Quand, pourquoi et comment planifier son temps : un guide en 6 étapes pour les freelancers

L'un des aspects les plus délicats du métier de freelance consiste à jongler simultanément entre différentes missions et différents clients. C'est un bon problème à avoir, car la diversité signifie beaucoup de travail !

Mais la réalité est qu'en tant que votre propre patron, vous devez vous assurer de bien gérer votre charge de travail, de respecter les délais et de disposer de suffisamment de temps pour fournir un travail de qualité.

En plus de votre charge de travail actuelle, vous serez probablement à la recherche d'un nouvel emploi. Vous devrez donc ajouter à votre liste la recherche d'emploi, le réseautage et la rédaction de modèles de propositions, ainsi que des tâches administratives telles que la création de modèles de factures et la préparation des déclarations fiscales. Ajoutez à cela le fait que vous voulez être sûr de consacrer du temps à votre bien-être personnel, à l'exercice physique et à vos amis et votre famille.

Tout cela peut sembler insurmontable. Et être submergé peut signifier perdre du temps à faire un travail banal et sans valeur, avec beaucoup de distractions, suivi d'une panique à l'approche des délais.

Une façon de vous assurer d'avoir le temps de faire un travail de qualité et de le terminer dans les délais impartis est de bloquer du temps. Cela signifie planifier votre temps afin de vous concentrer sur une seule tâche et limiter les distractions. Cela ne signifie pas toujours accomplir toutes les tâches liées à cette activité en même temps, mais plutôt se concentrer sur la tâche à accomplir plutôt que d'effectuer plusieurs tâches à la fois.

Après tout, consacrer du temps et se mettre dans un état d'esprit concentré, sans distraction, vaut bien plus la peine que de passer un après-midi à se laisser distraire par des tâches moins importantes. Vous pouvez même utiliser des outils pour éliminer les distractions dans le cadre de votre stratégie de gestion du temps, par exemple en activant le mode « Ne pas déranger » sur votre téléphone portable.

Mais c'est bien plus que cela. Plongeons-nous donc dans le time blocking et explorons comment l'utiliser pour optimiser votre travail et en améliorer la qualité.

1. Nous savons déjà comment bloquer du temps.

Si vous y réfléchissez bien, nous sommes tous déjà habitués au time blocking. Après tout, la grande majorité d'entre nous utilise une forme ou une autre de calendrier, généralement électronique, et le synchronise sur nos smartphones, ordinateurs portables et tablettes. Nous avons tous l'habitude de prendre des rendez-vous, de programmer des rappels et de prévoir le temps de trajet, par exemple. Bonsai vous donne des conseils supplémentaires pour gérer votre temps en tant que freelance.

Alors pourquoi ne pas utiliser un système similaire pour accomplir notre travail ? Pourquoi ne pas apprendre à utiliser le time blocking comme outil de productivité et bien plus encore ?

Plutôt que de laisser nos journées de travail se dérouler au hasard, passant d'une tâche à l'autre, pourquoi ne pas planifier notre travail comme nous planifions nos rendez-vous avec nos clients ? Oubliez le travail traditionnel de 9 h à 17 h, où vous passez votre temps à accomplir des tâches jusqu'à la fin de la journée. Le time blocking consiste à travailler jusqu'à ce que la tâche soit terminée, ce qui vous laisse du temps libre pour votre vie personnelle ou d'autres tâches importantes.

2. Pourquoi vous devriez bloquer du temps

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez pratiquer le time blocking. En voici quelques-unes :

• Vous êtes capable de vous concentrer sur une seule tâche à la fois.
• Vous contrôlez votre calendrier.
• Vous obtenez ainsi un relevé de la manière dont vous passez votre temps (mais Bonsai peut également vous aider en vous fournissant des outils pour suivre votre temps de travail en tant que freelance).
• Vous apprenez à mieux estimer le temps nécessaire pour accomplir des tâches.
• Vous évitez la procrastination.
• Vous pouvez dire « non » aux tâches (ou aux personnes) qui vous distraient, car vous avez un « rendez-vous » avec votre projet important.
• Vous terminez la journée avec un sentiment d'accomplissement, voire avant l'heure de départ, fixée à 17 h.

Cela ne veut pas dire que votre journée de travail se déroule toujours du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h. Il y aura des moments où vous travaillerez la nuit ou le week-end, soit par choix, soit par nécessité. Comme le souligne Matt Nishiguchi, « il est possible de travailler selon des horaires de bureau réguliers en tant que freelance, mais il y a de fortes chances que vous deviez également être prêt à repousser ces limites de temps à autre, en particulier lorsque vous débutez ».

Mais même si vos horaires de travail sont atypiques par rapport à ceux des employés de bureau classiques ou de vos clients, le time blocking vous sera utile.

Voyons donc comment organiser son temps.

3. Comment bloquer du temps

La manière fondamentale d'envisager le blocage de temps consiste à examiner votre liste de tâches à accomplir et à les planifier dans votre agenda. Mais plutôt que de laisser la journée au hasard, vous bloquez du temps pour chaque projet professionnel, et pendant ce laps de temps, c'est le travail que vous faites. Rien d'autre.

Apprendre à bloquer du temps implique de déterminer le travail qui doit être effectué chaque jour, chaque mois et chaque année. Vous pouvez commencer par ce calendrier, puis élaborer des projets autour de celui-ci.

Par exemple, chaque jour, vous voudrez probablement :

• Vérifiez vos e-mails, SMS et appels téléphoniques, et répondez-y.
• Répondre aux clients si nécessaire.
• Faites des recherches d'emploi (cela peut être quotidiennement ou hebdomadairement, selon votre travail).
• Publiez sur les réseaux sociaux si vous avez des comptes professionnels.

Vous réservez donc peut-être une heure chaque jour pour accomplir ces tâches. Vous pouvez même les indiquer comme « heures de bureau » dans votre messagerie vocale ou votre signature électronique, et vos clients ou collègues apprécieront de savoir quand ils peuvent vous joindre. Cela signifie également que vous ne vérifiez pas toutes les heures, ce qui peut demander une certaine discipline, mais qui se traduira par une augmentation de la productivité.

Vous devrez également tenir compte des tâches bihebdomadaires ou mensuelles, telles que la facturation des prestations freelance. Et puis, il y a les tâches annuelles comme la préparation des déclarations fiscales. Vous pouvez noter toutes ces dates dans votre agenda dès le début de l'année.

Ensuite, vous réfléchirez aux tâches à venir et vous les planifierez. Si vous avez une présentation jeudi, vous pouvez bloquer deux heures lundi et deux heures mardi, par exemple. Consacrer plusieurs heures à une seule tâche vous aidera à éliminer les distractions et vous permettra de renforcer votre concentration.

Certaines personnes trouvent efficace de fixer des limites de temps, par exemple un bloc de deux heures. Ils peuvent ensuite passer à une autre tâche, car la diversité dans leur journée de travail est importante pour eux et leur permet de rester motivés. Pour d'autres, il est préférable de consacrer une journée entière à un projet jusqu'à ce qu'il soit terminé.

Quelle que soit la méthode qui vous convient le mieux, le time blocking vous aide à limiter les distractions, à travailler plus rapidement et, espérons-le, à réduire votre sentiment de surcharge. Le blocage de temps peut vous aider à créer une routine quotidienne, tout en maximisant le temps disponible et en vous assurant de ne pas prendre trop de travail.

4. Quand faites-vous votre meilleur travail ?

Lorsque vous planifiez votre emploi du temps, il est important de prévoir vos tâches les plus importantes aux moments où vous êtes le plus efficace. Si vous êtes plutôt du matin, par exemple, réservez le début de la journée pour les tâches qui demandent le plus de concentration et d'efforts.

Imaginons que vous ayez un projet important à réaliser. Vous réservez de 8 h à 11 h. pour travailler sur le projet, réservez ensuite vos « heures administratives » ou « heures de bureau » à partir de 11 h. jusqu'à midi. Cela vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus difficiles pendant les moments où vous êtes le plus en forme, puis de passer aux tâches moins difficiles.

Si vous avez un projet particulièrement important qui requiert toute votre attention, vous pouvez réserver une journée entière pour y travailler jusqu'à ce qu'il soit terminé. Vous pouvez faire savoir que vous ne serez pas disponible ce jour-là. Si vous avez besoin d'aide pour les outils de gestion de projet en particulier, Bonsai est là pour vous aider.

5. Il ne s'agit pas seulement de travail

Planifier votre journée de travail vous aidera à vous assurer que tout sera fait. Mais c'est votre journée de travail. En tant que freelance, il est facile de consacrer tout son temps au travail, en particulier lorsque l'on débute. Mais pour rester efficace, vous devez également réfléchir à d'autres aspects de votre vie.

Le blocage de temps peut aider. Peut-être souhaitez-vous vous assurer de programmer trois séances d'exercice par semaine. Peut-être souhaitez-vous préparer le déjeuner pour votre famille une fois par semaine. Peut-être avez-vous un après-midi par semaine où vous n'avez pas à travailler, ce qui vous permet de faire une randonnée. Le blocage de temps peut également vous aider à respecter vos priorités personnelles. Outre la gestion du temps, Bonsai peut vous aider en vous donnant des conseils supplémentaires que tout freelance devrait connaître.

6. Un exemple de blocage de temps

Nous avons donc compris les bases du time blocking. Prenons un exemple. Nous allons travailler par tranches d'une heure, mais vous êtes libre de faire ce qui vous convient le mieux, jusqu'à des intervalles de 15 minutes si cela vous convient mieux.

Il s'agit simplement d'un exemple illustrant comment le travail régulier (heures de bureau, facturation et préparation des déclarations fiscales) se combine avec le travail ponctuel (présentations et projets), la recherche de nouveaux contrats et le temps personnel. Il reste également quelques blocs libres pour tout imprévu qui pourrait survenir au cours de la semaine, ou pour du temps personnel supplémentaire. Certains travaux effectués en soirée sont même pris en compte. Quelle que soit la méthode choisie, l'utilisation d'un système de blocage de temps peut vous aider à garder l'esprit clair et votre bureau bien rangé, sans chaos.

Dernières pensées

Le time blocking peut être un moyen extrêmement efficace pour les freelancers de gérer leur temps, d'optimiser leur productivité et de préserver leur santé mentale ! Après tout, sans objectif précis dans notre travail, la « loi de Parkinson » stipule que « le travail prend tout le temps disponible pour être accompli ».

Plutôt que de passer une longue journée à patauger et de finir avec le sentiment de n'avoir rien accompli, établissez votre emploi du temps à l'avance, concentrez-vous sur chaque bloc de travail et terminez votre journée avec un sentiment d'accomplissement – et peut-être même avec un peu de temps libre. Si vous êtes prêt à essayer Bonsai, inscrivez-vous pour un essai gratuit.