O porquê, quando e o quê dos e-mails de acompanhamento após as propostas

Uma das formas mais importantes de um freelancer conquistar clientes é enviando propostas de trabalho.

Seja em resposta a uma solicitação de proposta, a um pedido de um cliente potencial ou mesmo a pedido de um cliente existente, você gasta um tempo valioso com modelos de propostas. É tempo bem gasto.

Mas, uma vez que a proposta esteja nas mãos do cliente ou potencial cliente, você não pode simplesmente sentar e esperar que o trabalho apareça.

É fundamental enviar um e-mail de acompanhamento ao seu cliente após enviar o modelo de orçamento ou a proposta. Pode fechar o negócio para você. Mas há muitas considerações que acompanham essa estratégia.

Estamos aqui para ajudar com o porquê, quando e o quê dos e-mails de acompanhamento após o envio de propostas ou cotações.

1. Por que você precisa enviar um e-mail de acompanhamento após a proposta

Vamos explorar as razões para um e-mail de acompanhamento.

A primeira é considerar por que o cliente ainda não respondeu a você.

Se você criou um excelente modelo de proposta de publicidade ou modelo de proposta de SEO e fez uma cotação justa, mas ainda não recebeu resposta, pode ser simplesmente porque o cliente ainda não teve oportunidade de analisar a proposta. Ou talvez tenha se perdido na caixa de entrada deles. Talvez eles tenham analisado, mas se esqueceram de responder.

Também existe a possibilidade de que eles ainda não estivessem prontos para iniciar esse tipo de trabalho ou que o problema que você planejava resolver não esteja no horizonte atual. Seu lembrete pode chegar quando eles estiverem prontos para começar o trabalho.

Esse e-mail de acompanhamento para o seu cliente pode parecer um trabalho extra, tempo que poderia ser melhor aproveitado em outras tarefas. Ou talvez pareça que você está incomodando o cliente em potencial.

Mas eis o ponto crucial:

Um acompanhamento é valioso porque mostra ao seu potencial cliente que você está interessado no sucesso dele, que tem interesse em apoiar o trabalho dele e que você é uma boa opção para a organização dele.

Afinal, se você acredita que vale a pena buscar esse trabalho, vale a pena dedicar tempo e esforço mais de uma vez.

Também pode ser útil fornecer-lhes um lembrete. Eles provavelmente estão ocupados e podem precisar de um pequeno incentivo. Na verdade, a maioria dos clientes espera um acompanhamento após uma proposta comercial.

Isso também mantém seu nome em destaque na mente do cliente, especialmente se você estiver competindo com outros profissionais pelo trabalho.

Por fim, do seu ponto de vista, é mais fácil conseguir trabalho com um cliente potencial ou cliente existente do que fazer o trabalho de encontrar novos clientes potenciais.

Mas isso não significa que você deva enviar vários e-mails sem pensar.

2. Quando você precisar enviar um e-mail de acompanhamento

O momento em que você envia o e-mail de acompanhamento é importante.

Não envie uma mensagem aleatoriamente, a qualquer hora ou em qualquer intervalo. Seja estratégico.

Primeiro, você precisa ter certeza de que o cliente realmente recebeu a proposta de contrato ou seu modelo de proposta de tradução, por exemplo, e abriu o e-mail.

Se você está procurando uma ferramenta multifuncional para freelancers que permita escrever, criar e enviar propostas com aparência profissional, a Bonsai oferece uma versão de avaliação gratuita de seus serviços. Inclui uma função de confirmação de leitura para que você tenha certeza de que o cliente recebeu a proposta.

Depois que o cliente recebe a proposta ou cotação, ele precisa de tempo para analisá-la, portanto, é melhor esperar uma semana antes de enviar um acompanhamento. Isso é particularmente verdadeiro se o cliente precisar compartilhar a proposta com outras pessoas da organização.

No entanto, se uma semana após o envio da proposta cair numa segunda-feira ou numa sexta-feira, aguarde para enviar a nota. Adiar mais um dia útil não fará mal, pois é melhor enviar na terça, quarta ou quinta-feira.

Isso porque as pessoas tendem a colocar o trabalho em dia às segundas-feiras, talvez terminando o trabalho que ficou pendente na semana anterior. As sextas-feiras são outro dia para colocar o trabalho em dia, quando as pessoas concluem as tarefas da semana. Há também o risco de que o cliente veja a nota na sexta-feira, mas não tome nenhuma atitude e, na segunda-feira, já tenha esquecido tudo.

E não envie seus e-mails à meia-noite ou no fim de semana. Aja como uma empresa, o que significa conectar-se com os clientes durante o horário comercial e os dias úteis.

Se for uma proposta particularmente longa, duas semanas podem ser um prazo mais adequado. Se o cliente solicitou mais tempo para analisar, respeite o seu desejo e envie uma nota assim que esse tempo tiver passado - nunca se apresse em enviar um e-mail de acompanhamento ao seu cliente após um orçamento detalhado.

3. O que você precisa dizer em um e-mail de acompanhamento após a proposta

Você já sabe o porquê e quando, agora vamos ao quê.

A linha de assunto é a primeira coisa que seu potencial cliente vê, portanto, certifique-se de que ela seja clara e objetiva. Pode referir-se a conversas anteriores, à proposta diretamente ou refletir o conteúdo do e-mail.

Evite expressões como “apenas verificando”, “acompanhando” ou “apenas entrando em contato”.

E certifique-se de que o assunto do e-mail seja compatível com dispositivos móveis, pois atualmente a maioria das pessoas realiza negócios em smartphones.

Eis o acordo:

Os primeiros 50 caracteres ou quatro palavras da linha de assunto são fundamentais, pois é tudo o que será exibido em um dispositivo móvel. Faça com que valham a pena.

Personalize o e-mail, usando o nome do cliente, e concentre-se nele, em vez de em você mesmo.

Certifique-se de que está claro sobre o objetivo do e-mail antes de escrevê-lo. Sua chamada à ação deve ser clara para o cliente. Sinta-se à vontade para perguntar aos clientes se eles têm alguma dúvida ou preocupação sobre o seu modelo de proposta de marketing no Facebook ou modelo geral de proposta de marketing nas redes sociais, por exemplo.

Seja específico sobre o motivo pelo qual está enviando o e-mail. Lembre ao cliente que é necessária uma decisão para que o projeto possa avançar.

Considere incluir um cronograma, no qual você explique que, ao tomar uma decisão até a data X, o projeto poderá ser concluído até a data X.

Você também pode sugerir que entrará em contato com eles em uma determinada data e hora, o que lhes dará o impulso necessário para ler a proposta e preparar quaisquer perguntas. Deixe tempo suficiente entre o e-mail e a ligação telefônica.

Se você decidir não fazer a ligação ou se o cliente recusar a ligação, não desista. Envie no máximo três e-mails de acompanhamento, sendo o segundo uma semana após o primeiro. Se ainda não houver resposta, envie um terceiro e último e-mail um mês após o acompanhamento inicial.

Seu objetivo é obter uma resposta, mesmo que seja um “não”. E se isso acontecer, tenha um plano alternativo pronto.

Talvez haja outro cliente ou potencial cliente que possa receber uma proposta freelance semelhante. Você já fez o trabalho, então por que não tentar reutilizar pelo menos parte dele?

Ou talvez haja outro produto ou serviço que você possa oferecer ao cliente. Você se esforçou para encontrar essa pista, então não desista tão facilmente. Peça para fazer um acompanhamento posteriormente, digamos, em seis meses, para verificar se o cliente precisará do trabalho até lá.

Se você se sentir à vontade, pode perguntar ao cliente o que teria melhorado a proposta ou o que poderia tê-lo incentivado a formalizar o projeto com um contrato de freelancer.

E se eles disserem que sim, você também precisa de um plano! Esteja pronto para discutir os próximos passos e começar o trabalho quando o cliente desejar.

Seja qual for a resposta do cliente, não se esqueça de agradecer pela preferência. Eles dedicaram seu tempo a você, compartilharam sua experiência e podem mudar de ideia no futuro e se tornar um cliente valioso.

Considerações finais

Se você não receber resposta de um cliente após preparar um modelo de proposta de contrato, não se preocupe. Na verdade, não é incomum que isso aconteça. Os clientes estão ocupados, têm várias prioridades ou podem ter várias etapas de tomada de decisão em sua organização. Não é uma reflexão sobre sua proposta ou seu negócio.

Os clientes geralmente apreciam o tempo e o esforço que você dedica para enviar um e-mail de acompanhamento após sua proposta. É por isso que ter um sistema para acompanhar os clientes é uma parte importante do processo de proposta.

Converter leads em clientes é uma das tarefas mais importantes que você realizará ao construir seu negócio freelance de sucesso. Agora que você compreende os principais aspectos dos e-mails de acompanhamento após o envio de uma proposta, poderá encontrar mais novos clientes. Você também pode considerar a opção das ferramentas integradas disponíveis como parte do pacote freelance do Bonsai, inscrevendo-se agora para um teste gratuito.