5 Tipps zum Erstellen von Rechnungen für freiberufliche Tätigkeiten

Sie sind also Freiberufler geworden. Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Entscheidung für eine Karrierelösung, die Ihnen viel Flexibilität bietet, um Ihren eigenen Wert zu bestimmen, bei der Unterzeichnung neuer Vertragsvorlagen nach Ihrem eigenen Zeitplan zu arbeiten, Ihre Arbeit und Aufgaben zu variieren und Ihre eigene „Büro“-Umgebung zu wählen. Bonuspunkte gibt es dafür, dass man als Freiberufler, der von zu Hause aus arbeitet, in der Regel keine Hose tragen muss. Es ist daher kein Wunder, dass Freiberufler angeben, glücklicher zu sein als traditionelle Arbeitnehmer mit einem 9-to-5-Job.

Die scheinbare Fülle an Möglichkeiten als Freiberufler mag zwar die meisten von uns begeistern, doch die schiere Auswahl und Unabhängigkeit bringen auch ganz eigene Herausforderungen mit sich. Von den ersten Schritten als Freiberufler über die Auswahl der richtigen Krankenversicherung bis hin zur pünktlichen Bezahlung von Rechnungsvorlagen gibt es eine Vielzahl von nicht so offensichtlichen Belastungen, die mit dem Status als Freiberufler einhergehen, neben den offensichtlichen Vorteilen.

Eines der häufigsten Themen dreht sich aus offensichtlichen Gründen um die Bezahlung für freiberufliche Tätigkeiten. Bevor Sie jedoch für diesen Auftrag bezahlt werden können, müssen Sie sich mit den Rechnungsbedingungen (Was ist eine Rechnung?) vertraut machen und die Zahlung von Ihrem Kunden einfordern. Sicher, es mag schwierig gewesen sein, deine Eltern um Geld zu bitten, als du während deiner Studienzeit deine Miete bezahlen musstest, aber für deine selbstständige Arbeit bezahlt zu werden, sollte dir nicht dieselbe Angst einflößen.

Hier stellen wir Ihnen unsere fünf besten Tipps zum Erstellen einer Rechnungsvorlage für freiberufliche Tätigkeiten vor.

1. Überprüfen Sie Ihre Verträge

Bevor Sie mit der Erstellung Ihrer ersten Rechnungsvorlage für den neuen Kunden beginnen, den Sie nach stundenlangem Durchforsten von Freelancer-Jobbörsen und -Anzeigen gefunden haben, sollten Sie Ihren Freelancer-Vertrag, Ihren Arbeitsvertrag oder Ihr Arbeitsangebot überprüfen. Beachten Sie, dass bis zu 58 % der Freiberufler schon einmal die Erfahrung gemacht haben, für ihre Arbeit nicht bezahlt worden zu sein. Eine der häufigsten Ursachen für Zahlungsverzögerungen bei Freelancer-Verträgen ist, dass die Zahlungsaufforderung nicht ganz mit den ursprünglichen Vertragsbedingungen übereinstimmt.

Der erste Schritt beim Erstellen einer Rechnung für freiberufliche Tätigkeiten sollte darin bestehen, Ihren Freiberuflervertrag hervorzuholen und die Bedingungen sorgfältig zu prüfen. Sie sollten sich fragen...

• Haben Sie die erforderlichen Fristen eingehalten?
• Gab es besondere Zahlungsbedingungen, wie z. B. die Zahlungsweise (Scheck, PayPal usw.)?
• Gibt es kumulierte Mindestbeträge oder Parameter für Netto 30, 60 oder länger?

Obwohl vieles davon bereits bei der Ausarbeitung Ihres ursprünglichen Freiberuflervertrags hätte geregelt werden müssen, können die Bedingungen bei mehreren Kunden sehr unterschiedlich sein oder Sie haben einfach wichtige Punkte vergessen.

2. Beschreiben Sie Ihre Arbeit

Auch wenn Sie Ihre Beziehung zu Ihren freiberuflichen Kunden schätzen, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass diese wahrscheinlich nebenbei noch andere Kunden haben. Genauso wie Sie mehrere Konten, Projekte, Aufträge und Verträge verwalten, bedeutet die steigende Attraktivität von freiberuflicher Arbeit, dass Ihr Kunde höchstwahrscheinlich zahlreiche Personen für die Erstellung von Inhalten, die Verwaltung von Websites und vieles mehr einsetzt.

Diese „Lass uns andere Leute treffen“-Beziehung hat erhebliche Auswirkungen darauf, wie Sie eine Rechnung für Ihre freiberufliche Tätigkeit ausstellen. Durch eine detaillierte Beschreibung des Auftrags, einschließlich des ursprünglichen Zuweisungsdatums, des Fälligkeitsdatums, des internen Ansprechpartners (falls vorhanden), der Rechnungsnummer und der wichtigsten Vertragsmerkmale, kann Ihr Kunde die einzelne Arbeit leicht identifizieren. Dies wiederum beschleunigt die Bezahlung Ihrer wiederkehrenden Rechnungsvorlage und sorgt dafür, dass Sie Ihr wohlverdientes Geld schnell in die Hände bekommen. Brauchen Sie Hilfe, um sich diese Schlüsselbegriffe zu merken? Mit den zahlreichen Produkten von Bonsai, darunter Zeiterfassung für Freiberufler, Projekt-Dashboards und Online-Rechnungsgeneratoren, können Sie wichtige Aspekte Ihrer freiberuflichen Tätigkeit ganz einfach dokumentieren und bei Bedarf abrufen.

3. Nennen Sie Ihren Preis

Ein weiterer Punkt, den Verfasser oft übersehen, wenn sie darüber nachdenken, wie sie eine Rechnung für freiberufliche Tätigkeiten schreiben sollen, betrifft die Preisgestaltung. Der erste Schritt bei der Annahme eines Freelancer-Auftrags sollte eine klare Kommunikation der potenziellen Honorare sein, gefolgt von einer schriftlichen oder anderweitig dokumentierten Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Wenn Sie diesen wichtigen Schritt irgendwie übersehen haben, ist es nie zu spät, das schwierige Gespräch über die Preisgestaltung zu führen. Öffnen Sie einen Dialog, bevor Sie Ihre Rechnung versenden, um Zahlungsverzögerungen oder mögliche Verstimmungen zu vermeiden.

Ein weiterer nützlicher Tipp in Bezug auf Preisgestaltung und Rechnungen für Freiberufler ist, die einzelnen Posten für jedes Projekt klar und deutlich aufzulisten. Anstatt eine einzige umfangreiche Beschreibung für die „ausgeführten Arbeiten“ zu verfassen, erstellen Sie für jeden einzelnen Auftrag eine neue Rechnungsposition und unterteilen Sie die Aufgabe gegebenenfalls in einzelne Bestandteile. Wenn Sie mehrere Verträge für ein einzelnes Kundenunternehmen verwalten, sollten Sie in Betracht ziehen, einzelne Projekte separat in Rechnung zu stellen, anstatt sie zu bündeln. Ein klarer Preis für jede Aufgabe erleichtert es dem Kunden, mehrere Genehmiger zu benachrichtigen oder seine Aufzeichnungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Arbeit ausgeführt und genehmigt wurde.

4. Vergessen Sie nicht die Steuern und Gebühren.

Der Preis ist nicht das einzige finanzielle Detail, das beim Erstellen einer Rechnung für freiberufliche Tätigkeiten wichtig ist. Komplizierte, mehrteilige Verträge erfordern oft Auslagen oder Gebühren seitens des Freiberuflers. Wenn zusätzlich zu den Kosten für Ihre freiberufliche Dienstleistung Gebühren anfallen, sollten Sie diese Punkte zur besseren Übersichtlichkeit separat aufführen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der beim Erstellen von Rechnungen oft übersehen wird, ist die Angabe und klare Trennung aller anfallenden Steuern. Die meisten Freiberufler verfügen über grundlegende Kenntnisse der besonderen Steuerregeln und -vorschriften, die für nicht-traditionelle Berufe gelten. Onkel Sam mag sein Geld genauso wie wir alle, und in einigen Fällen kann die Steuer direkt in die druckbare Rechnungsvorlage eingefügt werden, die vom Kunden zu bezahlen ist. Wenn Ihnen das Auflisten dieser Details etwas... anstrengend vorkommt... haben Sie Glück.

Das Berichterstellungstool „ & “von Bonsai für Freiberufler macht die Nachverfolgung und Berechnung von Zusatzkosten in Ihrer Freiberuflerrechnung zum Kinderspiel. Niemand spricht gerne über Geld, aber klare Vertragspreise sind ein sicherer Weg, um Verzögerungen bei der Zahlung Ihrer monatlichen Rechnungsvorlage zu vermeiden.

5. Kommunikation und Nachverfolgung

Apropos Kommunikation: Unser letzter, aber keineswegs weniger wichtiger Tipp zum Erstellen einer Rechnung für freiberufliche Tätigkeiten konzentriert sich darauf, den Dialog aufrechtzuerhalten, auch nachdem Sie Ihren ersten Rechnungsentwurf zur Zahlung verschickt haben. Wenn Sie Ihre erste Rechnungsanforderung schreiben, formulieren Sie diese so klar und prägnant wie möglich, damit Ihre Zahlungsaufforderung genauso verständlich ist wie Ihr freiberufliches Arbeitsergebnis. Eine professionelle Rechnungsvorlage für geleistete Arbeitsstunden listet Ihre Bedingungen und möglicherweise sogar die Folgen einer Nichtzahlung, einschließlich zusätzlicher Gebühren, klar auf.

Wichtig ist auch, dass Ihre perfekt gestaltete Rechnung nur so gut ist wie die Methode, mit der Sie das Dokument an den Kunden übermitteln. Die Zustellung Ihrer Rechnung zusammen mit einem freundlichen Anschreiben, einer E-Mail oder einer anderen kurzen Nachricht kommt viel besser an als ein einfacher Anhang mit der Aufforderung „Bitte bezahlen“. Eine Dankesnotiz in Ihrer Stundenabrechnungsrechnung ist immer eine nette Geste und eine gute Möglichkeit, dem Auftraggeber zu signalisieren, dass Sie für weitere Aufträge in Zukunft zur Verfügung stehen.

Rechnungserstellung leicht gemacht

Hoffentlich haben Ihnen diese Tipps zum Erstellen einer Rechnung für freiberufliche Tätigkeiten Anregungen gegeben, wie Sie Ihren Zahlungsprozess optimieren können. Wenn Sie etwas mehr Unterstützung im Bereich Rechnungsstellung benötigen, haben wir noch einen letzten Tipp für Sie: Der Service von Bonsai für das Vertragsmanagement von Freiberuflern und die Einhaltung bewährter Verfahren für die Rechnungsstellung bietet eine optimierte Methode für die Zahlungsabwicklung und vieles mehr.

Mit einer integrierten Produktpalette, die speziell für Freiberufler entwickelt wurde, kann die intuitive und benutzerfreundliche Plattform von Bonsai Ihnen nicht nur bei der Erstellung Ihrer nächsten Rechnungsvorlage für Adobe Illustrator helfen, sondern auch alle Aspekte einzelner Verträge und sogar ganze Freiberufler-Portfolios verfolgen.

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