Le meilleur outil de suivi des dépenses professionnelles sur le marché pour les travailleurs indépendants

Pour toute entreprise, grande ou petite, il est nécessaire de suivre les dépenses professionnelles afin d'avoir une vue d'ensemble de la situation financière de l'entreprise. Une excellente maîtrise du suivi des dépenses professionnelles permet au chef d'entreprise de toujours savoir combien d'argent sort, combien rentre et combien d'impôts il devra payer à la fin de l'année fiscale. Cet article explique ce que sont exactement les frais de déplacement et présente la meilleure solution mains libres pour enregistrer toutes vos déductions fiscales liées aux voyages d'affaires.

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Le suivi des dépenses liées aux voyages d'affaires n'est pas le point fort des travailleurs indépendants.

Les « frais de déplacement » constituent une catégorie de déduction professionnelle qui, selon la nature de l'activité, peut représenter une somme considérable et, par conséquent, donner droit à une importante réduction d'impôt (on pense notammentaux chauffeurs Uber, Lyft, Instacart et aux prestataires indépendants GrubHub, mais cela s'applique également à de nombreux autres types de travailleurs indépendants).

Alors que de nombreuses grandes entreprises engagent des comptables pour gérer ces questions, les entrepreneurs indépendants, les freelances et autres travailleurs autonomes 1099 doivent eux-mêmes suivre leurs dépenses de déplacement (et toutes les autres), ce qui est source d'anxiété et de confusion.

L'anxiété provient du fait de devoir maintenir un processus assez fastidieux et chronophage consistant à enregistrer les reçus, à organiser différentes catégories de dépenses et à prêter une attention constante à une multitude de « formalités administratives ». La confusion vient du fait que l'on ne comprend pas toujours comment répartir avec précision toutes les différentes catégories de dépenses : qu'est-ce qu'une « dépense de déplacement » au juste, et comment peut-on commencer à les suivre, les organiser et les calculer en tant que déductions sur la déclaration d'impôts ?

La solution simple pour les entrepreneurs

En conséquence, de nombreux freelancers préféreraient marcher pieds nus sur du verre plutôt que de se livrer à une comptabilité et à une budgétisation méticuleuses... Et pourtant, s'ils ne le font pas, ils finissent par perdre de l'argent qu'ils auraient pu dépenser pour leur entreprise (ou pour eux-mêmes !).

Heureusement, il existe désormais des applications de suivi des dépenses qui permettent de rationaliser toutes ces fastidieuses « formalités administratives » et de les transformer en un processus numérique rapide et facile qui ne vous donnera pas mal à la tête !

L'application Bonsai Tax expense tracker vous permet d'importer, de numériser, de trier, de suivre et de stocker vos dépenses professionnelles, y compris vos frais de déplacement, dans un compte en ligne basé sur le cloud auquel vous pouvez accéder où que vous soyez. Il suit vos revenus et vos dépenses, établit des notes de frais et des estimations d'impôt sur le revenu en temps réel afin que rien ne s'accumule au point où vous n'avez plus qu'une envie : partir au coucher du soleil, loin de tout...

Voyons de plus près pourquoi le logiciel/l'application Bonsai de suivi des frais de déplacement est si populaire auprès des freelances.

Le suivi des dépenses est essentiel pour les freelances

En général, tout travailleur indépendant doit conserver tous ses documents financiers et tenir des registres pendant trois ans. Cela vaut autant pour les freelances indépendants que pour les grandes entreprises. Connaître le montant de vos entrées et sorties d'argent a une incidence sur tous les aspects de votre entreprise : du calcul de votre « retour sur investissement » à la détermination du montant de vos impôts à payer à la fin de l'année, en passant par la possibilité de déduire certains de ces coûts, ce qui vous permet de réaliser des économies.

Si vous avez des dépenses professionnelles, il n'est pas réaliste de penser que vous pouvez simplement garder ces chiffres en tête et continuer à avoir une idée précise de votre trésorerie. Vous devez connaître le fonctionnement financier de votre entreprise. Que cela vous plaise ou non, gérer une entreprise implique de faire des budgets, c'est-à-dire de jongler avec les chiffres.

Par conséquent, votre défi en tant que freelance prospère n'est pas d'éviter de suivre les déductions fiscales, mais de suivre les dépenses professionnelles de la manière la plus efficace et la plus simple possible à l'aide du meilleur outil de gestion financière. C'est là qu'un logiciel de suivi des dépenses fiscales tel que Bonsai Tax peut faire toute la différence.

Qui a besoin d'un outil de suivi des frais de déplacement ?

Si vous êtes un travailleur indépendant qui voyage ou conduit exclusivement à des fins professionnelles au moins une partie du temps, vous devez tenir un registre de vos dépenses de déplacement (parmi d'autres catégories de dépenses professionnelles), dans lequel vous ajoutez vos dépenses au fur et à mesure. Cela présente plusieurs avantages :

• Fournir une image réelle des dépenses, avec des chiffres pouvant être représentés sous forme de diagrammes. Cela peut vous aider à mieux comprendre la répartition des dépenses de l'entreprise.
• Conservez tous les reçus pour les déductions fiscales, car certaines dépenses liées aux voyages d'affaires sont en effet déductibles dans l'annexe C (annexe F si vous êtes agriculteur) du formulaire 1040 de votre déclaration d'impôts (ce qui vous permet d'économiser de l'argent !).
• Évitez les accumulations de dernière minute et les « surprises » désagréables au moment de remplir votre déclaration d'impôts.
  

Avec l'application Bonsai Tax, votre principale responsabilité consiste à vous rappeler de scanner vos reçus physiques pour les dépenses en espèces dans le logiciel de suivi des dépenses, ainsi qu'à faire preuve d'une vigilance générale en matière de suivi des dépenses/comptabilisation des reçus. Le logiciel s'occupe du reste : de l'importation de vos relevés de carte de crédit et de compte bancaire à la catégorisation des différentes dépenses en fonction de leur potentiel de déductibilité, en passant par le remplissage de la majeure partie de votre déclaration de revenus avec les dépenses admissibles pré-triées dans les graphiques appropriés pour la déduction. Il n'est pas étonnant qu'elle soit considérée comme la meilleure application de reçus.

Quels achats sont considérés comme des « frais de déplacement » ?

L'Internal Revenue Service (IRS) définit les frais de déplacement professionnels éligibles à une déduction fiscale comme « les dépenses ordinaires et nécessaires liées à un déplacement loin de votre domicile pour votre entreprise, votre profession ou votre emploi », et fournit la description suivante : « Vous voyagez loin de votre domicile si vos fonctions vous obligent à vous éloigner de votre domicile fiscal pendant une période nettement plus longue qu'une journée de travail normale et si vous avez besoin de dormir ou de vous reposer pour répondre aux exigences de votre travail pendant votre absence. »

Ce que l'IRS définit comme un « domicile fiscal » est « l'ensemble de la ville ou de la région où se trouve votre principal lieu d'activité ou de travail, quel que soit l'endroit où vous avez votre domicile familial ».

Frais de déplacement courants

En gardant à l'esprit que l'IRS ne prendra pas en charge les frais de déplacement qu'il juge « somptuaires ou extravagants », les frais de déplacement les plus fréquemment déduits lors d'un déplacement hors du domicile comprennent les coûts suivants.

Remarque : Si vous souhaitez utiliser une application qui identifie automatiquement toutes vos dépenses de voyage à partir de vos relevés bancaires/cartes de crédit, essayez Bonsai Tax. Notre logiciel analyse et organise tous vos reçus afin de trouver les déductions fiscales auxquelles vous avez droit à la fin de l'année. Les utilisateurs économisent généralement 5 600 $. Essayez un essai gratuit ici dès maintenant.

• Se déplacer en train, en bus, en avion ou en voiture entre son domicile et son lieu de travail.
• Frais de transport public/taxi entre : l'aéroport/la gare ferroviaire/la gare routière et le lieu d'hébergement ou l'hôtel et le lieu de rendez-vous du client/la réunion d'affaires/le lieu de travail temporaire
• Hébergement
• Repas non liés au divertissement (les déductions peuvent être calculées à l'aide de l'« indemnité forfaitaire de repas » fixée par l'IRS ; les déductions pour les repas d'affaires sont généralement limitées à 50 % du coût non remboursé du repas)
• Expédition de bagages/échantillons entre le lieu de travail habituel et le(s) lieu(x) de travail temporaire(s)
• Appels professionnels passés pendant le voyage d'affaires (y compris les fax)
• Utilisation de son propre véhicule ou d'un véhicule de location à destination professionnelle (il est possible d'utiliser soit le « taux kilométrique standard », soit la méthode des « dépenses réelles » pour déduire les frais liés au véhicule, ainsi que les péages et les frais de stationnement liés à l'activité professionnelle).
• Pourboires versés pour l'un des services ci-dessus
• Frais de représentation

De plus, les travailleurs indépendants qui utilisent leur propre voiture (ou une voiture louée) à des fins professionnelles, même sur le territoire de leur « domicile fiscal », peuvent toujours déduire certaines dépenses liées à l'utilisation de leur voiture à des fins professionnelles (en utilisant les méthodes de déduction susmentionnées, à savoir le « taux kilométrique standard » ou les « dépenses réelles »), dans les cas suivants :

• conduire pour rencontrer un client ou conduire entre plusieurs rendez-vous avec des clients
• se rendre au magasin uniquement pour acheter des fournitures de bureau
• conduite entre plusieurs lieux de travail (n'inclut pas les « kilomètres parcourus pour se rendre au travail » depuis/vers le domicile)
• se rendre à un congrès professionnel, à condition que la participation à celui-ci profite à l'entreprise
• se rendre en voiture à un rendez-vous avec un consultant professionnel (tel qu'un avocat ou un directeur financier) qui conseille/fournit des services à son entreprise
  

Voici quelques-unes des principales différences entre les méthodes de déduction des frais réels et de déduction forfaitaire au kilomètre (rappelez-vous qu'elles s'excluent mutuellement).

Déduction des dépenses réelles

La déduction des frais réels liés au véhicule correspond à l'ancienne méthode de déduction fiscale détaillée basée sur les reçus, qui exige que le propriétaire de l'entreprise conserve tous les reçus pertinents relatifs aux frais d'essence liés au travail, à l'entretien, aux réparations, à l'assurance, au titre de propriété, à l'immatriculation, à l'enregistrement, à l'amortissement et à d'autres coûts. Le travailleur indépendant doit également estimer le pourcentage d'utilisation professionnelle de son véhicule.

Pour calculer les dépenses réelles de l'année, prenez la valeur totale de toutes vos dépenses automobiles et multipliez-la par le pourcentage d'« utilisation professionnelle » du véhicule.

Bien sûr, avec l'application Bonsai Tax pour organiser vos reçus de voyage, les calculs sont pris en charge. Il vous suffit d'enregistrer les dépenses liées à votre voiture qui n'apparaissent pas sur votre carte de crédit/compte bancaire dans l'application de suivi des dépenses, et d'indiquer le pourcentage estimé d'utilisation professionnelle de votre voiture : l'application de suivi des déductions fiscales s'occupe du reste.

La déduction forfaitaire pour kilométrage

Dans le passé, avant que des applications utiles telles que Bonsai Tax ne soient mises à la disposition des consommateurs, la méthode des « dépenses réelles » mentionnée ci-dessus, qui nécessitait une comptabilité détaillée et exhaustive, était considérée comme plutôt fastidieuse et intimidante par le propriétaire moyen d'une petite entreprise. L'IRS a donc mis au point une approche standard de remboursement au kilométrage afin de simplifier la procédure de déduction des « kilomètres professionnels » effectués avec un véhicule personnel.

Avec la méthode du kilométrage standard, le propriétaire de l'entreprise consigne tous les kilomètres parcourus à des fins professionnelles. Pour calculer la déduction, additionnez tous les kilomètres professionnels admissibles et multipliez-les par le taux kilométrique fixé par l'IRS (en 2021, le taux kilométrique standard est de 0,56 $ par kilomètre).

Comme vous l'avez sans doute deviné, l'outil de suivi des dépenses fiscales Bonsai Tax se charge également de ces calculs et les remplit automatiquement dans les formulaires fiscaux numériques appropriés au moment de remplir la déclaration d'impôts.

La différence de l'application Bonsai Travel Expense Tracker

Le suivi de vos frais de déplacement via l'application Bonsai Tax vous aidera non seulement à bénéficier de déductions fiscales futures (ce qui est déjà très intéressant en soi !), mais vous permettra également de visualiser vos dépenses de déplacement et de mieux budgétiser vos futurs voyages d'affaires. L'utilisation de notre application vous évitera d'avoir recours à un modèle de suivi des dépenses.

Voici quelques-unes des fonctionnalités utiles que vous trouverez dans l'outil de suivi des dépenses de Bonsai :

• Aide à gérer les factures et le budget en temps réel, sur le Web et via des applications mobiles (Android et iOS).
• Importe automatiquement les dépenses de toutes les cartes de crédit et comptes bancaires connectés.
• Comprend un scanner de reçus pour regrouper, suivre et organiser vos reçus de dépenses en espèces dans un compte numérique basé sur le cloud (n'hésitez pas à recycler les copies papier après les avoir scannées, afin de ne pas encombrer vos archives).
• Ajoutez facilement des dépenses à vos projets et factures
• Prend en charge les dépenses dans plusieurs devises, avec des taux de change en temps réel (les devises sont importantes pour les voyageurs qui effectuent des voyages d'affaires internationaux).
• Analyse vos dépenses et publie chaque trimestre une estimation du montant de l'impôt que vous devrez payer pour l'année (adieu les « surprises » désagréables !)
• Permet de créer en un clin d'œil un rapport de dépenses pour vous aider à surveiller votre budget.
  

Contrairement aux autres logiciels de suivi des frais de déplacement, l'application Bonsai Tax ne nécessite aucun téléchargement : elle fonctionne sur votre ordinateur ou votre téléphone (Android / iOS) avec une simple connexion Internet.

Si vous bénéficiez déjà d'un abonnement « Workflow » ou « Workflow Plus » avec la suite de produits tout-en-un de Bonsai pour les freelances 1099 (contrats, propositions, CRM clients, suivi du temps/des tâches, factures, formulaires, etc.), vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de Bonsai Tax.

Découvrez par vous-même la fonctionnalité, la productivité et le soulagement que procure l'utilisation de la meilleure application de suivi des frais de déplacement pour votre travail !