortlichkeiten des Kunden sollten den Zugang zu Unterlagen, die Zusammenarbeit des Personals und die zeitnahe Beantwortung von Informationsanfragen umfassen. Ein konkreter Zeitplan hilft, Missverständnisse zu vermeiden: zum Beispiel ein Starttermin am 01.02.2025, Abschluss der Feldarbeit bis zum 15.03.2025, ein Berichtsentwurf bis zum 01.04.2025 und die Lieferung des Abschlussberichts bis zum 30.04.2025. Die Angabe von Terminen und einer klaren Zuständigkeit für jeden Meilenstein reduziert Verzögerungen und schafft realistische Erwartungen.

Um die Dinge präzise zu halten, definieren Sie Werktage, Zeitzonen und wer für die Einholung erforderlicher Genehmigungen oder zusätzlicher Daten verantwortlich ist. Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „so bald wie möglich“ und ersetzen Sie diese durch konkrete Ziele und Eskalationsmaßnahmen für den Fall, dass ein Meilenstein nicht erreicht wird. Diese Klarheit schützt beide Seiten und erleichtert die Verwaltung der Zusammenarbeit in Textverarbeitungsvorlagen, die Sie für alle Kunden wiederverwenden können.

Vertraulichkeit und Datenschutz definieren

Diese Klausel verpflichtet den Wirtschaftsprüfer zum Schutz der Informationen des Kunden und legt Grenzen für die Offenlegung fest.

Erklären Sie, dass vertrauliche Informationen sicher aufbewahrt und nur an Personen weitergegeben werden dürfen, die diese Informationen zur Erfüllung des Auftrags benötigen. Beschränken Sie die Offenlegung auf gesetzlich vorgeschriebene Fälle oder auf Fachpersonal, das die Arbeit ausführt, und sorgen Sie für angemessene Sicherheitsvorkehrungen. Beziehen Sie sich auf die für die Gerichtsbarkeit des Kunden relevanten Datenschutzstandards, wie z. B. die DSGVO für Daten aus der EU/dem Vereinigten Königreich, den CCPA für Einwohner Kaliforniens oder andere lokale Datenschutzgesetze, und legen Sie fest, wie Daten innerhalb des Unternehmens verwendet werden dürfen (für Qualitätsprüfungen oder interne Schulungen), wobei die Privatsphäre der Kunden gewahrt bleibt. Fügen Sie eine Aufbewahrungsfrist für Daten (z. B. acht Jahre) und sichere Vernichtungsmethoden nach Beendigung des Auftrags hinzu.

Behandeln Sie auch grenzüberschreitende Übertragungen, wenn Daten außerhalb des Landes des Kunden übertragen werden, und geben Sie Sicherheitsvorkehrungen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Geheimhaltungsvereinbarungen an. Indem Sie diese Schutzmaßnahmen in einem Word-ähnlichen Auftragsschreiben detailliert aufführen, stärken Sie das Vertrauen Ihrer Kunden, dass ihre Daten geschützt sind und dass Ihr Unternehmen die aktuellen Datenschutzanforderungen für das Jahr 2025 erfüllt.

Zur Klärung der zu erbringenden Leistungen und der Berichterstattung

Diese Klausel knüpft die Bedingungen an die tatsächlichen Leistungen, die der Kunde erhalten wird.

Geben Sie an, welche Berichte erstellt werden sollen (z. B. ein Prüfungsurteil und ein Management Letter), das Format (PDF oder Word) und die Empfänger (der Kunde, der Prüfungsausschuss und alle erforderlichen Aufsichtsbehörden). Geben Sie den Lieferzeitpunkt an, z. B. „Das Gutachten wird bis zum 30.04.2025 erstellt und innerhalb von zwei Werktagen nach Erstellung an den Kunden und den Prüfungsausschuss geliefert.“ Geben Sie die Grenzen der Prüfung klar an, z. B. dass sie eine angemessene Sicherheit bietet und nicht garantiert, dass alle Betrugsfälle oder Fehler aufgedeckt werden. Dies hilft dabei, Erwartungen zu steuern und übertriebene Versprechungen zu vermeiden.

Geben Sie gegebenenfalls zusätzliche Dokumente oder Mitteilungen an, wie z. B. Zuweisungsschreiben oder Erklärungen zur eingeschränkten Verbreitung, und legen Sie fest, wie diese verteilt werden und wer darauf zugreifen darf. Durch die ausdrückliche Nennung dieser Details im Abschnitt „Verpflichtungen“ wird die Umsetzung des Auftrags vereinfacht und die Integrität des Berichtsprozesses gemäß den Standards von 2025 gewahrt.

Beziehungen zwischen Parteien definieren

Diese Klausel erläutert den Status als unabhängiger Auftragnehmer und das Nichtvorliegen eines Arbeitgeber-Arbeitnehmer- oder Partnerschaftsverhältnisses.

Geben Sie eindeutig an, dass der Wirtschaftsprüfer ein unabhängiger Auftragnehmer ist und dass durch den Auftrag kein Arbeits- oder Partnerschaftsverhältnis entsteht. Umreißen Sie die Grenzen der Kontrolle: Der Kunde legt die Ziele und den Zugang fest, während der Prüfer die Methoden, das Personal und die Zeitplanung kontrolliert. Behandeln Sie Anforderungen hinsichtlich Unabhängigkeit und potenzielle Interessenkonflikte, um Governance- und Haftungsfragen zu schützen. Dies ist wichtig, da Unabhängigkeit die Grundlage für glaubwürdige Prüfungsergebnisse bildet und dem Kunden hilft, sein Haftungsrisiko zu steuern.

Beachten Sie auch, dass die Vergabe von Unteraufträgen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung zulässig ist und dass der Kunde weiterhin für die Gewährung des Zugangs und die Zusammenarbeit verantwortlich ist. Durch die Festlegung dieser Grenzen verdeutlicht die Vorlage die Haftung, die Governance-Pflichten und die laufenden Aufsichtspflichten des Kunden und passt sich gleichzeitig den aktuellen Unabhängigkeitsstandards im Jahr 2025 an.

Zahlungs- und Kündigungsbedingungen festlegen

Dieser Abschnitt behandelt, wie und wann die Zahlung erfolgt und wie das Engagement beendet werden kann, wenn etwas schiefgeht.

Beschreiben Sie den Rechnungsplan (z. B. monatliche Rechnungen), das Zahlungsziel (oft 30 Tage ab Rechnungsdatum) und etwaige Verzugszinsen. Verbinden Sie Kündigungsrechte mit eindeutigen Bedingungen wie Nichtzahlung, wesentliche Vertragsverletzung, mangelnde Zusammenarbeit oder Interessenkonflikte und legen Sie Kündigungsfristen fest (in der Regel 30 Tage). Fügen Sie hinzu, was bei Beendigung des Vertrags geschieht, z. B. die Rückgabe vertraulicher Informationen und die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Kundendaten gemäß der Vertraulichkeitsvereinbarung.

Fügen Sie Überlebensbedingungen hinzu, die wesentliche Pflichten nach der Kündigung aufrechterhalten, wie z. B. Vertraulichkeit und den Schutz von Kundendaten. Geben Sie ein prägnantes Beispiel für eine Kündigungsklausel: Jede Partei kann das Vertragsverhältnis aus Beliebtheit mit einer Frist von 30 Tagen schriftlich kündigen, wobei eine Kündigung aus wichtigem Grund möglich ist, wenn die andere Partei gegen wesentliche Bestimmungen verstößt und diesen Verstoß nicht innerhalb von 15 Tagen behebt. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit für beide Seiten im Jahr 2025 fair und vorhersehbar bleibt.

Um Probleme und Beschwerden anzugehen

Diese Klausel beschreibt, wie Streitigkeiten oder Beschwerden während der Zusammenarbeit behandelt werden.

Beschreiben Sie einen klaren Eskalationsweg: Beginnen Sie mit dem Engagement-Partner, beziehen Sie dann einen Senior Manager mit ein und wenden Sie sich schließlich mit Ihren Bedenken an einen bestimmten Eskalationsansprechpartner innerhalb des Unternehmens. Betonen Sie zunächst informelle Lösungsschritte, wie z. B. eine schriftliche Mitteilung oder einen Anruf, um das Problem zu besprechen, bevor Sie formelle Mechanismen in Anspruch nehmen. Falls erforderlich, fügen Sie einen formellen Streitbeilegungsmechanismus wie Mediation oder Schiedsverfahren mit klaren Zeitvorgaben und Kostenvoranschlägen hinzu. Durch die Verwendung einer verständlichen Sprache vermitteln wir unseren Kunden das Gefühl, dass es einen fairen und transparenten Prozess gibt, um in jeder Phase des Auftrags Bedenken zu äußern.

Im Jahr 2025 profitieren viele Prüfungsvorschläge von einer kurzen, klar formulierten Beschwerdeklausel, die eine zeitnahe Kommunikation fördert und gleichzeitig die professionellen Standards wahrt. Durch die Aufnahme dieses speziellen Abschnitts in Ihre Vorlage für Audit-Angebote bieten Sie einen praktischen Weg zur Beilegung von Meinungsverschiedenheiten, ohne die Beziehung oder die Qualität der Arbeit zu beeinträchtigen.

Wie man einen Audit-Vorschlag verfasst

Durch die Anpassung Ihrer Basisvorlage für Audit-Angebote an jeden Kunden, jede Branche und jede Ausschreibung können Sie auf individuelle Anforderungen eingehen und gleichzeitig eine klare, wiederholbare Struktur beibehalten. Dieser Ansatz beschleunigt die Antworten und erleichtert den Vergleich der Bewerter, was die Gewinnquote bei Auswahlverfahren mit vielen Mitbewerbern erhöhen kann. Im Jahr 2025 verzeichnen Teams, die Sprache und Ergebnisse individuell anpassen und dabei eine einheitliche Kernvorlage beibehalten, im Vergleich zu generischen Angeboten zweistellige Steigerungen ihrer Gewinnquoten.

Anpassung an spezifische RFP-Anforderungen

Beginnen Sie damit, die in der Ausschreibung geforderten Abschnitte Ihren Vorlagenfeldern zuzuordnen, und schaffen Sie in der Vorlage Platz für die spezifischen Anforderungen aus der Ausschreibung.

Studieren Sie zunächst die Struktur der Ausschreibung und identifizieren Sie Abschnitte wie Zusammenfassung, Umfang, Methodik, Leistungen, Qualifikationen des Teams, Zeitpläne, Preise und Bewertungskriterien. Spiegeln Sie die Sprache des Kunden und die Reihenfolge der Themen wider, damit die Bewerter schnell erkennen können, wie jede Anforderung erfüllt wird. Wenn die Ausschreibung beispielsweise die Berichterstattung nach IFRS und lokalen GAAP verlangt, stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlage einen eigenen Unterabschnitt für die regulatorische Berichterstattung mit einer Gegenüberstellung der Rahmenwerke enthält. Behalten Sie eine einheitliche Nummerierung bei, die sich an der Struktur der Ausschreibung orientiert. Dies erleichtert es Prüfern und Beschaffungsteams, nach exakten Übereinstimmungen zu suchen.

Als Nächstes schaffen Sie in der Vorlage Platz für die „Spezifischen Anforderungen aus der Ausschreibung“ und die „Bewertungskriterien“ mit Platzhaltern, die beschreiben, wie Sie die einzelnen Punkte erfüllen. Verwenden Sie einen separaten Anhang oder Anhang, um kundenspezifische Bedingungen, bevorzugte Formate oder Erwartungen an den Datenraum zu speichern. Mit diesem Ansatz können Sie die zentrale Vorlage für Audit-Vorschläge für verschiedene Opportunities wiederverwenden und auf einen Blick erkennen, wo die einzelnen Anforderungen berücksichtigt werden. Im Jahr 2025 enthalten viele Ausschreibungen digitale Checklisten. Die Anpassung Ihrer Vorlage an diese Checklisten kann die Bewertung beschleunigen und die wahrgenommene Gründlichkeit verbessern.

Anpassung des Umfangs und der Methodik je nach Art der Prüfung

Beschreiben Sie, wie der Umfang der Dienstleistungen und der Prüfungsrahmen je nach Art des Auftrags angepasst werden.

Verschiedene Arten von Audits weisen unterschiedliche Risikoprofile, regulatorische Anforderungen und Ergebnisse auf. Bei einer Steuerprüfung sollten Sie den Schwerpunkt auf die Bewertung des Steuerrisikos, die Prüfung der Einhaltung von Vorschriften und die Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden legen. Bei einer globalen Prüfung sollten Sie die grenzüberschreitende Koordination, die Standardisierung von Verfahren und die Zuordnung zu lokalen Vorschriften hervorheben. Bei einer Prüfung eines börsennotierten Unternehmens sollten Sie den Schwerpunkt auf die Prüfung der internen Kontrollen und die erforderlichen Mitteilungen gemäß den geltenden Rahmenbedingungen legen. Eine Prüfung privater Unternehmen kann sich stärker auf die Wesentlichkeit und vom Eigentümer bereitgestellte Informationen konzentrieren, während Prüfungen von Mitarbeitervergünstigungsplänen ERISA-spezifische Kontrollen und Angaben zu Vergünstigungen erfordern. Staatliche Prüfungen richten sich nach Standards wie GAGAS und der Berichterstattung über Fördermittel. Um dies zu unterstützen, sollte Ihre Vorlage optionale Unterpunkte oder Platzhalter für jede Variante enthalten, mit vorgefertigten Formulierungen, die Sie bei Auswahl der Art der Interaktion einfügen können. Dieser Ansatz bewahrt die Kernstruktur und liefert gleichzeitig präzise, kontextgerechte Inhalte.

Erstellen Sie Platzhalter für das Audit-Framework, den Stichprobenansatz und die Ergebnisse, die dem gewählten Kontext entsprechen. Fügen Sie vorgeschlagene Formulierungen für Scoping-Erklärungen, Risikobewertungsmethoden und Testverfahren hinzu, die der Art der Prüfung entsprechen, damit Teams schnell einen maßgeschneiderten Vorschlag erstellen können, ohne Kernabschnitte neu schreiben zu müssen. Durch die Gestaltung der Vorlage für mehrere Audit-Typen gewährleisten Sie Konsistenz und Schnelligkeit bei allen Gelegenheiten und stellen gleichzeitig sicher, dass jedes Projekt direkt auf seine individuellen Anforderungen zugeschnitten ist.

Sprache und Beispiele lokalisieren

Erläutern Sie, wie Benutzer den Vorschlag an verschiedene Regionen oder Sprachen anpassen können, ohne die Kernstruktur zu verändern.

Lokalisierung beginnt mit der Sprache, erstreckt sich jedoch auch auf regulatorische Verweise, Terminologie und regionale Beispiele. Erstellen Sie einen Prozess zur Übersetzung der Kernabschnitte unter Beibehaltung der Standardreihenfolge und Überschriften, damit interne Teams Vorschläge einfach wiederverwenden und vergleichen können. Beispielsweise könnten Sie einen Audit-Vorschlag in indonesischer Sprache erstellen oder Begriffe für eine französischsprachige Region anpassen, wobei Sie darauf achten, dass die Überschriften und die Reihenfolge unverändert bleiben, um eine schnelle regionenübergreifende Überprüfung zu ermöglichen. Lokalisierte Verweise auf Regulierungsbehörden, Berichtsformate und gängige Branchenbegriffe tragen dazu bei, Glaubwürdigkeit und Vertrautheit mit lokalen Gepflogenheiten zu demonstrieren.

Um dies konsequent umzusetzen, entwickeln Sie ein Übersetzungskit, das Glossare, regionsspezifische Beispiele und Notizfelder für lokale Compliance-Referenzen enthält. Behalten Sie die gleiche Kernstruktur bei, damit Teams regionsspezifische Inhalte austauschen können, ohne den Gesamtablauf zu verändern. Die Beibehaltung einheitlicher Überschriften und Reihenfolgen erleichtert das Benchmarking und die Wiederverwendung in verschiedenen Märkten, was auch die Angebotserstellung bei regionenübergreifenden Projekten beschleunigt.

Um Klang, Design und Länge zu verfeinern

Bieten Sie Beratung zur Anpassung des Tons und der Tiefe des Dokuments an den Kunden an: prägnant und auf hohem Niveau für Vorstände oder Führungskräfte, eher technisch für Beschaffungs- oder Finanzteams.

Wenn Sie sich an Führungskräfte wenden, verwenden Sie einen prägnanten, auf Vorteile fokussierten Ton mit klaren Wertangaben und quantifizierten Ergebnissen, wie z. B. geringeres Risiko oder schnellere Abschlusszeiten. Für Beschaffungs- oder Finanzteams sollten Sie detailliertere technische Informationen zu Methodik, Stichproben und Kontrolltests bereitstellen, die durch konkrete Datenpunkte und Annahmen untermauert sind. Streben Sie ein klares, professionelles Design mit einheitlichen Überschriften und einfachen Grafiken wie Tabellen anstelle von aufwendigen Grafiken an. Generische Marketingtexte kürzen und sich auf die Situation des Kunden, Meilensteine und vertretbare Begründungen konzentrieren. Typische Ausschreibungen im Jahr 2025 umfassen acht bis zwölf Seiten Kerninhalt plus Anhänge. Halten Sie sich an diesen Umfang und reservieren Sie Platz für kundenspezifische Daten, Team-Biografien und einen kurzen Zeitplan, damit Ihr Angebot präzise und überzeugend bleibt.

Wie lang sollte ein Audit-Vorschlag sein?

Die Fertigstellung eines Audit-Vorschlags bedeutet mehr als nur das Fertigstellen des Dokuments. Sie möchten ein einheitliches, präzises Paket, das klar verständlich ist und für die Bewertung durch den Kunden oder die Prüfung durch den Vorstand bereit ist. Im Jahr 2025 erwarten Entscheidungsträger einen klar definierten Umfang, ein festgelegtes Team, transparente Gebühren und einen unkomplizierten Weg bis zur Unterzeichnung. Dieser Abschnitt behandelt drei praktische Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Vorschlag ausgefeilt, genehmigt und präsentationsreif ist.

Auf Vollständigkeit und Konsistenz überprüfen

Beginnen Sie mit einer gründlichen Überprüfung jedes Standardabschnitts. Stellen Sie sicher, dass alle Überschriften, Ziele, Umfang, Ergebnisse, Zeitplan und Annahmen vorhanden und klar formuliert sind. Überprüfen Sie auch, ob die Zahlen in der Gebührenordnung mit den Verweisen an anderer Stelle im Dokument übereinstimmen und ob die Daten mit den Meilensteinen übereinstimmen.

Überprüfen Sie anschließend, ob die Bedingungen den Prüfungsaufträgen Ihres Unternehmens entsprechen und ob alle genannten Richtlinien und Methoden aktuell sind. Lassen Sie den Inhalt von einem leitenden Prüfer oder Engagement-Partner genehmigen, bevor Sie den Vorschlag an den Kunden weiterleiten. Dieser Schritt reduziert das Hin und Her und sorgt dafür, dass der Überprüfungsprozess im Zeitplan bleibt.

Verwenden Sie diese kurze abschließende Checkliste, um jeden Punkt zu überprüfen:

• Alle Standardabschnitte sind ausgefüllt (Zusammenfassung, Umfang, Ziele, Leistungen, Gebühren, Zeitplan, Annahmen, Genehmigungen).
• Die Nummern der Gebührenordnung entsprechen den im Text genannten Punkten.
• Die Zeitpläne stimmen mit den Meilensteinen und den zu erbringenden Leistungen überein.
• Die Bedingungen entsprechen Ihren üblichen Praktiken für Prüfungsaufträge und der von Ihnen bevorzugten Formulierung von Auftragsschreiben.
• Ein Engagement-Partner oder Senior-Prüfer hat unterschrieben.

Um Angaben zur Annahme und Unterschrift hinzuzufügen

Fügen Sie am Ende der Vorlage einen deutlich gekennzeichneten Abschnitt „Annahme und Unterschrift“ ein. Dieser Abschnitt sollte Felder für Zeichnungsberechtigte, deren Titel, Annahme-Daten und erforderliche Genehmigungen (z. B. Genehmigung durch den Vorstand oder Ausschuss) enthalten.

Da dieser Abschnitt den Vorschlag nach Unterzeichnung in eine verbindliche Vereinbarung umwandelt, muss der Wortlaut präzise sein. Verwenden Sie eine klare Sprache, die die Annahme des Umfangs, der Gebühren und der Bedingungen bestätigt, und geben Sie das geltende Recht und alle Bedingungen für die Annahme an. Wenn Ihr Unternehmen elektronische Signaturen verwendet, geben Sie die Plattform an (DocuSign, Adobe Sign oder ähnliches) und fügen Sie eine Anmerkung hinzu, wie Signaturen erfasst und gespeichert werden.

Zusätzlich zu den Unterschriftsblöcken sind eine eindeutige Versionsangabe, das Datum des Inkrafttretens und ein Hinweis darauf, dass frühere Entwürfe ersetzt werden, anzugeben. Dies hilft beiden Seiten, Änderungen nachzuverfolgen, und stellt sicher, dass das Datum der Verbindlichkeit eindeutig ist.

Fügen Sie diese Felder hinzu, um die formelle Annahme zu erfassen:

• Name und Titel des Zeichnungsberechtigten
• Datum der Annahme
• Genehmigung durch Abteilung oder Ausschuss (falls erforderlich)
• Unterschriftsfeld (manuell oder digital)
• Vorschlag-ID oder Referenznummer
• Anwendbares Recht und Annahmebedingungen

Den Vorschlag den Entscheidungsträgern vorlegen

Verpacken Sie den fertigen Audit-Vorschlag mit einer prägnanten Zusammenfassung für die Besprechung und erstellen Sie eine kurze Präsentation oder ein Handout, das dem Dokument beiliegt. Eine einseitige Zusammenfassung, eine Präsentation mit 5 bis 7 Folien oder ein zweiseitiges Briefing helfen dabei, die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu lenken: den Umfang, das Team, die vorgeschlagenen Honorare und den Zeitplan.

Seien Sie bereit, Bewertungskriterien wie die Fähigkeiten des Personals, die Erfahrung des Antragstellers, das Verständnis des Umfangs, die Fähigkeit zur Erbringung von Dienstleistungen und den Preis anzusprechen. Passen Sie das Präsentationsformat an den Prozess des Kunden an – Vorstandspaket, Ausschussprüfung oder direkte Vorstandssitzung – und passen Sie Ihren Ton und Ihre Detailgenauigkeit an diese Situation an. Nach der Präsentation sollten Sie die nächsten Schritte und Entscheidungspunkte skizzieren, um die Dynamik aufrechtzuerhalten.

Zu den Bewertungskriterien, die Sie in Ihrer Präsentation ansprechen können, gehören:

• Fähigkeit des vorgeschlagenen Teams, den Auftrag termingerecht auszuführen
• Relevante Erfahrung des Antragstellers mit ähnlichen Audits
• Verständnis des Umfangs, der Risiken und der Kontrollen des Kunden
• Fähigkeit, Dienstleistungen innerhalb des Zeitrahmens des Kunden und im erforderlichen Umfang zu erbringen
• Preis und Gesamtwert im Vergleich zu Alternativen

Beenden Sie das Gespräch mit einer klaren Frage und den nächsten Schritten, um die Entscheidung voranzutreiben, z. B. einem vorgeschlagenen Unterzeichnungstermin und einer Frist für die Zustimmung des Kunden. Dadurch wissen Entscheidungsträger genau, was Sie wann benötigen.

Mit Bonsai ist das Erstellen eines Angebots für eine Wirtschaftsprüfung ganz einfach.

Bonsai verwandelt ein statisches Audit-Vorschlagsmuster in einen lebendigen, wiederverwendbaren Workflow. Durch die Standardisierung der Angebotsstruktur, die Ermöglichung der Zusammenarbeit an Inhalten, die Verfolgung von Chancen an einem Ort und die direkte Verknüpfung akzeptierter Angebote mit aktiven Aufträgen können Unternehmen von Anfang bis Ende intelligentere und schnellere Audits durchführen. Durch diesen Ansatz wird die Vorlage für Audit-Angebote zu einem lebendigen Rahmenwerk und nicht zu einem einmaligen Dokument, sodass die Teams aufeinander abgestimmt bleiben und die Angebote für alle Kunden einheitlich sind.

Vorlage für einen Prüfungsvorschlag

In Bonsai können Sie eine Vorlage für einen Master-Prüfungsvorschlag erstellen, in der alle wichtigen Abschnitte – über das Unternehmen, den Leistungsumfang, den Prüfungsrahmen, die Honorartabellen, die Geschäftsbedingungen und die Unterschriftsfelder – einmalig konfiguriert werden. Verwenden Sie Platzhalter für Kundenname, Auftragsdatum und Umfangsanpassungen, sodass für jeden neuen Kunden nur gezielte Änderungen erforderlich sind. Diese Vorlage kann für jeden neuen Kunden dupliziert werden, was Zeit spart und sicherstellt, dass jedes Angebot den internen Standards entspricht.

Durch die Konfiguration der Mastervorlage wird eine einheitliche Quelle für die Sprache und Formatierung der Angebote Ihres Unternehmens geschaffen. Wenn Sie die Vorlage duplizieren, bleiben der Versionsverlauf und die genehmigte Sprache unverändert, und Sie können nur die kundenspezifischen Details anpassen. Teams, die diesen Ansatz verfolgen, profitieren in der Regel von um 40 % schnelleren Entwurfszyklen und einem einheitlicheren Branding und Compliance über Hunderte von Angeboten hinweg, selbst wenn die Kundenanforderungen variieren.

Auditvorschläge an einem Ort verfolgen und verwalten

Bonsai bietet eine zentrale Plattform, auf der alle Vorschläge und zugehörigen Audits an einem Ort organisiert sind. Sie können klar erkennen, welche Vorschläge sich im Entwurfsstadium befinden, gesendet, angesehen oder angenommen wurden, und das Dashboard wird in Echtzeit aktualisiert, wenn Kunden interagieren. Diese Transparenz hilft Ihnen dabei, Follow-ups zu priorisieren und Opportunities durch Ihre Vertriebs- und Engagement-Pipeline zu bewegen, ohne verstreuten E-Mails hinterherjagen zu müssen.

Die Zusammenarbeit ist integriert, sodass Teammitglieder Inhalte bearbeiten, Kommentare hinterlassen und Kundenkommunikation und Dokumente direkt an jede Opportunity anhängen können. Mit einer einzigen zuverlässigen Informationsquelle reduzieren Sie Missverständnisse und stellen sicher, dass alle Beteiligten – Auditoren, Manager und Partner – über den Status des Angebots und die nächsten Schritte auf dem Laufenden sind. So sparen Sie Zeit bei der Suche und halten den Zeitplan für Angebote ein.

Um Genehmigungen, Erinnerungen und die Einrichtung von Interaktionen zu automatisieren

Die Automatisierung in Bonsai unterstützt den Workflow für Audit-Vorschläge, indem sie Routineschritte übernimmt, sodass sich Ihr Team auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren kann. So funktioniert es in der Praxis:

• Auslösen interner Genehmigungsschritte vor dem Versand eines Angebots
• Versenden automatischer Erinnerungen an Kunden, die noch keine Bewertung abgegeben oder noch nicht unterschrieben haben
• Erfassen von elektronischen Signaturen auf dem Angebot, sodass es gleichzeitig als Prüfungsauftragsschreiben dient
• Automatische Erstellung von Projekten, Aufgaben und Zeitplänen aus angenommenen Angeboten
• Übertragen von Angebotsdaten in nachgelagerte Rechnungen und Berichte ohne erneute Eingabe

Zusammen reduzieren diese Automatisierungen den Verwaltungsaufwand und minimieren Fehler zwischen Angebot, Auftrag und Rechnungsstellung. Durch die Verknüpfung des angenommenen Angebots mit einem aktiven Auftrag und anschließend mit Rechnungen und Fortschrittsberichten sparen Unternehmen Zeit, beschleunigen den Zeitplan vom Start bis zur Fertigstellung und gewährleisten eine höhere Genauigkeit über den gesamten Auftragszyklus hinweg.