Die fünf besten Projektmanagement-Softwareprogramme für Marketingagenturen

Als Inhaber einer Marketingagentur haben Sie wahrscheinlich mehrere Projektteams. Einige sind möglicherweise auf Online-Kampagnen spezialisiert – vielleicht sogar mit einem eigenen Team pro Kunde –, während andere sich um PR oder traditionelle Werbung kümmern.

Wie auch immer der Fall liegen mag, Ihre Projektmanager könnten Schwierigkeiten haben. Exploding Topics weist darauf hin, dass 54 % der Projektmanager angeben, dass ihnen eine effektive Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in ihren Unternehmen fehlt. Das ist ein Problem, da 85 % der Projektmanager an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

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Mit dieser Software schafft Ihre Agentur ein zentralisiertes System zur Überwachung mehrerer Projekte – und Kunden – sowie der dazugehörigen Budgets. Jetzt müssen Sie nur noch herausfinden, welche Software für Ihre Marketingagentur am besten geeignet ist. Bevor wir diese Frage beantworten, wollen wir uns zunächst einmal ansehen, was diese Art von Software leistet und warum Sie sie einsetzen sollten.

Was ist Projektmanagement-Software für Kreativagenturen?

Die oberflächliche Definition von Projektmanagement-Software für Marketingagenturen ist einfach:

Es handelt sich um jede Software, die Ihrer Agentur dabei hilft, ihre Projekte zu überwachen und zu organisieren.

Das mag wie eine grundlegende Definition erscheinen. Innerhalb seines Anwendungsbereichs gibt es jedoch eine Vielzahl von Softwareoptionen, von denen einige einen größeren Funktionsumfang bieten als andere. Beispielsweise könnten Tabellenkalkulationsprogramme als Projektmanagement-Software betrachtet werden. Sie können sie verwenden, um Projekte zu verfolgen und Mitarbeitern Aufgaben zuzuweisen. Allerdings ist solche Software bestenfalls minimalistisch und erfordert oft einen hohen manuellen Aufwand, um effektiv zu funktionieren.

Häufiger bezieht sich der Begriff „Projektmanagement-Software“ auf kollaborative Plattformen, die alle Aspekte eines Projekts abdecken. Workflows, Rechnungsstellung, Zeitpläne, Budgetierung und vieles mehr können in den Aufgabenbereich dieser All-in-One-Projektmanagement-Pakete fallen. Diese Softwareplattformen bieten oft auch Automatisierungsfunktionen, wie beispielsweise das automatische Versenden von Rechnungen an Kunden, wenn bestimmte Meilensteine erreicht sind.

Letztendlich gibt es jede Projektmanagement-Software aus einem einzigen Grund: um Ihre internen Abläufe zu optimieren.

Die Vorteile von Projektmanagement-Software für Dienstleistungsunternehmen

Sie wissen also, was Projektmanagement-Software für Marketingagenturen ist.

Das führt zur nächsten naheliegenden Frage: Wozu dient es?

Mit anderen Worten: Welche Vorteile bietet diese Art von Software Ihrer Marketingagentur, die die Anschaffungs- oder laufenden Kosten rechtfertigen?

Vorteil 1 – Bessere Planung und Terminierung

Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Projekt ohne Software durch, was für manche vielleicht gar nicht so abwegig ist. Jede zugewiesene Aufgabe muss persönlich oder per E-Mail erledigt werden, wobei nur ein Mindestmaß an Rechenschaftspflicht in den Prozess integriert ist. Wenn Sie einen aktuellen Überblick über den Projektfortschritt benötigen, müssen Sie mit den für die einzelnen Aufgaben verantwortlichen Personen sprechen.

Das ist eine zeitaufwändige Angelegenheit, die von anderen Aufgaben ablenkt.

Die gesamte Planung erfolgt manuell, d. h. Sie haben Whiteboards über Whiteboards voller Haftnotizen und Anmerkungen.

Das alles wird irgendwann zu viel.

Eine gute Projektmanagement-Software begegnet diesen Problemen, indem sie die Planungs- und Terminierungsprozesse zentralisiert. Sie erhalten Kalender. Zeitpläne. Einige verfügen sogar über integrierte Funktionen zur Ressourcenverwaltung, sodass Sie Mitarbeitern Aufgaben auf der Grundlage ihrer bereits vorhandenen Arbeit zuweisen können.

Vorteil 2 – Verbesserte Kommunikation und Austausch

Der durchschnittliche Berufstätige verbringt etwa 28 % seiner Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails. In einer Marketingagentur kann dieser Anteil sogar noch höher sein. Bei einem einfachen Flyer beispielsweise werden Texte, Bilder, Entwürfe und Kundenfeedback per E-Mail hin und her geschickt. Skalieren Sie diesen einzelnen Auftrag zu einer vollständigen Marketingkampagne, und das Ergebnis ist überwältigend:

Umfangreiche E-Mail-Verläufe, die fast unmöglich nachzuverfolgen sind.

Mit einer Projektmanagement-Software für Marketingagenturen zentralisieren Sie die Kommunikation. Einige der besten – wie beispielsweise Bonsai – ermöglichen es Ihnen sogar, innerhalb der Software kundenspezifische Bereiche zu erstellen. Alle freigegebenen Dateien, Entwürfe und Kundenfeedback befinden sich an einem Ort. Damit Ihre Mitarbeiter nicht mehr als ein Viertel ihrer Zeit damit verschwenden, E-Mail-Verläufe zu durchforsten.

Vorteil 3 – Überlegenes Ressourcenmanagement

In jedem Projekt stehen Ihnen mehrere wichtige Ressourcen zur Verfügung:

• Budget
• Menschen
• Materialien
• Ausrüstung
• Software

Diese Ressourcen auf mehrere Projekte zu verteilen, kann ein Albtraum sein. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Unternehmen verfügt nur über zwei Drucker in kommerzieller Qualität. Es ist kein Problem, wenn Sie nur eine kleine Anzahl physischer Medien zu drucken haben. Was aber, wenn Sie 10 Projekte haben, die alle gleichzeitig die Druckphase erreichen?

Plötzlich verursachen Ihre begrenzten Ressourcen einen Engpass, der sich auf Ihre Projekte und letztendlich auch auf Ihre Kunden auswirkt.

Projektmanagement-Software für Marketingagenturen löst dieses Problem häufig durch die Bereitstellung von Funktionen zur Ressourcenverwaltung in Echtzeit. Die Budgetüberwachung stellt sicher, dass Sie nicht so viel ausgeben, dass ein Projekt unrentabel wird. Mit der Nachverfolgung von Ausrüstung und Materialien können Sie die Arbeit entsprechend der Priorität der einzelnen Projekte staffeln. Und natürlich ist es viel einfacher, Personen zu verfolgen, wenn Sie über sichtbare Zeitleisten verfügen, aus denen hervorgeht, wer wann an welcher Aufgabe arbeitet.

Vorteil 4 – Einfachere Berichterstellung

Nehmen wir einmal an, Ihre Marketingagentur nutzt eine Kombination aus Tabellenkalkulationen und unterschiedlichen Softwarepaketen, um Projekte zu verfolgen. Jedes generiert seine eigenen Daten. Es ist an der Zeit, einen Projektbericht zu erstellen, und was passiert?

Sie müssen Stunden damit verbringen, Daten aus jeder Software – und von mehreren Personen – zu sammeln, um herauszufinden, wie der Stand eines Projekts ist. Das wirkt sich auf alles aus. Die Terminplanung wird beeinträchtigt, insbesondere wenn Mitarbeiter, die an Projektaufgaben arbeiten, für die Erstellung von Berichten abgezogen werden müssen. Außerdem dauert es Stunden, einen Bericht zu erstellen, der mit einer Projektmanagement-Software für Marketingagenturen in wenigen Minuten erstellt werden könnte.

Der Hinweis auf den Vorteil findet sich im obigen Satz – die richtige Software vereinfacht die Berichterstellung erheblich.

Vorteil 5 – Sie werden datengesteuerter

Aufbauend auf dem oben genannten Punkt sind Daten.

Ihre Agentur erzeugt Unmengen davon. Jeder Kunde. Jedes Projekt. Sie alle generieren ständig Daten, die Ihnen helfen können, Ihre Projektmanagementprozesse zu verbessern. Wenn man jedoch mit den bereits erwähnten unterschiedlichen Systemen arbeitet, ist der Zugriff auf diese Daten eine enorme Belastung.

Manuelle Prozesse werden implementiert.

Fehler passieren.

Man kann den Daten, die man als Ergebnis generiert, nie ganz vertrauen. Mit einer Projektmanagement-Software befinden sich jedoch alle benötigten Daten an einem zentralen Ort. Das hilft nicht nur bei der Erstellung von Berichten, sondern bedeutet auch, dass Sie sich auf die Genauigkeit Ihrer Daten verlassen können.

Die fünf besten Projektmanagement-Softwareprogramme für Inhaber von Marketingagenturen

Nachdem wir uns über das „Was“ und das „Warum“ klar geworden sind, ist es an der Zeit, uns mit der Software zu beschäftigen. Die fünf für diese Liste ausgewählten Pakete bieten jeweils etwas anderes. Einige sind All-in-One-Projektmanagement-Suiten. Andere konzentrieren sich vielleicht eher auf bestimmte Elemente der Arbeit, sind aber nicht weniger effektiv. Der rote Faden, der alle verbindet, ist, dass sie die Art und Weise verbessern, wie Sie Projekte innerhalb Ihrer Marketingagentur handhaben.

1 – Bonsai

Bonsai wirbt für sich selbst als All-in-One-Projektmanagement-Software für Marketingagenturen. Es kombiniert Projektmanagement-Funktionen – hier im Mittelpunkt – mit Zeiterfassung, Rechnungsstellung und CRM-Tools. Es gibt sogar ein Kundenportal, das ideal ist, um Ihren Kunden ein Gefühl der Eigenverantwortung für die von Ihnen durchgeführten Projekte zu vermitteln.

Was sind die Merkmale von Bonsai?

Bonsai bietet Ihnen alles, was Sie benötigen, um ein Projekt von der Konzeptphase bis zur Fertigstellung zu begleiten. Es verfügt über einen Angebotsgenerator – mit integrierten Angebotsvorlagen – und ermöglicht Ihnen die Erstellung von Kundenportalen. Diese cleveren Portale stellen sicher, dass nur Ihr Kunde und die an seinen Projekten beteiligten Personen die freigegebenen Informationen sehen können.

Apropos gemeinsame Nutzung von Informationen: Mit Bonsai können Sie projektrelevante Dokumente in die Software hochladen. Alles ist zentralisiert, sodass Sie nicht mehr Ordner um Ordner durchsuchen müssen, um ein Dokument oder einen Entwurf zu finden, den Sie benötigen.

Mit diesem Tool können Sie auch Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und die Zeit erfassen, um zu sehen, wie lange jede Aufgabe dauert. Rechnungsstellung, Zahlungsannahme und sogar Buchhaltungsfunktionen sind ebenfalls integriert. Es ist wirklich eine All-in-One-Projektmanagement-App.

Warum ist Bonsai eine gute Wahl für Marketingagenturen?

Es gibt viele Gründe, wobei die Liste der Funktionen ein guter Anfang ist. Bonsai hilft Ihnen dabei, Ihre Kunden richtig zu verwalten und Ihre Projekte mit Zeitplänen und Zeiterfassung im Zeitplan zu halten.

Das herausragende Merkmal für Marketingagenturen ist jedoch wahrscheinlich das CRM.

Sie können bestehende Kunden und Leads in diesem CRM zentralisieren, wobei automatisierte Nachverfolgung der Kommunikation integriert ist. Auf der Grundlage dieses CRM können Sie die zuvor erwähnten Kundenportale erstellen. Wenn sich ein Kunde für einen Service anmeldet, erstellen Sie ein Portal und starten sein Projekt. Alles läuft reibungslos und flüssig – perfekt für Marketingagenturen, die Zeit sparen müssen.

Wie hoch sind die Preise von Bonsai?

Bonsai hat drei Stufen – Starter, Professional und Business – mit Preisen ab 25 US-Dollar pro Monat. Kleine Agenturen und Freiberufler erhalten das CRM und unbegrenzte Projekte in der Starter-Stufe, müssen jedoch mit dem Bonsai-Branding leben. Upgrade auf Professional – 39 $ pro Monat – entfernt das Branding und fügt hilfreiche Integrationen für Zapier, QuickBooks und Calendly hinzu. Bei Business, das 79 US-Dollar pro Monat kostet, erhalten Sie die Möglichkeit, Subunternehmer für größere Projekte zu verwalten. Bei jährlicher Zahlung erhalten Sie außerdem die ersten zwei Monate jeder Stufe kostenlos.

2 – ProofHub

ProofHub ist eine leistungsstarke All-in-One-Software für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit, die Arbeitsabläufe vereinfacht und dank ihrer zentralisierten Plattform eine nahtlose und schnellere Ausführung ermöglicht. Es ist ideal für Marketingagenturen, die Projekte, Kunden und kreative Assets an einem Ort ohne Komplexität verwalten möchten. 

Was sind die Funktionen von ProofHub?

ProofHub vereint Projektplanung, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Zusammenarbeit, Berichterstellung und Kommunikation an einem Ort. Sie können damit Aufgaben erstellen, einen oder mehrere Verantwortliche zuweisen, Fristen festlegen, Erwartungen klären und Prioritäten definieren, um erfolgreiche Kampagnen durchzuführen. 

Eines der herausragenden Merkmale für Marketingagenturen ist das integrierte Korrekturtool. Sie können damit Dateien, Dokumente, Entwürfe und kreative Inhalte für Kampagnen prüfen und genehmigen. Teams können die Dateien direkt mit Kunden und Stakeholdern teilen, die direkt darauf Feedback hinterlassen können. So werden kontextbezogene Diskussionen gewährleistet und Verwirrung durch hin und her gehende Kommunikation vermieden. 

Die Software bietet außerdem integrierte Chat- und Diskussionsfunktionen sowie ein zentralisiertes System für die gemeinsame Nutzung von Dateien und die Verwaltung von Dokumenten. Dadurch wird sichergestellt, dass jedes Projekt, jede Aufgabe, jede Unterhaltung und jede Ressource an einem Ort bleibt, sodass Agenturen mehrere Kampagnen nahtlos abwickeln können. Außerdem können Marketingteams mit Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen und Kalendern ganz einfach Engpässe erkennen, den Fortschritt verfolgen und den Zeitplan einhalten. 

Was sind die Nachteile von ProofHub?

ProofHub ist eine leistungsstarke Komplettlösung für Marketingteams. Freiberufler und Solopreneure könnten es jedoch etwas teuer finden. Im Gegenteil, die Pauschalpreise können vorteilhaft sein, insbesondere für kleine Agenturen, die ihre Geschäftstätigkeit ausweiten möchten. 

Außerdem bietet es kein integriertes Rechnungsstellungssystem, aber Agenturen können mit FreshBooks oder QuickBooks integrierte Zeiterfassungsbögen und Berichte für die Rechnungsstellung an Kunden und die Nachverfolgung anderer Aufzeichnungen verwenden. 

Wie sieht die Preisgestaltung von ProofHub aus?

ProofHub hält seine Preisstruktur einfach. Neben einer 14-tägigen kostenlosen Testversion bietet es zwei Pauschalpreise und keine nutzungsabhängigen Preispläne. Seine Essential Plan kostet pauschal 45 $/Monat bei jährlicher Abrechnung für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Kernfunktionen des Projektmanagements. Der andere Plan, Ultimate Control, kostet 89 $/Monat bei jährlicher Abrechnung ( -Flat ) für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Projekten mit erweiterten Funktionen wie IP-Beschränkungen, API-Zugriff und White Labeling.

3 – Scoro

Projekte, Ressourcen und Finanzen – das sind die drei Aspekte Ihres Projekts, die Sie in Scoro verwalten können. Wie Bonsai ist es ein All-in-One-Tool, auch wenn es mit zunehmender Größe Ihrer Agentur etwas teuer werden kann.

Was sind die Funktionen von Scoro?

Im Hinblick auf das Projektmanagement ermöglicht Scoro den Benutzern, Aufgaben zuzuweisen, die jeweils mit Fristen und wichtigen Projektmeilensteinen verbunden sind. Es gibt auch eine Komponente für die Ressourcenplanung – Sie können jederzeit sehen, was Sie wann und wofür verwenden.

Zeiterfassung ist verfügbar, sodass Sie Aufgaben optimieren können. Alle Ihre Projektinformationen sind in praktischen Berichten und einem Dashboard zur Verfolgung wichtiger Leistungsindikatoren zusammengefasst.

Was sind die Nachteile von Scoro?

Der größte Nachteil von Scoro ist, dass es ein Preismodell „pro Benutzer“ verwendet. Weitere Details finden Sie weiter unten, aber Tatsache ist, dass größere Marketingagenturen immense Summen für die Software bezahlen werden.

Angenommen, Sie können die Kosten verschmerzen, könnte Ihnen die fehlende E-Mail-Anpassung als Problem erscheinen. Die mobile App ist zwar nützlich, um Projekte unterwegs zu verfolgen, verfügt jedoch nicht über so viele Funktionen wie die Desktop-Version.

Wie sieht die Preisgestaltung von Scoro aus?

Hier wird es knifflig, wenn Sie Scoro als Projektmanagement-Software für Marketingagenturen in Betracht ziehen.

Scoro bietet drei Tarife (Essential, Standard und Business) sowie einen Ultimate-Tarif mit individueller Preisgestaltung. Essential kostet 26 US-Dollar pro Monat und bietet fast alles, was Sie für die Verwaltung von Projekten benötigen. Aber es gibt einen Haken: Das sind 26 Dollar pro Monat und Benutzer, bei mindestens fünf Benutzern. Sie zahlen also 130 Dollar pro Monat für die Essential-Stufe.

Standard erhöht den Preis pro Benutzer auf 37 US-Dollar, Business auf 63 US-Dollar. Auch hier gilt wieder eine Mindestanzahl von fünf Benutzern. Aber Sie erhalten zumindest Zugriff auf praktische Tools wie einen Gantt-Diagramm-Generator, wenn Sie sich für ein Upgrade entscheiden.

4 – Wrike

Wrike wurde 2006 eingeführt und ist einer der älteren Akteure im Bereich der Projektmanagement-Software für Marketingagenturen. Aber es hat so lange Bestand, weil das Team dahinter ständig neue Funktionen hinzufügt.

Was sind die Funktionen von Wrike?

Die verbesserte Transparenz Ihrer Projekte ist der größte Pluspunkt von Wrike. Es nutzt eine Vielzahl von Berichterstellungstools – zusammen mit Projektvisualisierern wie Gantt-Diagrammen –, damit Sie genau sehen können, was gerade passiert. Mit diesen Tools können Sie die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter verwalten und den Status eines Projekts verfolgen.

Es stehen eine Vielzahl von Vorlagen zur Verfügung (alle anpassbar), ebenso wie eine Funktion zum Hochladen von Dateien und eine Kommentarfunktion für alle hochgeladenen Assets. Es ist auch ganz einfach – mit nur wenigen Klicks können Sie Aufgaben zuweisen und externe Partner einbeziehen.

Was sind die Nachteile von Wrike?

Wrike kommt bei größeren Marketingagenturen besonders gut zur Geltung. Freiberufler und kleine Agenturen könnten es etwas teuer finden, da es wie Scoro ein Preismodell „pro Benutzer“ verwendet.

Was das Tool selbst betrifft, wäre es schön, wenn es eine Möglichkeit gäbe, Notizen zu einem Projekt zu machen. Kommentare sind auf hochgeladene Dateien beschränkt, daher müssen alle zugehörigen Notizen separat erstellt und anschließend hochgeladen werden. Es gibt auch keine Chat-Funktion. Zugegeben, man kann es mit einem Chat-Tool wie Slack integrieren, aber die Standardsoftware ist für die Kommunikation nicht ideal.

Wie sieht die Preisgestaltung von Wrike aus?

Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Tools verwendet Wrike ein Preismodell „pro Benutzer“. Die Team-Stufe kostet 9,80 $ pro Monat, mit mindestens zwei und maximal 25 Benutzern. Wenn Sie auf Business upgraden, steigt der Preis auf 24,80 $ pro Monat. Mit dieser Stufe können Sie strukturierte Ordner für Projekte erstellen und etwas KI in den Mix einbringen. Da jedoch mindestens fünf Personen teilnehmen müssen, betragen die tatsächlichen Kosten 124 Dollar pro Monat.

5 – Schwimmer

Float ist etwas einfacher als die anderen Projektmanagement-Programme auf dieser Liste. Es ist immer noch ein umfassendes Tool. Der Schwerpunkt liegt jedoch auf Terminplanung, Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement – weitere Funktionen sind nicht erforderlich.

Was sind die Funktionen von Float?

Das herausragende Merkmal von Float ist seine „Live-Zeitleiste“.

Jedes Projekt, das Sie erstellen, erhält einen solchen Zeitplan, der im Wesentlichen als Kalender fungiert. Sie erstellen Aufgaben und weisen nach Bedarf Personal zu, während Sie gleichzeitig die Kapazitäten Ihres Teams im Blick behalten. Sie können sogar Freizeit in den Zeitplan einbauen, damit angezeigt wird, wann ein Mitarbeiter nicht verfügbar ist.

Es gibt auch eine praktische automatische Zeiterfassungsfunktion. Jede von Ihnen erstellte Aufgabe füllt automatisch die Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter aus, sodass die Erfassung der Arbeitsstunden für ein Projekt ganz einfach ist. Das ist ideal, wenn man bedenkt, dass Scope Creep etwa 52 % aller Projekte betrifft. Die automatisierte Zeiterfassung hilft, die Kosten niedrig zu halten, indem sie sicherstellt, dass Ihre Mitarbeiter nur an Aufgaben innerhalb des Projektumfangs arbeiten.

Was sind die Nachteile von Float?

Float ist kein All-in-One-Tool für das Management von Marketingagenturen. Solange Sie sich dessen bewusst sind, wird alles gut gehen. Wenn Sie jedoch eine vollständige Suite mit Integrationen, Kundenportalen und Rechnungsstellung erwarten, ist dieses Tool wahrscheinlich nicht das richtige für Sie.

Es handelt sich um ein weiteres Tool, das ein Preismodell „pro Benutzer“ verwendet, obwohl es zu den günstigsten in dieser Liste gehört. Komplexe Projekte können aufgrund der weitläufigen Rasteranzeige auch schwierig zu verwalten sein.

Wie sieht die Preisgestaltung von Float aus?

Float hat zwei Hauptpreisstufen – Starter und Pro.

Starter kostet 7,50 $ pro Monat und Benutzer, Pro kostet 12,50 $. Für beide Optionen gibt es jedoch Jahresrabatte, mit denen Sie 20 % sparen, wenn Sie für ein Jahr im Voraus bezahlen. Es ist auch erwähnenswert, dass Sie nur als Pro-Benutzer Zugriff auf die automatisierten Zeiterfassungsfunktionen haben.

Es gibt auch eine Enterprise-Stufe. Wie üblich sind die Preise für diese Stufe individuell angepasst.

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Die richtige Projektmanagement-Software für Ihre Marketingagentur auswählen

Die Auswahl der idealen Projektmanagement-Software für Ihre Marketingagentur hängt letztendlich davon ab, dass Sie Ihre spezifischen Anforderungen, die Größe Ihres Teams und Ihre Budgetbeschränkungen kennen. Obwohl jede Lösung ihre eigenen Vorteile bietet, ist Bonsai die umfassendste Wahl für Marketingagenturen, die ihre gesamten Abläufe optimieren möchten.