Budgetplanung als Freiberufler: Der vollständige Leitfaden

Als Freiberufler müssen Sie aus mehreren Gründen wissen, wie man ein Budget erstellt.

Zunächst sollten Freiberufler im Rahmen ihrer Geschäftsplanung ein Budget erstellen, das alle ihre Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt. Ein Budget hilft Freiberuflern dabei, herauszufinden, wie viel Geld sie voraussichtlich einnehmen werden, wenn ihre Rechnungsvorlagen bezahlt werden, wie viel sie für Geschäftsausgaben ausgeben und wie viel sie für Dinge wie die Altersvorsorge sparen sollten. Vergessen Sie nicht, sich selbst einen Lohn zu zahlen, von dem Sie leben können!

Im Rahmen der Angebotsabgabe für Aufträge müssen Freiberufler auch wissen, wie man einen Kostenvoranschlag erstellt. Wenn Sie den Auftrag erhalten, wird dieses Budget Teil des Vertrags mit Ihrem Kunden. Sie richten Ihre freiberufliche Rechnungsstellung ein und werden auf der Grundlage der im Vertrag festgelegten Meilensteine sowie des mit dem Kunden vereinbarten Budgets bezahlt.

Betrachten wir diese beiden Aspekte der Budgetplanung für Freiberufler.

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1. Wie Sie ein Budget für Ihr freiberufliches Unternehmen erstellen

Jedes Unternehmen muss über ein Budget verfügen, das es einhalten und überwachen muss. Dies kann als Barometer für die Geschäftsentwicklung dienen.

So erstellen Sie einen Finanzplan für Ihr freiberufliches Unternehmen:

1.1. Kosten ermitteln

Beginnen Sie damit, alle Ihre freiberuflichen Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum zu notieren. Es wäre sinnvoll, ein Budget für einen Monat zu erstellen, das dann auf ein ganzes Jahr ausgeweitet werden kann. Sie können auch die Ausgaben eines ganzen Jahres erfassen, einschließlich solcher, die nur sporadisch anfallen, wie Versicherungskosten, und diese dann durch 12 teilen, um die monatlichen Ausgaben zu ermitteln.

Wenn Sie schon länger im Geschäft sind, sollte dies nicht allzu schwierig sein. Verwenden Sie Quittungen und Kontoauszüge, um eine Aufstellung Ihrer Ausgaben zu erstellen. Wenn Sie sich selbstständig machen möchten, sollten Sie sich Zeit nehmen, um zu recherchieren, welche Ausgaben auf Sie zukommen werden. Berücksichtigen Sie alle Geräte, die Sie kaufen müssen, sowie die Miete für Büroräume, Internet und Telefone, ein Fahrzeug usw.

Es ist ratsam, zusätzlich 15 % pro Monat für unerwartete Kosten einzuplanen, beispielsweise für die Anschaffung neuer Geräte.

1.2. Einkommen ermitteln

Sobald Sie Ihre Ausgaben kennen, können Sie bestimmen, wie hoch Ihr monatliches Einkommen sein muss, das Ihr Gehalt sowie die Deckung aller Ausgaben umfassen sollte.

Wenn Ihr Einkommen höher ist als Ihre Ausgaben, legen Sie einen Teil davon beiseite, beispielsweise für Ersparnisse, die Altersvorsorge oder die Steuererklärung. Wenn Ihr Einkommen nicht ausreicht, müssen Sie einige Entscheidungen treffen, um Ausgaben zu reduzieren – oder mehr Arbeit zu finden. Ihr Ziel sollte es sein, jeden Monat etwas Geld übrig zu haben, das Sie auf Ihr Sparkonto einzahlen können.

1.3. Verfolgen und anpassen

Verfolgen Sie weiterhin alle Ausgaben, egal ob es sich um ein Arbeitsessen oder einen neuen Computer handelt. Weiterhin überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Mit einem einfachen Tool wie einer Excel-Tabelle sollten Sie die Budgetplanung und -überwachung zu einem festen Bestandteil Ihrer Verwaltungsaufgaben für Ihr Unternehmen machen.

2. Wie man einen Budgetvorschlag schreibt

Die zweite Art von Budget, die für den Erfolg eines Freiberuflers unerlässlich ist, ist die Erstellung eines Budgets als Teil eines Freiberufler-Angebots. Schließlich ist ein Budget ein wichtiger Bestandteil Ihres Angebots und hilft Ihnen dabei, neue Kunden zu gewinnen. Genauso wichtig ist jedoch, dass diese Vereinbarung, wenn Sie den Auftrag erhalten, auch Teil Ihres Freelancer-Vertrags wird.

Hier sind die Schritte zum Verfassen eines Budgetvorschlags:

2.1. Bestimmen Sie die Kosten für jede Komponente des Angebots.

Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, welche Arbeiten zur Erfüllung des Vertrags erforderlich sind. Wenn Sie einen neuen Kunden ansprechen, legen Sie fest, welche Arbeiten Sie für den Kunden ausführen werden und welche Kosten für jeden Meilenstein anfallen.

Oder vielleicht hat der Kunde genau angegeben, was er benötigt. Beispielsweise können ein geschätzter Kostenvoranschlag und ein Zeitplan ein wichtiger Bestandteil einer Antwort auf eine Ausschreibung sein.

Erstellen Sie eine Budget-Tabelle mit einem Tool wie Excel. Erstellen Sie Spalten für die Posten, die in Ihrem Budget enthalten sein sollen, mit einer zweiten Spalte für die Kosten dieser Posten und schließlich einer Zeile am unteren Rand, um alle Summen zu berechnen.

Beziehen Sie alle Ausgaben mit ein, d. h. Ihre Zeit, alle Mitarbeiter oder Subunternehmer sowie Kosten wie Reisekosten. Wenn Sie beispielsweise eine Website erstellen, fallen Kosten wie die Registrierung eines Domainnamens an.

Wenn Sie Ihre Kosten berechnen, insbesondere was den Zeitaufwand betrifft, sollten Sie einen Aufschlag von 5 bis 10 Prozent einkalkulieren. Dadurch haben Sie etwas Spielraum, falls die Arbeit länger dauert als erwartet. Es ist einfacher, mit einem Kunden einen niedrigeren Preis auszuhandeln, als zurückkommen und mehr verlangen zu müssen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem All-in-One-Tool sind, mit dem Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit zeitlich erfassen, Dokumente wie Verträge, Rechnungen oder Angebote (die auch ein Budget enthalten können) erstellen können, melden Sie sich an und testen Sie die Dienste von Bonsai kostenlos.

2.2. Erstellen Sie ein Dokument zur Untermauerung Ihres Budgetvorschlags.

Ihr Vorschlag wird natürlich mehr als nur ein Budget enthalten. Es ist also an der Zeit, die Worte zu formulieren, die Ihre Zahlen untermauern.

Sobald die Budget-Tabelle fertiggestellt ist, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in Ihren Vorschlag ein. Schreiben Sie dann Beschreibungen für jeden einzelnen Posten des Budgets, einschließlich einer kurzen Hintergrundinformation zu den durchzuführenden Arbeiten, einer Beschreibung der Ausgaben und warum diese notwendig sind usw.

Die Angebotssoftware von Bonsai kann zur Erstellung eines Budgetangebots verwendet werden. Damit können Sie verschiedene Pakete für Kunden zusammenstellen, aus denen diese wählen können, mit unterschiedlichen Preisen für jedes Paket, um Ihre Einnahmen zu maximieren. Damit können Sie Angebote für freiberufliche Tätigkeiten erstellen, versenden und nachverfolgen und dabei die Vertragsgenerierung, Rechnungserstellung, Analyse und Berichterstellung zusammenführen.

2.3. Weitere Überlegungen

Je nach Art der Arbeit müssen möglicherweise weitere Faktoren in Ihrem Budget berücksichtigt werden.

Beispielsweise hat der Kunde möglicherweise darum gebeten, dass die Arbeit in einem verkürzten Zeitrahmen erledigt wird. Es ist in Ordnung, Eilaufträge anzunehmen, aber nur, wenn der Kunde dafür einen Aufpreis zahlt.

Daher können Sie eine Eilzuschlagsklausel in Ihr Angebot oder Ihren Vertrag aufnehmen. Für einfache Projekte können Sie 25 Prozent berechnen. Bei komplexeren Arbeiten sollten Sie sich nicht scheuen, diesen Betrag zu erhöhen, sogar bis zu 100 Prozent.

Sie können auch Optionen für einen Kunden einbeziehen, wie z. B. unterschiedliche Preise für verschiedene Arbeitspakete, eine reduzierte Gebühr, wenn er Sie auf Retainer nehmen möchte, oder Kosten für die weitere Betreuung nach Abschluss des Projekts.

2.4. Verfolgen Sie Ihre Arbeit unbedingt nach.

Wenn Sie den Auftrag erhalten, sollten Sie Ihre Ergebnisse nachverfolgen und sicherstellen, dass Sie die vereinbarten Ausgaben einhalten. Ein Budget ist genau das – ein Budget. Das ist nicht unbedingt in Stein gemeißelt, da sich die Umstände ändern können.

Nur weil Sie beispielsweise gesagt haben, dass die Registrierung eines Domainnamens einen bestimmten Betrag kostet, bedeutet das nicht, dass Sie diesen Betrag auch tatsächlich ausgeben werden. Wenn Sie Ihre Ausgaben fortlaufend erfassen und alle Kosten berücksichtigen, können Sie sicher sein, dass Sie nicht zu viel ausgeben. Oder Sie müssen sich möglicherweise erneut an den Kunden wenden, um das Budget neu zu verhandeln.

Abschließende Gedanken

Die Fähigkeit, einen Finanzplan zu erstellen, ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen freiberuflichen Tätigkeit. Sie müssen in der Lage sein, Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, die Geschäftsentwicklung zu überwachen und für die Zukunft zu planen.

Freiberufliche Tätigkeit bedeutet auch, sich um Aufträge zu bewerben. Daher ist das Budget ein wichtiger Bestandteil Ihrer Angebote an potenzielle Kunden. Das Budget wird Teil des Vertrags und bildet die Grundlage für Ihre Vergütung für die geleistete Arbeit.

Nachdem Sie nun die wichtigsten Aspekte der Budgetplanung verstanden haben, sollte es Ihnen leichter fallen, einen Haushaltsplan zu erstellen. Sie können die Option in Betracht ziehen, die integrierten Tools zu nutzen, die Ihnen als Teil der Freelancer-Suite von Bonsai zur Verfügung stehen, indem Sie sich jetzt für Ihre kostenlose Testversion anmelden.