Modèle de facture d'exportation

Si vous êtes un exportateur ou un chef d'entreprise proposant des services d'expédition vers un autre pays, il est important de disposer des documents appropriés pour garantir le succès de chaque livraison internationale. Outre la facture pro forma, la facture d'exportation (également appelée facture commerciale) constitue un élément très important de vos documents d'exportation. Elle est utilisée par de nombreux gouvernements pour contrôler les importations et valider l'entrée légale de vos produits dans leur pays.

Ce document est obligatoire pour toutes les importations/exportations et doit fournir aux autorités toutes les informations nécessaires concernant les marchandises expédiées. Mais vous ne souhaitez probablement pas passer des heures à rédiger et à relire chaque facture d'exportation que vous émettez. C'est pourquoi disposer d'un modèle de facture d'exportation bien conçu peut grandement contribuer à réduire le temps consacré à cette tâche fastidieuse tout en couvrant toutes les informations pertinentes à chaque fois.

Poursuivez votre lecture pour découvrir les éléments essentiels que doit comporter votre facture commerciale/d'exportation.

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Éléments essentiels d'un modèle de facture commerciale/d'exportation

Lorsque vous créez votre modèle de facture d'exportation ou commerciale, n'oubliez pas qu'il s'agit d'un document juridique qui doit être rempli avec soin afin de garantir que toutes les informations sont clairement indiquées. En incluant les éléments corrects dans votre modèle, vous éviterez des coûts supplémentaires liés aux retards, aux longues attentes et même à des complications juridiques en cas d'informations manquantes.

Jetez un œil aux informations essentielles que vous devez inclure.

Informations sur le vendeur

Commencez votre modèle de facture d'exportation par une section contenant les informations relatives à votre entreprise en tant que vendeur ou exportateur. Indiquez votre nom complet (ou le nom de votre entreprise), votre numéro de téléphone, votre adresse postale, votre adresse e-mail et votre site web, votre numéro d'identification fiscale et les informations relatives à votre licence. Pour obtenir une facture commerciale plus professionnelle, vous pouvez laisser un espace dans le coin supérieur gauche de votre modèle afin d'y ajouter le logo de votre entreprise, vos marques déposées, des images liées à votre secteur d'activité ou tout autre élément de votre image de marque.

Informations sur le destinataire

Ensuite, indiquez les informations relatives au destinataire ou à l'acheteur (destinataire final), telles que son nom complet, son numéro de téléphone, son adresse de facturation, son adresse e-mail et son numéro d'identification fiscale. Le cas échéant, ajoutez une ligne distincte pour un destinataire intermédiaire tel qu'une banque, un courtier en douane, un transitaire, etc. Ajoutez un numéro d'identification client si vous gérez une base de données afin de faciliter la consultation de la facture en cas de clarification ou de retour.

Numéro et date de la facture

Vous souhaitez attribuer un numéro de facture unique à chaque facture d'exportation que vous émettez, ainsi que la date à laquelle la facture a été créée, ce qui vous aidera à organiser vos registres comptables. Vous pouvez également inclure un numéro d'identification de commande dans cette section à des fins de suivi interne.

Informations relatives à l'expédition

La section suivante de votre modèle de facture concerne toutes les informations relatives à l'expédition nécessaires à des fins douanières. Vous devez indiquer le pays d'origine des marchandises expédiées, la date d'expédition, le moyen de transport, l'itinéraire d'expédition, l'assurance et la destination finale (adresse de livraison).

Enfin, ajoutez l'Incoterm ou les conditions de vente et la raison pour laquelle les produits sont exportés (vente, transaction interentreprises, réparation, etc.).

Détails des marchandises vendues

Il est important de fournir des informations précises sur les marchandises vendues, car la facture d'exportation sera utilisée à des fins de déclaration en douane. Vous devez décrire chaque type de produit expédié, son poids (avec et sans emballage), les quantités, le prix unitaire et les dimensions. Incluez également les informations relatives à l'emballage, telles que les enveloppes, les boîtes, etc. N'oubliez pas que chaque type de produit expédié doit être répertorié avec son code SH à six chiffres correspondant et le montant total du colis.

Frais supplémentaires

Si des frais supplémentaires doivent être facturés à vos clients, ajoutez une section à votre modèle de facture d'exportation pour les préciser. Il peut s'agir des frais d'expédition et de manutention, des frais de transport, des frais d'assurance, des frais d'emballage spécial, etc. Même si ces frais ont été préalablement convenus avec votre client, vous devez les indiquer séparément afin d'éviter tout malentendu lors du calcul des droits de douane et des taxes.

Montant total de la commande

Dans la section « Totaux » de votre modèle de facture d'exportation/commerciale, vous indiquerez la valeur commerciale totale des marchandises expédiées (certains des frais mentionnés précédemment), puis vous ajouterez les taxes de vente applicables et indiquerez le montant total de la commande. Vous devez également préciser la devise de règlement, qui est la devise convenue entre vous (le vendeur) et votre client (l'acheteur) pour le paiement de la commande.

Déclaration

Ajoutez une section au bas de votre facture d'exportation/commerciale pour votre déclaration. Cette certification légale est exigée par les douanes pour tous les envois internationaux sortants afin de confirmer que les informations que vous venez de fournir concernant l'envoi sont véridiques et exactes.

Une déclaration standard se lit simplement comme suit : « Je/Nous confirme/confirmons par la présente que les informations contenues dans cette facture sont correctes et véridiques, et que le contenu ainsi que la valeur totale de cet envoi sont conformes à ce qui est indiqué ». Vous devez ensuite apposer votre signature, indiquer votre titre en tant qu'expéditeur et mentionner la date à laquelle la facture a été signée.

Selon le type et l'origine des marchandises expédiées, vous pourriez avoir besoin d'une déclaration supplémentaire, telle que l'ALENA (Accord de libre-échange nord-américain) ou la CITES (Convention sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvages menacées d'extinction).

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