El porqué, el cuándo y el qué de los correos electrónicos de seguimiento tras las propuestas.

Una de las formas más importantes en que un profesional independiente consigue clientes es enviando propuestas de trabajo.

Ya sea en respuesta a una solicitud de propuesta, una petición de un cliente potencial o incluso a instancias de un cliente actual, dedicas un tiempo valioso a las plantillas de propuestas. Es tiempo bien empleado.

Pero una vez que la propuesta está en manos del cliente o posible cliente, no basta con sentarse a esperar a que llegue el trabajo.

Es fundamental enviar un correo electrónico de seguimiento a tu cliente después de enviarle la plantilla de presupuesto o la propuesta. Puede cerrar el trato por ti. Pero hay muchas consideraciones que acompañan a esa estrategia.

Estamos aquí para ayudarte con el porqué, el cuándo y el qué de los correos electrónicos de seguimiento después de enviar propuestas o presupuestos.

1. Por qué es necesario enviar un correo electrónico de seguimiento después de la propuesta

Exploremos las razones para enviar un correo electrónico de seguimiento.

Lo primero es considerar por qué el cliente aún no te ha respondido.

Si ha creado una excelente plantilla de propuesta publicitaria o una plantilla de propuesta SEO y ha realizado un presupuesto justo, pero aún no ha recibido respuesta, es posible que el cliente simplemente no haya tenido tiempo de revisar la propuesta. O tal vez se perdió en su bandeja de entrada. Quizás lo revisaron, pero se olvidaron de responder.

También existe la posibilidad de que aún no estuvieran preparados para empezar este tipo de trabajo, o que el problema que planeabas resolver no esté en el horizonte actual. Tu recordatorio puede llegar cuando estén listos para comenzar el trabajo.

Ese correo electrónico de seguimiento a tu cliente puede parecer un trabajo extra, tiempo que podría emplearse mejor en otra cosa. O tal vez sienta que está molestando al cliente potencial.

Pero aquí está lo interesante:

El seguimiento es valioso porque le muestra a tu posible cliente que estás interesado en su éxito, que tienes un interés personal en apoyar su trabajo y que eres una buena opción para su organización.

Después de todo, si crees que vale la pena luchar por ese trabajo, merece la pena dedicarle tiempo y esfuerzo más de una vez.

También puede ser útil proporcionarles un recordatorio. Probablemente estén ocupados y necesiten un pequeño empujón. De hecho, la mayoría de los clientes esperarán un seguimiento de una propuesta comercial.

También hace que el cliente te tenga siempre presente, sobre todo si estás compitiendo con otros por el trabajo.

Por último, desde tu punto de vista, es más fácil conseguir trabajo de un cliente potencial o actual que hacer el esfuerzo de buscar nuevos clientes potenciales.

Pero eso no significa que debas enviar múltiples correos electrónicos sin pensar.

2. Cuando necesites enviar un correo electrónico de seguimiento

El momento en que envíes tu correo electrónico de seguimiento es importante.

No envíes una nota al azar, en cualquier momento o con cualquier frecuencia. Sé estratégico.

En primer lugar, debes asegurarte de que el cliente haya recibido realmente la propuesta de contrato o tu plantilla de propuesta de traducción, por ejemplo, y haya abierto el correo electrónico.

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Una vez que el cliente recibe la propuesta o el presupuesto, necesita tiempo para revisarlo, por lo que es mejor esperar una semana antes de enviar un seguimiento. Esto es especialmente cierto si el cliente necesita compartir la propuesta con otras personas de la organización.

Sin embargo, si una semana después de enviar la propuesta cae en lunes o viernes, espere para enviar la nota. Retrasarlo un día hábil más no supondrá ningún problema, ya que lo mejor es enviarlo un martes, miércoles o jueves.

Eso es porque la gente suele ponerse al día los lunes, quizá terminando el trabajo que quedó pendiente de la semana anterior. Los viernes son otro día para ponerse al día, cuando la gente termina las tareas de la semana. También existe el riesgo de que el cliente lea la nota el viernes, pero no tome medidas al respecto y se olvide de ella el lunes.

Y no envíes tus correos electrónicos a medianoche ni durante el fin de semana. Actúa como una empresa, lo que significa conectar con los clientes durante el horario laboral y los días laborables.

Si se trata de una propuesta especialmente larga, quizá sea mejor un plazo de dos semanas. Si el cliente ha solicitado más tiempo para revisar, respete sus deseos y envíe una nota una vez transcurrido ese tiempo; nunca se apresure a enviar un correo electrónico de seguimiento a su cliente después de un presupuesto detallado.

3. Lo que debes decir en un correo electrónico de seguimiento después de la propuesta

Ya tienes el porqué y el cuándo, pasemos al qué.

El asunto del correo es lo primero que ve tu posible cliente, así que asegúrate de que sea claro y conciso. Podría referirse a conversaciones anteriores, a la propuesta directamente o reflejar el contenido del correo electrónico.

Evita expresiones como «solo para ver cómo va», «para hacer un seguimiento» o «solo para estar en contacto».

Y asegúrate de que el asunto del correo sea compatible con dispositivos móviles, ya que hoy en día la mayoría de las personas realizan sus actividades comerciales a través de teléfonos inteligentes.

Este es el trato:

Los primeros 50 caracteres o cuatro palabras del asunto son clave, ya que es lo único que se verá en un dispositivo móvil. Haz que valgan la pena.

Personaliza el correo electrónico utilizando el nombre del cliente y céntrate en él en lugar de en ti mismo.

Asegúrate de tener claro el objetivo del correo electrónico antes de redactarlo. Tu llamada a la acción debe ser clara para el cliente. No dude en preguntar a los clientes si tienen alguna pregunta o duda sobre su plantilla de propuesta de marketing en Facebook o su plantilla de propuesta de marketing en redes sociales en general, por ejemplo.

Sé específico sobre el motivo por el que envías el correo electrónico. Recuerde al cliente que es necesario tomar una decisión para que el proyecto pueda seguir adelante.

Considera la posibilidad de incluir un calendario en el que expliques que, si se toma una decisión antes de la fecha X, el proyecto podrá completarse antes de la fecha X.

También puede sugerirles que les llamará en una fecha y hora determinadas, lo que les dará un impulso para leer la propuesta y preparar cualquier pregunta. Deje al cliente suficiente tiempo entre el correo electrónico y la llamada telefónica.

Si decides no realizar la llamada telefónica, o si el cliente rechaza la llamada, no te rindas. Envía un máximo de tres correos electrónicos de seguimiento, el segundo una semana después del primero. Si aún no hay respuesta, envíe un tercer y último correo electrónico un mes después del seguimiento inicial.

Tu objetivo es obtener una respuesta, aunque sea un «no». Y si eso ocurre, ten un plan alternativo preparado.

Quizás haya otro cliente o cliente potencial al que se le pueda enviar una propuesta similar como autónomo. Ya has hecho el trabajo, así que ¿por qué no intentar reutilizar al menos parte de él?

O tal vez haya otro producto o servicio que puedas ofrecer al cliente. Te has esforzado por encontrar esta pista, así que no te rindas tan fácilmente. Pida hacer un seguimiento más adelante, digamos dentro de seis meses, para ver si el cliente necesitará el trabajo para entonces.

Si te sientes cómodo, puedes preguntarle al cliente qué habría mejorado la propuesta o qué podría haberle animado a formalizar el proyecto con un contrato de autónomo.

Y si dicen que sí, ¡también necesitas un plan! Esté preparado para discutir los siguientes pasos y comenzar el trabajo cuando el cliente lo desee.

Sea cual sea la respuesta del cliente, asegúrate de darle las gracias por su confianza. Te han dedicado su tiempo, te han proporcionado experiencia y es posible que cambien de opinión en el futuro y se conviertan en un cliente valioso.

Pensamientos finales

Si no recibe respuesta de un cliente después de preparar una plantilla de propuesta de contratista, no debe preocuparse. De hecho, no es raro que esto suceda. Los clientes están ocupados, tienen múltiples prioridades o pueden tener varias etapas de toma de decisiones en su organización. No es una reflexión sobre su propuesta o su negocio.

Los clientes suelen apreciar el tiempo y el esfuerzo que dedicas a enviar un correo electrónico de seguimiento después de tu propuesta. Por eso, contar con un sistema para hacer un seguimiento de los clientes es una parte importante del proceso de propuesta.

Convertir a los clientes potenciales en clientes es una de las tareas más importantes que realizarás a medida que construyes tu exitoso negocio como autónomo. Ahora que comprende los aspectos clave de los correos electrónicos de seguimiento después de enviar una propuesta, podrá encontrar más clientes nuevos. También puedes considerar la opción de las herramientas integradas que tienes a tu disposición como parte del paquete para autónomos de Bonsai registrándote ahora para obtener una prueba gratuita.