Leitfaden für Retainer-Verträge: Sichern Sie sich ein stabiles Einkommen im Jahr 2025

Ein Retainer-Vertrag ist eine rechtliche Vereinbarung, die Freiberuflern über einen festgelegten Zeitraum, in der Regel mehrere Monate oder ein Jahr, eine regelmäßige Vergütung garantiert. Dieser Vertrag garantiert einen im Voraus festgelegten Tarif für eine bestimmte Anzahl von Stunden oder Projekten pro Monat, was finanzielle Stabilität bietet und zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben beiträgt. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen vorhersehbare Einnahmen, verbesserte Kundenbeziehungen und ein optimiertes Workflow-Management. Freiberufler aus verschiedenen Branchen wie Design, Marketing und Entwicklung können Retainer-Verträge nutzen, um sich kontinuierliche Aufträge zu sichern. Um die Effektivität zu maximieren, definieren Sie den Umfang klar, verwenden Sie Zeiterfassungstools und pflegen Sie eine regelmäßige Kommunikation mit dem Kunden. Die Einführung eines Retainer-Vertrags kann die finanzielle Planbarkeit und das berufliche Wachstum erheblich verbessern.

Für viele Freiberufler ist es ein Traum, ein regelmäßiges, vorhersehbares Einkommen zu haben. Es hilft Ihnen nicht nur bei der Planung Ihrer Geschäftsausgaben, sondern ist auch für die wichtige Work-Life-Balance unerlässlich, die jeder anstrebt. Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Einkünfte und Ihre Arbeit einem gleichmäßigeren Rhythmus folgen, ist eine Retainer-Vereinbarung.

Diese gängige Praxis ist sowohl aus finanzieller als auch aus arbeitsprozessbezogener Sicht unerlässlich, und fast alle erfolgreichen Freiberufler haben sie irgendwann in ihrer Karriere angewendet.

Lesen Sie weiter, um alles über Retainer zu erfahren. Um Ihnen dabei zu helfen, stellen wir Ihnen auch ein Paket mit Klauseln für Honorarvereinbarungen zur Verfügung, das Sie in Ihrer Vertragsvorlage oder Vertragsvorlage für Ihre Arbeit als Designer, Vermarkter, Entwickler, Autor, Fotograf und mehr verwenden können.

1. Was ist das?

Ein Retainer-Vertrag ist einfach ein Vertrag, der in der Regel über einen Zeitraum von mehreren Monaten oder einem Jahr läuft und garantiert, dass ein Freiberufler für eine festgelegte Anzahl von Stunden oder Projekten pro Monat einen bestimmten Satz erhält.

Solange der Vertrag gültig ist, stehen Sie dem Kunden für die vereinbarte Anzahl von Stunden zur Verfügung, und dieser verpflichtet sich, Sie zu bezahlen – unabhängig davon, ob er Sie tatsächlich für die Arbeit einsetzt.

Es ersetzt die Vereinbarung über die Bezahlung pro Wort oder Auftrag, die Sie möglicherweise zu Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit verwendet haben, durch eine allgemeinere Vereinbarung, die Ihnen dabei helfen kann, einen Monat, ein Quartal oder sogar ein Jahr mit einem voraussichtlichen Cashflow zu planen, den Sie erwarten können.

Es ist fast so gut wie eine Festanstellung in einem Unternehmen und hat sich für Freiberufler als nützlich erwiesen, die Angst davor haben, nicht zu wissen, wie viel Geld sie im nächsten Monat verdienen werden. Kurz gesagt, es ist eine hervorragende Möglichkeit, um die Ängste und den Stress zu reduzieren, die mit dem Leben als Freiberufler einhergehen.

Mit Bonsai können Sie in nur 2 Minuten Ihren eigenen Retainer-Vertrag erstellen und sich beruhigt zurücklehnen.

Klicken Sie zunächst einfach in Ihrem Dashboard auf „Vertrag erstellen“.

Wählen Sie als Nächstes Ihre Kunden- und Projektdetails sowie den Vorlagentyp aus, und schon können Sie mit der Anpassung Ihrer Rahmenvereinbarung beginnen.

Füllen Sie die ersten beiden Schritte des Prozesses mit Ihren Projekt- und persönlichen Daten aus. Wenn Sie dann zu Schritt 3 gelangen, wählen Sie „monatlicher Satz” und geben Sie den gewünschten Retainer-Betrag ein.

Schließlich gelangen Sie zum letzten Schritt des Erstellungsprozesses für die Retainer-Vereinbarung, wo Sie die Möglichkeit haben, die Vorlage ein letztes Mal zu überprüfen und anschließend auf „Vertrag erstellen“ zu klicken.

Einfach, oder? Melden Sie sich jetzt für Ihre kostenlose Testversion von Bonsai an, um mit Verträgen und anderen integrierten Funktionen wie Vorlagen für den Arbeitsumfang zu experimentieren.

2. Wie man Retainer-Verträge preislich gestaltet

Je nach der von Ihnen angebotenen Dienstleistung variiert Ihre Herangehensweise an die Preisgestaltung eines Vertrags. Experten empfehlen, als Ausgangsbasis 10 % des potenziellen Werts der Dienstleistung zu berechnen. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail entwerfen, die an 10.000 E-Mail-Abonnenten verschickt wird, um ein Produkt im Wert von 100 Dollar zu verkaufen, mit einer erwarteten Konversionsrate von 1 %, würde der Wert dieser Dienstleistung 10.000 Dollar betragen. Ihr Grafikdesign-Honorar für diese E-Mail würde 1.000 Dollar betragen. Wenn Sie vier dieser E-Mails pro Monat versenden, könnten Sie Ihr Honorar auf 4.000 Dollar festlegen.

Die Vereinbarung könnte etwa wie folgt lauten:

Vereinbarung zur Bereitstellung von bis zu vier E-Mail-Newsletter-Texten pro Monat zu einem Preis von 4.000 US-Dollar pro Monat für mindestens sechs Monate.

Mit diesem einen Kunden hätten Sie das Potenzial, alle sechs Monate 24.000 Dollar oder 48.000 Dollar pro Jahr zu verdienen!

Es ist leicht zu erkennen, wie lukrativ Retainer-Verträge sein können, insbesondere wenn die Verkaufszahlen Ihre Bemühungen widerspiegeln. Für andere Freiberufler (z. B. Logo-Designer) sind diese konkreten Zahlen schwieriger zu schätzen. Die Verwendung einer Fallstudie oder von Berichten früherer Kunden kann hilfreich sein, um eine Zahl zu ermitteln, die 10 % entspricht.

Sehen Sie sich unten die Musterklauseln für Rückbehalte an, mit denen Sie eine solide Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden sicherstellen können. Die Klauseln der Honorarvereinbarung sind auf Designer, Entwickler, Vermarkter, Autoren und Fotografen zugeschnitten (aber nicht nur auf diese).

3. Sollten Sie einen Retainer-Vertrag verwenden?

In den meisten Fällen sind Retainer-Verträge für Freiberufler ein wahr gewordener Traum. Wenn Sie sagen können: „Ich arbeite auf Honorarbasis“, beweist dies, dass Sie als Freiberufler Aufträge erhalten haben und dass Sie jeden Monat mit mindestens einer Einkommensquelle rechnen können, um Ihr Gehalt auszugleichen. Freiberufliche Retainer erleichtern die Planung, da Sie sich darauf verlassen können, dass Sie jeden Monat die im Vertrag festgelegten Retainer-Rechnungsgebühren erhalten.

Ein Freiberufler mit einem Kunden, der ihm einen monatlichen Pauschalbetrag von 1.000 Dollar für maximal 12 Arbeitsstunden garantiert, kann sicher sein, dass er in diesem Monat mindestens 1.000 Dollar verdienen wird. So können sie dies als Grundlage für die Prognose von Einnahmen und die Verwaltung von Ausgaben nutzen. Sie wissen auch, dass sie für diesen Monat 12 abrechenbare Stunden einplanen müssen, um sicherzustellen, dass sie sich nicht zu sehr für neue Kunden engagieren. Bei einem festen Honorar für Freiberufler ist es einfacher, die Balance zu finden.

Ein weiterer Vorteil dieser Arbeitsweise ist rein finanzieller Natur. Kunden mit Retainer-Verträgen zahlen ihre Rechnungen eher pünktlich, da sie darauf zählen, dass Sie ihnen auch in Zukunft Aufträge liefern. Freiberufler müssen nicht hinter Zahlungen herlaufen, und es ist auch üblich, für Arbeiten, die im Rahmen eines Retainer-Vertrags vereinbart wurden, eine monatliche Vorauszahlung zu verlangen. Es ist auch einfacher, säumige Kunden zur Verantwortung zu ziehen. Wenn sie Ihre Arbeit nicht bezahlen, haben Sie eine verbindliche Vereinbarung für einen längeren Zeitraum.

Retainer haben außerdem den zusätzlichen Vorteil, dass sie Ihnen beim Branding helfen. Indem Sie nur Kunden akzeptieren, die offen für Retainer-Verträge sind, können Sie größere und bessere Kunden gewinnen und sich einen Ruf als Retainer-Anwalt aufbauen. Dies könnte zunächst kleine, schlecht zahlende oder unseriöse Kunden abschrecken, aber letztendlich ist es der schnellste Weg, um einen Kundenstamm aufzubauen, der langfristig, engagiert und investiert ist und bereit ist, für langfristige Projekte echtes Geld zu bezahlen. (Das ist ohnehin das, was die meisten Freiberufler anstreben.) Dienstleister, die dafür bekannt sind, auf Retainer-Basis zu arbeiten, gewinnen im Laufe der Zeit oft mehr Retainer-Kunden.

4. Wann Retainer möglicherweise nicht sinnvoll sind

In der Regel lieben Freiberufler Retainer. Es ist ein gutes Gefühl, den Terminkalender aufzuschlagen und zu sehen, dass die ersten 1.000 Dollar für diesen Monat bereits gesichert sind. Je mehr Kunden Sie auf Honorarbasis gewinnen, desto einfacher ist es, diese Einkommenslücken zu schließen und sich als erfolgreich zu betrachten. Es gibt jedoch einige Fälle, in denen Retainer versagen können.

Die Sicherheit, die ein freiberuflicher Retainer-Vertrag bietet, kann auch dazu führen, dass man bei der Akquise nachlässig wird. Wenn Sie einen Vertrag über ein Jahr mit einem Kunden abschließen, der Ihnen monatlich 1.000 Dollar zahlt, könnten Sie zu dem Schluss kommen, dass Sie sich nicht so sehr anstrengen müssen, um dieses Geld zu verdienen. Das ist doch eine Garantie, oder?

In Wirklichkeit sollte ein Vertrag Sie für dieses Geld schützen, aber Verträge werden nun einmal gekündigt. Entweder aufgrund der Schließung eines Unternehmens oder einer Arbeitsbeziehung, die zu unangenehm ist, um sie fortzusetzen, können entweder Sie oder der Kunde beschließen, die geschäftliche Zusammenarbeit zu beenden. Dieser Kundenstamm wird dann verschwinden, und Sie bleiben mit einem Interessenten-Trichter zurück, der in der Zwischenzeit möglicherweise vernachlässigt wurde.

Retainer erschweren es auch, die Einnahmen mit demselben Kunden zu steigern. Ein Unternehmen, das Ihnen 250 Dollar pro Artikel für vier Artikel pro Monat zahlt, könnte beschließen, zu einem Retainer-Modell überzugehen. Die 1.000 Dollar klingen gut, aber was ist, wenn sie mehr Artikel von Ihnen wollen? Anstatt Ihr Honorar zu erhöhen, könnten sie sich stattdessen für einen anderen Freiberufler entscheiden, um die zusätzliche Arbeit zu erledigen.

Eine weitere reale Gefahr von Retainern ist „Scope Creep“. Da viele Retainer auf abrechenbaren Stunden und nicht auf Projekten basieren, ist es üblich, dass Freiberufler, die auf Retainerbasis arbeiten, im Laufe der Zeit immer mehr Arbeit erhalten. Ihre ursprüngliche Vereinbarung, beispielsweise nicht mehr als 12 Stunden pro Monat zu arbeiten, kann zu einer Belastung werden, wenn sie effizienter werden und der Kunde mehr verlangt. Aus diesem Grund ist es oft ratsam, für Projekte eine Pauschalvereinbarung zu treffen und keine Stundenvereinbarung (vorausgesetzt, Sie verstehen die Arbeit, die Sie ausführen, vollständig und wissen, wie lange Sie für die Fertigstellung jedes Projekts benötigen).

Schließlich können Retainer bei kleineren Kunden, die auf Wachstumskurs sind, einen schlechten Nachgeschmack hinterlassen. Der einmalige Kunde, der nur wollte, dass Sie eine Pressemitteilung schreiben oder ein Logo entwerfen, sieht möglicherweise kein Potenzial für eine dauerhafte Zusammenarbeit mit Ihnen. Sie könnten die Zusammenarbeit mit Ihnen ganz überspringen, wenn sie die Partnerschaft nicht als passend empfinden würden. Zwar hat fast jeder Kunde das Potenzial, ein zukünftiger Stammkunde zu werden, doch für neuere, kleine Unternehmen, die gerade erst ihre ersten Erfahrungen mit einer erstmaligen Freelancer-Vereinbarung sammeln, ist die Idee eines Retainers möglicherweise zu viel. Wenn man ihnen diese Idee aufzwingt, kann das nach hinten losgehen und dazu führen, dass sie ihre kleinen Projekte woanders durchführen.

5. Was passiert mit nicht genutzten Stunden oder Projekten?

Retainer-Verträge haben zwar den Vorteil, dass sie uns bei der Planung unserer Zeit und Energie helfen, aber manchmal werden sie nicht umgesetzt und ihr Potenzial nie voll ausgeschöpft. Ein Grafikdesigner mit 30 Stunden pro Monat in seinem Retainer-Vertrag kann sich plötzlich am 28. Tag des Monats wiederfinden, an dem er nur 20 Stunden geleistet hat. Ob es nun daran liegt, dass Sie die Ihnen zugewiesene Arbeit nicht abgeschlossen haben oder dass der Kunde Ihnen nicht genügend Arbeit zur Verfügung gestellt hat, um die vereinbarten Stunden zu füllen – Sie sind nun gezwungen, zu entscheiden, wie Sie dem Kunden den Wert bieten können, für den er Sie bezahlt hat. Was sollten Sie tun, um es richtig zu machen?

Dies ist eine sehr wichtige Frage, die beantwortet werden muss, und zwar zum Zeitpunkt der Ausarbeitung Ihres Freelancer-Vertrags – nicht erst, nachdem Sie mit der Arbeit begonnen haben. Ähnlich wie bei den alten „Rollover“-Datentarifmodellen für Mobiltelefone entscheiden sich viele Freiberufler dafür, die in einem bestimmten Monat geleisteten Stunden oder abgeschlossenen Projekte zu erfassen und nicht angeforderte Arbeiten als Guthaben für den nächsten Monat zurückzustellen. Ein Beispiel hierfür wäre ein Freiberufler, der sich bereit erklärt, monatlich 12 Stunden Designarbeit zu leisten, aufgrund der Feiertage in einem bestimmten Monat jedoch nur 8 Stunden arbeitet. Diese 4 nicht genutzten Stunden können auf den folgenden Monat übertragen werden, um eine Arbeitsbelastung von 16 Stunden zu erreichen, aber die Bezahlung für beide Monate würde gleich bleiben.

Überlegen Sie sorgfältig, bevor Sie eine Verlängerungsoption für Retainer anbieten. Sie sollten zwar Ihr Bestes tun, um Ihren Vertrag zu erfüllen und die in Ihrer Vereinbarung zugesagten Stunden oder Projekte zu liefern, aber es ist nicht Ihre Schuld, wenn ein Kunde einen Monat lang keine Aufträge an Sie vergibt oder Ihnen nicht die Ressourcen zur Verfügung stellt, die Sie zur Erbringung der Leistungen benötigen. Genauso wie ein Anwalt mit einem freiberuflichen Retainer-Vertrag Ihnen keine ungenutzten Stunden gutschreibt, sind viele Freiberufler der Meinung, dass sie in einem späteren Monat keine zusätzliche Arbeit erledigen sollten, um dem Kunden den Wert eines Retainers zu bieten.

(Diese Vorgehensweise kann gefährlich sein und erschwert die Planung Ihres Arbeitsablaufs erheblich – einer der Gründe, warum Sie sich ursprünglich für einen Retainer-Vertrag entschieden haben! Die Zeit ist endlich. Wenn ein Kunde seine Stunden in einem Monat nicht nutzt, bedeutet das nicht, dass Sie im folgenden Monat so viele zusätzliche Stunden zur Verfügung haben.

Um Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten und sicherzustellen, dass Sie die Retainer-Beziehung gut verwalten, sollten Sie sich im Laufe des Monats regelmäßig mit Ihren Kunden austauschen, damit diese das volle Potenzial ihres Retainer-Guthabens ausschöpfen können. Ein kurzer Anruf zu Beginn des Monats, um Ziele festzulegen, ist üblich, ebenso wie eine Bewertung der verbleibenden Zeit in der Monatsmitte. Wenn ein Kunde nicht in der Lage ist, einen Plan zu erstellen, um alle Ihre Stunden in einem Monat zu nutzen – bevor der Monat zu Ende ist –, sollte die Verantwortung, sich Aufgaben auszudenken, nicht bei Ihnen liegen.

Wenn Sie jedoch aufgrund mangelnder Bemühungen Ihrerseits die in Ihrem Honorarvertrag festgelegte Arbeitsleistung nicht erbracht haben, muss dies korrigiert werden. Es ist ähnlich wie das Verpassen einer Frist, und Sie sollten alles in Ihrer Macht Stehende tun, um die Arbeit vor Monatsende nachzuholen. Wenn das nicht möglich ist, kommunizieren Sie mit dem Kunden, erklären Sie ihm, dass Sie gemäß den Vertragsbedingungen noch Arbeit zu liefern haben, und wann er damit rechnen kann.

Denken Sie daran: Wenn die vereinbarten Stunden aufgrund Ihrer mangelnden Planung nicht vollständig absolviert werden können, sollten Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun, um Ihre Verpflichtung zu erfüllen und etwas zusätzlich zu leisten. Um die Beziehung aufrechtzuerhalten, könnten Sie anbieten, im nächsten Monat ein paar Überstunden zu machen. (Vermeiden Sie es jedoch, Rabatte zu gewähren, es sei denn, dies ist absolut notwendig. Wenn man einmal mit Preissenkungen begonnen hat, ist es äußerst schwierig, sie wieder anzuheben.) Stehen Sie immer zu Ihren Fehlern, entschuldigen Sie sich einmal kurz und machen Sie dann weiter, um die versprochene Arbeit zu erledigen.

6. Die Gefahren, wenn man Favoriten spielt

Eine weitere, oft übersehene Komplikation, die sich aus Retainern ergeben kann, ist die unterschiedliche Behandlung aufgrund der Vereinbarung. Dies kann sich auf zwei Arten zeigen. Der erste ist, sich mehr um Ihre Stammkunden zu bemühen, weil Sie ihnen gefallen, sie als Kunden behalten und weiterhin an ihrem Geld verdienen möchten. Das ist bis zu einem gewissen Grad sinnvoll, denn Sie sollten sich bemühen, Ihre bestehenden Kunden zufrieden zu stellen. Es ist viel einfacher, einen Kunden zu halten, als neue zu finden. Bestehende Kunden müssen nicht erst eingebunden werden, und die Entwicklung von Prozessen für sie ist – sobald man sie kennengelernt hat – relativ einfach. Sie haben das Potenzial, mehr zu verdienen, da der administrative Zeitaufwand insgesamt deutlich geringer sein kann.

Die Kehrseite der Medaille ist, dass man Stammkunden als selbstverständlich ansieht. Da sie diesen Vertrag unterzeichnet haben und Ihnen ihr Geschäft gewissermaßen garantiert ist, müssen Sie sie nicht umwerben, wie Sie es bei einem neuen Kunden tun würden. Wenn Sie die Wahl haben, tagsüber für einen neuen Kunden (den Sie möglicherweise noch beeindrucken müssen) oder für einen langjährigen Stammkunden (der Sie bereits gut kennt und Ihnen wahrscheinlich vertraut, dass Sie die Prozesse so handhaben, wie Sie es für richtig halten) zu arbeiten, ist es naheliegend, die Ressourcen dem neuen Kunden zuzuweisen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, sollten Sie sich bemühen, Stammkunden zu Ihrem Brotverdienst zu machen. Das Ignorieren ihrer Bedürfnisse kann verheerende Auswirkungen auf diesen Plan haben und dazu führen, dass Sie lukrative, langfristige Verträge verlieren, die für ein wachsendes freiberufliches Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.

Streben Sie ein Gleichgewicht zwischen der Betreuung von Kunden mit und ohne Retainer an. Wahrscheinlich werden Sie immer eine Mischung aus beidem haben, also behandeln Sie beide mit Sorgfalt und bieten Sie ihnen den Service, den sie verdienen!

Angenommen, Sie benötigen zusätzliche rechtliche Dokumente für Ihren Auftrag, könnten Sie auch eine Freigabevereinbarung verwenden.

7. Retainer können für alle Freiberufler funktionieren.

Für wen sind Retainer geeignet? So ziemlich jeder Dienstleister kann einen solchen Service einrichten. Social-Media-Manager, Autoren, Programmierer, Designer und Entwickler sind allesamt Geschäftsbereiche, die mit dieser Methode Erfolge verzeichnen konnten. Wenn Sie auf Stundenbasis oder projektbezogen arbeiten, können Sie die Vereinbarung so gestalten, dass sie sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden funktioniert.

Sie können sich dafür entscheiden, das Thema Retainer bereits zu Beginn Ihrer Beziehungen anzusprechen und es sogar in Marketingmaterialien und bei Akquisetelefonaten zu erwähnen. Indem Sie es als eine einfachere Art der Zusammenarbeit präsentieren (die einen Großteil des Verwaltungsaufwands, den stundenweise Arbeit mit sich bringen kann, überflüssig macht), kann es das Verkaufsargument sein, das Sie brauchen, um diesen neuen Freelance-Auftrag an Land zu ziehen. In ersten Gesprächen ist es am besten, zu erklären, dass es für beide Seiten ein Gewinn ist.

(Achten Sie nur darauf, dass Sie Grenzen setzen. Ein freiberuflicher Retainer-Vertrag bedeutet nicht, dass Sie „auf Abruf“ bereitstehen oder Arbeiten mit kürzeren Lieferfristen erledigen können. Es stellt lediglich sicher, dass Sie jeden Monat in Ihrem Arbeitsablauf Platz für Ihre besten und vielversprechendsten Kunden reservieren.

Unabhängig davon, ob Sie regelmäßig an einem Projekt arbeiten oder auf Stundenbasis, können Retainer-Verträge eine professionelle Möglichkeit sein, Ihr Geschäft auszubauen. Wenn Sie bereits mit einem Kunden zusammenarbeiten, der für eine solche Vereinbarung in Frage kommen würde, sprechen Sie ihn darauf an und appellieren Sie an sein Wertbewusstsein. Sie können sogar erklären, wie ein freiberuflicher Retainer ihnen Geld sparen kann, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass Sie auch in den geschäftigsten Monaten verfügbar sind. Wenn Sie Ihre garantierte Aufmerksamkeit haben, fühlen sich Kunden wertgeschätzt und Sie können sich auf viele Monate Arbeit freuen! Machen Sie sich die Verwaltung all dieser Aufgaben mit einer kostenlosen Bonsai-Testversion leicht.