La guía de 5 pasos para dominar cómo responder a una solicitud de propuesta (RFP)

Ha recibido una solicitud de propuesta (RFP) de un nuevo cliente potencial. ¡Enhorabuena! Siempre es emocionante cuando alguien quiere trabajar contigo. Pero las cosas aún no están del todo decididas. Para asegurarte de obtener una plantilla de contrato después de enviar tu plantilla de declaración de trabajo, debes averiguar cómo responder a una solicitud de propuesta (RFP).

Es importante redactar una respuesta convincente que convenza a tu cliente de que eres el mejor consultor para su proyecto. Si nunca ha recibido una solicitud de propuesta (RFP) o nunca ha conseguido un contrato a partir de su respuesta, probablemente se esté preguntando cómo responder a la RFP para conseguir el trabajo.

Aquí encontrará todo lo que necesita saber para redactar una excelente respuesta a una solicitud de propuesta, incluida una carta de respuesta a una solicitud de propuesta de muestra que puede utilizar como punto de partida para redactar la suya propia.

1. ¿Qué es una respuesta a una solicitud de propuesta (RFP)?

Las solicitudes de propuestas (o RFP) son especialmente comunes para los autónomos que trabajan en el ámbito B2B o en el sector público. Por ejemplo, una solicitud de propuesta de un arquitecto suele proporcionarle toda la información necesaria sobre las necesidades de su cliente potencial: detalles del proyecto de construcción, presupuesto y plazos estimados, preguntas que necesitan respuesta, etc.

Entonces, ¿qué es una respuesta a una solicitud de propuesta? Piensa en tu carta de respuesta a la solicitud de propuesta como si fuera una propuesta de trabajo freelance. Cada profesional independiente o consultor interesado en trabajar en el proyecto suele enviar uno, en el que describe cómo piensa abordar el proyecto y responde a todas las preguntas del cliente.

• El cliente revisará las propuestas y reducirá la lista a sus opciones favoritas.
• A estos «finalistas» se les suele dar la oportunidad de hacer cualquier pregunta que puedan tener, y el cliente puede volver con preguntas adicionales sobre su respuesta.
• Es posible que entonces tenga que presentar una propuesta definitiva para su consideración.

2. ¿Cómo puedo recibir solicitudes de propuestas?

Como puede ver, las solicitudes de propuestas son una excelente manera de encontrar más y mejores clientes independientes; pero, ¡no puede escribir una respuesta a una solicitud de propuestas si no está recibiendo solicitudes de propuestas en primer lugar! Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que recibes solicitudes de propuestas de las empresas con las que deseas trabajar?

Hay dos formas principales de asegurarse de que está recibiendo las solicitudes de propuestas. La primera es ponerse en contacto con las grandes empresas de su sector, o con cualquier empresa con la que realmente le gustaría trabajar, y simplemente pedirles que le incluyan en su lista de distribución de solicitudes de propuestas. Asegúrate de venir preparado con ejemplos de trabajo relevantes y un discurso de venta convincente si quieres que te tomen en serio.

El segundo método consiste en identificar empresas externas de gestión de solicitudes de propuestas en su sector. Los clientes grandes y medianos, en particular, suelen externalizar sus solicitudes de propuestas a estas empresas, así que ponte en contacto con ellas y averigua cómo puedes entrar en su lista de contactos.

3. Cómo redactar una respuesta a una solicitud de propuesta (RFP)

Ahora que ya sabe qué es una respuesta a una solicitud de propuesta y cómo asegurarse de que está en condiciones de presentar una, probablemente se esté preguntando cómo redactar exactamente una respuesta a una solicitud de propuesta. Al igual que cualquier propuesta freelance, tu respuesta a la solicitud de propuesta debe ser convincente, ayudarte a destacar entre tus competidores y responder claramente a todas las preguntas de tu cliente.

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Siga leyendo para conocer nuestros consejos sobre cómo responder correctamente a una solicitud de propuesta.

3.1. Asegúrate de que merece una respuesta.

Es normal emocionarse cuando se recibe una solicitud de propuesta, pero hay que tener en cuenta que responderla puede que no merezca la pena por el tiempo y el esfuerzo que conlleva. Evalúa cuidadosamente la oportunidad antes de comenzar tu respuesta. John Boyens, del Consejo Forbes, recomienda responder a una solicitud de propuesta solo si se tiene al menos un 50 % de posibilidades de ganar el contrato.

Al evaluar una oportunidad de solicitud de propuesta, busque señales de alerta comunes o aspectos que puedan jugar en su contra, como:

• La solicitud de propuesta llegó sin haber sido solicitada.
• No tienes ninguna relación previa con nadie de la empresa del cliente.
• La solicitud de propuestas es extremadamente detallada y exigente.
• No tienes tiempo suficiente para preparar una buena respuesta.
• No dispone de los recursos necesarios para cumplir los requisitos de la solicitud de propuesta.

3.2. Ten muy claro qué incluye la solicitud de propuesta (RFP).

Es importante dedicar tiempo a leer detenidamente la solicitud de propuesta para comprender claramente cuáles son las necesidades de su cliente potencial. Si lees por encima, es posible que te pierdas detalles o preguntas importantes.

Revise cada uno de los componentes de la solicitud de propuesta uno por uno y anote cada pregunta que se formula para asegurarse de responderlas todas. Una buena práctica es crear una lista de verificación para usted mismo al revisar la solicitud de propuesta, de modo que sepa exactamente qué incluir en su propuesta.

3.3. Sepa qué secciones incluir.

Cada respuesta a una solicitud de propuesta será ligeramente diferente, pero es importante cubrir los aspectos básicos en su carta de respuesta a la solicitud de propuesta. Una buena respuesta siempre incluye los siguientes elementos:

• Información general sobre su empresa (como su nombre, ubicación, personal e información de contacto).
• Una reiteración del problema del cliente tal y como usted lo entiende.
• ¿Qué te hace mejor que otros candidatos?
• Sus ideas para el proyecto en cuestión y su enfoque previsto.
• Respuestas a cualquier pregunta planteada en la solicitud de propuestas.
• Sus precios
• Cualquier referencia o testimonio relevante.

Echa un vistazo a la excelente fórmula de propuestas de Hubspot para obtener más consejos sobre cómo incluir estos detalles cruciales en tu carta de presentación, resumen ejecutivo y mucho más.

4.4. Sé estratégico en tus precios.

Aunque siempre debes ser transparente en tus precios, especialmente en tus facturas como autónomo, al enviar tu respuesta a la solicitud de propuesta es mejor agrupar todo lo que puedas. Dar muchos detalles en el desglose de los precios te expone a un escrutinio y le da al cliente más puntos para negociar.

No analices todo línea por línea. Por ejemplo, si estás solicitando un proyecto de diseño, probablemente querrás desglosar cuánto tiempo y dinero se dedicará al logotipo frente al diseño del sitio web. Sin embargo, no es necesario que les digas cuánto costará cada página del sitio web ni cuánto tiempo lleva crear una paleta de colores.

Además, asegúrese de no mencionar nunca su precio más bajo y no confíe en sus precios para diferenciarse de otros candidatos. Su respuesta a la solicitud de propuesta debe mostrar una buena combinación de un precio razonable y habilidades probadas. Si ya ha ofrecido su precio más bajo y su cliente le responde con una contraoferta, no podrá aceptarla. Por lo tanto, siempre deja un margen en tus precios.

4.5. Presume de tus éxitos anteriores.

Ten en cuenta que es posible que este cliente nunca haya visto tu trabajo antes, por lo que necesita pruebas de que realmente puedes hacer lo que dices que puedes hacer. Dedique una sección de su respuesta a la solicitud de propuesta a una historia de éxito de la que se sienta especialmente orgulloso. Solo asegúrate de que sea relevante para el proyecto en cuestión.

Las referencias sociales pueden ser lo único que se interponga entre usted y su próximo contrato como autónomo, así que averigüe cómo solicitar testimonios a sus clientes anteriores y acostúmbrese a incluirlos en sus respuestas a solicitudes de propuestas y otras propuestas.

5. Ten preparada una carta de respuesta a la solicitud de propuesta.

Ahora que ya sabes cómo responder a una solicitud de propuesta, es hora de prepararse. Las solicitudes de propuestas son conocidas por tener plazos muy ajustados, y a veces solo se dispone de unos días para redactar una carta de respuesta convincente. Además, ¡la empresa media dedica entre 20 y 40 horas a responder a una sola solicitud de propuesta! Para facilitar el proceso, te sugerimos que tengas una plantilla archivada que puedas personalizar para cada proyecto.

Asegúrese de encontrar el equilibrio adecuado, ya que no querrá que su cliente piense que está reutilizando la misma información en cada respuesta a una solicitud de propuesta. Tu plantilla solo debe incluir entre el 70 % y el 80 % de la información, mientras que el 20 % o 30 % restante debe ser específico para cada solicitud de propuesta y cada proyecto.

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