Le guide en 5 étapes pour maîtriser la manière dont vous répondez à un appel d'offres

Vous avez reçu une demande de proposition (RFP) d'un nouveau client potentiel. Félicitations ! C'est toujours excitant quand quelqu'un veut travailler avec vous. Mais rien n'est encore définitif. Afin d'obtenir un modèle de contrat après avoir soumis votre modèle de cahier des charges, vous devez déterminer comment répondre à un appel d'offres.

Il est important de rédiger une réponse convaincante qui persuade votre client que vous êtes le meilleur consultant pour son projet. Si vous n'avez jamais reçu d'appel d'offres auparavant ou si vous n'avez jamais réussi à décrocher un contrat grâce à votre réponse, vous vous demandez probablement comment répondre à l'appel d'offres pour décrocher le contrat.

Voici tout ce que vous devez savoir pour rédiger une excellente réponse à un appel d'offres, y compris un exemple de lettre de réponse à un appel d'offres que vous pouvez utiliser comme base pour rédiger la vôtre.

1. Qu'est-ce qu'une réponse à un appel d'offres ?

Les appels d'offres (ou RFP) sont particulièrement courants pour les freelances travaillant dans le secteur B2B ou le secteur public. Par exemple, une demande de proposition d'architecte vous fournit généralement toutes les informations nécessaires sur les besoins de votre client potentiel : détails du projet de construction, budget et calendrier prévisionnels, questions auxquelles il souhaite obtenir des réponses, etc.

Alors, qu'est-ce qu'une réponse à un appel d'offres ? Considérez votre lettre de réponse à l'appel d'offres comme une sorte de proposition freelance. Chaque freelance ou consultant intéressé par le projet enverra généralement une proposition décrivant comment il compte s'y prendre et répondant à toutes les questions du client.

• Le client examinera les propositions et réduira la liste à ses choix préférés.
• Ces « finalistes » ont généralement la possibilité de poser toutes les questions qu'ils souhaitent, et le client peut revenir vers eux avec des questions supplémentaires concernant leur réponse.
• Vous devrez peut-être ensuite soumettre une proposition finale pour examen.

2. Comment puis-je recevoir des appels d'offres ?

Comme vous pouvez le constater, les appels d'offres sont un excellent moyen de trouver davantage de clients freelance de meilleure qualité ; mais vous ne pouvez pas répondre à un appel d'offres si vous n'en recevez pas ! Alors, comment pouvez-vous vous assurer que vous recevez des appels d'offres provenant d'entreprises avec lesquelles vous souhaitez travailler ?

Il existe deux moyens principaux de vous assurer que vous recevez bien les appels d'offres. La première consiste à contacter les grands acteurs de votre secteur, ou toute entreprise avec laquelle vous aimeriez vraiment travailler, et à leur demander simplement de vous ajouter à leur liste de diffusion d'appels d'offres. Si vous voulez être pris au sérieux, veillez à vous préparer en apportant des exemples pertinents de votre travail et un argumentaire convaincant.

La deuxième méthode consiste à identifier les sociétés tierces de gestion des appels d'offres dans votre secteur d'activité. Les clients de grande et moyenne taille, en particulier, confient souvent leurs appels d'offres à ces entreprises. N'hésitez pas à les contacter pour savoir comment figurer sur leur liste de contacts.

3. Comment rédiger une réponse à un appel d'offres

Maintenant que vous savez ce qu'est une réponse à un appel d'offres et comment vous assurer que vous êtes en mesure d'en soumettre une, vous vous demandez probablement comment rédiger une réponse à un appel d'offres. Comme pour toute proposition freelance, votre réponse à l'appel d'offres doit être convaincante, vous aider à vous démarquer de vos concurrents et répondre clairement à toutes les questions de votre client.

Bonsai a été spécialement conçu pour aider les freelances comme vous à gérer leur activité plus facilement, grâce à des outils qui vous permettent de générer des appels d'offres (ou des propositions) et d'envoyer des factures en un seul clic. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour bénéficier d'un essai gratuit et découvrez combien de temps vous pouvez gagner lors de la rédaction de votre prochaine réponse à un appel d'offres.

Poursuivez votre lecture pour découvrir nos conseils à suivre afin de savoir comment répondre correctement à un appel d'offres.

3.1. Assurez-vous que cela mérite une réponse.

Il est normal d'être enthousiaste lorsque vous recevez un appel d'offres, mais gardez à l'esprit que répondre à celui-ci ne vaut peut-être pas le temps et les efforts que cela implique. Évaluez soigneusement l'opportunité avant de commencer votre réponse. John Boyens, du Forbes Council, recommande de ne répondre à un appel d'offres que si vous avez au moins 50 % de chances de remporter le marché.

Lorsque vous évaluez une opportunité d'appel d'offres, recherchez les signaux d'alerte courants ou les éléments qui pourraient vous être défavorables, tels que :

• La demande de propositions est arrivée sans avoir été sollicitée.
• Vous n'avez aucune relation avec qui que ce soit au sein de l'entreprise du client.
• L'appel d'offres est extrêmement détaillé et exigeant.
• Vous n'avez pas assez de temps pour préparer une bonne réponse.
• Vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour répondre aux exigences de l'appel d'offres.

3.2. Soyez très clair sur le contenu de l'appel d'offres.

Il est important de prendre le temps de lire attentivement l'appel d'offres afin de bien comprendre les besoins de votre client potentiel. Si vous ne faites que survoler le texte, vous risquez de passer à côté de détails ou de questions importants.

Passez en revue chacun des éléments de l'appel d'offres un par un et notez chaque question posée afin de vous assurer d'y répondre toutes. Une bonne pratique consiste à créer une liste de contrôle pour vous-même lorsque vous examinez l'appel d'offres afin de savoir exactement ce que vous devez inclure dans votre proposition.

3.3. Savoir quelles sections inclure

Chaque réponse à un appel d'offres sera légèrement différente, mais il est important de couvrir les éléments fondamentaux dans votre lettre de réponse. Une bonne réponse comprend toujours les éléments suivants :

• Informations générales sur votre entreprise (comme votre nom, votre emplacement, votre personnel et vos coordonnées)
• Une réitération du problème du client tel que vous le comprenez
• Qu'est-ce qui vous rend meilleur que les autres candidats ?
• Vos idées pour le projet en question et votre approche prévue
• Réponses à toutes les questions posées dans l'appel d'offres
• Votre tarification
• Toute référence ou témoignage pertinent

Consultez l' excellente formule de proposition de Hubspot pour obtenir davantage de conseils sur la manière d'inclure ces informations cruciales dans votre lettre de motivation, votre résumé exécutif et plus encore.

4.4. Soyez stratégique dans votre tarification

Même si vous devez toujours faire preuve de transparence dans votre tarification, en particulier dans vos factures de freelance, il est préférable de regrouper autant que possible les éléments lorsque vous soumettez votre réponse à un appel d'offres. En donnant beaucoup de détails dans votre ventilation des prix, vous vous exposez à un examen minutieux et donnez au client davantage d'arguments pour négocier.

Ne décomposez pas tout ligne par ligne. Par exemple, si vous postulez pour un projet de conception, vous voudrez probablement détailler le temps et les coûts consacrés à la création du logo par rapport à la conception du site web. Cependant, vous n'avez pas besoin de leur dire combien coûtera chaque page du site web, ni combien de temps il faut pour créer une palette de couleurs.

De plus, veillez à ne jamais indiquer votre prix le plus bas et ne comptez pas sur vos tarifs pour vous démarquer des autres candidats. Votre réponse à l'appel d'offres doit présenter un bon équilibre entre un prix raisonnable et des compétences avérées. Si vous avez déjà proposé votre prix le plus bas et que votre client vous fait une contre-offre, vous ne pourrez pas l'accepter. Donc, laissez toujours une marge dans vos prix.

4.5. Mettez en avant vos succès passés

Gardez à l'esprit que ce client n'a peut-être jamais vu votre travail auparavant, il a donc besoin de preuves que vous êtes réellement capable de faire ce que vous dites pouvoir faire. Consacrez une partie de votre réponse à l'appel d'offres à une réussite dont vous êtes particulièrement fier. Assurez-vous simplement que cela soit pertinent pour le projet en cours.

La preuve sociale peut être le seul obstacle entre vous et votre prochain contrat en freelance. Découvrez donc comment demander des témoignages à vos anciens clients et prenez l'habitude de les inclure dans vos réponses aux appels d'offres et autres propositions.

5. Préparez une lettre de réponse à l'appel d'offres.

Maintenant que vous savez comment répondre à un appel d'offres, il est temps de vous préparer. Les appels d'offres sont connus pour leurs délais serrés, et vous ne disposez parfois que de quelques jours pour rédiger une réponse convaincante. De plus, une entreprise moyenne consacre entre 20 et 40 heures à répondre à un seul appel d'offres ! Pour vous faciliter la tâche, nous vous suggérons de conserver un modèle dans vos fichiers que vous pourrez personnaliser pour chaque projet.

Veillez à trouver le juste équilibre, car vous ne voulez pas que votre client pense que vous réutilisez les mêmes informations pour chaque réponse à un appel d'offres. Votre modèle ne doit inclure que 70 à 80 % des informations, les 20 à 30 % restants devant être propres à chaque appel d'offres et à chaque projet.

Vous pouvez même créer et enregistrer votre modèle dans l'outil de proposition freelance de Bonsai pour y accéder facilement. Essayez notre version d'essai gratuite et découvrez à quel point il peut être facile de gérer vos tâches administratives quotidiennes en tant que freelance en un seul clic.