Cuándo, por qué y cómo bloquear el tiempo: una guía de 6 pasos para autónomos

Una de las partes más complicadas de ser autónomo es compaginar varias tareas y varios clientes a la vez. Es un buen problema, ya que la variedad implica mucho trabajo.

Pero la realidad es que, como tu propio jefe, debes asegurarte de gestionar tu carga de trabajo, cumplir con los plazos y disponer del tiempo necesario para realizar un trabajo de calidad.

Además de la carga de trabajo actual, probablemente también estarás buscando un nuevo empleo, por lo que a la lista se pueden añadir la búsqueda de trabajo, el networking y la redacción de plantillas de propuestas, junto con tareas administrativas como la creación de plantillas de facturas y la preparación de impuestos. A esto hay que añadir el hecho de que quieres asegurarte de dedicar tiempo a tu bienestar personal, al ejercicio y a estar con tus amigos y familiares.

Todo esto puede parecer abrumador. Y sentirse abrumado puede significar perder el tiempo realizando tareas rutinarias y sin valor, con muchas distracciones, seguido de pánico a medida que se acercan las fechas límite.

Una forma de asegurarte de que tienes tiempo para realizar un trabajo de calidad y cumplir con los plazos es bloquear el tiempo. Esto significa programar tu tiempo para concentrarte en una tarea y limitar las distracciones. No siempre significa hacer todo lo relacionado con esa tarea de una sola vez, sino centrarse en la tarea que se tiene entre manos en lugar de realizar múltiples tareas a la vez.

Después de todo, dedicar tiempo y entrar en un estado mental concentrado y libre de distracciones es mucho más valioso que perder una tarde distraído con trabajos menos importantes. Incluso puedes utilizar herramientas para eliminar distracciones como parte de tu estrategia de bloqueo de tiempo, como poner tu teléfono móvil en modo «No molestar».

Pero es mucho más que eso. Así que profundicemos en el bloqueo de tiempo y exploremos cómo bloquear el tiempo para que puedas maximizar tu trabajo y elevar su calidad.

1. Ya sabemos cómo bloquear el tiempo.

Si lo piensas bien, todos estamos acostumbrados a bloquear el tiempo. Después de todo, la gran mayoría de nosotros utilizamos algún tipo de calendario, normalmente electrónico, y lo sincronizamos con nuestros teléfonos inteligentes, ordenadores portátiles y tabletas. Todos estamos acostumbrados a reservar citas, programar recordatorios e incluir el tiempo de desplazamiento, por ejemplo. Bonsai ofrece consejos adicionales para gestionar tu tiempo como autónomo.

Entonces, ¿por qué no utilizar un sistema similar para realizar nuestro trabajo? ¿Por qué no aprender a bloquear el tiempo como herramienta de productividad y mucho más?

En lugar de dejar que nuestras jornadas laborales se rijan por un horario aleatorio en el que saltamos de una tarea a otra, ¿por qué no programamos nuestro trabajo como programamos las citas con los clientes? Olvídate de trabajar en el entorno tradicional de 9 a 5, donde llenas el tiempo con tareas hasta que termina la jornada laboral. El bloqueo de tiempo consiste en trabajar hasta completar la tarea, lo que te deja tiempo libre para tu vida personal u otras tareas importantes.

2. Por qué deberías bloquear tu tiempo

Hay varias razones por las que deberías bloquear tu tiempo. Aquí hay algunos:

• Eres capaz de concentrarte en una tarea a la vez.
• Tú controlas tu calendario.
• Al final, obtienes un registro de cómo empleas tu tiempo (pero Bonsai también puede ayudarte con herramientas que puedes utilizar para el seguimiento del tiempo como autónomo).
• Aprendes a calcular mejor cuánto tiempo se tarda en realizar las tareas.
• Evitas la procrastinación.
• Puedes decir «no» al trabajo (o a las personas) que te distraen porque tienes una «cita» con tu proyecto importante.
• Terminas el día con una sensación de satisfacción, y tal vez incluso antes de la «hora de salida» a las 5 de la tarde.

Eso no quiere decir que tu jornada laboral sea siempre de lunes a viernes, de 9 a 5. Habrá ocasiones en las que trabajarás por las noches o los fines de semana, ya sea por elección propia o por necesidad. Como señala Matt Nishiguchi, «Es posible trabajar en horario de oficina habitual como autónomo, pero es probable que también tengas que estar preparado para ampliar estos límites de vez en cuando, sobre todo cuando estás empezando».

Pero incluso si trabajas en horarios irregulares en comparación con los empleados de oficina habituales o tus clientes, el bloqueo de tiempo te ayudará.

Veamos cómo bloquear el tiempo.

3. Cómo bloquear el tiempo

La forma básica de pensar en el bloqueo de tiempo es considerar tu lista de cosas por hacer y programarla en tu calendario. Pero en lugar de dejar el día al azar, reservas tiempo para cada proyecto de trabajo y, en ese plazo, ese es el trabajo que realizas. Nada más.

Aprender a bloquear el tiempo implica determinar qué trabajo hay que hacer cada día, cada mes y cada año. Puedes empezar con ese calendario y luego desarrollar proyectos en torno a él.

Por ejemplo, es probable que cada día quieras:

• Revisa tus correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas, y responde.
• Responder a los clientes si es necesario.
• Busca trabajo (puedes hacerlo a diario o semanalmente, dependiendo de tu trabajo).
• Publica en las redes sociales si tienes cuentas empresariales.

Así que tal vez reserves una hora cada día para ocuparte de estas tareas. Incluso puede comunicar estos horarios como «horario de oficina» en su buzón de voz o en la firma de su correo electrónico, y sus clientes o compañeros de trabajo agradecerán saber cuándo pueden ponerse en contacto con usted. También significa que no hay que comprobarlo cada hora, lo que puede requerir cierta disciplina, pero que se traducirá en un aumento de la productividad.

También tendrás que tener en cuenta el trabajo quincenal o mensual, como la facturación de los autónomos. Y luego están las tareas anuales, como la preparación de la declaración de impuestos. Todo esto se puede anotar en tu calendario a principios de año.

A continuación, considerarás el trabajo pendiente y lo programarás. Si tienes una presentación el jueves, puedes reservar dos horas el lunes y dos horas el martes, por ejemplo. Dedicar varias horas a una sola tarea te ayudará a eliminar distracciones y te permitirá fortalecer tu concentración.

A algunas personas les resulta eficaz establecer límites de tiempo, como un bloque de dos horas. A continuación, pueden pasar a otra tarea, ya que la variedad en la jornada laboral les resulta valiosa y les mantiene frescos. Para otros, es mejor dedicar un día entero a un proyecto hasta que esté terminado.

Sea cual sea la opción que mejor te funcione, bloquear el tiempo te ayuda a limitar las distracciones y a realizar el trabajo más rápido, y con suerte, a disminuir la sensación de agobio. El bloqueo de tiempo puede ayudarte a crear una rutina diaria, al tiempo que maximizas el tiempo disponible y te aseguras de no asumir demasiado trabajo.

4. ¿Cuándo rindes más en el trabajo?

Una consideración importante a la hora de bloquear el tiempo es programar el trabajo más importante para cuando rindas al máximo. Si eres una persona madrugadora, por ejemplo, reserva el comienzo del día para el trabajo que requiera mayor concentración y esfuerzo.

Supongamos que tienes un proyecto importante que debes completar. Reservas de 8 a 11 de la mañana. para trabajar en el proyecto, reserva tu «horario administrativo» u «horario de oficina» a partir de las 11 a. m. hasta el mediodía. Esto te permite concentrarte en el trabajo más difícil durante el momento del día en que estás más fresco, seguido del trabajo menos difícil.

Si tienes un proyecto especialmente grande que requiere toda tu atención, puedes reservar un día entero para trabajar en él hasta que esté terminado. Puedes comunicar que no estarás disponible ese día. Si necesitas ayuda específica con herramientas de gestión de proyectos, Bonsai te ofrece todo lo que necesitas.

5. No se trata solo del trabajo.

Planificar tu jornada laboral te ayudará a asegurarte de que todo se haga. Pero esa es tu jornada laboral. Como autónomo, es fácil llenar cada momento del día con trabajo, sobre todo cuando estás empezando. Pero para seguir siendo eficaz, también hay que pensar en otros aspectos de la vida.

El bloqueo de tiempo puede ayudar. Quizás quieras asegurarte de programar tres sesiones de ejercicio cada semana. Quizás quieras preparar el almuerzo para tu familia una vez a la semana. Quizás tengas una tarde libre a la semana para ir de excursión. El bloqueo de tiempo también puede ayudarte a cumplir tus prioridades personales. Además de la gestión del tiempo, Bonsai puede ayudar con consejos adicionales que todo autónomo debería conocer.

6. Un ejemplo de bloqueo de tiempo

Así que ya hemos aprendido los conceptos básicos del bloqueo de tiempo. Veamos un ejemplo. Vamos a trabajar en bloques de una hora, pero tú eres libre de hacer lo que sea mejor para ti, incluso en intervalos de 15 minutos si eso es lo que te conviene.

Esto es solo un ejemplo para mostrar cómo el trabajo habitual (horario de «oficina», facturación y preparación de impuestos) se combina con el trabajo emergente (presentaciones y proyectos), la búsqueda de nuevos trabajos y el tiempo personal. También hay algunos bloques libres para cualquier cosa que surja esa semana, o para algo de tiempo personal adicional. Incluso se tiene en cuenta algún trabajo nocturno. Sea cual sea la forma en que decidas hacerlo, utilizar un sistema de bloqueo de tiempo puede ayudarte a mantener tu mente y tu oficina despejadas y libres de caos.

Pensamientos finales

El bloqueo de tiempo puede ser una forma muy eficaz para que los autónomos gestionen su tiempo, maximicen su productividad y mantengan su cordura. Después de todo, sin un enfoque en nuestro trabajo, la «ley de Parkinson» establece que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización».

En lugar de pasar un largo día sin hacer nada y terminar con la sensación de que no has hecho nada, establece tu horario con antelación, concéntrate en cada bloque de trabajo y termina el día con una sensación de satisfacción, y tal vez con algo de tiempo libre. Si estás listo para probar Bonsai, regístrate para obtener una prueba gratuita.