Quando, por que e como bloquear o tempo: um guia de 6 passos para freelancers

Uma das partes mais complicadas de ser freelancer é conciliar várias tarefas de trabalho e vários clientes ao mesmo tempo. Este é um bom problema, pois variedade significa muito trabalho!

Mas a realidade é que, como seu próprio chefe, você precisa garantir que gerencia suas cargas de trabalho, cumpre prazos e tem tempo suficiente para realizar um trabalho de qualidade.

Além da carga de trabalho atual, você provavelmente também estará procurando um novo emprego, portanto, procurar vagas, fazer networking e redigir modelos de propostas podem ser adicionados à lista, juntamente com tarefas administrativas, como criar modelos de faturas e preparar impostos. Acrescente a isso o fato de que você quer ter certeza de reservar tempo para o bem-estar pessoal, exercícios físicos e momentos com amigos e familiares.

Tudo isso pode parecer esmagador. E sobrecarregado pode significar tempo perdido fazendo trabalhos rotineiros e sem valor, com muitas distrações, seguido de pânico à medida que os prazos se aproximam.

Uma maneira de garantir que você tenha tempo para fazer um trabalho de qualidade e concluí-lo dentro do prazo é bloquear o tempo. Isso significa programar seu tempo para se concentrar em uma tarefa e limitar as distrações. Isso nem sempre significa realizar todas as tarefas relacionadas a essa atividade de uma só vez, mas sim concentrar-se na tarefa em questão, em vez de realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

Afinal, dedicar tempo e entrar em um estado mental focado e livre de distrações é muito mais valioso do que desperdiçar uma tarde distraído com tarefas menos importantes. Você pode até usar ferramentas para eliminar distrações como parte da sua estratégia de bloqueio de tempo, como colocar o celular no modo Não Perturbe.

Mas é muito mais do que isso. Então, vamos mergulhar no bloqueio de tempo e explorar como fazer isso para que você possa maximizar seu trabalho e elevar sua qualidade.

1. Já sabemos como bloquear o tempo

Se você pensar bem, todos nós já estamos acostumados a bloquear o tempo. Afinal, a grande maioria de nós usa algum tipo de calendário, geralmente eletrônico, e o sincroniza em nossos smartphones, laptops e tablets. Estamos todos acostumados a marcar compromissos, definir lembretes e incluir o tempo de deslocamento, por exemplo. Bonsai tem conselhos adicionais para gerenciar seu tempo como freelancer.

Então, por que não usar um sistema semelhante para realizar nosso trabalho? Por que não descobrir como bloquear o tempo, como uma ferramenta de produtividade e muito mais?

Em vez de deixar nossos dias de trabalho à mercê de uma agenda aleatória, pulando de uma tarefa para outra, por que não programar nosso trabalho da mesma forma que programamos compromissos com clientes? Esqueça o trabalho tradicional das 9 às 5, em que você preenche o tempo com tarefas até o fim do expediente. O bloqueio de tempo consiste em trabalhar até que a tarefa seja concluída, deixando você com tempo livre para sua vida pessoal ou outros trabalhos importantes.

2. Por que você deve bloquear o tempo

Há várias razões pelas quais você deve bloquear o tempo. Aqui estão alguns:

• Você consegue se concentrar em uma tarefa por vez.
• Você controla sua agenda.
• Você acaba tendo um registro de como gasta seu tempo (mas o Bonsai também pode ajudar com ferramentas para você usar no controle de tempo como freelancer).
• Você aprende a estimar melhor quanto tempo leva para realizar tarefas.
• Você evita a procrastinação.
• Você é capaz de dizer “não” a trabalhos (ou pessoas) que o distraem porque tem um “compromisso” com seu projeto importante.
• Você termina o dia com uma sensação de realização – e talvez até mesmo antes do “horário de saída”, às 17h.

Isso não significa que seu dia de trabalho seja sempre de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h. Haverá momentos em que você trabalhará à noite ou nos fins de semana, seja por opção ou por necessidade. Como Matt Nishiguchi aponta, “É possível trabalhar em horário comercial regular como freelancer, mas é provável que você também precise estar preparado para esticar esses limites de vez em quando, especialmente quando estiver começando.”

Mas mesmo que você trabalhe em horários incomuns em comparação com funcionários de escritório comuns ou seus clientes, o bloqueio de tempo ajudará.

Então, vamos ver como fazer o bloqueio de tempo.

3. Como bloquear o tempo

A maneira básica de pensar no bloqueio de tempo é considerar sua lista de tarefas e agendá-las em sua agenda. Mas, em vez de deixar o dia ao acaso, você reserva um tempo para cada projeto de trabalho e, nesse período, é esse o trabalho que você realiza. Nada mais.

Aprender a bloquear o tempo inclui descobrir quais tarefas precisam ser realizadas todos os dias, todos os meses e todos os anos. Você pode começar com essa programação e, em seguida, desenvolver projetos em torno dela.

Por exemplo, todos os dias você provavelmente desejará:

• Verifique e-mails, mensagens de texto e chamadas telefônicas, e responda.
• Responda aos clientes, se necessário.
• Faça pesquisas de emprego (isso pode ser diariamente ou semanalmente, dependendo do seu trabalho).
• Publique nas redes sociais se você tiver contas comerciais.

Então, talvez você reserve uma hora por dia para lidar com essas tarefas. Você pode até mesmo comunicar esses horários como “horário de expediente” em sua caixa postal ou assinatura de e-mail, e os clientes ou colegas apreciarão saber quando podem entrar em contato com você. Isso também significa que você não precisa verificar a cada hora – o que pode exigir alguma disciplina, mas resultará em maior produtividade.

Você também terá que considerar trabalhos quinzenais ou mensais, como o faturamento de freelancers. E depois há tarefas anuais, como a preparação dos impostos. Tudo isso pode ser anotado em sua agenda no início do ano.

Em seguida, você considerará os trabalhos futuros e os programará. Se você tiver uma apresentação na quinta-feira, pode reservar duas horas na segunda-feira e duas horas na terça-feira, por exemplo. Dedicar várias horas a uma única tarefa ajudará a eliminar distrações e permitirá que você fortaleça seu foco.

Algumas pessoas consideram eficaz estabelecer limites de tempo, como um período de duas horas. Eles podem então passar para outra tarefa, pois alguma variedade no dia de trabalho é valiosa para eles e os mantém revigorados. Para outros, é melhor dedicar um dia inteiro a um projeto até que ele esteja concluído.

Seja qual for a opção que funcionar melhor para você, o bloqueio de tempo ajuda a limitar as distrações e a realizar o trabalho mais rapidamente, além de, com sorte, diminuir a sensação de sobrecarga. O bloqueio de tempo pode ajudá-lo a criar uma rotina diária, maximizando o tempo disponível e garantindo que você não assuma muito trabalho.

4. Quando você realiza seu melhor trabalho?

Uma consideração importante ao bloquear o tempo é programar o trabalho mais importante para quando você estiver no seu melhor. Se você é uma pessoa matutina, por exemplo, reserve o início do dia para o trabalho que exige mais concentração e esforço.

Digamos que você tenha um projeto importante que precisa ser concluído. Você reserva das 8h às 11h. para trabalhar no projeto, reserve seu horário “administrativo” ou “de expediente” a partir das 11h. até o meio-dia. Isso permite que você se concentre nas tarefas mais difíceis durante o período em que você está mais descansado, seguido pelas tarefas menos difíceis.

Se você tiver um projeto particularmente grande que exija sua atenção, pode reservar um dia inteiro para trabalhar nele até que esteja concluído. Você pode comunicar que não estará disponível nesse dia. Se você precisa de suporte específico para ferramentas de gerenciamento de projetos, a Bonsai tem o que você precisa.

5. Não se trata apenas de trabalho

Organizar o seu dia de trabalho ajudará a garantir que tudo seja feito. Mas esse é o seu dia de trabalho. Como freelancer, é fácil preencher cada momento do dia com trabalho, especialmente quando você está se estabelecendo. Mas, para continuar sendo eficaz, você precisa pensar também em outros aspectos da sua vida.

O bloqueio de tempo pode ajudar. Talvez você queira se certificar de agendar três sessões de exercícios por semana. Talvez você queira preparar o almoço para sua família uma vez por semana. Talvez você tenha uma tarde por semana livre do trabalho, para poder fazer uma caminhada. O bloqueio de tempo também pode apoiar suas prioridades pessoais. Além da gestão do tempo, o Bonsai pode ajudar com dicas adicionais que todo freelancer deve saber.

6. Um exemplo de bloqueio de tempo

Então, descobrimos os fundamentos do bloqueio de tempo. Vamos trabalhar com um exemplo. Vamos trabalhar em blocos de uma hora, mas você é livre para fazer o que for melhor para você, até intervalos de 15 minutos, se for o que funcionar melhor.

Este é apenas um exemplo para mostrar como o trabalho regular (horário de “escritório”, faturamento e preparação de impostos) se combina com o trabalho emergente (apresentações e projetos), a busca por novos trabalhos e o tempo pessoal. Há também alguns blocos deixados livres para qualquer coisa que surja naquela semana ou para algum tempo pessoal adicional. Algumas horas extras à noite também são contabilizadas. Independentemente da sua escolha, usar um sistema de bloqueio de tempo pode ajudar a manter sua mente e seu escritório organizados e livres do caos.

Considerações finais

O bloqueio de tempo pode ser uma forma extremamente eficaz para os freelancers gerenciarem seu tempo, maximizarem a produtividade e manterem a sanidade mental! Afinal, sem um foco em nosso trabalho, a “Lei de Parkinson” afirma: “o trabalho se expande de forma a preencher o tempo disponível para sua conclusão”.

Em vez de passar por um longo dia e terminar com a sensação de que nada foi feito, estabeleça sua programação com antecedência, concentre-se em cada bloco de trabalho e termine o dia com uma sensação de realização – e talvez com algum tempo livre. Se você está pronto para experimentar o Bonsai, inscreva-se para um teste gratuito.