5 consejos para redactar facturas por trabajos independientes

Así que te has convertido en autónomo. Enhorabuena por elegir una solución profesional que te ofrece una gran flexibilidad para establecer tu propio valor, trabajar según tu propio calendario al firmar nuevas plantillas de contrato, variar tu propio trabajo y tus tareas, y elegir tu propio entorno de «oficina». Se otorgan puntos extra por el hecho de que, como autónomo que trabaja desde casa, los pantalones suelen ser opcionales. No es de extrañar, pues, que los autónomos se declaren más felices que los trabajadores tradicionales con horarios de 9 a 5.

Aunque la aparente abundancia de opciones como autónomo es suficiente para marearnos a la mayoría, la gran cantidad de opciones y la independencia también plantean sus propios obstáculos. Desde dar los primeros pasos como autónomo hasta gestionar las opciones de asistencia sanitaria o cobrar a tiempo las facturas, hay una serie de tensiones específicas del trabajo autónomo que no son tan evidentes, pero que acompañan a las ventajas obvias de tu condición.

Uno de los temas más comunes, por razones obvias, gira en torno a cobrar tu sueldo por trabajo freelance. Sin embargo, antes de que te paguen por ese trabajo, debes comprender bien los términos relacionados con la facturación (qué es una factura) y solicitar el pago a tu cliente. Claro, puede que te haya resultado difícil pedir dinero a tus padres cuando necesitabas pagar el alquiler durante tus años universitarios, pero cobrar por tu trabajo independiente no debería causarte el mismo temor.

A continuación, desglosamos nuestros cinco consejos principales sobre cómo redactar una plantilla de factura para trabajos freelance.

1. Revise sus contratos.

Antes de empezar a preparar tu primera plantilla de factura como autónomo para ese nuevo cliente que has encontrado tras horas de búsqueda en sitios web y listados de trabajos para autónomos, tendrás que revisar tu acuerdo, contrato u oferta de trabajo como autónomo. Ten en cuenta que hasta un 58 % de los autónomos han sufrido el impago de su trabajo. Uno de los retrasos más comunes en el pago de los contratos de autónomos se debe a que la solicitud de pago no coincide exactamente con los términos del contrato original.

El primer paso para redactar una factura por un trabajo freelance debe ser sacar tu contrato freelance y revisar cuidadosamente los términos. Deberías preguntarte...

• ¿Cumpliste con los plazos requeridos?
• ¿Hubo alguna condición de pago especial, como el método de entrega (cheque, PayPal, etc.)?
• ¿Existen totales mínimos acumulados o parámetros netos de 30, 60 o más días?

Aunque gran parte de esto debería haberse tratado al redactar tu contrato original como autónomo, si tienes varios clientes, las condiciones pueden variar mucho o es posible que simplemente hayas olvidado algunos elementos clave.

2. Describe tu trabajo

Aunque es posible que aprecies tu relación con tus clientes autónomos, lamentamos decirte que probablemente estén viendo a otras personas por su cuenta. Del mismo modo que usted gestiona múltiples cuentas, proyectos, tareas y contratos, el aumento del atractivo del trabajo autónomo significa que es muy probable que su cliente esté utilizando a numerosas personas para crear contenido, gestionar sitios web y mucho más.

Esta relación de «salir con otras personas» tiene un impacto significativo a la hora de redactar una factura por tu trabajo como autónomo. Proporcionar una descripción detallada del encargo, incluyendo la fecha original de asignación, la fecha de vencimiento, el contacto interno (si lo hay), el número de factura y las características clave del contrato, permitirá a su cliente identificar fácilmente el trabajo individual. Esto, a su vez, acelerará el pago de tu plantilla de factura recurrente y hará que el dinero que tanto te has ganado te queme en los bolsillos. ¿Necesitas ayuda para recordar esos términos clave por tu parte? La amplia gama de productos de Bonsai, que incluye el seguimiento del tiempo de trabajo como autónomo, paneles de control de proyectos y generadores de facturas en línea, te permite documentar y relatar fácilmente los elementos críticos de tu carrera como autónomo cuando lo necesites.

3. Diga su precio

Otra cosa que los redactores suelen pasar por alto al pensar en cómo redactar una factura por un trabajo freelance tiene que ver con los precios. El primer paso para aceptar cualquier contrato como autónomo debe ser una comunicación clara de los posibles honorarios, seguida de un acuerdo por escrito o documentado de otro modo entre el cliente y el contratista. Si por alguna razón se ha saltado este importante paso, nunca es demasiado tarde para tener la difícil conversación sobre los precios. Inicie un diálogo antes de enviar su factura para evitar retrasos en el pago o posibles resentimientos.

Otro consejo útil en lo que respecta a los precios y las facturas de autónomos es asegurarse de enumerar claramente los elementos principales de cada proyecto individual. En lugar de escribir una descripción extensa del «trabajo realizado», cree una nueva línea en la factura para cada tarea individual y, en algunos casos, desglose la tarea en partes componentes, si procede. Si gestiona varios contratos para una misma organización cliente, considere la posibilidad de facturar los proyectos de forma individual en lugar de agruparlos. Un precio claro para cada tarea facilita al cliente el envío a varios aprobadores o la doble verificación de sus registros para garantizar que el trabajo se ha realizado y aprobado.

4. No olvides los impuestos y las tasas.

El precio no es el único detalle financiero importante a la hora de redactar una factura por un trabajo freelance. Los contratos complicados y con múltiples partes a menudo requieren gastos o honorarios por parte del autónomo. Si hubiera cargos adicionales al costo del servicio de autónomo, asegúrese de detallarlos para facilitar su consulta.

Otro elemento fundamental que a menudo se pasa por alto al redactar facturas es la inclusión y separación clara de los impuestos aplicables. La mayoría de los autónomos tienen un conocimiento básico de las normas y reglamentos fiscales específicos que afectan a los trabajos no tradicionales. Al Tío Sam le gusta su dinero tanto como a todos nosotros y, en algunos casos, se pueden añadir impuestos directamente a la plantilla de factura imprimible que debe pagar el cliente. Si enumerar todos estos detalles te parece un poco... agotador... estás de suerte.

La herramienta de informesde gastos para autónomos de Bonsai & facilita el seguimiento y el cálculo de los complementos de tus facturas como autónomo. A nadie le gusta hablar de dinero, pero dejar claro el precio del contrato es una forma segura de evitar retrasos en el pago de tu plantilla de factura mensual.

5. Comunicación y seguimiento

Hablando de comunicación, nuestro último consejo, pero no por ello menos importante, sobre cómo redactar una factura por un trabajo freelance se centra en mantener abiertas las líneas de diálogo, incluso después de haber enviado el borrador inicial de la factura para su pago. Cuando redactes tu solicitud de factura inicial, sé lo más claro y conciso posible para que tu solicitud de pago sea tan comprensible como el producto de tu trabajo como autónomo. Una plantilla de factura profesional por horas trabajadas enumerará claramente tus condiciones e incluso las posibles repercusiones del impago, incluyendo los cargos adicionales.

También es importante tener en cuenta que, por muy bien redactada que esté tu factura, su eficacia dependerá del método que utilices para hacerla llegar al cliente. El envío de su factura, junto con una carta de presentación cordial, un correo electrónico u otra breve misiva, tendrá mucho mejor acogida que un simple archivo adjunto con instrucciones del tipo «por favor, pague». Incluir una nota de agradecimiento en el cuerpo de la factura por tarifa horaria siempre es un gran detalle adicional y también es una excelente manera de hacerle saber al pagador que estás abierto a más trabajo en el futuro.

Creación de facturas simplificada

Esperamos que estos consejos sobre cómo redactar una factura por un trabajo freelance te hayan servido de inspiración para mejorar tu proceso de pago. Si necesitas un poco más de ayuda con la facturación, tenemos un último consejo: el servicio de Bonsai para la gestión de contratos freelance y el seguimiento de las mejores prácticas de facturación ofrece un método optimizado para el procesamiento de pagos y mucho más.

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