Plantilla de factura de exportación

Si usted es un exportador o propietario de un negocio que ofrece envíos a otros países, es importante contar con la documentación adecuada para garantizar el éxito de cada entrega internacional. Una parte muy importante de la documentación de exportación, además de la factura proforma, es la factura de exportación (también denominada factura comercial), que muchos gobiernos utilizan para controlar las importaciones y validar la entrada legal de sus productos en su país.

Este documento es obligatorio para todas las importaciones/exportaciones y debe proporcionar a las autoridades toda la información necesaria sobre la mercancía que se envía. Pero probablemente no quieras pasar horas sentado escribiendo y revisando cada factura de exportación que emitas. Por eso, contar con una plantilla de factura de exportación bien diseñada puede ayudar enormemente a reducir el tiempo dedicado a esta ardua tarea, al tiempo que se incluye toda la información relevante en cada ocasión.

Siga leyendo para descubrir los elementos esenciales que debe incluir su factura comercial o de exportación.

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Elementos esenciales de una plantilla de factura comercial/de exportación

Al crear su plantilla de factura de exportación o comercial, recuerde que se trata de un documento legal que debe completarse cuidadosamente para garantizar que todos los detalles estén claramente cubiertos. Incluir los elementos correctos en su plantilla evitará costes adicionales por retrasos, largas demoras e incluso complicaciones legales en caso de que falte información.

Echa un vistazo a los detalles esenciales que debes incluir.

Información del vendedor

Comience su plantilla de factura de exportación con una sección para la información de su empresa como vendedor o exportador. Incluya su nombre completo (o nombre de la empresa), número de teléfono, dirección postal, correo electrónico y sitio web, número de identificación fiscal y la información pertinente sobre licencias. Para crear una factura comercial más profesional, puede dejar espacio en la esquina superior izquierda de la plantilla para añadir el logotipo de su empresa, marcas registradas, imágenes relacionadas con el sector o cualquier otro elemento de marca.

Información del destinatario

A continuación, incluya la información del destinatario o comprador (destinatario final), como su nombre completo, número de teléfono, dirección de facturación, correo electrónico y número de identificación fiscal. Si procede, añada una línea separada para un destinatario intermedio, como un banco, un agente de aduanas, un agente de transporte, etc. Añada un número de identificación de cliente si mantiene una base de datos para facilitar la consulta de la factura en caso de aclaraciones o devoluciones.

Número y fecha de la factura

Desea asignar un número de factura único a cada factura de exportación que emita y la fecha en que se creó la factura, lo que le ayudará a mantener organizados sus registros contables. También puede incluir un número de identificación de pedido en esta sección para fines de seguimiento interno.

Información sobre envíos

La siguiente sección de tu plantilla de factura es para todos los detalles del envío necesarios para fines aduaneros. Debe incluir el país de origen de las mercancías que se envían, la fecha del envío, el medio de transporte, la ruta de envío, el seguro y el destino final (dirección de envío).

Por último, añada el Incoterm o las condiciones de venta y el motivo por el que se exportan los productos (venta, transacción entre empresas, reparación, etc.).

Detalle de los productos vendidos

Es importante proporcionar detalles precisos de los productos vendidos, ya que la factura de exportación se utilizará para la declaración de aduanas. Debe describir cada tipo de producto que se envía, el peso (con y sin embalaje), las cantidades, el precio unitario y las medidas. Incluya también la información sobre el embalaje, como sobres, cajas, etc. No olvide que cada tipo de producto enviado debe figurar en la lista junto con su código HS de seis dígitos correspondiente y el importe total del paquete.

Cargos adicionales

Si hay cargos adicionales que facturar a tus clientes, añade una sección en tu plantilla de factura de exportación para especificarlos. Estos pueden ser gastos de envío y manipulación, gastos de transporte, gastos de seguro, embalaje especial, etc. Aunque estos cargos se hayan acordado previamente con su cliente, es conveniente que los indique por separado para evitar malentendidos a la hora de calcular los derechos de aduana y los impuestos.

Importe total del pedido

En la sección de totales de su plantilla de factura comercial/de exportación, especificará el valor comercial total de los productos que se envían (algunos de los cargos mencionados anteriormente), luego agregará los impuestos sobre las ventas aplicables y proporcionará el importe total del pedido. También debe especificar la moneda de liquidación, que es la moneda acordada entre usted (vendedor) y su cliente (comprador) como pago por el pedido.

Declaración

Incluya una sección al final de su factura de exportación/comercial para su declaración. Esta certificación legal es exigida por las aduanas para todos los envíos internacionales salientes, con el fin de confirmar que la información que acaba de proporcionar sobre el envío es verdadera y precisa.

Una declaración estándar dice simplemente: «Por la presente, confirmo/confirmamos que la información contenida en esta factura es correcta y veraz, y que el contenido, así como el valor total de este envío, son los indicados». A continuación, debe incluir su firma, su cargo como remitente y la fecha en que se firma la factura.

Dependiendo del tipo y origen de los productos que se envían, es posible que necesite una declaración adicional, como el TLCAN (Tratado de Libre Comercio de América del Norte) o la CITES (Convención sobre el Comercio Internacional de Especies Amenazadas de Fauna y Flora Silvestres).

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