Das Warum, Wann und Was von Follow-up-E-Mails nach Angeboten

Eine der wichtigsten Methoden, mit denen Freiberufler Kunden gewinnen, ist die Einreichung von Angeboten.

Ob als Antwort auf eine Ausschreibung, eine Anfrage eines potenziellen Kunden oder sogar auf Wunsch eines bestehenden Kunden – Sie verbringen wertvolle Zeit mit Angebotsvorlagen. Es ist gut investierte Zeit.

Aber sobald dieser Vorschlag beim Kunden oder potenziellen Kunden liegt, lehnen Sie sich nicht einfach zurück und warten darauf, dass die Arbeit kommt.

Eine Folge-E-Mail an Ihren Kunden nach dem Versand der Angebotsvorlage oder des Angebots ist entscheidend. Es kann den Deal für Sie abschließen. Aber mit dieser Strategie sind viele Überlegungen verbunden.

Wir helfen Ihnen gerne bei der Beantwortung der Fragen „Warum?“, „Wann?“ und „Was?“ in Bezug auf Folge-E-Mails nach dem Versenden von Angeboten oder Kostenvoranschlägen.

1. Warum Sie nach dem Angebot eine Folge-E-Mail senden sollten

Lassen Sie uns die Gründe für eine Folge-E-Mail untersuchen.

Zunächst sollten Sie überlegen, warum der Kunde Ihnen noch nicht geantwortet hat.

Wenn Sie eine großartige Vorlage für ein Werbeangebot oder ein SEO-Angebot erstellt und ein faires Angebot unterbreitet haben, aber noch keine Rückmeldung erhalten haben, könnte es einfach daran liegen, dass der Kunde noch keine Gelegenheit hatte, das Angebot zu prüfen. Oder vielleicht ist es in ihrem Posteingang verloren gegangen. Vielleicht haben sie es geprüft, aber vergessen, zu antworten.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass sie noch nicht bereit waren, diese Art von Arbeit aufzunehmen, oder dass das Problem, das Sie lösen wollten, derzeit nicht aktuell ist. Ihre Erinnerung könnte eintreffen, wenn sie bereit sind, mit der Arbeit zu beginnen.

Diese Folge-E-Mail an Ihren Kunden mag wie zusätzliche Arbeit erscheinen, Zeit, die Sie besser anderweitig nutzen könnten. Oder vielleicht haben Sie das Gefühl, dass Sie den potenziellen Kunden belästigen.

Aber hier kommt der Clou:

Eine Nachverfolgung ist wertvoll, weil sie Ihrem potenziellen Kunden zeigt, dass Sie an seinem Erfolg interessiert sind, dass Sie ein persönliches Interesse daran haben, seine Arbeit zu unterstützen, und dass Sie gut zu seinem Unternehmen passen.

Wenn Sie glauben, dass sich die Arbeit lohnt, dann lohnt es sich auch, mehr als einmal Zeit und Mühe zu investieren.

Es kann auch hilfreich sein, ihnen eine Erinnerung zukommen zu lassen. Sie sind wahrscheinlich beschäftigt und brauchen vielleicht einen kleinen Anstoß. Tatsächlich erwarten die meisten Kunden eine Rückmeldung auf ein Geschäftsangebot.

Außerdem bleibt Ihr Name beim Kunden im Gedächtnis, insbesondere wenn Sie mit anderen um den Auftrag konkurrieren.

Schließlich ist es aus Ihrer Sicht einfacher, Aufträge von einem bestehenden Interessenten oder Kunden zu erhalten, als sich um die Suche nach neuen Interessenten zu bemühen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie wahllos mehrere E-Mails versenden sollten.

2. Wenn Sie eine Folge-E-Mail senden müssen

Der Zeitpunkt Ihrer Folge-E-Mail ist wichtig.

Schicken Sie nicht einfach wahllos eine Nachricht, zu irgendeinem Zeitpunkt oder in beliebigen Abständen. Seien Sie strategisch.

Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass der Kunde beispielsweise den Vorschlag für einen Retainer-Vertrag oder Ihre Vorlage für einen Übersetzungsvorschlag tatsächlich erhalten und die E-Mail geöffnet hat.

Wenn Sie auf der Suche nach einem All-in-One-Tool für Freiberufler sind, mit dem Sie professionell aussehende Angebote schreiben, gestalten und versenden können, bietet Bonsai eine kostenlose Testversion seiner Dienste an. Es enthält eine Lesebestätigungsfunktion, sodass Sie sicher sein können, dass der Kunde das Angebot erhalten hat.

Sobald der Kunde den Vorschlag oder das Angebot erhalten hat, benötigt er Zeit, um es zu prüfen. Daher ist es am besten, eine Woche zu warten, bevor Sie eine Nachfassaktion starten. Das gilt insbesondere dann, wenn der Kunde den Vorschlag mit anderen Personen in der Organisation teilen muss.

Wenn jedoch eine Woche nach dem Versand des Vorschlags auf einen Montag oder Freitag fällt, warten Sie mit dem Versand der Mitteilung. Eine weitere Verzögerung um einen Werktag schadet nicht, da es am besten ist, die Sendung an einem Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag zu verschicken.

Das liegt daran, dass die Menschen montags in der Regel Versäumtes nachholen und vielleicht noch Arbeiten aus der Vorwoche erledigen. Freitags ist ein weiterer Tag, an dem man Versäumtes nachholt und die Aufgaben der Woche erledigt. Es besteht auch das Risiko, dass der Kunde die Notiz am Freitag liest, aber keine Maßnahmen ergreift und sie bis Montag wieder vergessen hat.

Und versenden Sie Ihre E-Mails nicht um Mitternacht oder am Wochenende. Verhalten Sie sich wie ein Unternehmen, d. h. nehmen Sie während der Geschäftszeiten und an Werktagen Kontakt zu Ihren Kunden auf.

Wenn es sich um einen besonders umfangreichen Vorschlag handelt, sind zwei Wochen möglicherweise ein besserer Zeitrahmen. Wenn der Kunde um eine längere Bearbeitungszeit gebeten hat, respektieren Sie seinen Wunsch und senden Sie ihm nach Ablauf dieser Zeit eine Nachricht – versenden Sie niemals voreilig eine Folge-E-Mail an Ihren Kunden, nachdem Sie ihm ein detailliertes Angebot unterbreitet haben.

3. Was Sie in einer Folge-E-Mail nach dem Angebot sagen sollten

Sie kennen nun das Warum und Wann, kommen wir nun zum Was.

Die Betreffzeile ist das Erste, was Ihr potenzieller Kunde sieht. Achten Sie daher darauf, dass sie klar und prägnant formuliert ist. Es könnte sich auf frühere Gespräche beziehen, direkt auf den Vorschlag oder den Inhalt der E-Mail widerspiegeln.

Vermeiden Sie Formulierungen wie „nur mal kurz nachfragen“, „nachfassen“ oder „nur mal kurz Kontakt aufnehmen“.

Achten Sie darauf, dass Ihre Betreffzeile für Mobilgeräte geeignet ist, da die meisten Menschen ihre Geschäfte mittlerweile über Smartphones abwickeln.

Hier ist der Deal:

Die ersten 50 Zeichen oder vier Wörter der Betreffzeile sind entscheidend, da nur diese auf einem Mobilgerät angezeigt werden. Machen Sie sie lohnenswert.

Gestalten Sie die E-Mail persönlich, indem Sie den Namen des Kunden verwenden, und konzentrieren Sie sich auf ihn statt auf sich selbst.

Vergewissern Sie sich, dass Sie sich über das Ziel der E-Mail im Klaren sind, bevor Sie sie verfassen. Ihr Aufruf zum Handeln muss für den Kunden klar verständlich sein. Fragen Sie die Kunden ruhig, ob sie Fragen oder Bedenken zu Ihrer Vorlage für Facebook-Marketingvorschläge oder Ihrer allgemeinen Vorlage für Social-Media-Marketingvorschläge haben.

Geben Sie genau an, warum Sie die E-Mail senden. Erinnern Sie den Kunden daran, dass eine Entscheidung getroffen werden muss, damit das Projekt voranschreiten kann.

Erwägen Sie, einen Zeitplan beizufügen, in dem Sie erläutern, dass das Projekt durch eine Entscheidung bis zum Datum X bis zum Datum X abgeschlossen werden kann.

Sie können auch vorschlagen, dass Sie sie zu einem bestimmten Zeitpunkt anrufen werden, was ihnen den Anstoß geben wird, den Vorschlag zu lesen und eventuelle Fragen vorzubereiten. Lassen Sie dem Kunden zwischen der E-Mail und dem Telefonanruf genügend Zeit.

Wenn Sie sich gegen den Anruf entscheiden oder der Kunde den Anruf ablehnt, geben Sie nicht auf. Senden Sie maximal drei Folge-E-Mails, die zweite eine Woche nach der ersten. Wenn Sie immer noch keine Antwort erhalten haben, senden Sie einen Monat nach der ersten Nachfass-E-Mail eine dritte und letzte E-Mail.

Ihr Ziel ist eine Antwort, selbst wenn es ein „Nein“ ist. Und wenn das passiert, sollten Sie einen Plan B parat haben.

Vielleicht gibt es einen anderen Kunden oder Interessenten, der ein ähnliches Freelancer-Angebot erhalten könnte. Sie haben die Arbeit bereits erledigt, warum also nicht versuchen, zumindest einen Teil davon wiederzuverwenden?

Oder vielleicht gibt es ein anderes Produkt oder eine andere Dienstleistung, die Sie dem Kunden anbieten können. Sie haben sich die Mühe gemacht, diesen Hinweis zu finden, also geben Sie nicht so schnell auf. Bitten Sie darum, zu einem späteren Zeitpunkt, beispielsweise in sechs Monaten, nachzufragen, ob der Kunde die Arbeit bis dahin benötigen wird.

Wenn Sie sich wohl dabei fühlen, können Sie den Kunden fragen, was den Vorschlag verbessert hätte oder was den Kunden dazu bewegt hätte, das Projekt mit einem Freelancer-Vertrag zu formalisieren.

Und wenn sie Ja sagen, brauchen Sie auch einen Plan! Seien Sie bereit, die nächsten Schritte zu besprechen und mit der Arbeit zu beginnen, wenn der Kunde dies wünscht.

Was auch immer Sie vom Kunden zurückbekommen, bedanken Sie sich auf jeden Fall für das Geschäft. Sie haben Ihnen ihre Zeit geschenkt, Ihnen Erfahrungen vermittelt und könnten in Zukunft ihre Meinung ändern und zu einem geschätzten Kunden werden.

Abschließende Gedanken

Wenn Sie nach der Erstellung einer Angebotsvorlage für Auftragnehmer keine Rückmeldung von einem Kunden erhalten, sollten Sie sich keine Sorgen machen. Tatsächlich ist es nicht ungewöhnlich, dass so etwas passiert. Kunden sind beschäftigt, haben mehrere Prioritäten oder müssen möglicherweise mehrere Entscheidungsstufen in ihrem Unternehmen durchlaufen. Das ist keine Kritik an Ihrem Angebot oder Ihrem Unternehmen.

Kunden wissen es in der Regel zu schätzen, wenn Sie sich die Zeit nehmen und die Mühe machen, nach Ihrem Angebot eine Folge-E-Mail zu senden. Deshalb ist ein System zur Nachverfolgung von Kunden ein wichtiger Bestandteil des Angebotsprozesses.

Leads in Kunden zu verwandeln ist eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie beim Aufbau Ihres erfolgreichen Freiberufler-Geschäfts zu bewältigen haben. Nachdem Sie nun die wichtigsten Aspekte von Folge-E-Mails nach dem Versenden eines Angebots verstanden haben, werden Sie in der Lage sein, mehr neue Kunden zu gewinnen. Sie können auch die integrierten Tools in Betracht ziehen, die Ihnen als Teil der Freelancer-Suite von Bonsai zur Verfügung stehen, indem Sie sich jetzt für eine kostenlose Testversion anmelden.