Cómo elaborar presupuestos como autónomo: la guía completa

Como autónomo, necesitas saber cómo elaborar un presupuesto por varias razones.

En primer lugar, como parte de la planificación empresarial, los autónomos deben disponer de un presupuesto que refleje todos sus ingresos y gastos. Un presupuesto ayuda a los autónomos a calcular cuánto dinero esperan ingresar cuando se paguen sus facturas, cuánto gastan en gastos empresariales y cuánto deben ahorrar para cosas como la planificación de la jubilación. ¡No olvides pagarte un salario para vivir!

Como parte de la licitación de un trabajo, los autónomos también deben saber cómo redactar una propuesta presupuestaria. Si consigues el trabajo, ese presupuesto pasará a formar parte del contrato con tu cliente. Configurarás tu facturación como autónomo y cobrarás en función del cumplimiento de los hitos establecidos en el contrato y del presupuesto acordado con el cliente.

Veamos estos dos aspectos de la elaboración de presupuestos para autónomos.

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1. Cómo elaborar un presupuesto para tu negocio como autónomo

Todas las empresas necesitan tener un presupuesto que cumplir y controlar. Esto puede servir como barómetro del rendimiento del negocio.

A continuación te explicamos cómo puedes elaborar un presupuesto para tu negocio como autónomo:

1.1. Determinar los gastos

Empieza por anotar todos tus gastos como autónomo durante un periodo de tiempo determinado. Sería útil elaborar un presupuesto mensual, que luego se podría ampliar para incluir todo el año. También puede hacer un seguimiento de los gastos de todo un año, incluidos aquellos que pueden producirse de forma intermitente, como los costes de los seguros, y luego dividirlos entre 12 para determinar los gastos mensuales.

Si llevas tiempo en el negocio, esto no debería resultarte demasiado difícil. Utiliza los recibos y los extractos bancarios para crear un registro de gastos. Si te estás embarcando en un negocio como autónomo, dedica tiempo a investigar qué gastos tendrás. Ten en cuenta cualquier equipo que tengas que comprar, alquilar para el espacio de oficina, Internet y teléfonos, un vehículo, etc.

Es recomendable incluir un 15 % adicional al mes para gastos imprevistos, como la necesidad de actualizar el equipo.

1.2. Determinar los ingresos

Una vez que conozcas tus gastos, podrás determinar cuántos ingresos necesitas cada mes, lo que debería incluir un salario más la capacidad de cubrir todos los gastos.

Si tus ingresos son superiores a tus gastos, reserva una parte para ahorrar, planificar tu jubilación o pagar impuestos, por ejemplo. Si tus ingresos son insuficientes, debes tomar algunas decisiones sobre cómo reducir gastos o buscar más trabajo. Tu objetivo debería ser disponer de dinero extra cada mes para destinarlo a tus ahorros.

1.3. Seguir y ajustar

Asegúrate de seguir llevando un registro de todos los gastos, ya sea una comida de trabajo o un ordenador nuevo. Siga supervisando y realizando los ajustes necesarios.

Utilizando una herramienta sencilla como una hoja de cálculo de Excel, deberías convertir la planificación y el seguimiento del presupuesto en una parte habitual del trabajo administrativo que realizas para tu negocio.

2. Cómo redactar una propuesta presupuestaria

El segundo tipo de presupuesto esencial para el éxito de un autónomo es redactar un presupuesto como parte de una propuesta de trabajo autónomo. Después de todo, el presupuesto será una parte fundamental de tu propuesta, ya que te ayudará a conseguir nuevos clientes. Pero igual de importante es que, si consigues el trabajo, también formará parte de tu contrato como autónomo.

A continuación, se detallan los pasos para redactar una propuesta presupuestaria:

2.1. Determinar el coste de cada componente de la propuesta.

El primer paso es determinar qué trabajo se realizará para completar el contrato. Si se está acercando a un nuevo cliente, determine qué trabajo realizará para él y los costes de cada hito.

O tal vez el cliente haya explicado con detalle lo que necesita que se haga. Por ejemplo, un presupuesto y un calendario estimados pueden ser una parte fundamental de la respuesta a una solicitud de propuesta.

Crea una hoja de cálculo con el presupuesto utilizando una herramienta como Excel. Crea columnas para los elementos que se incluirán en tu presupuesto, con una segunda columna para los costes de esos elementos y, por último, una fila en la parte inferior para calcular todos los totales.

Incluye todos los gastos, lo que significa tu tiempo, cualquier personal o subcontratistas, además de costes como los desplazamientos. Si estás creando un sitio web, por ejemplo, habrá gastos como el registro del nombre de dominio.

Al calcular tus costes, especialmente en lo que respecta al tiempo, considera añadir un 5-10 % adicional. Esto te dará un margen de maniobra en caso de que el trabajo lleve más tiempo del previsto. Es más fácil negociar a la baja con un cliente que tener que volver y pedir más.

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2.2. Cree un documento para respaldar su propuesta presupuestaria.

Obviamente, su propuesta incluirá más que un presupuesto. Así que es hora de crear las palabras que respalden tus cifras.

Una vez completada la hoja de cálculo del presupuesto, cópiala y pégala en tu propuesta. A continuación, redacta descripciones para cada una de las partidas presupuestarias, incluyendo una breve descripción del trabajo que se va a realizar, una descripción del gasto y por qué es necesario, etc.

El software de propuestas de Bonsai se puede utilizar para crear una propuesta presupuestaria. Te permitirá crear diferentes paquetes entre los que los clientes podrán elegir, con tarifas diferentes para cada paquete, lo que te ayudará a maximizar tus ganancias. Te permite crear, enviar y realizar un seguimiento de propuestas de trabajo freelance, reuniendo la generación de contratos, la creación de facturas, el análisis y la elaboración de informes.

2.3. Otras consideraciones

Dependiendo de la naturaleza del trabajo, puede haber otras consideraciones que incluir en su presupuesto.

Por ejemplo, tal vez el cliente haya solicitado que el trabajo se realice en un plazo de tiempo reducido. Está bien hacer proyectos urgentes, pero solo si el cliente paga una tarifa adicional.

Por lo tanto, puede incluir una cláusula de recargo por urgencia en su propuesta o contrato. Para proyectos sencillos, puedes cobrar un 25 %. Para trabajos más complejos, no dude en aumentar esa cantidad, incluso hasta un 100 %.

También puede incluir opciones para el cliente, como diferentes precios para diferentes paquetes de trabajo, una tarifa reducida si desea contratarle de forma permanente o un coste por el mantenimiento continuo una vez finalizado el proyecto.

2.4. Asegúrate de realizar un seguimiento de tu trabajo.

Si consigues el trabajo, asegúrate de hacer un seguimiento de tus resultados y de gastar lo que dijiste que gastarías. Un presupuesto es solo eso: un presupuesto. No es necesariamente inamovible, ya que las circunstancias pueden cambiar.

Por ejemplo, el hecho de que hayas dicho que registrar un nombre de dominio costaría una determinada cantidad no significa que eso sea lo que realmente vas a gastar. Si llevas un control continuo y contabilizas todos tus gastos, te asegurarás de no gastar de más. O bien, es posible que tenga que volver a hablar con el cliente para replantear el presupuesto.

Pensamientos finales

Ser capaz de elaborar un presupuesto es una parte fundamental para gestionar con éxito un negocio como autónomo. Debes ser capaz de contabilizar los ingresos y los gastos, supervisar el rendimiento del negocio y planificar el futuro.

El trabajo autónomo también implica presentar ofertas para conseguir proyectos, por lo que el presupuesto es una parte fundamental de las propuestas que se envían a los posibles clientes. El presupuesto pasará a formar parte del contrato y constituirá la base de lo que se le pagará por su trabajo.

Ahora que comprende los aspectos clave de la elaboración de presupuestos, redactar uno debería resultarle más sencillo. Puedes considerar la opción de utilizar las herramientas integradas que tienes a tu disposición como parte del paquete para autónomos de Bonsai registrándote ahora para obtener una prueba gratuita.