Export-Rechnungsvorlage

Wenn Sie als Exporteur oder Unternehmer Lieferungen ins Ausland anbieten, ist es wichtig, über die entsprechenden Unterlagen zu verfügen, um den Erfolg jeder internationalen Lieferung sicherzustellen. Ein sehr wichtiger Teil Ihrer Exportunterlagen ist neben der Proforma-Rechnung die Exportrechnung (auch als Handelsrechnung bezeichnet), die viele Regierungen zur Kontrolle der Importe und zur Überprüfung der legalen Einfuhr Ihrer Produkte in ihr Land verwenden.

Dieses Dokument ist für alle Importe/Exporte erforderlich und muss den Behörden alle notwendigen Informationen über die versandte Ware enthalten. Aber Sie möchten wahrscheinlich nicht stundenlang sitzen, um jede von Ihnen ausgestellte Exportrechnung zu schreiben und zu korrigieren. Aus diesem Grund kann eine gut gestaltete Vorlage für Exportrechnungen erheblich dazu beitragen, den Zeitaufwand für diese mühsame Aufgabe zu reduzieren und gleichzeitig jedes Mal alle relevanten Informationen abzudecken.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche wesentlichen Elemente Ihre Export-/Handelsrechnung enthalten muss.

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Wesentliche Elemente einer Vorlage für eine Export-/Handelsrechnung

Beachten Sie beim Erstellen Ihrer Export- oder Handelsrechnungsvorlage, dass es sich um ein rechtsgültiges Dokument handelt, das sorgfältig ausgefüllt werden muss, um sicherzustellen, dass alle Angaben vollständig und korrekt sind. Durch die Aufnahme der richtigen Elemente in Ihre Vorlage vermeiden Sie zusätzliche Kosten aufgrund von Verzögerungen, langen Wartezeiten und sogar rechtlichen Komplikationen im Falle fehlender Informationen.

Sehen Sie sich die wesentlichen Details an, die Sie unbedingt angeben müssen.

Informationen zum Verkäufer

Beginnen Sie Ihre Exportrechnungsvorlage mit einem Abschnitt für Ihre Unternehmensdaten als Verkäufer oder Exporteur. Geben Sie Ihren vollständigen Namen (oder Firmennamen), Ihre Telefonnummer, Anschrift, E-Mail-Adresse und Website, Steuernummer und die entsprechenden Lizenzinformationen an. Für eine professionellere Handelsrechnung können Sie in der oberen linken Ecke Ihrer Vorlage Platz schaffen, um Ihr Firmenlogo, eingetragene Marken, branchenbezogene Bilder oder andere Branding-Elemente hinzuzufügen.

Empfängerinformationen

Geben Sie als Nächstes die Empfänger- oder Käuferdaten (endgültiger Empfänger) an, wie z. B. den vollständigen Namen, die Telefonnummer, die Rechnungsadresse, die E-Mail-Adresse und die Steuer-ID. Fügen Sie gegebenenfalls eine separate Zeile für einen Zwischenempfänger wie eine Bank, einen Zollagenten, einen Spediteur usw. hinzu. Fügen Sie eine Kunden-ID-Nummer hinzu, wenn Sie eine Datenbank führen, um die Rückverfolgung der Rechnung für Rückfragen oder Rücksendungen zu vereinfachen.

Rechnungsnummer und Datum

Sie möchten jeder von Ihnen ausgestellten Exportrechnung eine eindeutige Rechnungsnummer und das Datum der Rechnungserstellung zuweisen, damit Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen übersichtlich organisieren können. Sie können in diesem Abschnitt auch eine Bestellnummer für interne Nachverfolgungszwecke angeben.

Versandinformationen

Der nächste Abschnitt Ihrer Rechnungsvorlage ist für alle Versanddetails vorgesehen, die für Zollzwecke benötigt werden. Sie müssen das Herkunftsland der zu versendenden Waren, das Versanddatum, das Transportmittel, die Versandroute, die Versicherung und den endgültigen Bestimmungsort (Lieferadresse) angeben.

Fügen Sie abschließend die Incoterms oder Verkaufsbedingungen und den Grund für den Export der Produkte hinzu (Verkauf, konzerninterner Transfer, Reparatur usw.).

Details zu den verkauften Waren

Es ist wichtig, genaue Angaben zu den verkauften Waren zu machen, da die Ausfuhrrechnung für die Zollanmeldung verwendet wird. Sie müssen jede Art von Produkt, das versandt wird, beschreiben, das Gewicht (mit und ohne Verpackung), die Mengen, den Stückpreis und die Maße. Fügen Sie auch die Verpackungsinformationen wie Umschläge, Kartons usw. hinzu. Vergessen Sie nicht, dass jede Art von versandtem Produkt zusammen mit dem entsprechenden sechsstelligen HS-Code und dem Gesamtgewicht des Pakets aufgeführt werden muss.

Zusätzliche Kosten

Wenn Ihren Kunden zusätzliche Kosten in Rechnung gestellt werden müssen, fügen Sie Ihrer Exportrechnungsvorlage einen Abschnitt hinzu, um diese anzugeben. Dies können Versand- und Bearbeitungskosten, Frachtkosten, Versicherungsgebühren, Sonderverpackungen usw. sein. Auch wenn diese Gebühren zuvor mit Ihrem Kunden vereinbart wurden, sollten Sie sie separat aufführen, um Missverständnisse bei der Berechnung von Zöllen und Steuern zu vermeiden.

Gesamtbestellwert

Im Abschnitt „Gesamtbeträge“ Ihrer Export-/Handelsrechnungsvorlage geben Sie den gesamten Handelswert der versendeten Waren (einige der zuvor genannten Gebühren) an, addieren dann die geltenden Umsatzsteuern und geben den Gesamtbetrag der Bestellung an. Sie müssen auch die Abrechnungswährung angeben, d. h. die Währung, die zwischen Ihnen (Verkäufer) und Ihrem Kunden (Käufer) als Zahlungsmittel für die Bestellung vereinbart wurde.

Erklärung

Fügen Sie am Ende Ihrer Ausfuhr-/Handelsrechnung einen Abschnitt für Ihre Erklärung hinzu. Diese gesetzliche Bescheinigung wird vom Zoll für alle ausgehenden internationalen Sendungen verlangt, um zu bestätigen, dass die von Ihnen gerade gemachten Angaben zur Sendung wahrheitsgemäß und korrekt sind.

Eine Standarderklärung lautet einfach: „Ich/Wir bestätige(n) hiermit, dass die Angaben auf dieser Rechnung korrekt und wahrheitsgemäß sind und dass der Inhalt sowie der Gesamtwert dieser Sendung den Angaben entsprechen.“ Anschließend müssen Sie Ihre Unterschrift, Ihre Bezeichnung als Versender und das Datum der Unterzeichnung der Rechnung hinzufügen.

Je nach Art und Herkunft der zu versendenden Waren benötigen Sie möglicherweise eine zusätzliche Erklärung, wie beispielsweise eine NAFTA-Erklärung (Nordamerikanisches Freihandelsabkommen) oder eine CITES-Erklärung (Übereinkommen über den internationalen Handel mit gefährdeten Arten freilebender Tiere und Pflanzen).

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