Der 5-Schritte-Leitfaden für die perfekte Antwort auf eine Ausschreibung

Sie haben eine Ausschreibung (RFP) von einem potenziellen Neukunden erhalten. Herzlichen Glückwunsch! Es ist immer spannend, wenn jemand mit Ihnen zusammenarbeiten möchte. Aber die Dinge sind noch nicht ganz in Stein gemeißelt. Um sich nach Einreichung Ihrer Leistungsbeschreibungsvorlage eine Vertragsvorlage zu sichern, müssen Sie herausfinden, wie Sie auf eine Ausschreibung reagieren sollen.

Es ist wichtig, eine überzeugende Antwort zu verfassen, die Ihren Kunden davon überzeugt, dass Sie der beste Berater für sein Projekt sind. Wenn Sie noch nie eine Ausschreibung erhalten haben oder noch nie erfolgreich einen Auftrag aufgrund Ihrer Antwort erhalten haben, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Sie auf die Ausschreibung reagieren müssen, um den Auftrag zu erhalten.

Hier finden Sie alles, was Sie über das Verfassen einer guten Antwort auf eine Ausschreibung wissen müssen, einschließlich eines Musteranschreibens, das Sie als Grundlage für Ihr eigenes Anschreiben verwenden können.

1. Was ist eine RFP-Antwort?

Ausschreibungen (oder RFPs) sind besonders häufig für Freiberufler, die im B2B-Bereich oder im öffentlichen Sektor tätig sind. Beispielsweise enthält eine Ausschreibung eines Architekten in der Regel alle Informationen, die Sie über die Bedürfnisse Ihres potenziellen Kunden wissen müssen: Details zum Bauprojekt, geschätztes Budget und Zeitrahmen, Fragen, die beantwortet werden müssen, und vieles mehr.

Was ist also eine RFP-Antwort? Betrachten Sie Ihr Antwortschreiben auf die Ausschreibung als eine Art freiberufliches Angebot. Jeder Freiberufler oder Berater, der an der Mitarbeit an dem Projekt interessiert ist, sendet in der Regel ein Angebot, in dem er darlegt, wie er das Projekt angehen möchte, und alle Fragen des Kunden beantwortet.

• Der Kunde wird die eingereichten Vorschläge durchsehen und eine Liste seiner Favoriten zusammenstellen.
• Diese „Finalisten“ erhalten in der Regel die Möglichkeit, Fragen zu stellen, und der Kunde kann mit zusätzlichen Fragen zu ihren Antworten zurückkommen.
• Möglicherweise müssen Sie dann einen endgültigen Vorschlag zur Prüfung einreichen.

2. Wie kann ich Ausschreibungen erhalten?

Wie Sie sehen, sind Ausschreibungen eine hervorragende Möglichkeit, mehr und bessere Freelance-Kunden zu finden. Allerdings können Sie keine Ausschreibung beantworten, wenn Sie gar keine Ausschreibungen erhalten! Wie können Sie also sicherstellen, dass Sie Ausschreibungen von Unternehmen erhalten, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten?

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie sicherstellen können, dass Sie Ausschreibungen erhalten. Der erste Schritt besteht darin, sich an die großen Akteure Ihrer Branche oder an Unternehmen zu wenden, mit denen Sie wirklich gerne zusammenarbeiten würden, und einfach darum zu bitten, in deren Verteilerliste für Ausschreibungen aufgenommen zu werden. Wenn Sie ernst genommen werden möchten, sollten Sie unbedingt relevante Arbeitsbeispiele und einen überzeugenden Elevator Pitch vorbereiten.

Die zweite Methode besteht darin, Drittanbieter für das RFP-Management in Ihrer Branche zu identifizieren. Insbesondere große und mittelständische Kunden lagern ihre Ausschreibungen häufig an diese Unternehmen aus. Nehmen Sie Kontakt auf und erfahren Sie, wie Sie in deren Kontaktliste aufgenommen werden können.

3. Wie man eine Antwort auf eine Ausschreibung verfasst

Nachdem Sie nun wissen, was eine RFP-Antwort ist und wie Sie sicherstellen können, dass Sie in der richtigen Position sind, um eine solche einzureichen, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie Sie eine RFP-Antwort genau verfassen sollen. Wie bei jedem freiberuflichen Angebot muss Ihre Antwort auf die Ausschreibung überzeugend sein, Ihnen helfen, sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben, und alle Fragen Ihres Kunden klar beantworten.

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Lesen Sie weiter, um unsere Tipps zu erfahren, wie Sie richtig auf eine Ausschreibung reagieren.

3.1. Stellen Sie sicher, dass es eine Antwort wert ist.

Es ist normal, dass man sich freut, wenn man eine Ausschreibung erhält, aber bedenken Sie, dass sich die Beantwortung möglicherweise nicht lohnt. Bewerten Sie die Gelegenheit sorgfältig, bevor Sie mit Ihrer Antwort beginnen. John Boyens vom Forbes Council empfiehlt, nur dann auf eine Ausschreibung zu antworten, wenn Sie eine Gewinnchance von mindestens 50 % haben.

Achten Sie bei der Bewertung einer Ausschreibung auf häufige Warnsignale oder Dinge, die sich nachteilig für Sie auswirken könnten, wie zum Beispiel:

• Die Ausschreibung kam völlig unaufgefordert.
• Sie haben keine bestehende Beziehung zu jemandem im Unternehmen des Kunden.
• Die Ausschreibung ist äußerst detailliert und anspruchsvoll.
• Sie haben nicht genug Zeit, um eine gute Antwort zu formulieren.
• Sie verfügen nicht über die Ressourcen, die Sie benötigen würden, um die Anforderungen der Ausschreibung zu erfüllen.

3.2. Machen Sie sich klar, was in der Ausschreibung steht.

Es ist wichtig, sich Zeit zu nehmen, um die Ausschreibung sorgfältig zu lesen, damit Sie ein klares Verständnis davon haben, was Ihr potenzieller Kunde benötigt. Wenn Sie nur überfliegen, könnten Ihnen wichtige Details oder Fragen entgehen.

Überprüfen Sie jede Komponente der Ausschreibung einzeln und notieren Sie sich jede gestellte Frage, um sicherzustellen, dass Sie alle beantworten. Es empfiehlt sich, beim Durchsehen der Ausschreibung eine Checkliste für sich selbst zu erstellen, damit Sie genau wissen, was Sie in Ihr Angebot aufnehmen müssen.

3.3. Wissen, welche Abschnitte aufgenommen werden sollen

Jede Antwort auf eine Ausschreibung wird ein wenig anders ausfallen, aber es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Antwortschreiben auf die Ausschreibung die grundlegenden Punkte abdecken. Eine gute Antwort enthält immer folgende Elemente:

• Allgemeine Informationen zu Ihrem Unternehmen (wie Name, Standort, Mitarbeiter und Kontaktdaten)
• Eine Wiederholung des Problems des Kunden, so wie Sie es verstehen
• Was macht Sie besser als andere Bewerber?
• Ihre Ideen für das betreffende Projekt und Ihr geplanter Ansatz
• Antworten auf alle in der Ausschreibung aufgeführten Fragen
• Ihre Preisgestaltung
• Alle relevanten Referenzen oder Zeugnisse

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4.4. Seien Sie strategisch bei Ihrer Preisgestaltung

Während Sie bei Ihrer Preisgestaltung stets transparent sein sollten, insbesondere bei Ihren freiberuflichen Rechnungen, ist es bei der Einreichung Ihrer Antwort auf eine Ausschreibung am besten, die Dinge so weit wie möglich zu gruppieren. Wenn Sie Ihre Preisaufschlüsselung sehr detailliert gestalten, setzen Sie sich einer genauen Prüfung aus und geben dem Kunden mehr Verhandlungsspielraum.

Brechen Sie nicht alles Zeile für Zeile herunter. Wenn Sie sich beispielsweise für ein Designprojekt bewerben, möchten Sie wahrscheinlich aufschlüsseln, wie viel Zeit und Kosten für das Logo im Vergleich zum Website-Design aufgewendet werden. Sie müssen ihnen jedoch nicht mitteilen, wie viel jede Website-Seite kostet oder wie viel Zeit die Erstellung einer Farbpalette in Anspruch nimmt.

Geben Sie außerdem niemals Ihren niedrigsten Preis an und verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie sich durch Ihre Preisgestaltung von anderen Bewerbern abheben. Ihre Antwort auf die Ausschreibung sollte eine gute Mischung aus einem angemessenen Preis und nachgewiesenen Fähigkeiten aufweisen. Wenn Sie bereits Ihren niedrigsten Preis genannt haben und Ihr Kunde mit einem Gegenangebot zurückkommt, können Sie dieses nicht annehmen. Lassen Sie sich also bei Ihrer Preisgestaltung immer etwas Spielraum.

4.5. Zeigen Sie Ihre bisherigen Erfolge

Denken Sie daran, dass dieser Kunde Ihre Arbeit möglicherweise noch nie gesehen hat und daher einen Beweis dafür benötigt, dass Sie tatsächlich das leisten können, was Sie versprechen. Widmen Sie einen Abschnitt Ihrer Antwort auf die Ausschreibung einer Erfolgsgeschichte, auf die Sie besonders stolz sind. Achten Sie nur darauf, dass es für das jeweilige Projekt relevant ist.

Soziale Beweise können das Einzige sein, was zwischen Ihnen und Ihrem nächsten Freelancer-Auftrag steht. Finden Sie also heraus, wie Sie Ihre bisherigen Kunden um Referenzen bitten können, und machen Sie es sich zur Gewohnheit, diese in Ihre Ausschreibungsantworten und andere Angebote aufzunehmen.

5. Halten Sie ein Antwortschreiben auf die Ausschreibung bereit.

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie auf eine Ausschreibung reagieren müssen, ist es an der Zeit, sich vorzubereiten. Ausschreibungen sind bekannt dafür, dass sie enge Fristen haben, und manchmal hat man nur wenige Tage Zeit, um ein überzeugendes Antwortschreiben auf eine Ausschreibung zu verfassen. Außerdem verbringt ein durchschnittliches Unternehmen sage und schreibe 20 bis 40 Stunden mit der Beantwortung einer einzigen Ausschreibung! Um es einfacher zu machen, empfehlen wir Ihnen, eine Vorlage zu erstellen, die Sie für jedes Projekt individuell anpassen können.

Achten Sie darauf, ein Gleichgewicht zu finden, damit Ihr Kunde nicht den Eindruck gewinnt, dass Sie für jede Antwort auf eine Ausschreibung dieselben Informationen wiederverwenden. Ihre Vorlage sollte nur 70–80 % der Informationen enthalten, während die restlichen 20–30 % für jede Ausschreibung und jedes Projekt individuell angepasst werden sollten.

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