Wann, warum und wie man Zeitblöcke einteilt: Ein 6-Schritte-Leitfaden für Freiberufler

Einer der schwierigsten Aspekte der Arbeit als Freiberufler ist es, verschiedene Arbeitsaufträge und eine Vielzahl von Kunden gleichzeitig unter einen Hut zu bringen. Das ist ein gutes Problem, denn Vielfalt bedeutet viel Arbeit!

Die Realität sieht jedoch so aus, dass Sie als Ihr eigener Chef dafür sorgen müssen, dass Sie Ihre Arbeitslast bewältigen, Termine einhalten und genügend Zeit haben, um qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

Neben Ihrer aktuellen Arbeitsbelastung werden Sie wahrscheinlich auch nach neuen Aufträgen suchen, sodass Sie zusätzlich zur Liste noch die Jobsuche, Networking und das Verfassen von Angebotsvorlagen hinzufügen können, ebenso wie administrative Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungsvorlagen und die Steuererklärung. Hinzu kommt, dass Sie sich Zeit für Ihr persönliches Wohlbefinden, Sport und Zeit mit Freunden und Familie nehmen möchten.

Das alles kann überwältigend wirken. Überfordert zu sein kann bedeuten, Zeit mit banalen, wertlosen Aufgaben zu verschwenden, mit vielen Ablenkungen, gefolgt von Panik, wenn die Fristen näher rücken.

Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie Zeit haben, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten und diese termingerecht zu erledigen, ist das Zeitblockieren. Das bedeutet, dass Sie Ihre Zeit so einteilen, dass Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren können und Ablenkungen vermeiden. Das bedeutet nicht immer, dass man alles, was mit dieser Aufgabe zu tun hat, auf einmal erledigen muss, sondern dass man sich auf die jeweilige Aufgabe konzentriert, anstatt eine Vielzahl von Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.

Schließlich ist es weitaus lohnender, Zeit zu investieren und sich in einen konzentrierten, ablenkungsfreien Geisteszustand zu versetzen, als einen Nachmittag mit weniger wertvoller Arbeit zu verschwenden. Sie können sogar Tools einsetzen, um Ablenkungen als Teil Ihrer Zeitblockierungsstrategie zu eliminieren, beispielsweise indem Sie Ihr Mobiltelefon auf „Nicht stören” stellen.

Aber es ist viel mehr als das. Lassen Sie uns also in das Thema Zeitblockierung eintauchen und untersuchen, wie Sie Zeitblöcke so einteilen können, dass Sie Ihre Arbeit maximieren und deren Qualität steigern können.

1. Wir wissen bereits, wie man Zeitblöcke einteilt.

Wenn man darüber nachdenkt, sind wir alle bereits an Zeitblockierung gewöhnt. Schließlich nutzt die große Mehrheit von uns irgendeine Form von Kalender, in der Regel einen elektronischen, und synchronisiert ihn mit unseren Smartphones, Laptops und Tablets. Wir sind es alle gewohnt, Termine zu vereinbaren, Erinnerungen einzustellen und beispielsweise die Fahrzeit einzukalkulieren. Bonsai hat zusätzliche Tipps für das Zeitmanagement als Freiberufler.

Warum also nicht ein ähnliches System verwenden, um unsere Arbeit zu erledigen? Warum nicht herausfinden, wie man Zeitblöcke als Produktivitätswerkzeug und vieles mehr einsetzt?

Anstatt unsere Arbeitstage einem zufälligen Zeitplan zu überlassen, bei dem wir von einer Aufgabe zur nächsten springen, warum planen wir unsere Arbeit nicht so, wie wir Termine mit Kunden planen? Vergessen Sie die traditionelle Arbeitsweise von 9 bis 17 Uhr, bei der Sie Ihre Zeit mit Aufgaben füllen, bis der Arbeitstag vorbei ist. Beim Time Blocking geht es darum, so lange zu arbeiten, bis die Aufgabe erledigt ist, damit Sie Zeit für Ihr Privatleben – oder andere wichtige Arbeiten – haben.

2. Warum Sie Zeitblöcke einteilen sollten

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum Sie Zeitblöcke einrichten sollten. Hier sind einige davon:

• Sie können sich jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren.
• Sie kontrollieren Ihren Kalender.
• Am Ende haben Sie eine Aufzeichnung darüber, wie Sie Ihre Zeit verbringen ( Bonsai kann Ihnen aber auch mit Tools für die Zeiterfassung als Freiberufler helfen).
• Sie lernen, besser einzuschätzen, wie lange es dauert, Aufgaben zu erledigen.
• Sie verhindern das Aufschieben.
• Sie können zu ablenkenden Aufgaben (oder Personen) „Nein“ sagen, weil Sie einen „Termin“ mit Ihrem wichtigen Projekt haben.
• Sie beenden den Tag mit einem Gefühl der Zufriedenheit – und vielleicht sogar schon vor Feierabend um 17 Uhr.

Das heißt nicht, dass Ihr Arbeitstag immer von Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr stattfindet. Es wird Zeiten geben, in denen Sie nachts oder am Wochenende arbeiten, entweder freiwillig oder aus Notwendigkeit. Wie Matt Nishiguchi betont: „Als Freiberufler kann man zwar reguläre Bürozeiten einhalten, aber man muss sich darauf einstellen, diese Grenzen gelegentlich zu überschreiten, insbesondere wenn man gerade erst anfängt.“

Aber selbst wenn Sie im Vergleich zu normalen Büroangestellten oder Ihren Kunden zu ungewöhnlichen Zeiten arbeiten, kann Zeitblockierung hilfreich sein.

Schauen wir uns also an, wie man Zeitblöcke einteilt.

3. Wie man Zeitblöcke festlegt

Die grundlegende Methode des Time Blocking besteht darin, sich eine Liste der zu erledigenden Aufgaben zu erstellen und diese in Ihrem Kalender einzuplanen. Aber anstatt den Tag dem Zufall zu überlassen, reservieren Sie Zeit für jedes Arbeitsprojekt, und in diesem Zeitrahmen erledigen Sie diese Arbeit. Nichts anderes.

Um zu lernen, wie man Zeitblöcke einteilt, muss man herausfinden, welche Arbeiten täglich, monatlich und jährlich erledigt werden müssen. Sie können mit diesem Zeitplan beginnen und dann Projekte darauf aufbauen.

Beispielsweise möchten Sie wahrscheinlich jeden Tag:

• E-Mails, SMS und Anrufe überprüfen und beantworten.
• Antworten Sie den Kunden, falls erforderlich.
• Stellensuche durchführen (je nach Ihrer Tätigkeit täglich oder wöchentlich).
• Wenn Sie Geschäftskonten haben, posten Sie in den sozialen Medien.

Vielleicht reservieren Sie sich jeden Tag eine Stunde, um diese Aufgaben zu erledigen. Sie können diese sogar als „Sprechzeiten“ in Ihrer Voicemail oder E-Mail-Signatur angeben, und Kunden oder Kollegen werden es zu schätzen wissen, wenn sie wissen, wann sie Sie erreichen können. Das bedeutet auch, dass Sie nicht stündlich nachsehen müssen – was zwar etwas Disziplin erfordert, aber zu einer höheren Produktivität führt.

Sie müssen auch zweiwöchentliche oder monatliche Arbeiten berücksichtigen, wie beispielsweise die Rechnungsstellung für freiberufliche Tätigkeiten. Und dann gibt es noch jährliche Aufgaben wie die Steuererklärung. All dies können Sie zu Beginn des Jahres in Ihren Kalender eintragen.

Dann überlegst du dir die anstehenden Aufgaben und planst diese ein. Wenn Sie am Donnerstag eine Präsentation haben, können Sie beispielsweise am Montag zwei Stunden und am Dienstag zwei Stunden blockieren. Wenn Sie mehrere Stunden für eine einzige Aufgabe aufwenden, können Sie Ablenkungen vermeiden und Ihre Konzentration stärken.

Manche Menschen finden es effektiv, Zeitlimits festzulegen, beispielsweise einen Zeitraum von zwei Stunden. Anschließend können sie sich einer anderen Aufgabe zuwenden, da ihnen Abwechslung im Arbeitsalltag wichtig ist und sie dadurch frisch bleiben. Für andere ist es besser, sich einen ganzen Tag lang auf ein Projekt zu konzentrieren, bis es fertig ist.

Was auch immer für Sie am besten funktioniert, Zeitblöcke helfen Ihnen dabei, Ablenkungen zu begrenzen, Ihre Arbeit schneller zu erledigen und hoffentlich das Gefühl der Überforderung zu verringern. Zeitblockierung kann Ihnen dabei helfen, eine tägliche Routine zu entwickeln, die verfügbare Zeit optimal zu nutzen und sicherzustellen, dass Sie sich nicht zu viel Arbeit aufladen.

4. Wann leisten Sie Ihre beste Arbeit?

Ein wichtiger Aspekt beim Time Blocking ist es, die wichtigsten Aufgaben für die Zeit einzuplanen, in der Sie am leistungsfähigsten sind. Wenn Sie beispielsweise ein Morgenmensch sind, reservieren Sie den Beginn des Tages für die Arbeit, die die größte Konzentration und Anstrengung erfordert.

Nehmen wir an, Sie haben ein wichtiges Projekt, das erledigt werden muss. Sie buchen von 8 bis 11 Uhr. Um an dem Projekt zu arbeiten, buchen Sie bitte Ihre „Verwaltungs-“ oder „Bürozeiten“ ab 11 Uhr. bis Mittag. So können Sie sich in der frischesten Zeit des Tages auf die schwierigsten Aufgaben konzentrieren und anschließend weniger anspruchsvolle Arbeiten erledigen.

Wenn Sie ein besonders großes Projekt haben, das Ihre Aufmerksamkeit erfordert, können Sie einen ganzen Tag dafür reservieren, bis es fertig ist. Sie können mitteilen, dass Sie an diesem Tag nicht verfügbar sind. Wenn Sie speziell Unterstützung für Projektmanagement-Tools benötigen, ist Bonsai genau das Richtige für Sie.

5. Es geht nicht nur um Arbeit

Die Planung Ihres Arbeitstages hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass alles erledigt wird. Aber das ist dein Arbeitstag. Als Freiberufler ist es leicht, jeden wachen Moment mit Arbeit zu füllen, insbesondere wenn man sich gerade erst etabliert. Um jedoch effektiv zu bleiben, müssen Sie auch andere Aspekte Ihres Lebens berücksichtigen.

Zeitblockierung kann helfen. Vielleicht möchten Sie sichergehen, dass Sie drei Trainingseinheiten pro Woche einplanen. Vielleicht möchten Sie einmal pro Woche Mittagessen für Ihre Familie zubereiten. Vielleicht haben Sie einen Nachmittag pro Woche frei, an dem Sie wandern gehen können. Zeitblockierung kann auch Ihre persönlichen Prioritäten unterstützen. Neben dem Zeitmanagement kann Bonsai mit zusätzlichen Tipps helfen, die jeder Freiberufler kennen sollte.

6. Ein Beispiel für Zeitblockierung

Wir haben also die Grundlagen des Zeitblockierens herausgefunden. Lassen Sie uns ein Beispiel durchgehen. Wir werden in einstündigen Blöcken arbeiten, aber Sie können frei entscheiden, was für Sie am besten ist, bis hin zu 15-Minuten-Intervallen, wenn Ihnen das besser passt.

Dies ist lediglich ein Beispiel, um zu zeigen, wie sich reguläre Arbeit („Bürozeit“, Rechnungsstellung und Steuererklärung) mit unerwarteten Aufgaben (Präsentationen und Projektarbeit), der Suche nach neuen Aufträgen und persönlicher Zeit kombinieren lässt. Es gibt auch einige Blöcke, die für alles, was in dieser Woche anfällt, oder für zusätzliche persönliche Zeit freigehalten werden. Einige Abendarbeiten werden sogar berücksichtigt. Wie auch immer Sie sich entscheiden, die Verwendung eines Systems zur Zeitblockierung kann Ihnen dabei helfen, Ihren Kopf und Ihr Büro frei und chaotisch zu halten.

Abschließende Gedanken

Zeitblockierung kann für Freiberufler eine äußerst effektive Methode sein, um ihre Zeit zu verwalten, ihre Produktivität zu maximieren und ihre geistige Gesundheit zu bewahren! Schließlich besagt das „Parkinson'sche Gesetz“, dass ohne einen Fokus auf unsere Arbeit „die Arbeit sich so ausdehnt, dass sie die zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt“.

Anstatt sich durch einen langen Tag zu quälen und am Ende das Gefühl zu haben, nichts geschafft zu haben, sollten Sie Ihren Zeitplan im Voraus festlegen, sich auf jeden Arbeitsabschnitt konzentrieren und Ihren Tag mit einem Gefühl der Zufriedenheit beenden – und vielleicht sogar mit etwas Freizeit. Wenn Sie bereit sind, Bonsai auszuprobieren, melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an.