Der vollständige Leitfaden für das Projektmanagement in Agenturen 2025

Projektmanagement in einer Agentur ist nicht einfach.

Dies wird von Zippia hervorgehoben, wonach bei einem durchschnittlichen Projekt 11,4 % der Ressourcen aufgrund mangelhafter Prozesse verschwendet werden. Auf globaler Ebene verschlechtert sich das Bild noch weiter: 70 % aller weltweiten Projekte scheitern, bevor sie überhaupt gestartet werden.

Die Gründe für diese Misserfolge sind vielfältig.

In vielen Agenturen hat das Projektmanagement keine kulturelle Priorität. Zippia weist darauf hin, dass 54 % es versäumen, effektives Projektmanagement zu einem Teil ihrer Unternehmenskultur zu machen. Es gibt auch einen deutlichen Mangel an Projektmanagement-Software für Agenturen – nur 23 % der Unternehmen verwenden überhaupt Software zur Überwachung von Projekten.

Aber der vielleicht wichtigste Grund für das Scheitern von Projekten ist ganz einfach:

Behörden wissen einfach nicht genug darüber, wie man komplexe Vorhaben verwaltet.

Hier finden Sie einen umfassenden Leitfaden zum Projektmanagement in Agenturen. Lesen Sie weiter, um die wichtigsten Aspekte eines Projekts zu entdecken, über die Sie die Kontrolle erlangen müssen, um erfolgreich zu sein.

Einführung in das Projektmanagement in einer Agentur

Projektmanagement ist kein neues Konzept. Jedes Unternehmen hat Projekte, und jedes dieser Projekte hat jemanden, der sie beaufsichtigt. Diese Person hat möglicherweise keine formelle Rolle. Aber sie sind immer noch die Person, die alles zusammenhält, indem sie dafür sorgt, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten.

Diese Grundsätze ändern sich in einer Agentur nicht.

Stellen Sie sich vor, Sie gestalten eine Website für einen Kunden. Es scheint ein recht einfaches Projekt zu sein. Sie haben sich mit dem Kunden getroffen und den Umfang des Projekts umrissen, d. h. Sie wissen, wer an welchen Aufgaben arbeiten muss. Wahrscheinlich haben Sie einen Designer, der sich um das Aussehen und die Atmosphäre der Website kümmert, während ein Programmierer hinter den Kulissen daran bastelt. Vielleicht ist der Grafikdesigner auch für das Logo-Design verantwortlich. Außerdem ist ein Autor für die Inhalte zuständig, der möglicherweise von einem SEO-Verantwortlichen beaufsichtigt wird, um die Optimierung sicherzustellen.

Das Projekt kann starten.

Aber im Laufe der Zeit stellt der Kunde immer mehr Anforderungen. Möglicherweise genehmigen sie das ursprüngliche Design nicht oder sie haben neue Ideen für Seiten, die Sie umsetzen müssen. Plötzlich wird Scope Creep zum Problem – das Projekt wächst über seinen ursprünglichen Umfang hinaus zu etwas viel Größerem heran. Hinzu kommen mögliche Kommunikationsunterbrechungen. Möglicherweise überprüfen Sie nicht regelmäßig mit Ihrem Kunden, was dazu führen kann, dass viel Arbeit geleistet wird, die letztendlich nicht genehmigt wird.

Das Ergebnis kann ein Projekt sein, das extrem schwer zu managen ist, einfach weil seine kreativen Wurzeln dazu führen, dass Änderungen von einem Moment auf den anderen erfolgen.

Das ist kein ungewöhnliches Problem. Laut dem Project Management Institute (PMI) kommt es bei 52 % aller Projekte zu einer gewissen Form von Scope Creep. Dennoch ist dies ein Problem, das in Agenturen häufiger auftritt, weshalb das Projektmanagement in Agenturen ein so wichtiges Thema ist.

Wichtige Grundsätze des Projektmanagements

Es gibt einige wichtige Grundsätze, die beim Projektmanagement von Agenturen helfen sollen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Punkte:

Prinzip 1 – Definieren Sie das Projekt im Kontext Ihrer Agentur

Jede Agentur kann behaupten, „alles zu können“, aber das öffnet Tür und Tor für Projekte, die Sie lieber nicht übernehmen möchten. Das erste Prinzip des Agentur-Projektmanagements ist also ganz einfach: Finden Sie heraus, ob es für Ihre Agentur geeignet ist.

Bei diesem Prinzip geht es darum, Fragen zu stellen. Wie profitiert Ihre Agentur von dem Projekt? Welches Problem lösen Sie für den Kunden, und sind Sie in der Lage, dieses Dilemma zu lösen? Soll das Projekt überhaupt durchgeführt werden?

Projektmanagement beinhaltet in der Regel zunächst einmal, die Agentur von der Idee des Projekts zu überzeugen. Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, ist das Projekt vielleicht doch nicht das richtige.

Prinzip 2 – Erstellen Sie den Projektumfang

Im Jahr 1990 startete der Denver International Airport (DIA) ein Projekt zur Schaffung eines automatisierten Gepäckabfertigungssystems. Das Projekt umfasste natürlich auch Kreativagenturen, litt jedoch von Anfang an unter Scope Creep. Leider wurde das Projekt zeit- und budgetüberschreitend geliefert – DIA gab 569 Millionen Dollar mehr als vorgesehen für ihr neues System aus.

Laut Forbes geschah dies, weil die Projektleiter die ihnen von wichtigen Stakeholdern zur Verfügung gestellten Informationen ignorierten. Mit anderen Worten: Sie haben den gesamten Projektumfang nicht verstanden.

Das bringt uns zu einem entscheidenden Grundsatz: Bevor Sie loslegen, müssen Sie den Umfang kennen. Was ist das Ziel des Projekts? Was sind die Ergebnisse? Welche Projektmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, das Ziel zu erreichen?

Die Festlegung des Umfangs zu Beginn garantiert nicht, dass ein Projekt das Budget nicht überschreitet. Aus Sicht der Agentur stellt dies jedoch sicher, dass Sie nicht mit unbezahlter Arbeit belastet werden, wenn der Kunde mehr verlangt.

Prinzip 3 – Rollen und Verantwortlichkeiten kommunizieren

Die meisten Projektmanager in Agenturen betrachten Kommunikation aus der Perspektive der Agentur. Sie nehmen das Projekt entgegen, teilen die Arbeit auf und weisen sie den zuständigen internen Mitarbeitern zu. Was viele übersehen, ist, dass auch Kunden oft Verantwortung tragen. Sie müssen beispielsweise Grafiken für eine Website oder Statistiken für Texte liefern.

Eine klare Kommunikation der Rollen und Verantwortlichkeiten – extern und intern – verhindert Verzögerungen. Jeder weiß, was er wann zu tun hat, und ist sich bewusst, dass Fehler zu Problemen innerhalb des Projekts führen.

Prinzip 4 – Überwachen und anpassen

In einer perfekten Welt verläuft der ursprüngliche Plan reibungslos. Alle liefern pünktlich, es gibt keine Hindernisse und der Kunde stellt alles Notwendige zur Verfügung, wenn es benötigt wird.

Aber das kommt selten vor. Eine Erkrankung in Ihrem Team könnte einen Teil des Projekts erheblich verzögern. Das Versäumnis eines Kunden, Materialien zu liefern, könnte dasselbe bewirken und Sie dazu zwingen, sich spontan anzupassen, während Sie auf diese warten.

Es kann sein, dass andere Projekte im Spiel sind – die Sie ebenfalls verwalten –, die sich auf ein anderes Projekt auswirken könnten. Schließlich hat eine durchschnittliche Agentur zu jedem Zeitpunkt zwischen 10 und 20 Projekte oder Kunden. All diese Variablen müssen ständig überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie keine Verzögerungen verursachen. Oder, falls doch, dass der Kunde im Voraus über das Problem informiert wird.

Prinzip 5 – Die abschließende Checkliste

Ein Projekt unmittelbar nach seiner Fertigstellung an einen Kunden zu übergeben, kann zu einer gewissen Zufriedenheit führen.

Es kann jedoch auch zu Fehlern führen. Was ist, wenn Sie etwas übersehen haben? Der Abgleich der Projektergebnisse mit dem ursprünglichen Umfang – einschließlich aller während des Projekts vorgenommenen Änderungen – dient als Checkliste. Verwenden Sie es, um sicherzustellen, dass Sie dem Kunden das liefern, was Sie ihm liefern sollen.

Die Bedeutung des Projektmanagements im Kontext einer Agentur

Einige der Gründe, warum Projektmanager in einer Agentur so wichtig sind, wurden bereits angesprochen. Projektmanager sind Kommunikatoren. Sie sind nicht nur das Bindeglied zwischen einer Agentur und ihren Kunden, sondern auch zwischen den Mitarbeitern einer Agentur, die an einem einzelnen Projekt arbeiten. Ein guter Projektmanager hält die Arbeit auf Kurs und versteht es, sich anzupassen, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

Sie sind die Problemlöser.

Sie verstehen ihr digitales Team und – was entscheidend ist – was jedes Mitglied kann und was nicht. Diese integralen Teammitglieder kümmern sich um die Zeitpläne und setzen sich für den Kunden ein, wobei letztere Aufgabe auch beinhaltet, sicherzustellen, dass Scope Creep keine Probleme verursacht.

Ohne einen Manager als Galionsfigur versinken die Projekte einer Agentur in Anarchie. Es gibt keinen Dreh- und Angelpunkt, der alle anderen auf dem Boden hält, was zu Terminüberschreitungen und Verunsicherung innerhalb des Teams führt. Letztendlich kostet das eine Agentur Geld – bei 59 % der Projekte kommt es zu Kostenüberschreitungen.

Sollten Sie Projektmanager in Ihrer Agentur einstellen?

Die Antwort ist kurz und einfach – ja!

Projektmanager von Agenturen fungieren als Vermittler zwischen ihren Teams und sowohl ihren Kunden als auch den Stakeholdern der Agentur. Außerdem entlasten sie ihre Teams von administrativen Aufgaben. Nehmen wir Projektmanagement-Vorschläge als Beispiel. Ohne einen Manager muss jedes Mitglied des Teams zusammenarbeiten, um einen Vorschlag zu erstellen. Es gibt keine einheitliche Vision. Unklarer Umfang. Wenn das Projekt angenommen wird, muss sich das Team mit einer zerrütteten Beziehung auseinandersetzen, ohne dass es eine Galionsfigur gibt, die sich um den Kunden kümmert.

Die Bedeutung eines guten Managers wird besonders deutlich, sobald man an größeren Projekten arbeitet. Laut Project Management Networks sind nur 10 % der Großprojekte – also Projekte mit einem Wert von über 10 Millionen Dollar – erfolgreich. Schlechtes Projektmanagement ist wahrscheinlich der Grund dafür. Wenn Ihre Agentur so weit wachsen möchte, dass sie mit großen Marken zusammenarbeitet, ist dies ohne Projektmanager einfach nicht möglich.

Kundenmanagement für Agenturen

Nachdem die Bedeutung (und allgemeine Rolle) eines Projektmanagers definiert wurde, ist es an der Zeit, tiefer zu graben:

Die neun Aspekte des Projektmanagements, die alle Agenturen beherrschen müssen.

Das beginnt beim Kundenmanagement. Fast drei Viertel der Unternehmen (73 %), die ein überdurchschnittliches Kundenerlebnis bieten, profitieren finanziell davon. Mit diesen Schritten können Sie bereits vor Projektbeginn damit beginnen, diese Erfahrung zu vermitteln.

Schritt 1 – Festlegung des Projektumfangs und der Projektziele

Alles beginnt mit Ihren ersten Treffen mit einem Kunden. In diesen Besprechungen besprechen Sie, was der Kunde erreichen möchte und wie viel – im Idealfall das gesamte – Projekt Sie übernehmen können. Hier geht es um die Einzelheiten. Möchte der Kunde eine Website? Wie viele Seiten soll es umfassen? Müssen Sie Bilder und Inhalte erstellen oder werden diese bereitgestellt?

Jede identifizierte Aufgabe ist Teil des Projektumfangs. Bevor Sie beginnen, muss dieser Umfang in Ziele unterteilt werden. Dies sind die Ziele, die Sie erreichen werden – und wann Sie sie erreichen werden –, wie mit dem Kunden vereinbart.

Schritt 2 – Identifizierung und Management der Stakeholder

Jeder, der ein Interesse am Ergebnis eines Projekts hat, ist ein Stakeholder. In der Regel umfasst dies Folgendes:

• Kunden
• Projektteams
• Projektmanager
• Führungskräfte in der Agentur
• Relevante Projektträger (nicht immer zutreffend)
• Die Endnutzer des abgeschlossenen Projekts

Jedes muss identifiziert, definiert und verwaltet werden, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Um beim Beispiel der Website zu bleiben: Ihr Kunde hat möglicherweise mehrere Abteilungsleiter, die an dem Projekt zusammenarbeiten. Jeder muss anerkannt werden, ebenso wie die individuellen Anforderungen, die auf den Tisch kommen. Darüber hinaus stellt dieser Identifizierungsprozess sicher, dass Ihre Projektleiter immer wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Informationen benötigen.

Schritt 3 – Entwicklung einer Projektcharta und Einholung von Genehmigungen

TechTarget definiert eine Projektcharta als ein Dokument, das das Projekt beschreibt und dem Projektmanager die Erlaubnis erteilt, mit der Arbeit zu beginnen. In dieser Charta werden die Informationen enthalten sein, die Sie bisher gesammelt haben – die Ziele des Projekts und seine Stakeholder. Es kann auch Informationen über die Einschränkungen und Anforderungen des Projekts sowie Meilensteine, Kosten und Ergebnisse enthalten.

Stellen Sie sich das wie eine detaillierte Rechnung oder einen Projektvertrag vor, den die Führungskräfte der Agentur ebenso unterzeichnen wie alle wichtigen Stakeholder im Unternehmen Ihres Kunden. Sobald alle mit den vorgelegten Informationen zufrieden sind, unterschreiben auch Sie und verpflichten sich damit zur Teilnahme an dem Projekt.

Schritt 4 – Nutzung eines Agentur-Kundenportals für das Kundenmanagement

Nicht alle Agenturen haben ein Kundenportal. Sie gehen möglicherweise davon aus, dass es nicht erforderlich ist, weil sie bereits Projekte ohne ein solches durchgeführt haben. Wenn ein Projekt jedoch an Umfang zunimmt, kann ein Portal ein idealer Ort sein, um Ressourcen zu speichern und sicherzustellen, dass die Ergebnisse pünktlich präsentiert werden.

Was ist also ein Kundenportal?

Es ähnelt einem Customer-Relationship-Management-System (CRM), allerdings haben in der Regel auch Kunden Zugriff darauf. Innerhalb des Portals können Sie bestimmte Bereiche erstellen, die speziell auf das Projekt und den Kunden zugeschnitten sind und für die den relevanten Beteiligten Zugriffsrechte gewährt werden. Nachdem Sie die Zugriffsrechte definiert haben, können Sie das Portal nutzen, um wichtige Dokumente freizugeben. Bei einem Webdesign-Projekt können Sie beispielsweise Wireframes und Logo-Entwürfe mit dem Kunden teilen, der dann für die Freigabe verantwortlich ist.

Bonsai ist ein hervorragendes Beispiel für ein Kundenportal. Mit seinen Funktionen können Sie Aufgaben festlegen, Zeitpläne erstellen und wichtige Dokumente mit den relevanten Beteiligten teilen. Letztendlich gibt es diese Portale aus einem einzigen Grund: Sie optimieren die Zusammenarbeit Ihres Projektteams mit Ihrem Kunden.

Ressourcenmanagement für Agenturen

Nachdem das Projekt definiert und genehmigt wurde, gehen Sie zur nächsten Phase über – der Verwaltung der Ressourcen Ihres Projekts. Mit anderen Worten: Wie werden Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen nutzen, um Ihrem Kunden ein Ergebnis zu liefern?

Das ist eine entscheidende Frage, denn eine schlechte Verwaltung der verfügbaren Ressourcen kann zum Scheitern eines Projekts führen. Um Ressourcen zu identifizieren und zuzuweisen, müssen Sie also drei Schritte befolgen.

Schritt 1 – Ressourcen identifizieren und zuweisen

Die Identifizierung von Ressourcen lässt sich in drei Kategorien unterteilen:

• Mensch
• Finanziell
• Technologisch

Die menschliche Seite erscheint zunächst einfach. Wie viele Mitarbeiter stehen Ihnen zur Verfügung und wo müssen sie eingesetzt werden? Das Resource Management Institute gibt jedoch an, dass 35 % der Unternehmen die Projekte oder Lieferinteressen ihrer Mitarbeiter nicht nachverfolgen. Anders ausgedrückt:

Viele Projektmanager berücksichtigen bei der Zuweisung von Rollen nicht die Wünsche ihrer Teammitglieder.

Der menschliche Aspekt der Identifizierung und Zuweisung geht also über das einfache Besetzen von Rollen auf der Grundlage der Verfügbarkeit hinaus. Sie müssen Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, ihre Fähigkeiten zu aktualisieren, damit Sie sich ein umfassenderes Bild von ihren Kompetenzen machen können. Von dort aus können Sie Fähigkeiten und Aufgaben aufeinander abstimmen, was im Idealfall zu einem Projekt führt, in dem jeder Einzelne sein Potenzial voll ausschöpfen kann.

Finanzielle und technologische Aspekte sind oft miteinander verflochten. Auf der finanziellen Seite legen Sie fest, wie viel Geld für das Projekt zur Verfügung steht, sodass Sie die Mittel entsprechend den Aufgaben aufteilen können. Das hängt mit der Technik zusammen – jedes technische Gerät, das Sie verwenden, kostet Geld. Einige Plattformen sind möglicherweise bereits verfügbar. Andere erfordern möglicherweise eine Investition.

Sie müssen entscheiden, welche Technologie innerhalb Ihrer Budgetvorgaben relevant ist.

Schritt 2 – Teamdynamik und Rollen verwalten

Lassen Sie uns etwas tiefer in den menschlichen Aspekt des Ressourcenmanagements eintauchen.

Die Zuweisung von Aufgaben an Personen auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten ist ein guter Anfang. Um jedoch eine starke Dynamik innerhalb des Teams zu gewährleisten, müssen Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten nicht nur ihre eigenen Rollen kennen, sondern auch die der anderen. Transparenz ist entscheidend. Jedes Teammitglied sollte wissen, wer was tut – und warum –, damit es versteht, mit wem es im Rahmen seiner Rolle kommunizieren muss.

Eine effektive Kommunikation ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. So viele Probleme, die während eines Projekts auftreten, entstehen, weil die Leute nicht miteinander reden. Entwickeln Sie einen fairen Konfliktlösungsprozess und vereinbaren Sie Treffen – idealerweise wöchentlich –, um den Projektverlauf zu besprechen.

Nutzen Sie außerdem Ihr Kundenportal. Es ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb des Projekts Informationen austauschen, und gleichzeitig ein Mittel, um den Überblick über die zu erbringenden Leistungen zu behalten.

Schritt 3 – Budgetierung und Finanzplanung

Der Betrag, den Sie von Ihrem Kunden für das Projekt erhalten, entspricht nicht dem Budget des Projekts. Sie müssen eine Marge in diese Zahl einkalkulieren, sonst wird Ihre Agentur keinen Gewinn erzielen. Wie groß diese Marge ist, variiert – laut SBO sind etwa 30 % ideal –, aber sie muss vorhanden sein, bevor Sie loslegen können.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie verdienen 5.000 Dollar für ein Projekt. Bei dem oben genannten Prozentsatz sind 1.500 Dollar davon Ihre Marge, was bedeutet, dass Sie 3.500 Dollar für das Projekt selbst zur Verfügung haben. Von dort aus müssen Sie bei Ihrer Budgetplanung mehrere Faktoren berücksichtigen:

• Abrechnungsfähige Stunden für jedes Teammitglied
• Kosten für die verwendete Technologie
• Überwachung des Budgets, um sicherzustellen, dass es nicht überschritten wird

Zeitmanagement und Terminplanung für Agenturen

Zeitmanagement wird in Agenturen oft unterschätzt. Das sollte es nicht sein. Wenn Sie die Zeit nicht erfassen, kann ein Projektmanager nicht wissen, ob sein Projekt planmäßig abgeschlossen wird. Und dennoch geben nur 12 % der Befragten an, dass ihr Unternehmen Zeiterfassungssoftware einsetzt. Es muss sich etwas ändern, beginnend mit diesen vier Schritten:

Schritt 1 – Die grundlegenden Techniken für ein effektives Zeitmanagement

Beginnen wir mit den Grundlagen – einigen einfachen Techniken für das Zeitmanagement. Diese gelten sowohl für die Projektmanager selbst als auch für jedes Mitglied ihres Teams:

• Erstellen Sie einen Tagesplan – Der Gesamtprojektplan ist ein praktischer Leitfaden dafür, wie viel Zeit Ihnen zur Verfügung steht. Die Fertigstellung eines Projekts kann jedoch Monate dauern. Ein Tagesplan hilft Ihnen dabei, Zeit für Besprechungen, bestimmte Aufgaben und Verwaltungsangelegenheiten einzuplanen.
• Prioritäten setzen – Haben Sie Ihren Tagesplan? Großartig – nun überlegen Sie, welche der darin enthaltenen Aufgaben am wichtigsten sind. Diese werden zu Beginn des Tages erledigt, damit Sie die Arbeit, die Sie erledigen müssen, auch tatsächlich fertigstellen können.
• Seien Sie zeitlich vernünftig – Einem Content-Autor eine Stunde Zeit für das Verfassen eines 2.000 Wörter langen Webtextes zu geben, ist nicht vernünftig. Gleichzeitig ist es Zeitverschwendung, drei Stunden für einen 500-Wort-Artikel einzuplanen. Setzen Sie für alle Ihre Aufgaben Zeitlimits fest, wobei diese natürlich angemessen für die jeweilige Aufgabe sein sollten.
• Sagen Sie Nein, wenn es angebracht ist – Hat der Kunde eine neue Anfrage gestellt? Scheuen Sie sich nicht, „Nein“ zu sagen. Nicht „nein“ insgesamt, sondern „nein, wir müssen das bei der nächsten Besprechung besprechen und in den Projektumfang einarbeiten“.

Schritt 2 – Entwicklung und Pflege von Projektzeitplänen

Sie haben Ihre Projektziele und eine endgültige Frist für die Arbeit. Um einen Projektzeitplan zu erstellen, unterteilen Sie die Ziele in kleinere Aufgaben, denen Sie die entsprechenden Teammitglieder zuweisen. Idealerweise sollten Sie den Zeitplan in einem einzigen Tool organisieren, damit das gesamte Projektteam ihn einsehen kann. Entscheidend ist, dass dieser Zeitplan Ihren Mitarbeitern auch hilft zu erkennen, wie sich ihre Arbeit auf andere Arbeiten auswirkt.

Schritt 3 – Einsatz von Projektmanagement-Tools und -Software

Es ist eine gute Idee, Besprechungen – mit Ihrem Team und Ihrem Kunden – in diesen Zeitplan einzubauen. Die Terminplanungs-App von Bonsai kann dabei helfen. Sie können damit Ihren Kalender synchronisieren und Terminerinnerungen einrichten, damit Sie nie wieder in Zeitnot geraten.

Was andere Tools und Software angeht, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software für Agenturen, die Kommunikation und Dokumentenaustausch ermöglicht. Auch hier überzeugt Bonsai – mit seiner CRM-Software können Sie Aufgaben festlegen, Dokumente teilen und einen Projektzeitplan erstellen.

Schritt 4 – Verwenden Sie eine Zeiterfassungs-App für Ihr Projekt

Wie viel Zeit verbringen Ihre Mitarbeiter mit ihren Aufgaben?

Sie wissen, wie viel Zeit Sie zugewiesen haben, aber Sie benötigen eine Form der Zeiterfassung, um sicherzustellen, dass diese Zuweisungen korrekt sind. Die Zeiterfassung hilft Ihnen, potenzielle Verzögerungen zu erkennen, bevor sie auftreten. Außerdem stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kunden nicht übermäßig betreuen.

Und dennoch verfolgen nur 17 % der Mitarbeiter aktiv ihre Arbeitszeit.

Dieser niedrige Prozentsatz führt zu ungenauen Stundenzetteln und Kostenüberschreitungen bei Projekten. Vermeiden Sie beide Szenarien mit der Zeiterfassungs- und Arbeitszeitnachweis-Software von Bonsai für Agenturen.

Risikomanagement für Agenturen

Risiko ist ein Teil des Geschäfts. So sehr, dass 41 % der Unternehmen angeben, im letzten Jahr mindestens drei „kritische Risikoereignisse” erlebt zu haben. Im Projektmanagement einer Agentur gefährdet das Versäumnis, ein Risiko zu erkennen, das gesamte Projekt.

Lassen Sie das also nicht zu. Befolgen Sie diese Schritte, um Risiken für Ihre Projekte zu identifizieren und zu mindern.

Schritt 1 – Identifizieren Sie potenzielle Risiken und Unsicherheiten

Im Projektmanagement ist ein „Risiko“ alles, was den Zeitplan oder das Budget des Projekts verzögern oder negativ beeinflussen könnte. Kommunikation ist entscheidend, um diese Risiken zu erkennen.

Beginnen Sie mit den wichtigsten Projektbeteiligten, wie beispielsweise den Führungskräften Ihrer Behörde. Befragen Sie sie – insbesondere, wenn sie bereits an ähnlichen Projekten gearbeitet haben –, um sich ein Bild von den Risiken zu machen, mit denen sie konfrontiert waren. Wenn Sie bereits an ähnlichen Projekten gearbeitet haben, können Sie hier Ihre eigenen Erfahrungen einbringen.

Als nächstes steht ein Team-Brainstorming auf dem Programm.

Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und fragen Sie, was ihrer Meinung nach potenzielle Risiken für den Erfolg des Projekts sind. Oft haben die Personen, die täglich an dem Projekt arbeiten, unterschiedliche Einblicke in das, was die Projektleitung leisten kann.

Nach Abschluss der Gespräche dokumentieren Sie alle potenziellen Risiken, auf die Sie gestoßen sind.

Schritt 2 – Risiken bewerten und priorisieren

Möglicherweise haben Sie eine ziemlich lange Liste von Risiken, die mit Ihrem Projekt verbunden sind. Das sieht einschüchternd aus, oder? Die gute Nachricht ist, dass nicht alle Risiken gleich sind – einige haben eine weitaus geringere Eintrittswahrscheinlichkeit als andere.

In diesem Schritt geht es also darum, die von Ihnen identifizierten Risiken anhand ihrer potenziellen Auswirkungen auf das Projekt zu kategorisieren. Eine Risikomatrix ist die beste Idee. Erstellen Sie ein 5×5-Raster, wobei eine Seite des Rasters die Schwere des Risikos abdeckt:

1. Vernachlässigbar – Wenn dieses Risiko eintritt, hat es nur sehr geringe Auswirkungen auf das Projekt.
2. Geringfügig – Sie werden die Auswirkungen dieses Risikos spüren, aber es lässt sich leicht bewältigen.
3. Moderat – Dies ist ein Risiko, von dem Sie glauben, dass es einige Zeit dauern wird, es zu mindern, wenn es eintritt.
4. Erheblich – Dieses Risiko führt zu langfristigen Schäden, wobei es wahrscheinlich zu erheblichen Verzögerungen beim Projekt kommen wird.
5. Katastrophal – Ein Risiko, das so schwerwiegend ist, dass es das gesamte Projekt zum Scheitern bringen könnte.

Die andere Seite des Rasters deckt die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos ab:

1. Sehr unwahrscheinlich – Es besteht fast keine Chance, dass das Risiko eintritt.
2. Unwahrscheinlich – Es besteht eine gute Chance, dass Sie sich über dieses Risiko keine Sorgen machen müssen.
3. Möglich – Die Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt, beträgt 50:50. Es könnte passieren, oder auch nicht.
4. Wahrscheinlich – Das Risiko tritt eher ein als nicht.
5. Sehr wahrscheinlich – Sie sind sich fast sicher, dass Sie irgendwann mit diesem Risiko konfrontiert werden.

Von hier aus können Sie Ihre Risiken anhand ihrer Wahrscheinlichkeit und der möglichen Schäden kategorisieren. Ein „großes“ Risiko, das „sehr wahrscheinlich“ ist, ist beispielsweise ein Risiko, auf das Sie sich sofort vorbereiten müssen.

Schritt 3 – Entwicklung von Risikominderungs- und Notfallplänen

Die Unternehmenssoftware, die Sie für das Projektmanagement Ihrer Agentur verwenden, kann in gewisser Weise zur Risikominderung beitragen. Es kann Ihre Prozesse so optimieren, dass die meisten Risiken, denen Sie ausgesetzt sein könnten, in die Kategorien „vernachlässigbar“ oder „geringfügig“ fallen. Aber für alles, was Sie als Möglichkeit identifiziert haben, brauchen Sie einen Aktionsplan.

Einige dieser Pläne werden einfach sein. Zum Beispiel ein Ersatz, wenn eines Ihrer Teammitglieder krank ist. Andere erfordern möglicherweise mehr Überlegung, beispielsweise wenn ein Kunde die benötigten Materialien nicht rechtzeitig liefert. In diesen Fällen muss Ihr Plan darlegen, wie Sie das Thema mit dem Kunden ansprechen und ihm die Auswirkungen des Problems auf das Projekt vermitteln.

Der Punkt ist einfach: Stellen Sie sicher, dass Sie einen Notfallplan haben, der alle Risiken abdeckt, dann wird Ihr Projekt reibungslos verlaufen.

Qualitätsmanagement für Agenturen

Ein Projekt schnell zu liefern, hat wenig Sinn, wenn es in einer so schlechten Qualität beim Kunden ankommt, dass er es ablehnt. In einer Agentur ist ein Qualitätsmanagementsystem (QTS) eine Reihe von Prozessen und Verfahren, mit denen Sie hervorragende Ergebnisse erzielen.

Lassen Sie uns eine erstellen.

Schritt 1 – Qualitätsstandards festlegen und einhalten

Ihr erster Schritt im Hinblick auf die Qualität des Projektmanagements in Ihrer Agentur ist ganz einfach:

Definieren Sie, was Qualität für Sie bedeutet.

Obwohl das Konzept einfach ist, kann die Umsetzung oft komplexer sein. Ihre Definition kann sich beispielsweise von der des Kunden unterscheiden. Entscheidend ist, dass Sie einen Punkt erreichen, an dem Sie sagen können: „Das ist das Minimum, das wir erreichen müssen, und weniger ist nicht akzeptabel.“

Mit dieser Definition können Sie Ihre Agentursoftware nutzen, um die Prozesse zu erstellen, die zu dem erforderlichen Qualitätsniveau führen.

Schritt 2 – Methoden zur Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle

Qualitätssicherung (QA) und Qualitätskontrolle (QC) sind zwei Seiten derselben Medaille. Es handelt sich jedoch um unterschiedliche Konzepte.

QA umfasst die Erstellung von Standardprozessen, die darauf abzielen, jedes Mal ein konsistentes Ergebnis zu liefern. Die Planung, Prüfung und Überwachung dieser Prozesse sind unerlässlich, damit Ihre Mitarbeiter sich an die festgelegten Prozesse halten.

Mit QC konzentrieren Sie sich auf die Prüfung des Endprodukts. Ist es bereit zum Losfahren? Gibt es Probleme, die die Qualitätssicherung nicht entdeckt hat? Wenn Sie etwas feststellen, muss das Projekt an das Team zurückgehen, um das Problem zu beheben.

Idealerweise erstellen Sie einen proaktiven QA-Prozess, der die meisten – wenn nicht sogar alle – Probleme erkennt, bevor sie auftreten. Dadurch kann Ihr QC-Team reaktiv handeln, d. h. es kann alles aufgreifen, was den QA-Mitarbeitern entgangen ist.

Schritt 3 – Umsetzung von Praktiken zur kontinuierlichen Verbesserung

Egal, wie gut das Projektmanagement Ihrer Agentur auch sein mag, es gibt immer Raum für Verbesserungen. Das Project Management Institute beschreibt 10 Schritte zur Umsetzung von Praktiken zur kontinuierlichen Verbesserung:

1. Identifizieren Sie mögliche Verbesserungen
2. Analysieren Sie die Ursachen für fehlgeschlagene Prozesse.
3. Verbesserungsvorschläge teilen
4. Verbesserungen durch Dokumentation erfassen
5. Verbesserungen verwalten, um die Umsetzung sicherzustellen
6. Support-Teams einrichten, um die Verbreitung von Verbesserungen sicherzustellen
7. Teams aufbauen, um Verbesserungen zu unterstützen und zu teilen
8. Entwickeln Sie ein „Kompetenzzentrum“, das sich auf Verbesserungen in Ihrem Unternehmen konzentriert.
9. Die Auswirkungen steuern und verfolgen
10. Messen Sie Ihre Ergebnisse pro Verbesserung

Integrieren Sie diese Schritte in Ihr Projekt, und Ihr Team wird sich an eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung anpassen.

Kommunikation und Einbindung von Interessengruppen für Behörden

Die Kommunikation im Projektmanagement von Agenturen ist oft eine Herausforderung, da viele Agenturen nach wie vor auf E-Mails setzen. McKinsey sagt, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer 13 Stunden pro Woche damit verbringt, E-Mails zu bearbeiten und zu beantworten.

Sie müssen diese Zeit verkürzen, damit sich Ihre Mitarbeiter auf abrechnungsfähige Arbeiten konzentrieren können.

Schritt 1 – Entwickeln Sie effektive Kommunikationsstrategien

Zunächst müssen Sie ein System auswählen, das eine effektive Kommunikation zwischen allen Projektmitgliedern und Stakeholdern ermöglicht. Projektmanagement-Apps wie das CRM von Bonsai sind eine gute Wahl, da sie alles an einem Ort zusammenfassen. Jeder, der Zugriff auf das Projekt hat, kann auch auf Dokumente zugreifen und die App zur Kommunikation untereinander nutzen.

Nachdem Sie eine Plattform eingerichtet haben, befolgen Sie diese bewährten Methoden für eine effektive Kommunikation:

• Seien Sie gegenüber allen klar und transparent.
• Kommunizieren Sie immer mit einem Ziel – keine unnötigen Nachrichten
• Eine Kultur des Zuhörens etablieren, anstatt nur Anweisungen zu geben
• Fördern Sie die persönliche Kommunikation durch Besprechungen.
• Seien Sie in allen Kommunikationen aufrichtig.

Der letzte Punkt ist entscheidend. Aufrichtigkeit mag wie ein „kitschiges“ Konzept erscheinen, aber die meisten haben schon in Teams gearbeitet, in denen das, was gesagt werden muss, ungesagt bleibt. Eine effektive Kommunikation kann nur stattfinden, wenn sich alle sicher fühlen, Probleme zu besprechen.

Schritt 2 – Kundenanforderungen und -beziehungen verwalten

Ein Teil Ihres Kunden-Erwartungsmanagements findet während der Phase der Projektumfangsdefinition statt. Sie werden diese Phase nutzen, um die zu erbringenden Leistungen zu kommunizieren und alle Beteiligten mit ins Boot zu holen. Aber das ist keine einmalige Angelegenheit – Sie müssen die Beziehung zu Ihren Kunden pflegen.

Auch hier kann der Einsatz einer Projektmanagement-Software für Agenturen hilfreich sein. Der Kunde hat Zugriffsrechte und kann den aktuellen Stand des Projekts verfolgen, was viele seiner Bedenken ausräumt. Aber vergessen Sie nicht, wie wichtig es ist, direkt mit dem Kunden zu sprechen. Etwa 80 % der Führungskräfte bevorzugen die persönliche Kommunikation und sind möglicherweise an dem Projekt beteiligt.

Legen Sie schließlich die Regeln fest, um die Erwartungen eines Kunden zu steuern.

Wenn der Kunde mehr Arbeit benötigt, sollte dies einen Prozess auslösen, um zu kommunizieren, was diese zusätzliche Arbeit für das Projekt bedeutet. Wie viel Zeit wird hinzugefügt? Wie viel müssen sie zusätzlich bezahlen? Sie benötigen einen Prozess, sonst könnten Sie am Ende unbezahlte Arbeit leisten, um den Kunden zufrieden zu stellen. Legen Sie fest, dass alles, was außerhalb des ursprünglichen Projektumfangs liegt, eine Zahlung und eine Anpassung des Zeitplans erfordert.

Schritt 3 – Management interner und externer Stakeholder

Ihre internen und externen Stakeholder sind diejenigen, die direkt in das Projekt investiert sind. Sie gehören nicht unbedingt zu Ihrem Projektteam oder sogar zum Projektteam des Kunden. Aber sie haben Einfluss. Und dieser Einfluss könnte zu Verzögerungen führen – oder sogar ein Risiko für den Erfolg des Projekts darstellen.

Beginnen Sie damit, die von Ihnen identifizierten Stakeholder nach ihrer Bedeutung und ihrem Einfluss zu ordnen. Konzentrieren Sie sich auf die Personen, die ganz oben auf der Liste stehen – kommunizieren Sie Projektrisiken und angestrebte Ergebnisse, um die Zusammenarbeit zu fördern. Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie diejenigen mit weniger Einfluss vernachlässigen sollten. Aber ihre Leitung dürfte einfacher sein, wahrscheinlich weil sie den obersten Stakeholdern des Projekts unterstellt sein werden.

Projektdurchführung und -überwachung für Behörden

Je größer ein Projekt wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass es scheitert. Das ist einfach das Problem, das mit der Größe einhergeht – große Projekte sind komplexer und mit mehr Risiken verbunden. Ihre Projektmanagementstrategie für Agenturen muss Techniken zur Projektdurchführung und -überwachung beinhalten, um solche Fehler zu vermeiden.

Schritt 1 – Techniken für eine effektive Projektdurchführung

Ganze Artikel widmen sich den verschiedenen Techniken, die die Durchführung des Projektmanagements ermöglichen. Dieser Artikel behandelt die Grundlagen von zwei davon:

Projektstrukturplan (PSP)

Ein Projekt ist eine gewaltige Aufgabe. Sogar überwältigend. WBS unterteilt die umfangreiche Aufgabe „ein Projekt abschließen“ in kleinere Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um diesen Abschlusspunkt zu erreichen. Stellen Sie sich das wie den Bau eines Hauses vor – Sie erstellen einen Entwurf und weisen dann entsprechend Aufgaben zu. Zuerst kommt das Fundament, dann die Wände und so weiter, bis man ein fertiges Gebäude hat.

Kanban

Als eine der einfachsten Projektmanagementmethoden beginnt sie mit der Erstellung einer Tabelle mit drei Spalten:

1. Aufgabenliste
2. Tun
3. Fertig

Aufgaben werden entsprechend ihrem Fertigstellungsstatus zwischen den Spalten verschoben, sodass Sie den Projektfortschritt visuell verfolgen können.

Natürlich gibt es noch mehrere andere Methoden für eine effektive Projektdurchführung. Im Grunde genommen laufen sie jedoch alle auf dasselbe Konzept hinaus: die erforderlichen Aufgaben identifizieren und deren Erledigung verfolgen. Apropos…

Schritt 2 – Überwachen Sie den Projektfortschritt und die Leistung

Sie haben den ersten Teil der Überwachung bereits erledigt, indem Sie Projektziele festgelegt und Aufgaben zugewiesen haben. Diese Ziele und Aufgaben sollten mit Fristen versehen sein, damit alle Beteiligten wissen, wann sie ihre Arbeit abschließen müssen.

Bei der Überwachung geht es darum, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter auf Kurs bleiben.

Wöchentliche Besprechungen mit Ihrem Projektteam sind ein guter Anfang. Sie können diese Sitzungen nutzen, um Ihre Mitarbeiter zum Stand ihrer Arbeit zu befragen und so regelmäßig zu überprüfen, ob sie auf dem richtigen Weg sind. Die Verwendung intelligenter Tools zur Verfolgung des Status von Aufgaben ist ebenfalls eine gute Idee – hier kommt das CRM von Bonsai zum Einsatz.

Schritt 3 – Veränderungen bewältigen und Herausforderungen angehen

Ein Projekt, das perfekt läuft, ist ein Projekt, das wahrscheinlich aus einer Fantasiegeschichte stammt. Es ist ganz einfach so, dass Sie während der Projektlaufzeit mit Herausforderungen konfrontiert werden – und wahrscheinlich auch mit Veränderungen umgehen müssen.

Die Risikobewertungen, die Sie im Rahmen Ihres Projektmanagementplans für Ihre Behörde durchgeführt haben, kommen hier zum Tragen. Sie haben Strategien für alle Eventualitäten entwickelt, die Ihnen, Ihrem Team und Ihrem Kunden einfallen könnten. Nutzen Sie diese Pläne, wenn Herausforderungen auftreten.

Was Änderungen angeht, kommt es wieder einmal auf die Kommunikation an – sprechen Sie mit Ihrem Team und Ihrem Kunden. Wenn der Kunde eine Änderung wünscht, stellen Sie sicher, dass er sich über die Auswirkungen dieser Änderung auf das Projekt und seinen Zeitplan im Klaren ist.

Schritt 4 – Verwenden Sie eine Rechnungs- und Budgetierungs-App für Ihre Agentur

Apropos Änderungen: Alle Änderungen, die vom Kunden kommen, müssen in das Budget aufgenommen werden. Wenn dies nicht der Fall ist, arbeiten Ihre Mitarbeiter am Ende viel mehr, als sie sollten.

Hier kommen Rechnungs- und Budgetierungs-Apps ins Spiel.

Nehmen wir Bonsai als Beispiel. Der Budgetierungsaspekt der App umfasst Vorlagen für Verträge und Formulare. Es verfügt auch über Finanztools – einschließlich Rechnungsstellung und Ausgabenverfolgung –, sodass Sie Ihr Budget spontan anpassen können. Verwenden Sie dieses (oder ein ähnliches Tool), um zu verfolgen, wohin das Geld in Ihrem Projekt fließt und woher es kommen muss.

Teamführung und Konfliktlösung für Agenturen

Laut der Universität von Missouri-St. Louis verbringen Manager bis zu 42 % ihrer Zeit mit der Bewältigung von Konflikten. Die Botschaft ist einfach: Kein Projekt verläuft reibungslos. Konflikte können aus vielen Gründen entstehen. Ein Teammitglied kann eine Frist versäumen. Jemand könnte mit der Art und Weise, wie Sie ihn gebeten haben, eine Aufgabe zu erledigen, nicht einverstanden sein.

Wie auch immer der Fall liegen mag, die Projektmanagement-Verantwortlichen der Agentur müssen bereit sein, einzuspringen.

Schritt 1 – Führungskompetenzen im Kontext des Projektmanagements verstehen

Das Project Management Institute hebt erneut die wichtigsten Führungsqualitäten hervor, über die ein Projektmanager verfügen muss:

• Motivation – Sie sind die treibende Kraft hinter dem Projekt, weil Sie alles überwachen. Ein guter Projektmanager muss also ein Motivator sein – Ihr Verhalten vermittelt Ihren Mitarbeitern, wie Sie sich fühlen. Bringen Sie Begeisterung mit, dann können Sie Ihr Team motivieren.
• Kommunikationsfähigkeiten – Ein Projektmanager, der nichts anderes tut, als Befehle zu erteilen, wird nichts erreichen. Bei der Kommunikation geht es ebenso sehr darum, Ihren Mitarbeitern zuzuhören, wie ihnen zu sagen, was sie tun sollen. Wer weiß? Sie könnten sogar Ideen haben, die dem Projekt zugute kommen.
• Teambildung – Burnout kann bei langen Projekten ein Problem sein. Ihre Mitarbeiter werden müde, und diese Müdigkeit führt zu Reizbarkeit, die zu Konflikten führen kann. Ein guter Projektmanager erkennt die Anzeichen und baut Pausen und Abwechslung in die Zeitpläne ein, um Burnout zu vermeiden.

Schritt 2 – Techniken zur Konfliktlösung innerhalb des Teams

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation.

Das wird so oft wiederholt, weil es so wichtig ist. Die besten Techniken zur Konfliktlösung innerhalb Ihres Teams drehen sich alle um Kommunikation statt um Vermeidung. Beispielsweise bieten wöchentliche Besprechungen den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern. Wenn ein Konflikt auftritt, schaltet sich der Projektmanager als Vermittler ein.

Die am Konflikt beteiligten Personen werden zu einem separaten Treffen eingeladen, bei dem sie ihre Beschwerden vorbringen können. Die Rolle des Managements ist hier einfach: Neutralität wahren und gleichzeitig alle Gespräche auf eine Lösung hinlenken.

Schritt 3 – Motivieren und Führen eines vielfältigen Teams

Sie können sich allein auf Ihre Projektmanagement-Software verlassen, um Ihr Team zu motivieren. Ja, es zeigt Ihren Mitarbeitern, welche Aufgaben sie wann erledigen müssen. Aber eine Aufgabenliste zu haben und die Aufgaben tatsächlich zu erledigen, sind zwei ganz verschiedene Dinge.

Sie brauchen also einige Motivationstechniken:

Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, sich selbst zu motivieren

Die Energie, die Sie einbringen, ist die Energie, die sich auf das gesamte Projekt auswirken wird. Konzentrieren Sie sich darauf, zunächst etwas zu finden, das Ihre eigene Leidenschaft weckt – ein begeisterter Projektleiter ist jemand, der seine Mitarbeiter inspirieren kann.

Belohnen Sie Ihre Mitarbeiter

Etwa zwei Drittel (63 %) der Arbeitnehmer haben das Gefühl, dass ihr Arbeitgeber ihre Bemühungen nicht ausreichend würdigt. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht in diese Kategorie fallen. Führen Sie Anreize für die termingerechte Erledigung von Aufgaben ein. Vergessen Sie jedoch nicht die Kraft der immateriellen Motivation – Lernmöglichkeiten zu bieten kann genauso wirkungsvoll sein wie finanzielle Belohnungen.

Vertrauen Sie Ihrem Team

Ein Mikromanager kann die Motivation eines Teams zunichte machen und durch ständige Unterbrechungen unnötig Zeit kosten. Erkennen Sie an, dass die Mitarbeiter Ihrer Agentur kompetent genug sind, um zu wissen, was sie tun. Deshalb wurden sie eingestellt. Leiten Sie sie bei Bedarf an, aber versuchen Sie nicht, ihnen jeden einzelnen Aspekt ihrer Arbeit vorzuschreiben.

Projektabschluss und -bewertung für Agenturen

Endlich – die Ziellinie.

Ihr Team hat hart daran gearbeitet, ein Projekt für Ihre Kunden fertigzustellen. Aber das Projektmanagement der Agentur ist noch nicht abgeschlossen. Sie müssen dieses Projekt noch bewerten, um sicherzustellen, dass es startklar ist, und alle Erkenntnisse daraus gewinnen, die Sie können.

Schritt 1 – Projekt schließen

Betrachten Sie den Projektabschluss als das Abarbeiten einer Checkliste mit Aufgaben, um sicherzustellen, dass Ihr Ergebnis alle Erwartungen des Kunden erfüllt. Die Schritte hierfür umfassen Folgendes:

• Lose Enden zusammenfassen – Einige Aufgaben stehen in direktem Zusammenhang mit der Fertigstellung, wie beispielsweise die Erstellung der Dokumentation und die Durchführung von Schulungen für den Kunden. Andere beziehen sich auf Zahlungen – beispielsweise das Versenden von Rechnungen – oder auf Verwaltungsaufgaben. Verpacken Sie sie, bevor Sie sie ausliefern.
• Beziehen Sie sich auf die Aufgaben-Checkliste – Sie finden Checklisten in Ihrer Projektcharta und wahrscheinlich auch in Ihrem Kundenmanagementsystem. Überprüfen Sie sie. Wurde alles auf diesen Checklisten vollständig in das Projekt umgesetzt?
• Übergabe und Kundenbesprechung – Präsentation des Projekts und Besprechung mit dem Kunden. Der letzte Teil ist besonders wichtig – er gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Probleme anzusprechen, die zu Budget- oder Zeitproblemen geführt haben könnten.
• Halten Sie eine interne Lernsitzung ab – Ein erfolgreiches Projekt muss nicht unbedingt perfekt sein. Interne Lernsitzungen helfen Ihnen dabei, Probleme und deren Ursachen zu identifizieren, sodass Sie ähnliche Probleme in zukünftigen Projekten vermeiden können.

Schritt 2 – Durchführung von Nachbewertungen nach Projektabschluss

Nachprojektbewertungen sind relativ selten – nur jedes fünfte Projekt wird einer Überprüfung unterzogen.

Ihr Projekt muss zu den 20 % gehören, die tatsächlich bewertet werden. Diese Bewertung kann in Form einer Besprechung erfolgen, bei der Ihr Projektteam und die Stakeholder zusammenkommen, um sich einen Überblick über den Erfolg des Projekts zu verschaffen.

Was ist gut gelaufen?

Nutzen Sie die Antworten, um Ihr Projektmanagement kontinuierlich zu verbessern.

Was ist schiefgelaufen?

Es kann Risiken geben, die Sie nicht erkannt haben, oder Probleme mit dem Umfang, die dazu geführt haben, dass das Projekt das Budget überschritten hat oder länger gedauert hat als geplant. Versteck dich nicht vor diesen Problemen. Identifizieren Sie diese anhand Ihrer Bewertung, damit Sie Maßnahmen ergreifen können, die sicherstellen, dass sie nicht erneut auftreten.

Schritt 3 – Berichterstattung und Dokumentation für zukünftige Referenzzwecke

Ihre Bewertung kann nicht damit enden, dass alle mit dem Kopf nicken und zum nächsten Projekt übergehen. Jede Erkenntnis, die aus den Projekterfahrungen gewonnen wird, muss dokumentiert werden, damit Bewährtes beibehalten und Fehler nicht wiederholt werden.

Ein Unterrichtsbericht ist eine gute Möglichkeit, das Gelernte zu dokumentieren. Dieser Bericht umfasst in der Regel Folgendes:

• Zusammenfassung – Ein allgemeiner Überblick über das Projekt und dessen Inhalte.
• Zusammenfassung der Ergebnisse – Eine weitere Zusammenfassung, diesmal der allgemeinen Erkenntnisse aus dem Projekt.
• Umfragen zu gewonnenen Erkenntnissen – Im Idealfall handelt es sich hierbei um eine Sammlung von Umfragen, die an jedes Teammitglied verteilt werden. Was haben sie gelernt? Was könnte ihrer Meinung nach besser gemacht werden? Das sind alles wertvolle Informationen für einen Unterrichtsbericht.
• Empfehlungen – Eine detaillierte Liste mit Empfehlungen zu Prozessen, die in Ihrer Behörde geändert oder umgesetzt werden sollten.

Natürlich ist dieser Bericht nutzlos, wenn er nicht in die Praxis umgesetzt wird. Sobald Sie Ihre Liste mit Empfehlungen erstellt haben, beginnen Sie damit, die neuen (oder verbesserten) Prozesse in Ihrer Agentur zu implementieren, damit Sie für zukünftige Projekte gerüstet sind.