So verfolgen Sie Ihre Ausgaben als Kleinunternehmer: 6 einfache Schritte, die Sie befolgen können

Die Nachverfolgung Ihrer Geschäftsausgaben kann Ihnen dabei helfen, schlechte Ausgabegewohnheiten zu erkennen und zu beseitigen, einen Echtzeit-Überblick über Ihre Finanzen zu erhalten und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu verbessern.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie in 6 einfachen Schritten die Ausgaben für Kleinunternehmer nachverfolgen können. Fangen wir an.

Hinweis: Die beste Möglichkeit für Kleinunternehmer, ihre Ausgaben zu verfolgen, ist eine App wie Bonsai Tax. Unsere Software überprüft Ihre Bank-/Kreditkartenabrechnungen auf mögliche Steuerabschreibungen und hilft Ihnen dabei, Tausende von Dollar an Steuern zu sparen. Tatsächlich sparen Nutzer in der Regel 5.600 Dollar. Fordern Sie noch heute Ihre 7-tägige kostenlose Testversion noch heute.

Verwenden Sie eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware.

Mit Buchhaltungssystemen können Sie Ihre Ausgaben im Blick behalten – sie kategorisieren alle Ihre Transaktionen. um Ihnen ein klares Bild davon zu vermitteln, wohin das Geld Ihres Unternehmens fließt. Viele Buchhaltungsanwendungen können Ihnen auch dabei helfen, Rechnungen an Ihre Kunden zu versenden, den Cashflow zu analysieren, Geschäftsausgaben zu verfolgen und Rechnungen direkt über ihre Plattformen zu bezahlen.

Beispielsweise können sie mit einem einzigen Mausklick umfassende Finanzberichte erstellen. Wenn Sie dagegen eine Tabellenkalkulation verwenden würden, würden Sie Stunden damit verbringen, Zahlen zu berechnen.

Zu den weiteren Vorteilen cloudbasierter Buchhaltungssysteme zählen:

• Sie sorgen für die Sicherheit Ihrer Daten. Die Buchhaltungssoftware entspricht den DSGVO-Richtlinien, führt regelmäßige Backups durch und implementiert Datenverschlüsselung, um Ihre Daten zu schützen.
• Sie ermöglichen Ihnen den einfachen Zugriff auf Ihre Finanzberichte und Spesenabrechnungen von überall aus, vorausgesetzt, Sie verfügen über eine zuverlässige Internetverbindung.
• Wie die meisten Apps zur Erfassung von Geschäftsausgaben haben auch die meisten Buchhaltungssysteme eine kurze Einarbeitungszeit – selbst wenn Sie kein Technikfreak sind, können Sie sich leicht mit der Software vertraut machen, um Ihre Unternehmensfinanzen zu analysieren.
• Sie helfen dabei, Buchhaltungsfehler zu minimieren, da sie die meisten komplexen Berechnungen für Sie übernehmen.
• Sie ermöglichen Ihnen eine einfache Zusammenarbeit mit anderen – alle Ihre Teammitglieder erhalten Zugriff auf die Buchhaltung in Echtzeit und die Finanzdaten Ihres Unternehmens.

Erstellen Sie eine Tabelle für Ihre Ausgaben.

Sobald Sie sich für eine Buchhaltungsmethode entschieden haben, können Sie mit der Erfassung Ihrer Geschäftsvorfälle beginnen. Für Kleinunternehmer mit knappem Budget ist die Erstellung einer Ausgaben-Tabelle eine kostengünstige Möglichkeit, Transaktionen zu verfolgen.

Das Erstellen von Tabellenkalkulationen muss keine lästige Pflicht sein. Programme wie Excel erleichtern Ihnen die Erstellung umfassender Tabellenkalkulationen – sie übernehmen sogar die Berechnungen für Sie.

Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen können, um eine Ausgaben-Tabelle zu erstellen:

Wählen Sie eine Vorlage aus

Microsoft Office bietet Excel-Nutzern mehrere kostenlos herunterladbare Vorlagen für Spesenabrechnungen an, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, eine Vorlage von Grund auf neu zu erstellen. Sie können Ihre Vorlage mit Ihrem Namen, dem Namen Ihres Unternehmens und dem Berichtszeitraum individuell anpassen.

Sie können auch unser kostenloses Arbeitsblatt für Steuerabzüge für Selbstständige verwenden.

Bearbeiten Sie die Spalten der Vorlage.

Sie können Spalten für verschiedene Angaben hinzufügen, z. B. Datum, Kunde, Projekt, Lieferant und Betrag.

Ausgaben einzeln aufführen

Führen Sie jede Ausgabe, die Ihnen entstanden ist, in einer neuen Zeile auf und geben Sie so viele Informationen wie möglich an. Erfassen Sie Ihre Ausgaben chronologisch, wobei die jüngste Ausgabe am Ende erscheint.

Fügen Sie gegebenenfalls Belege bei.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern normalerweise die Ausgaben erstatten, die sie aus eigener Tasche bezahlen, müssen Sie Ihrer Spesenabrechnung die Belege beifügen. Scannen Sie die Belege ein und fügen Sie sie als Dateien bei, damit Sie Ihren Mitarbeitern die Kosten ohne großen Aufwand erstatten können.

Allerdings werden mit dem Wachstum Ihres Kleinunternehmens auch Ihre Ausgaben zwangsläufig in die Höhe schnellen, sodass Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen werden. Sie können sich für einen effizienteren Ansatz zur Erfassung der Ausgaben Ihres Kleinunternehmens entscheiden – beispielsweise durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftware oder einer App zur Erfassung von Geschäftsausgaben.

Glücklicherweise lassen sich Excel-Tabellen in den meisten Buchhaltungsprogrammen problemlos in deren Systeme übertragen, sodass Sie Ihre Arbeit nicht erneut erledigen müssen.

Digitalisieren Sie Ihre Belege

Die US-Steuerbehörde IRS (Internal Revenue Service) verlangt von Kleinunternehmern und Selbstständigen, dass sie alle Geschäftsausgaben mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, müssen Sie alle Belege aufbewahren, bis Sie sie nicht mehr benötigen.

Aber die Vermeidung rechtlicher Probleme ist nicht der einzige Vorteil der Organisation von Belegen. Zum einen kann es Ihnen helfen, im Falle einer Steuerprüfung durch die IRS Nachweise vorzulegen. Zweitens müssen Sie Ihren Lieferanten möglicherweise einen Kostennachweis vorlegen, falls etwas schiefgeht.

Einige Geschäftsinhaber entscheiden sich dafür, eine Schuhschachtel voller Quittungen aufzubewahren, um organisiert zu bleiben. Dies mag zwar ein lohnender Ansatz sein, wenn Sie Ihr Unternehmen gerade erst aufbauen, kann jedoch schnell mühsam werden, wenn Ihr Unternehmen zu wachsen beginnt.

Das Aufbewahren digitaler Kopien Ihrer Belege für Steuerzwecke kann Ihnen mehr Sicherheit bieten und Ihnen viel Ärger ersparen. Und so geht's:

• Damit sparen Sie Platz. Wenn Sie Papierkram loswerden, können Sie kleinere Aufbewahrungsbehälter verwenden und Ihren Lagerraum sauberer halten.
• Es hilft Ihnen, besser organisiert zu bleiben. Beim Scannen Ihrer Belege können Sie diese nach Anbieter, Preis, Datum und Zahlungsmethode sortieren.
• Damit können Sie Ihre Belege ganz einfach per E-Mail weiterleiten. Sie müssen nicht mehr mühsam Belege per Fax an Ihre Teammitglieder schicken.
• Es eliminiert menschliches Versagen. Die manuelle Eingabe von Daten aus Papierbelegen durch Mitarbeiter kann zu kostspieligen Fehlern führen.
• Es bietet Ihnen erweiterte Suchfunktionen. Wenn Sie nach einer Quittung suchen, können Sie die Suchfunktion verwenden, um innerhalb kürzester Zeit alles zu finden, was Sie brauchen.

Das Scannen von Belegen ist ebenfalls nicht schwierig – Apps zum Scannen von Belegen und zur Erfassung von Geschäftsausgaben sind unglaublich benutzerfreundlich. Die meisten funktionieren wie folgt:

• Sie fotografieren Ihre Quittung.
• Sie laden das Bild in Ihre App hoch. Die OCR-Software, die die meisten Apps zum Scannen von Belegen verwenden, scannt Ihr Bild und extrahiert automatisch wichtige Details wie Währung, Datum, Betrag und Händler.
• Sie fügen alle Details hinzu, die Sie möglicherweise in Zukunft benötigen.
• Sie senden die Quittung ein, um die Genehmigung zu erhalten.
• Die App sendet Ihre Ausgaben dann automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware.

Hinweis: Wenn Sie Ihre Belege digitalisieren möchten (für den Fall einer Steuerprüfung), verwenden Sie eine benutzerfreundliche App wie Bonsai Tax. Wir verfolgen, organisieren und erfassen alle Ihre Steuerbelege und helfen Ihnen dabei, Ihre Ersparnisse zu maximieren. Benutzer sparen in der Regel 5.600 Dollar an Steuern. Probieren Sie noch heute eine 7-tägige kostenlose Testversion.

Eröffnen Sie ein spezielles Geschäftskonto.

Es kann verlockend sein, Ihr persönliches Bankkonto zur Verwaltung Ihrer privaten und geschäftlichen Ausgaben zu nutzen, insbesondere wenn Ihr Kleinunternehmen und Ihre Identität eng miteinander verflochten sind. Dies kann jedoch ein kostspieliger Fehler sein.

Im Falle einer Krise in Ihrem Unternehmen müssen Sie möglicherweise die gesamte finanzielle Last tragen. Wenn Ihr kleines Unternehmen beispielsweise seine Schulden nicht bezahlen kann, sind möglicherweise Ihre persönlichen Vermögenswerte gefährdet.

Zu den Vorteilen der Eröffnung eines Geschäftskontos gehören unter anderem:

Ermöglicht Ihnen die Sicherung von Geschäftskrediten

Wenn Sie einen Kredit benötigen, um Ihren Betrieb zu verbessern, Ihr Geschäft zu erweitern oder bestehende Schulden zu tilgen, dann benötigen Sie ein separates Bankkonto für Ihr Unternehmen.

Verbessert Ihr Image

In den Augen Ihrer Kunden wirkt Ihr kleines Unternehmen mit einem Geschäftskonto möglicherweise professioneller. Neue Kunden beispielsweise haben möglicherweise keinen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen, wenn sie eine Zahlung vornehmen und Ihr Name angezeigt wird – und nicht der Name Ihres Unternehmens.

Einfachere Buchhaltung

Mit einem Geschäftskonto können Sie Ihre privaten Ausgaben von Ihren geschäftlichen Ausgaben trennen und Ihre Einnahmen ohne großen Aufwand nachverfolgen. Das bedeutet, dass die Steuererklärung einfacher wird, wenn die Steuersaison beginnt.

Es hilft dabei, die Rechtmäßigkeit gegenüber dem IRS nachzuweisen.

IRS-Prüfungen sind heutzutage an der Tagesordnung. Falls Sie vom Finanzamt geprüft werden, müssen Sie nachweisen, dass Ihr Kleinunternehmen nicht nur ein Hobby ist. Ein spezielles Geschäftskonto kann als Nachweis völlig ausreichen.

Ermöglicht Ihnen, Kreditkartenzahlungen zu empfangen

Mit einem persönlichen Konto können Sie keine Zahlungen per Kreditkarte empfangen. Da heutzutage fast jeder mit Kreditkarte einkauft, würden Sie eine Chance verpassen, wenn Ihr Unternehmen keine Kreditkarten akzeptieren würde.

Allerdings kann die Eröffnung eines separaten Geschäftskontos für die meisten Kleinunternehmer eine lästige Pflicht sein. Die Wahrheit ist jedoch, dass es einfach ist, insbesondere jetzt, da man dies innerhalb weniger Minuten online erledigen kann.

Hier sind einige Dinge, die Sie möglicherweise benötigen:

• Reisepass, Führerschein oder alles, was zur persönlichen Identifizierung verwendet werden kann
• Arbeitgeberidentifikationsnummer oder Sozialversicherungsnummer
• Gewerbeschein (muss den Namen des Inhabers und den Namen des Kleinunternehmens enthalten)
• Bescheinigung über den angenommenen Namen
• Für Händlerkonten können monatliche Kreditkarteneinnahmen erforderlich sein.
• Organisation von beim Staat eingereichten Dokumenten

Beachten Sie, dass einige der Dokumente je nach der Art Ihrer Unternehmensgründung variieren können. Zum Beispiel:

• Partnerschaft – Partnerschaftsvertrag, staatliche Partnerschaftsurkunde und Gewerbeanmeldung
• Einzelunternehmen – Gewerbeanmeldung und Gewerbeschein

Unabhängig davon, wie klein Ihr Unternehmen ist, müssen Sie ein Geschäftskonto eröffnen. Dadurch wird es viel einfacher, alle Ein- und Ausgänge Ihres Unternehmens zu verfolgen, und Sie erhalten einen besseren Überblick über die Finanzen Ihres Unternehmens.

Auch Geschäftskreditkarten können nützlich sein. Da Sie wahrscheinlich viele geschäftliche Einkäufe tätigen werden, hilft Ihnen eine Geschäftskreditkarte dabei, Kreditwürdigkeit aufzubauen und Zugang zu Prämienprogrammen zu erhalten.

Wählen Sie Ihre Buchhaltungsmethode

Die Buchhaltungsmethode Ihres Kleinunternehmens spielt nicht nur bei der Steuererklärung eine wichtige Rolle, sondern auch bei der Erfassung Ihrer Ausgaben und Einnahmen. Es wirkt sich darauf aus, wie Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben für Kleinunternehmen in Ihren Finanzberichten erfassen und in welchem Steuerjahr Ihre Transaktionen ausgewiesen werden.

Die beiden wichtigsten Rechnungslegungsmethoden sind:

Cash-Accounting-Methode

Dies ist die einfachere der beiden Methoden und bei unabhängigen Auftragnehmern, Selbstständigen und Kleinunternehmern sehr beliebt. Bei der Cash-Accounting-Methode erfassen Sie Ihre Geschäftseinnahmen, wenn Sie sie erhalten, und Ihre Ausgaben, wenn Sie sie tatsächlich bezahlen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie besitzen eine kleine Buchhandlung. Sie haben im Februar einige Papierwaren auf Kredit gekauft, aber beschlossen, die Rechnung im Mai zu bezahlen. Wenn Sie die Cash-Accounting-Methode verwenden, betrachten Sie diese Lieferungen als Aufwand im Mai.

Zu den Vorteilen der Cash-Accounting-Methode gehören unter anderem:

• Es hat eine kürzere Lernkurve.
• Damit können Sie weniger Artikel erfassen.
• Die Nachverfolgung von Ausgaben und Einnahmen ist einfacher.
• Sie müssen weder Forderungen noch Verbindlichkeiten nachverfolgen.
• Es ist nicht erforderlich, dass Sie Journalbuchungen vornehmen.
• Sie haben immer einen Überblick darüber, wie viel Bargeld Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung steht.

Periodenabgrenzung

Dies ist komplexer als die Barzahlung, aber es ist die Buchhaltungsmethode, die die meisten Wirtschaftsprüfer und Buchhaltungsexperten empfehlen.

Bei der Periodenabgrenzung müssen Sie Einnahmen und Ausgaben zu dem Zeitpunkt erfassen, zu dem sie erzielt bzw. erbracht wurden, und nicht zu dem Zeitpunkt, zu dem sie eingegangen sind oder gezahlt wurden.

Nehmen wir an, Sie sind freiberuflicher Autor und haben im Juni ein Projekt abgeschlossen, für das Sie im August eine Zahlung erwarten. Sie verbuchen die erwartete Zahlung als Einkommen für Juni und nicht für August.

Auch die Ausgaben funktionieren auf die gleiche Weise. Sie erfassen die Kosten bei der Bestellung, auch wenn Sie die Zahlung erst zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen.

Zu den Vorteilen dieser Methode gehören unter anderem:

• Damit erhalten Sie ein genaueres finanzielles Bild Ihres Unternehmens.
• Es folgt den GAAP-Grundsätzen.
• Es skaliert mit Ihrem Unternehmen

Der größte Nachteil dieser Methode ist jedoch, dass sie sehr ressourcenintensiv ist. Für viele Kleinunternehmer ist diese Methode aufgrund des damit verbundenen Verwaltungsaufwands zu komplex und zu teuer, um sie umzusetzen. Deshalb kann die Verwendung der Cash-Accounting-Methode sinnvoller sein, wenn Sie gerade erst anfangen.

Wenn Sie jedoch davon ausgehen, dass Ihr Unternehmen schnell wachsen wird, und Sie Ihren Kunden häufig Dienstleistungen auf Kredit anbieten, dann ist die Periodenabgrenzung möglicherweise die richtige Wahl.

Nutzen Sie die Steuervorteile für kleine Unternehmen

Einer der größten Vorteile der Erfassung von Geschäftsausgaben besteht darin, dass Sie Steuerabzüge in vollem Umfang nutzen können. Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen, erhalten Sie einen besseren Überblick über die Steuerabzüge, auf die Sie Anspruch haben, und darüber, wie viel Sie steuerlich geltend machen können.

Abzüge sind Anreize, die die US-Steuerbehörde IRS Steuerzahlern gewährt, damit diese einen Teil der Ausgaben, die sie für die Führung ihres Unternehmens tätigen, steuerlich geltend machen können. Ein Steuerabzug senkt Ihre Steuerschuld und reduziert damit Ihr zu versteuerndes Einkommen. Sie können einen Abzug von Ihrem Bruttoeinkommen geltend machen oder diesen davon abziehen.

Übliche Geschäftsausgaben, die Selbstständige geltend machen können

Hier ist eine Liste der Steuerabzüge, die Sie für kleine Unternehmen geltend machen können:

• Homeoffice-Abzüge
• Bürobedarf
• Kilometerstand
• Geschäftsreisekosten
• Kosten für Geschäftsessen
• Start-up- und Organisationskosten
• Krankenkassenbeiträge
• Geschäftliche Telefon- und Internetrechnungen
• Weiterbildungskurse
• Uneinbringliche Forderungen
• Werbung und Marketingkosten