Der beste Reisekostenrechner auf dem Markt für Selbstständige

Für jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, ist die Nachverfolgung der Geschäftsausgaben notwendig, um einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens zu erhalten. Eine hervorragende Kontrolle über die Nachverfolgung von Geschäftsausgaben bedeutet, dass der Geschäftsinhaber immer weiß, wie viel Geld ausgegeben wird, wie viel eingenommen wird – und wie viel Steuern am Ende des Steuerjahres zu zahlen sind. In diesem Artikel erfahren Sie, was genau Reisekosten sind und welche Lösung sich am besten eignet, um alle Ihre Steuerabzüge für Geschäftsreisen zu erfassen, ohne dass Sie sich selbst darum kümmern müssen.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Reisekosten automatisch erfassen und organisieren möchten, probieren Sie Bonsai Tax aus. Unsere Software spart Nutzern durchschnittlich 5.600 Dollar an Steuern. Fordern Sie hier Ihre 14-tägige kostenlose Testversion an.

Die Erfassung von Reisekosten auf Geschäftsreisen ist nicht die Stärke von Freiberuflern.

„Reisekosten“ sind eine Kategorie von Betriebsausgaben, die je nach Art des Unternehmens eine ganze Stange Geld ausmachen können und daher für eine hohe Steuerabschreibung in Frage kommen (man denke dabei an1099 Uber-, Lyft-, Instacart-Lieferfahrer und GrubHub-Auftragnehmer, aber es gilt auch für viele andere Arten von Freiberuflern).

Während viele große Unternehmen Buchhalter einstellen, um solche Dinge im Blick zu behalten, müssen unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und andere selbstständige Arbeitnehmer mit 1099-Status ihre Reiseausgaben (und alle anderen Ausgaben) selbst im Auge behalten, was zu Unsicherheit und Verwirrung führt.

Die Angst rührt daher, dass man einen ziemlich umständlichen, zeitaufwändigen Prozess der Erfassung von Belegen, der Organisation verschiedener Ausgabenkategorien und der ständigen Beachtung einer Menge „Papierkram” aufrechterhalten muss. Die Verwirrung entsteht dadurch, dass man nicht immer versteht, wie man die verschiedenen Ausgabenkategorien genau aufschlüsselt: Was sind eigentlich „Reisekosten“ und wie fängt man überhaupt an, diese zu erfassen, zu organisieren und als Abzüge in der Steuererklärung zu berechnen?

Die einfache Lösung für Bauunternehmer

Infolgedessen würden viele Freiberufler lieber barfuß auf Glas laufen, als sich mit akribischer Buchführung und Budgetplanung zu beschäftigen... Und doch, wenn sie es nicht tun, verlieren sie am Ende Geld, das sie sonst für das Unternehmen (oder sich selbst!) hätten ausgeben können.

Glücklicherweise gibt es mittlerweile Apps zur Ausgabenverfolgung, die all diese lästigen „Papierarbeiten” übernehmen und in einen schnellen und einfachen digitalen Prozess umwandeln, der Ihnen nicht den Kopf zerbricht!

Mit der App „Bonsai Tax Expense Tracker“ können Sie Ihre Geschäftsausgaben – einschließlich Reisekosten – importieren, scannen, sortieren, verfolgen und in einem cloudbasierten Online-Konto speichern, auf das Sie von überall aus zugreifen können. Es verfolgt Ihre Einnahmen und Ausgaben, erstellt Ausgabenberichte und Schätzungen für die Einkommensteuererklärung in Echtzeit, sodass sich nichts so weit „anhäuft“, dass Sie einfach nur noch davonlaufen möchten, weg von allem...

Schauen wir uns einmal genauer an, warum die Software/App „Bonsai“ zur Erfassung von Reisekosten bei Freiberuflern so beliebt ist.

Die Erfassung von Ausgaben ist für Freiberufler unerlässlich

Im Allgemeinen ist es für alle Selbstständigen erforderlich, alle Finanzunterlagen zu verfolgen und drei Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt für selbstständige Freiberufler ebenso wie für große Unternehmen. Zu wissen, wie viel Geld Sie einnehmen und wie viel Sie ausgeben, wirkt sich auf jeden Aspekt Ihres Unternehmens aus: von der Berechnung Ihrer „Kapitalrendite“ über die Ermittlung Ihrer Steuerschuld am Jahresende bis hin zur Möglichkeit, einen Teil dieser Kosten als Abzüge geltend zu machen und so Geld zu sparen.

Wenn Sie überhaupt geschäftliche Ausgaben haben, ist es unrealistisch zu glauben, dass Sie diese Zahlen einfach im Kopf behalten und trotzdem einen genauen Überblick über den Cashflow behalten können. Sie müssen wissen, wie Ihr Unternehmen finanziell funktioniert. Ob es Ihnen gefällt oder nicht, zur Führung eines Unternehmens gehört auch die Budgetplanung – also der Umgang mit Zahlen.

Daher besteht Ihre Herausforderung als erfolgreicher Freiberufler nicht darin, wie Sie die Erfassung von Geschäftsabschreibungen vermeiden können, sondern darin, wie Sie Ihre Geschäftsausgaben mit dem besten Finanzmanagement-Tool so effizient und mühelos wie möglich erfassen können – und genau hier kann eine Steuer-Software zur Erfassung von Ausgaben wie Bonsai Tax den entscheidenden Unterschied machen.

Wer braucht einen Reisekosten-Tracker?

Wenn Sie selbstständig sind und zumindest zeitweise ausschließlich geschäftlich reisen/fahren, sollten Sie ein Fahrtenbuch über Ihre Reisekosten (neben anderen Kategorien von Geschäftsausgaben) führen, in das Sie Ihre Ausgaben fortlaufend eintragen. Dies ist in mehrfacher Hinsicht hilfreich:

• Ein realistisches Bild der Ausgaben vermitteln, mit Zahlen, die sich grafisch darstellen lassen. Dies kann Ihnen helfen, besser zu verstehen, wofür das Unternehmen Geld ausgibt.
• Bewahren Sie alle Belege für Steuerabzüge auf, da einige Geschäftsreisekosten tatsächlich in Anhang C (Anhang F, wenn Sie Landwirt sind) des Formulars 1040 Ihrer Steuererklärung abzugsfähig sind (und Ihnen dadurch Geld sparen!).
• Verhindern Sie, dass Sie in letzter Minute in Zeitnot geraten und unangenehme „Überraschungen” bei der Steuererklärung auf Sie zukommen.
  

Mit der Bonsai Tax App besteht Ihre Hauptaufgabe darin, daran zu denken, Ihre physischen Quittungen für Barzahlungen in die Ausgabenverwaltungssoftware einzuscannen und generell darauf zu achten, dass Sie Ihre Ausgaben verfolgen und Ihre Quittungen verbuchen. Die Software erledigt den Rest: vom Importieren Ihrer Kreditkarten- und Bankkontoauszüge über die Kategorisierung verschiedener Ausgaben entsprechend ihrer Abzugsfähigkeit bis hin zum Ausfüllen des Großteils Ihrer Steuererklärung mit vorab sortierten, abzugsfähigen Ausgaben in den entsprechenden Tabellen. Kein Wunder, dass sie als die beste Quittungs-App gilt.

Welche Anschaffungen gelten als „Reisekosten“?

Die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (IRS) definiert Geschäftsreisekosten, die steuerlich absetzbar sind, als „die üblichen und notwendigen Kosten für Reisen außerhalb Ihres Wohnorts, die Sie für Ihr Unternehmen, Ihren Beruf oder Ihre Arbeit tätigen“ und gibt folgende Beschreibung: „Sie sind auf Geschäftsreise, wenn Ihre Aufgaben es erfordern, dass Sie sich für einen Zeitraum, der wesentlich länger ist als ein normaler Arbeitstag, außerhalb Ihres steuerlichen Wohnsitzes aufhalten und Sie Schlaf oder Ruhe benötigen, um den Anforderungen Ihrer Arbeit während Ihrer Abwesenheit gerecht zu werden.“

Was die US-Steuerbehörde IRS als „steuerlichen Wohnsitz“ definiert, ist „die gesamte Stadt oder Region, in der sich Ihr Hauptgeschäftssitz oder Arbeitsplatz befindet, unabhängig davon, wo Sie Ihren Familienwohnsitz haben“.

Übliche Reisekosten

Da die US-Steuerbehörde IRS Reisekosten, die sie als „üppig oder extravagant“ erachtet, nicht anerkennt, gehören zu den am häufigsten abgesetzten Reisekosten außerhalb des Wohnorts die folgenden Kosten.

Hinweis: Wenn Sie eine App suchen, die automatisch alle Ihre Reisekosten aus Ihren Kontoauszügen/Kreditkarten identifiziert, probieren Sie Bonsai Tax aus. Unsere Software scannt und organisiert alle Ihre Belege, um Steuerabzüge zu finden, die Sie am Jahresende geltend machen können. Benutzer sparen in der Regel 5.600 $. Probieren Sie kostenlose Testversion.

• Mit dem Zug, Bus, Flugzeug oder Auto zwischen dem Wohnort und dem Geschäftsziel reisen
• Öffentliche Verkehrsmittel/Taxikosten zwischen: Flughafen/Bahnhof/Busbahnhof und Unterkunft oder Hotel und Standort des Kunden/Geschäftstermin/vorübergehender Arbeitsort
• Unterkunft
• Nicht unterhaltungsbezogene Mahlzeiten (Abzüge können anhand der vom IRS festgelegten „Standard-Verpflegungspauschale“ berechnet werden; Abzüge für Geschäftsessen sind in der Regel auf 50 Prozent der nicht erstatteten Kosten für das Essen begrenzt)
• Versand von Gepäck/Mustermaterialien zwischen dem regulären Büro und dem/den vorübergehenden Arbeitsort(en)
• Geschäftliche Anrufe während der Geschäftsreise (einschließlich Fax)
• Verwendung des eigenen oder eines Mietwagens am Geschäftsreiseziel (die Fahrzeugkosten können entweder nach der „Standardkilometerpauschale“ oder nach den „tatsächlichen Kosten“ abgezogen werden, ebenso wie geschäftlich bedingte Maut- und Parkgebühren).
• Trinkgelder für die oben genannten Dienstleistungen
• Bewirtungskosten

Darüber hinaus können Freiberufler, die ihr eigenes (oder geleastes) Auto für geschäftliche Zwecke auch innerhalb ihres „steuerlichen Wohnsitzes” nutzen, dennoch einen Teil der geschäftlichen Autokosten (unter Verwendung der oben genannten Abzugsmethoden „Standardkilometerpauschale” oder „tatsächliche Kosten”) steuerlich geltend machen, und zwar in folgenden Fällen:

• Fahrt zu einem Kunden oder Fahrt zwischen mehreren Kundenterminen
• mit dem Auto zum Laden fahren, ausschließlich um Büromaterial zu kaufen
• Fahren zwischen mehreren Arbeitsorten (ohne „Pendlerkilometer“ von/zur Wohnung)
• die Fahrt zu einer Fachmesse, sofern die Teilnahme daran dem Unternehmen zugute kommt
• Fahrt zu einem Treffen mit einem professionellen Berater (z. B. einem Anwalt oder Finanzmanager), der das eigene Unternehmen berät/Dienstleistungen für das eigene Unternehmen erbringt
  

Hier sind einige der wichtigsten Unterschiede zwischen den Abschreibungsmethoden „tatsächliche Ausgaben“ und „Standardkilometerpauschale“ (denken Sie daran, dass diese sich gegenseitig ausschließen).

Der tatsächliche Ausgabenabzug

Der tatsächliche Fahrzeugkostenabzug ist die altbewährte Methode der Steuerabschreibung auf der Grundlage von Einzelbelegen, bei der der Unternehmer alle relevanten Belege für arbeitsbezogene Benzinkosten und Fahrzeugwartung, Reparaturen, Versicherungen, Fahrzeugbrief, Zulassung, Registrierung, Abschreibungen und andere Kosten aufbewahren muss. Der Freiberufler muss außerdem eine Schätzung zum Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung seines Autos vorlegen.

Um die tatsächlichen Ausgaben für das Jahr zu berechnen, nehmen Sie den Gesamtwert aller Ausgaben für Ihr Auto und multiplizieren Sie diesen mit dem Prozentsatz der „geschäftlichen Nutzung” des Fahrzeugs.

Mit der App „Bonsai Tax“ zum Organisieren von Reisebelegen werden die Berechnungen natürlich automatisch vorgenommen. Sie müssen lediglich daran denken, die relevanten Autokosten, die nicht auf Ihrer Kreditkarte/Ihrem Bankkonto erscheinen, in die Ausgaben-Tracker-App einzutragen und den geschätzten Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung des Autos anzugeben: Den Rest erledigt die Steuerabzugs-Tracker-App.

Der Standard-Kilometergeldabzug

In der Vergangenheit, bevor nützliche Apps wie Bonsai Tax für Verbraucher verfügbar waren, wurde die oben aufgeführte Methode der „tatsächlichen Ausgaben“ – mit ihrer umfangreichen, detaillierten Buchführung – von durchschnittlichen Kleinunternehmern als ziemlich umständlich und einschüchternd empfunden. Daher entwickelte die US-Steuerbehörde IRS den Standardansatz der Kilometerpauschale, um die Abrechnung der „geschäftlich zurückgelegten Kilometer“ mit einem Privatfahrzeug zu vereinfachen.

Bei der Standard-Kilometerpauschale erfasst der Unternehmer alle für geschäftliche Zwecke zurückgelegten Kilometer. Um den Abschreibungsbetrag zu berechnen, addieren Sie alle qualifizierten Geschäftsmeilen und multiplizieren Sie diese mit dem vom IRS festgelegten Kilometersatz (im Jahr 2021 beträgt der Standardkilometersatz 0,56 USD pro Meile).

Wie Sie vielleicht schon vermutet haben, übernimmt der Bonsai Tax Expense Tracker auch diese Berechnungen – und füllt sie automatisch in die entsprechenden digitalen Steuerformulare ein, wenn es Zeit ist, die Steuererklärung einzureichen.

Der Unterschied der Bonsai-App zur Erfassung von Reisekosten

Die Erfassung Ihrer Reisekosten über die Bonsai Tax-App hilft Ihnen nicht nur bei zukünftigen Steuerabzügen (was an sich schon ein großer Vorteil ist!), sondern zeigt Ihnen auch, wie hoch Ihre Reisekosten sind, und hilft Ihnen dabei, Ihr Budget für zukünftige Geschäftsreisen besser zu planen. Mit unserer App können Sie auf die Verwendung einer Vorlage für die Ausgabenverfolgung verzichten.

Hier sind nur einige der nützlichen Funktionen, die Sie mit dem Ausgaben-Tracker von Bonsai finden werden:

• Hilft bei der Verwaltung von Rechnungen und Budgets in Echtzeit, über Web- und mobile Apps (Android und iOS).
• Importiert automatisch Ausgaben von allen verbundenen Kreditkarten und Bankkonten.
• Verfügt über einen Belegscanner, mit dem Sie Ihre Barausgabenbelege in einem digitalen, cloudbasierten Konto zusammenfassen, nachverfolgen und organisieren können (die Papierbelege können Sie nach dem Scannen recyceln, um Ihre Ablage übersichtlich zu halten).
• Fügt ganz einfach Ausgaben zu Ihren Projekten und Rechnungen hinzu
• Unterstützt Ausgaben in mehreren Währungen mit Echtzeit-Wechselkursen (Währungen sind für Reisende mit internationalen Geschäftsreisekosten von Bedeutung) .
• Analysiert Ihre Ausgaben und erstellt vierteljährliche Schätzungen darüber, wie viel Steuern Sie für das Jahr zahlen müssen (keine unliebsamen „Überraschungen” mehr!).
• Erstellt im Handumdrehen eine Spesenabrechnung, mit der Sie Ihr Budget überwachen können.
  

Im Gegensatz zu anderen Softwareprogrammen zur Erfassung von Reisekosten müssen Sie für die Bonsai Tax-App nichts herunterladen: Die App funktioniert auf Ihrem Computer oder Ihrem (Android-/iOS-)Smartphone, sofern Sie über eine Internetverbindung verfügen.

Wenn Sie bereits ein „Workflow”- oder „Workflow Plus”-Abonnement für die All-in-One-Produktsuite von Bonsai für 1099 Freiberufler (Verträge, Angebote, Kunden-CRM, Zeit-/Aufgabenverfolgung, Rechnungen, Formulare usw.) nutzen, können Sie sich für eine kostenlose Testversion von Bonsai Tax anmelden.

Erleben Sie selbst die Funktionalität, die Produktivität und die Erleichterung, die mit der Verwendung der besten App zur Erfassung von Reisekosten einhergehen!