O guia de 5 etapas para dominar a forma como você responde a uma solicitação de proposta

Você recebeu uma solicitação de proposta (RFP) de um novo cliente em potencial. Parabéns! É sempre emocionante quando alguém quer trabalhar com você. Mas as coisas ainda não estão totalmente definidas. Para garantir um modelo de contrato após enviar seu modelo de declaração de trabalho, você precisa descobrir como responder a uma solicitação de proposta (RFP).

É importante escrever uma resposta convincente que convença seu cliente de que você é o melhor consultor para o projeto dele. Se você nunca recebeu uma solicitação de proposta (RFP) antes ou nunca conseguiu fechar um contrato com sua resposta, provavelmente está se perguntando como responder à RFP para conseguir o trabalho.

Aqui está tudo o que você precisa saber para escrever uma excelente resposta a uma RFP, incluindo um modelo de carta de resposta a uma RFP que você pode usar como base para escrever a sua própria.

1. O que é uma resposta a uma RFP?

As solicitações de propostas (ou RFPs) são especialmente comuns para freelancers que trabalham no setor B2B ou no setor público. Por exemplo, uma solicitação de proposta de um arquiteto geralmente fornece todas as informações necessárias sobre as necessidades do seu cliente em potencial: detalhes do projeto de construção, orçamento e prazo estimados, perguntas que precisam ser respondidas e muito mais.

Então, o que é uma resposta a uma RFP? Pense na sua carta de resposta à RFP como um tipo de proposta freelance. Cada freelancer ou consultor interessado em trabalhar no projeto normalmente enviará uma proposta, descrevendo como planeja abordar o projeto e respondendo a todas as perguntas do cliente.

• O cliente analisará as propostas e selecionará uma lista com suas principais opções.
• Esses “finalistas” geralmente têm a oportunidade de fazer perguntas, e o cliente pode retornar com perguntas adicionais sobre suas respostas.
• Você poderá então ter que enviar uma proposta final para análise.

2. Como posso receber RFPs?

Como você pode ver, as RFPs são uma ótima maneira de encontrar mais e melhores clientes freelancers; mas você não pode escrever uma resposta à RFP se não estiver recebendo RFPs em primeiro lugar! Então, como você pode ter certeza de que está recebendo RFPs de empresas com as quais deseja trabalhar?

Existem duas maneiras principais de garantir que você receba RFPs. A primeira é entrar em contato com grandes empresas do seu setor, ou qualquer empresa com a qual você realmente gostaria de trabalhar, e simplesmente pedir para ser incluído na lista de distribuição de RFPs delas. Certifique-se de vir preparado com exemplos de trabalhos relevantes e um argumento de venda convincente se quiser ser levado a sério.

O segundo método consiste em identificar empresas terceirizadas de gerenciamento de RFPs em seu setor. Clientes de grande e médio porte, em particular, costumam terceirizar suas solicitações de RFP para essas empresas, portanto, entre em contato e descubra como você pode entrar na lista de contatos delas.

3. Como redigir uma resposta a uma solicitação de proposta

Agora que você sabe o que é uma resposta a uma RFP e como se certificar de que está na posição certa para enviar uma, provavelmente está se perguntando exatamente como redigir uma resposta a uma RFP. Assim como qualquer proposta freelance, sua resposta à RFP precisa ser convincente, ajudá-lo a se destacar dos concorrentes e responder claramente a todas as perguntas do cliente.

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Continue lendo para conhecer nossas dicas sobre como responder a uma RFP da maneira correta.

3.1. Certifique-se de que vale a pena responder

É normal ficar animado quando você recebe uma solicitação de proposta, mas tenha em mente que responder pode não valer o tempo e o esforço envolvidos. Avalie cuidadosamente a oportunidade antes de iniciar sua resposta. John Boyens, do Conselho da Forbes, recomenda responder a uma solicitação de proposta apenas se você tiver pelo menos 50% de chance de conquistar o negócio.

Ao avaliar uma oportunidade de RFP, procure por sinais de alerta comuns ou coisas que possam prejudicá-lo, como:

• A solicitação de proposta chegou sem ter sido solicitada.
• Você não tem um relacionamento existente com ninguém na empresa do cliente.
• A solicitação de proposta é extremamente detalhada e exigente.
• Você não tem tempo suficiente para elaborar uma boa resposta.
• Você não tem os recursos necessários para atender aos requisitos da RFP.

3.2. Seja muito claro sobre o que está na RFP

É importante dedicar tempo para ler atentamente a RFP, para que você tenha uma compreensão clara das necessidades do seu cliente potencial. Se você ler superficialmente, poderá perder detalhes ou perguntas importantes.

Analise cada um dos componentes da RFP, um por um, e anote cada pergunta feita para garantir que você responda a todas elas. Uma boa prática é criar uma lista de verificação para você mesmo ao analisar a RFP, para saber exatamente o que incluir na sua proposta.

3.3. Saiba quais seções incluir

Cada resposta à solicitação de proposta será um pouco diferente, mas é importante abordar os pontos básicos em sua carta de resposta. Uma boa resposta sempre inclui os seguintes elementos:

• Informações gerais sobre sua empresa (como nome, localização, equipe e informações de contato)
• Uma reiteração do problema do cliente, conforme você o entende
• O que o torna melhor do que os outros candidatos?
• Suas ideias para o projeto em questão e sua abordagem planejada
• Respostas a quaisquer perguntas apresentadas na RFP
• Seus preços
• Quaisquer referências ou depoimentos relevantes

Dê uma olhada na excelente fórmula de proposta da Hubspot para obter mais dicas sobre como incluir esses detalhes cruciais em sua carta de apresentação, resumo executivo e muito mais.

4.4. Seja estratégico na sua definição de preços

Embora você deva sempre ser transparente em seus preços, especialmente em suas faturas de freelancer, ao enviar sua resposta à solicitação de proposta, é melhor agrupar as coisas o máximo possível. Fornecer muitos detalhes na sua discriminação de preços expõe você a um escrutínio e dá ao cliente mais pontos para negociar.

Não analise tudo linha por linha. Por exemplo, se você estiver se candidatando a um projeto de design, provavelmente desejará detalhar quanto tempo e custo serão gastos no logotipo em comparação com o design do site. No entanto, você não precisa dizer a eles quanto custará cada página do site ou quanto tempo leva para criar uma paleta de cores.

Além disso, certifique-se de nunca citar seu preço mais baixo e não confie em seus preços para se diferenciar dos outros candidatos. Sua resposta à solicitação de proposta deve apresentar uma boa combinação de preço razoável e competência comprovada. Se você já ofereceu seu preço mais baixo e seu cliente volta com uma contraproposta, você não poderá aceitá-la. Portanto, sempre deixe uma margem nos seus preços.

4.5. Mostre seus sucessos anteriores

Tenha em mente que esse cliente pode nunca ter visto seu trabalho antes, então ele precisa de provas de que você realmente pode fazer o que diz que pode fazer. Dedique uma seção da sua resposta à RFP a uma história de sucesso da qual você se orgulha particularmente. Certifique-se apenas de que seja relevante para o projeto em questão.

A prova social pode ser a única coisa que se interpõe entre você e seu próximo contrato freelance, portanto, descubra como solicitar depoimentos de seus clientes anteriores e crie o hábito de incluí-los em suas respostas a solicitações de propostas e outras propostas.

5. Tenha uma carta de resposta à solicitação de proposta pronta para enviar

Agora que você sabe como responder a uma RFP, é hora de se preparar. As RFPs são conhecidas por terem prazos apertados e, às vezes, você tem apenas alguns dias para elaborar uma carta de resposta convincente à RFP. Além disso, uma empresa média gasta entre 20 e 40 horas em uma única resposta a uma solicitação de proposta! Para facilitar, sugerimos ter um modelo arquivado que você possa personalizar para cada projeto.

Certifique-se de encontrar um equilíbrio, pois você não quer que seu cliente pense que está reutilizando as mesmas informações para cada resposta à solicitação de proposta. Seu modelo deve incluir apenas 70-80% das informações, enquanto os 20-30% adicionais devem ser exclusivos para cada RFP e projeto.

Você pode até mesmo criar e salvar seu modelo na ferramenta de propostas freelance do Bonsai para facilitar o acesso. Experimente nossa versão de avaliação gratuita e veja como é fácil realizar suas tarefas administrativas diárias como freelancer com apenas um clique.