Was ist ein Geschäftsessenabzug? (und wie man dabei vorgeht)

Wie bei vielen Beziehungen lassen sich auch Geschäftsbeziehungen am besten pflegen, wenn man gemeinsam isst, gelegentlich etwas trinkt oder einfach nur einen Kaffee trinkt.

Mahlzeiten und Unterhaltung sind für das Wachstum Ihres Unternehmens unerlässlich, da sie Ihnen die Möglichkeit bieten, innerhalb weniger Stunden mehrere Ziele zu erreichen.

Selbstständige oder Arbeitnehmer können die Kosten für Nebenkosten und Verpflegung während einer Geschäftsreise außerhalb ihres Wohnorts steuerlich geltend machen.

Geschäftsessen sind zahlreich und stellen wiederkehrende Ausgaben dar. Diese Ausgaben abzuschreiben ist eine kluge Entscheidung, aber wie geht man dabei vor?

Die gute Nachricht ist, dass Geschäftsessen zu 50 Prozent absetzbar sind. Das bedeutet, dass Sie jedes Mal, wenn Sie einen Kunden zum Essen und Trinken einladen, die Hälfte der Rechnung steuerlich absetzen können.

Sie können jedoch nicht wahllos Mahlzeiten absetzen. Die US-Steuerbehörde IRS hat Richtlinien und Tests, die Ihnen helfen, Ihre Verpflegungskosten korrekt abzuziehen. Dazu gehören:

• In Anbetracht des geschäftlichen Kontexts darf das Essen nicht üppig oder extravagant sein.
• Der Steuerzahler oder ein Mitarbeiter des Steuerzahlers ist bei dem Essen anwesend.
• Die Ausgabe muss gemäß Abschnitt 162(a) des Internal Revenue Code (IRC) eine gewöhnliche und notwendige Ausgabe sein, die zur Ausübung eines Gewerbes oder Geschäfts getätigt oder bezahlt wird.
• Speisen und Getränke müssen separat von der Unterhaltung erworben werden, wenn im Rahmen der Unterhaltungsaktivität Speisen und Getränke angeboten werden. Sie müssen die Kosten für Speisen und Getränke getrennt von den Kosten für die Unterhaltung auf der Quittung oder Rechnung ausweisen. Bewirtungskosten sind nicht abzugsfähig.
• Bei einem Geschäftsessen muss die andere Partei neben dem Steuerzahler immer ein aktueller oder potenzieller Kunde, Geschäftskontakt oder Berater sein.

Ausgaben für Geschäftsessen sollten von Bewirtungskosten getrennt werden, da durch das Steuerreformgesetz (Tax Cuts and Jobs Act, TCJA) alle Abzüge für Unterhaltung, Bewirtung oder Freizeitaktivitäten abgeschafft wurden.

Wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Ihre Steuerabzüge für Geschäftsessen zu verfolgen, probieren Sie den Ausgaben-Tracker für 1099-Auftragnehmer. Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an und sehen Sie, wie unsere Software alle Ihre Abschreibungen ermittelt und Ihnen hilft, Ihre Steuerabzüge zu maximieren.

Nachweis für Verpflegungskosten

Sie müssen einen Nachweis über die Kosten Ihrer Mahlzeit vorlegen. Dies geschieht in Form einer Quittung, auf der Folgendes angegeben sein sollte:

1. Der Name des Restaurants, die Anzahl der Personen am Tisch und eine detaillierte Liste der konsumierten Speisen und Getränke sowie
2. Auf der Quittung sollten Sie den Namen der Person, mit der Sie zusammen waren, und den geschäftlichen Zweck des Essens vermerken.

Schecks und Kreditkartenabrechnungen sind eindeutige Belege für die Ausgaben, daher ist es ratsam, Geschäftsessen über Ihre Kreditkarte abzurechnen.

Wenn Sie jedoch keine vollständigen Belege zum Nachweis einer Verpflegungsausgabe haben, müssen Sie zusätzlich zu anderen Belegen eine schriftliche oder mündliche Erklärung mit konkreten Angaben abgeben.

Beachten Sie, dass, wenn Sie außerhalb der normalen Bürozeiten und außerhalb der Stadt geschäftlich unterwegs sind, auch die Mahlzeiten, die Sie für sich selbst einnehmen, absetzbar sind.

Verpflegungsabzüge für Geschäftsreisen

Vor dem 29. Dezember 2020 wurden alle Verpflegungskosten zu 50 % abgezogen. Die COVID-Hilfsmaßnahmen sahen jedoch einen vorübergehenden 100-prozentigen Steuerabzug vor, der auch Mahlzeiten auf Geschäftsreisen umfasst. Einfach gesagt: Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, um auf Reisen zu essen, als jetzt.

Beachten Sie, dass eine Geschäftsreise eine Reise ist, bei der Sie Ihren steuerlichen Wohnsitz für geschäftliche Zwecke über Nacht verlassen. Das Übernachten in einem Hotel in der Nähe Ihres Wohnortes gilt nicht als Geschäftsreise. Damit Ihre Reise als solche gilt, müssen Sie außerhalb des allgemeinen Standorts Ihres Unternehmens, außerhalb der Stadtgrenzen, reisen. Wir empfehlen Ihnen, eine App zur Erfassung von Steuerbelegen zu verwenden, damit Sie Ihre Geschäftsessenabzüge einfach organisieren und exportieren können.

Gibt es Mahlzeiten, die zu 100 % absetzbar sind?

Einige Unterhaltungs- und Verpflegungskosten müssen nicht auf 50 % begrenzt sein, sondern können vollständig abzugsfähig sein. Dazu gehören Aktivitäten wie:

• Marketing- und Werbeveranstaltungen zur Förderung des guten Willens in der Gemeinschaft, wie z. B. das Sponsoring einer Gemeinschaftsveranstaltung ( ).
• Wenn Ihre normale geschäftliche Funktion mit Mahlzeiten verbunden ist, beispielsweise wenn Sie ein Food-Blogger, Restaurantkritiker oder Sportreporter sind.
• Veranstaltungen, deren Erlöse an eine gemeinnützige Organisation gehen, sofern diese Organisation die Anforderungen der US-Steuerbehörde IRS erfüllt.

Was macht ein Geschäftsessen aus?

Laut IRS müssen alle Geschäftsessen gewöhnliche und notwendige Ausgaben sein und dürfen nicht üppig oder extravagant sein. Dies sind Ausgaben, die in Ihrem Unternehmen normal und akzeptiert sind und für Ihren Geschäftsbetrieb hilfreich sind.

Schauen wir uns diese Mahlzeiten einmal genauer an. Wir haben:

Die 3 wichtigsten Geschäftsessen sind:

• Mahlzeiten mit Beratern und Kollegen.
• Mahlzeiten mit aktuellen und potenziellen Kunden und Klienten.
• Mahlzeiten während einer Geschäftsreise, die 50 Meilen von zu Hause entfernt ist und länger als 8 Stunden dauert.

Die anderen Arten von Geschäftsessen

• Mahlzeiten, die zu Werbezwecken und als Zeichen der Kundenbindung für die Allgemeinheit bereitgestellt werden, wie beispielsweise kostenlose Snacks im Wartebereich.
• Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber für die Mitarbeiter bereitgestellt werden. Dazu gehören Mahlzeiten, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten, damit sie länger bleiben oder früher kommen oder damit sie nicht zum Mittagessen ausgehen müssen. Daher werden Mitarbeiter nicht auf den Wert der Mahlzeiten besteuert, die Ihr Unternehmen Ihnen zu Ihrer Bequemlichkeit in Ihren Geschäftsräumen zur Verfügung stellt.
• Mahlzeiten für Feierlichkeiten und zur Stärkung der Arbeitsmoral, wie z. B. Firmenfeiern, Betriebsausflüge und Picknicks.
• Mahlzeiten, die Mitarbeitern als kleine Aufmerksamkeit („de minimis“) angeboten werden, wie Snacks im Pausenraum und Tee oder Kaffee im Büro. Die De-minimis-Regel gilt für Mahlzeiten für Mitarbeiter in Ihrer Firmenkantine, wenn die jährlichen Einnahmen der Einrichtung mindestens den Kosten entsprechen.

Für alle Mahlzeiten müssen Quittungen und Vermerke auf den Quittungen über den Zweck der Mahlzeit vorliegen. Denken Sie daran, dass Ihre regulären Mahlzeiten nicht abgezogen werden können, es sei denn, Sie sind geschäftlich unterwegs.

Kann jeder Mahlzeiten steuerlich absetzen?

Die Antwort lautet nein. Seit 2018 haben Arbeitnehmer mit W2-Jobs keinen Anspruch mehr auf Steuerabzüge für Geschäftsessen.

Um Geschäftsessen steuerlich geltend zu machen, müssen Sie selbstständig sein oder ein Unternehmen betreiben. Grundsätzlich müssen Sie geschäftlich tätig sein, um Geschäftsessen steuerlich absetzen zu können. Wenn Sie beispielsweise ein Produktionsunternehmen betreiben oder Eigentümer von Mietobjekten in der Region sind, haben Sie Anspruch auf einen Steuerabzug für Geschäftsessen.

COVID-19 und der vorübergehende 100 %-Abzug

Die Hotel- und Gastgewerbebranche wurde wahrscheinlich am stärksten vom Ausbruch des Coronavirus getroffen. Durch diese Pandemie wurden weltweit Millionen von Restaurant- und Hotelangestellten entlassen.

Allein in den Vereinigten Staaten verlor die Branche laut der National Restaurant Association innerhalb des ersten Jahres der Pandemie mehr als 280 Milliarden Dollar an Umsatz .

Da die Umsätze in Restaurants weiterhin unter dem Niveau vor der Pandemie liegen, wurde im Consolidated Appropriations Act von 2021 beschlossen, eine vorübergehende 100-prozentige Absetzbarkeit für Geschäftsessen, die ein Restaurant anbietet, einzuführen. Der Kongress hat Abschnitt 274 des Steuergesetzes geändert, um die Obergrenze von 50 Prozent für Mahlzeiten in Restaurants aufzuheben.

Das am 29. Dezember 2020 unterzeichnete Gesetz änderte den Steuerabzug für Geschäftsessen in Restaurants von 50 % auf 100 %. Dies war eine Maßnahme des Kongresses, um die Menschen dazu anzuregen, Restaurants häufiger zu besuchen.

Ein Überblick über das COVID-Hilfspaket

Das jüngste COVID-Hilfspaket sah eine vorübergehende Ausnahme von der 50-prozentigen Abzugsbeschränkung für Geschäftsessen für die Jahre 2021-2022 vor. Hier ist eine einfache Aufschlüsselung:

Zu den Mahlzeiten, die zu 100 % abzugsfähig sind, gehören:

• Restaurantbesuche mit Kunden und Interessenten
• Mahlzeiten für Mitarbeiter für ein erforderliches Geschäftstreffen, die in einem Restaurant gekauft wurden
• Mahlzeit, die bei der Sitzung der Handelskammer in einem Hotelkonferenzraum serviert wurde
• Mahlzeit, die während einer Geschäftsreise mit Übernachtung in einem gehobenen Restaurant eingenommen wurde
• Jahresabschlussfeier für Mitarbeiter und Ehepartner
• Golfausflug für Mitarbeiter und Ehepartner
• Mahlzeiten, die vor Ort für die allgemeine Öffentlichkeit bei einer Marketingpräsentation zubereitet werden
• Teambuilding und andere Freizeitveranstaltungen für alle Mitarbeiter
• Essen mit potenziellen Kunden und Klienten im Country Club im Anschluss an Ihre nicht abzugsfähige Bewirtungsaktivität.

Zu den Mahlzeiten, die zu 50 % abzugsfähig sind, gehören:

• Mahlzeiten für Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber bereitgestellt und in der hauseigenen Cafeteria serviert werden
• Mahlzeiten, die Sie während einer Übernachtungsreise in der Küche Ihres Hotelzimmers zubereiten

Nicht abzugsfähige Aktivitäten umfassen:

• Unterhaltungsangebote wie Baseball- und Footballspiele mit Kunden und potenziellen Kunden
• Jahresabschlussfeier für Kunden, als Bewirtung eingestuft
• Golf, Theater oder Fußballspiel mit Ihrem Kunden oder Klienten

Probieren Sie unseren kostenlosen Steuerrechner für Selbstständige, um Ihre Steuerschuld am Jahresende zu berechnen. Unser Rechner schätzt Ihre Steuerschuld und hilft Ihnen, sich auf die Steuersaison vorzubereiten.

Mahlzeiten, die für den vorübergehenden Kostenabzug von 100 % in Frage kommen

Um allen Steuerzahlern Klarheit zu verschaffen, stellt die IRS Leitlinien zur Verfügung, in denen erläutert wird, wann der vorübergehende 100-prozentige Abzug gilt und wann die 50-prozentige Begrenzung weiterhin gilt.

Das Gesetz über den konsolidierten Haushalt 2021, P.L. 116-260, verabschiedete die vorübergehende Ausnahme von der Beschränkung für Beträge, die nach dem 31. Dezember 2020 und vor dem 1. Januar 2023 für Speisen und Getränke in einem Restaurant gezahlt oder angefallen sind. Gemäß Abschnitt 274 n(1) ist der Abzug für Ausgaben für Speisen und Getränke in der Regel auf 50 % des Betrags begrenzt, der ansonsten abzugsfähig wäre.

Ein Restaurant wird in diesem Zusammenhang als eine Einrichtung definiert, die Speisen zubereitet und Getränke zum sofortigen Verzehr anbietet, unabhängig davon, ob die Mahlzeit vor Ort verzehrt wird oder nicht. Die Mahlzeiten sind diejenigen, die für den 100%igen vorübergehenden Ausgabenabzug in Frage kommen.

Betriebe, die vorverpackte Lebensmittel und Getränke anbieten, die nicht zum sofortigen Verzehr bestimmt sind, haben keinen Anspruch auf diesen Abzug. Zu diesen Einrichtungen gehören Lebensmittelgeschäfte, Convenience Stores, Drogerien, Spirituosengeschäfte usw.

Wie werden die Tagessätze berücksichtigt?

Die US-Steuerbehörde IRS veröffentlicht regelmäßig Tagessätze, die für verschiedene Regionen der Vereinigten Staaten gelten. Diese Tagessätze sind nützlich für die Berechnung des Abzugs für Verpflegungs- und Nebenkosten, der vom Steuerzahler als begründet angesehen wird.

Die Tagessätze eignen sich hervorragend, um die Reisekosten innerhalb der USA zu berechnen. Die Tagessätze werden jedes Jahr von der General Services Administration (GSA) aktualisiert.

Für den 100%igen Abzug müssen Sie einen Nachweis in Form von Steuerbelegen vorlegen, aus denen hervorgeht, dass Ihre Ausgaben in Restaurants und nicht in Convenience-Stores oder Lebensmittelgeschäften getätigt wurden. Wenn Sie sich jedoch an den Tagessatz halten, sind Ihre Mahlzeiten zu 50 % abzugsfähig.

Um Ihre Abzüge zu maximieren, sollten Sie in Betracht ziehen, die Tagespauschale auf Tagesbasis in Anspruch zu nehmen.

Wie man Ausgaben für Mahlzeiten steuerlich absetzt

Der Prozess zur Erstattung von Verpflegungskosten ist überhaupt nicht kompliziert. Der Abzug der Verpflegungskosten erfolgt in drei Schritten:

1. Sie müssen unter überprüfen, ob es sich um legitime Geschäftsausgaben handelt. Einige dieser Ausgaben sind abzugsfähig, andere, wie beispielsweise Bewirtungskosten, hingegen nicht.
2. Sie müssen einen Nachweis über die Ausgabe vorlegen. Diese Dokumente umfassen Rechnungen und Quittungen, die den Abzug belegen. Falls IRS-Prüfer Ihre Unterlagen überprüfen, benötigen Sie diese Dokumente. Sie müssen diese jedoch nicht in Ihrer Steuererklärung angeben.
3. Sie müssen prüfen, ob Sie den gesamten Betrag als Abzug geltend machen können oder ob die Beträge der 50-Prozent-Regel des „ ” unterliegen, die den Abzug auf 50 Prozent begrenzt. Sie sollten beachten, dass Mahlzeiten in Bars, Restaurants und anderen Gastronomiebetrieben in den Jahren 2021 und 2022 vorübergehend zu 100 % absetzbar sind.

Schlussfolgerung

Die Kosten für ein Geschäftsessen sind zwar nicht auf einen bestimmten Betrag begrenzt, aber die US-Steuerbehörde IRS besteht dennoch darauf, dass sie nicht „üppig oder extravagant” sein dürfen. Diese Einschätzung hängt von den Fakten und Umständen ab, die mit dem Geschäftsessen zusammenhängen. Sie sollten sich die Kosten für die Mahlzeit ansehen und anhand der Umstände und Fakten entscheiden, ob sie angemessen sind.