Modèle de formulaire d'admission au projet

De nombreuses agences et consultants utilisent des formulaires de prise en charge de projet pour les aider à recueillir toutes les informations dont ils ont besoin auprès d'un client avant de commencer à travailler sur une demande de projet.

Cela permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et qu'aucun détail important n'est négligé.

Les petites entreprises utilisent également souvent des formulaires de prise en charge de projet pour les aider à suivre les demandes de projet et à gérer leur flux de travail.

Ce guide explique ce qu'est un formulaire professionnel de prise en charge de projet, énumère certains de ses avantages et fournit des instructions détaillées pour en créer un.

C'est parti !

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Qu'est-ce qu'un formulaire d'admission de projet ?

Un formulaire d'admission de projet est un questionnaire qui aide les agences et les consultants à recueillir les informations dont ils ont besoin auprès d'un client avant de commencer à travailler sur un projet.

Le formulaire comprend généralement des questions sur les objectifs du projet, le public cible, le budget, le calendrier, etc.

Les chefs de projet utilisent des formulaires d'admission pour bien comprendre les exigences du projet et s'assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur les objectifs du projet.

Avantages liés à l'utilisation d'un formulaire d'admission de projet

L'utilisation d'un formulaire d'admission de projet présente plusieurs avantages, notamment :

Il améliore la cohérence.

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un formulaire d'admission est qu'il permet de s'assurer que toutes les informations dont vous avez besoin auprès d'un client sont recueillies de manière cohérente.

Ceci est particulièrement important si plusieurs membres de l'équipe travaillent sur le même projet, car cela garantit que tout le monde dispose des mêmes informations.

Il améliore la communication

Un autre avantage de l'utilisation d'un formulaire d'admission est qu'il peut contribuer à améliorer la communication entre vous et votre client.

Le formulaire vous permet d'obtenir toutes les informations dont vous avez besoin auprès du client dès le départ, ce qui peut aider à éviter les malentendus et les problèmes de communication plus tard dans le projet.

Il permet l'automatisation.

Un autre avantage de l'utilisation d'un formulaire d'admission est qu'il vous permet d'automatiser certaines de vos tâches.

Par exemple, si vous utilisez un outil de gestion de projet en ligne, vous pouvez souvent intégrer votre formulaire d'admission à cet outil afin que toutes les informations du formulaire soient automatiquement ajoutées à votre projet.

Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts à long terme.

Il vous fournit les informations dont vous avez besoin.

Un autre avantage de l'utilisation d'un formulaire d'admission est qu'il vous permet d'obtenir toutes les informations nécessaires auprès d'un client avant de commencer à travailler sur un projet.

Ceci est important car cela vous permet de planifier et de définir correctement la portée du projet, ce qui peut aider à éviter des problèmes ultérieurs.

Cela vous fait gagner du temps.

Un autre avantage de l'utilisation d'un formulaire d'admission est qu'il peut vous faire gagner du temps à long terme. En effet, comme mentionné ci-dessus, cela vous permet d'automatiser certaines de vos tâches.

De plus, cela peut également contribuer à éliminer les malentendus et les problèmes de communication, ce qui vous fera gagner du temps à l'avenir.

Sections d'un formulaire d'admission au projet

Un formulaire d'admission à un projet comporte généralement plusieurs sections, mais voici les éléments clés :

Coordonnées du client

La première partie du formulaire est généralement réservée aux coordonnées du client. Cela comprend le nom du client, son adresse e-mail, son numéro de téléphone et son mode de communication préféré.

Ces informations sont importantes afin que vous puissiez facilement contacter le client si vous avez des questions concernant le projet.

Détails du type de projet

La section suivante du formulaire est généralement consacrée aux détails du projet. C'est ici que vous poserez au client des questions sur le projet, telles que ses objectifs, son public cible, son budget, son calendrier, etc.

Il est important d'obtenir autant de détails que possible dans cette section afin de pouvoir définir correctement la portée et planifier le projet.

Détails sur le public cible

Si le nouveau projet s'adresse à un public spécifique, vous devrez également inclure dans le formulaire quelques questions concernant ce public cible.

Ces informations sont importantes pour que vous puissiez adapter le projet aux besoins du public visé.

Budget

La section relative au budget est généralement l'une des sections les plus importantes du formulaire. Dans cette section, vous poserez au client des questions sur son budget pour le projet.

Ces informations sont importantes pour vous permettre de vous assurer que le projet est abordable pour le client et que vous ne dépensez pas trop.

Délai idéal

La section relative aux délais est également importante. Dans cette section, vous demanderez au client quelle est la date limite pour le projet.

Ces informations sont importantes pour vous permettre de vous assurer que le projet sera achevé dans les délais impartis.

Cela vous aidera à évaluer si vous disposez des ressources, du temps et du personnel nécessaires pour mener à bien le projet dans les délais impartis.

Comment créer un modèle de formulaire d'admission de projet

Si vous souhaitez créer un modèle de processus d'acceptation de projet, vous devez garder à l'esprit certains éléments. Tout d'abord, assurez-vous d'inclure toutes les sections et questions mentionnées ci-dessus.

Deuxièmement, utilisez un outil de création de formulaires en ligne ou un exemple de formulaire de prise en charge de projet afin de pouvoir facilement créer et gérer le formulaire.

L'un des outils que vous pouvez utiliser est l'outil Bonsai. Cet outil peut vous aider à créer votre propre modèle de processus de prise en charge des travaux à partir de zéro.

Enfin, veillez à envoyer le formulaire au client avant de commencer à travailler sur le projet.

Cela vous permettra de disposer de toutes les informations nécessaires pour bien définir et planifier le projet.

Simplifiez votre processus d'acceptation de projets grâce aux outils Bonsai

Si vous cherchez un moyen de rationaliser votre activité, les outils Bonsai constituent une excellente option. Ils proposent divers outils de création de formulaires en ligne qui peuvent vous aider à gagner du temps et à réduire vos efforts.

Ils disposent également d'un outil de gestion de projet qui peut vous aider à suivre vos projets et vos tâches. Visitez le site Web de Bonsai pour créer votre formulaire d'admission de projet type.

Conclusion

Un formulaire d'admission de projet est un outil précieux qui peut vous aider à rationaliser votre processus d'examen des projets. Il garantit que vous obtenez toutes les informations nécessaires auprès d'un client avant de commencer à travailler sur un projet.

En tant que chef de projet, créer un formulaire simple pour la prise en charge d'un projet est facile, et vous pouvez utiliser un outil de création de formulaires en ligne tel que Bonsai pour faciliter encore davantage le processus.