MwSt.-Rechnungsvorlage

Offizielle Quittungen und Rechnungen von Unternehmen in den meisten Ländern erfordern die Angabe der vorgeschriebenen Steuer. Die Mehrwertsteuer (MwSt.), in einigen Ländern auch als Goods and Service Tax (GST) bekannt, ist eine Art allgemeine Verbrauchssteuer, die auf Waren und Dienstleistungen erhoben und schrittweise eingezogen wird. Im Jahr 2018 erhoben 166 von insgesamt 193 Ländern weltweit eine Mehrwertsteuer. Dies umfasst alle OECD-Mitglieder mit Ausnahme der USA, die stattdessen ein Umsatzsteuersystem verwenden. Wenn Sie also steuerpflichtige Dienstleistungen erbringen oder Waren liefern, sollten Sie über eine Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage verfügen, um Ihren Kunden Rechnungen auszustellen.

Eine Mehrwertsteuerrechnung ist eines der wichtigsten Dokumente, über die jeder einzelne Auftragnehmer eines Unternehmens verfügen sollte. Die Rechnung ist ein obligatorisches Dokument, das belegt, dass ein Verbraucher für die erhaltene Dienstleistung oder die steuerpflichtigen Waren bezahlt hat. Außerdem zeugt die Aufzeichnung von Verantwortungsbewusstsein, das Sie und Ihren Kunden vertrauenswürdig macht. Sie müssen über eine Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage verfügen, um Rechnungen schnell, beispielsweise innerhalb von 15 Tagen nach Abschluss einer Geschäftstransaktion, ausstellen zu können. Das Dokument enthält genaue Angaben zu einer Geschäftstransaktion, um Betrug und Schmuggel zu verhindern.

Anforderungen an eine Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage

Nur umsatzsteuerpflichtige Unternehmen können Umsatzsteuerrechnungen verwenden, und das Dokument wird nur verwendet, wenn sowohl der Verkäufer als auch der Käufer bei der britischen Steuerbehörde HMRC umsatzsteuerpflichtig sind. In anderen Ländern können Unternehmen, deren Waren und Dienstleistungen steuerpflichtig sind, eine Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage erstellen und verwenden, um ihren Kunden Rechnungen auszustellen. In der Regel werden Mehrwertsteuerrechnungen innerhalb von 30 Tagen nach dem Datum der Lieferung der Waren oder der Erbringung der Dienstleistung ausgestellt. Unternehmen und Privatpersonen können das Dokument auch erstellen, wenn die Zahlung im Voraus erfolgt ist.

Erstellen einer Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage

Mehrwertsteuerrechnungen sollten zusätzlich zu den Angaben einer regulären Rechnung genaue Mehrwertsteuerangaben enthalten. Es muss detailliert und gut strukturiert sein, da es viele rechtliche Aspekte im Zusammenhang mit dem Geschäftsleben erläutern muss. Das Dokument sollte an prominenter Stelle den Vermerk „Mehrwertsteuerrechnung“ tragen und auf Ungenauigkeiten überprüft werden. Sehen Sie sich die Sitzung einer typischen Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage an.

1. Kopfzeile der Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage

Am Anfang des Dokuments sollte eine Überschrift stehen, die die Rechnung als Mehrwertsteuerrechnung kennzeichnet, gefolgt von Ihrem Firmennamen. Dann folgen Ihre Kontaktdaten, darunter E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer, Kontaktadresse und Website.

2. Empfänger-Kontaktdaten in der Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage

Geben Sie den Firmennamen, die E-Mail-Adresse, die Kontaktdaten und Anschrift sowie die Telefonnummer an. Fügen Sie außerdem die Geschäftsnummer für Kunden hinzu, die über eine solche verfügen.

3. Die Umsatzsteuer-Rechnungsnummer & Datum

Erstellen Sie ein Datumsfeld an einer gut sichtbaren Stelle, beispielsweise oben auf der Rechnung, und stempeln Sie es gegebenenfalls ab, um zu bestätigen, dass es von Ihnen stammt. Ihre Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage sollte eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten, um das Dokument nachverfolgen und ein bestimmtes Kundenkonto im Blick behalten zu können. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Reihe eindeutiger chronologischer Nummern verfügen, damit Sie problemlos eine Nummer für einen anderen Kunden oder eine andere Transaktion generieren können.

4. Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibung in der Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage

Führen Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung einzeln auf und beschreiben Sie diese kurz, damit Ihr Kunde versteht, wofür er auf der Rechnung bezahlt. Geben Sie jede Ware oder Dienstleistung als Einzelposten ein, wenn Sie mehrere davon haben.

5. Steuersatz und Beträge in der Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage

Geben Sie den Preis für jede gearbeitete Stunde, jede Dienstleistung oder jede Produktmenge an. In diesem Abschnitt ist äußerste Klarheit erforderlich, um Verwirrung und E-Mail-Anfragen zu vermeiden.

6. Netto & Brutto-Mehrwertsteuer in der Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage

Geben Sie den entsprechenden Satz ein, wenn jedes Produkt oder jede Dienstleistung einen Rabattwert hat. Andere Gebühren, die sich auf den Gesamtbetrag auswirken würden, einbeziehen. Addieren Sie nun die Gebühren nach Steuern und tragen Sie die Gesamtsumme unten auf der Seite ein.

7. Zahlungsbedingungen in der Mehrwertsteuer-Rechnungsvorlage

Fügen Sie Zahlungsbedingungen wie bevorzugte Zahlungsweise und Fälligkeitsdatum hinzu.