Os cinco melhores softwares de gerenciamento de projetos para agências de marketing

Como proprietário de uma agência de marketing, você provavelmente tem várias equipes de projeto. Alguns podem se dedicar a campanhas online – talvez até mesmo uma equipe individual por cliente –, enquanto outros lidam com relações públicas ou publicidade tradicional.

Seja qual for o caso, seus gerentes de projeto podem estar enfrentando dificuldades. A Exploding Topics destaca que 54% dos gerentes de projeto afirmam não dispor de software eficaz para auxiliar a colaboração em suas empresas. Isso é um problema, considerando que 85% dos gerentes de projeto trabalham em vários projetos simultaneamente.

Entre no software de gerenciamento de projetos de agências de marketing.

Com este software, sua agência cria um sistema centralizado para supervisionar vários projetos – e clientes –, além dos orçamentos associados a eles. Agora, tudo o que você precisa saber é qual software funcionará melhor para sua agência de marketing. Mas antes de responder a essa pergunta, vamos ver o que esse tipo de software faz e as razões pelas quais você deve tê-lo instalado.

O que é um software de gerenciamento de projetos para agências criativas?

A definição superficial do software de gerenciamento de projetos para agências de marketing é simples:

É qualquer software que ajude sua agência a supervisionar e organizar seus projetos.

Isso pode parecer uma definição básica. Mas dentro de seu escopo existe uma variedade de opções de software, algumas oferecendo conjuntos de recursos maiores do que outras. Por exemplo, as planilhas podem ser consideradas um software de gerenciamento de projetos. Você pode usá-los para acompanhar projetos e atribuir tarefas aos funcionários. No entanto, esse tipo de software é, na melhor das hipóteses, minimalista e, muitas vezes, requer um grande esforço manual para realizar um acompanhamento eficaz.

Mais comumente, o termo “software de gerenciamento de projetos” refere-se a plataformas colaborativas que abrangem todos os aspectos de um projeto. Fluxos de trabalho, faturamento, cronogramas, orçamentos e muito mais podem ser incluídos nesses pacotes completos de gerenciamento de projetos. Essas plataformas de software também costumam oferecer elementos de automação, como o envio automático de faturas aos clientes quando determinados marcos são atingidos.

Em última análise, qualquer software de gerenciamento de projetos existe por um motivo: otimizar suas operações internas.

Os benefícios do software de gerenciamento de projetos para empresas de serviços

Então, você sabe o que é um software de gerenciamento de projetos para agências de marketing.

Isso leva à próxima pergunta óbvia: para que serve?

Em outras palavras, quais benefícios esse tipo de software oferece à sua agência de marketing que justificam os custos iniciais ou contínuos de tê-lo?

Benefício 1 – Melhor planejamento e programação

Imagine que você está executando um projeto sem software, o que pode não ser muito difícil para alguns. Todas as tarefas atribuídas devem ser realizadas pessoalmente ou por e-mail, com um mínimo de responsabilidade incorporado ao processo. Se você precisar de uma atualização sobre o andamento do projeto, converse com as pessoas responsáveis por cada tarefa.

É uma tarefa demorada que distrai de outras responsabilidades.

Todo o planejamento que você faz é manual, o que significa que você tem quadro branco após quadro branco cheios de notas adesivas e anotações.

Tudo isso acaba se tornando opressivo.

Um bom software de gerenciamento de projetos enfrenta essas questões centralizando os processos de planejamento e programação. Você recebe calendários. Cronogramas. Alguns até possuem recursos integrados de gerenciamento de recursos, para que você possa atribuir tarefas aos funcionários com base no trabalho que eles já têm.

Benefício 2 – Melhoria na comunicação e no compartilhamento

O profissional médio dedica cerca de 28% do seu tempo a lidar com e-mails. Em uma agência de marketing, esse número pode ser ainda maior. Por exemplo, um simples folheto terá textos, imagens, rascunhos de designs e comentários do cliente sendo trocados por e-mail. Expanda essa única tarefa para uma campanha de marketing completa e o resultado será impressionante:

Enormes cadeias de e-mails que são quase impossíveis de acompanhar.

Com o software de gerenciamento de projetos para agências de marketing instalado, você centraliza a comunicação. Alguns dos melhores – como o Bonsai – permitem até mesmo criar seções específicas para cada cliente dentro do software. Todos os arquivos compartilhados, rascunhos de notas e comentários dos clientes estão em um só lugar. Para que seus funcionários não acabem desperdiçando mais de um quarto do tempo vasculhando conversas por e-mail.

Benefício 3 – Gestão superior de recursos

Você tem vários recursos essenciais em qualquer projeto:

• Orçamento
• Pessoas
• Materiais
• Equipamento
• Software

Gerenciar esses recursos em vários projetos pode ser um pesadelo. Por exemplo, vamos supor que sua empresa tenha apenas duas impressoras comerciais. Não há problema quando você tem apenas um pequeno número de mídias físicas para imprimir. Mas e se você tiver 10 projetos, todos chegando à fase de impressão simultaneamente?

De repente, seus recursos limitados criam um gargalo que afeta seus projetos e, em última instância, seus clientes.

O software de gerenciamento de projetos de agências de marketing geralmente resolve esse problema oferecendo recursos de gerenciamento de recursos em tempo real. O acompanhamento do orçamento garante que você não gaste tanto a ponto de tornar um projeto não lucrativo. Com o rastreamento de equipamentos e materiais, você pode escalonar o trabalho com base na prioridade de cada projeto. E, é claro, acompanhar as pessoas é muito mais fácil quando você tem cronogramas visíveis que mostram quem está trabalhando em quê e quando.

Benefício 4 – Relatórios mais simples

Vamos supor que sua agência de marketing utilize uma combinação de planilhas e pacotes de software distintos para acompanhar os projetos. Cada um gera seus próprios dados. Chega a hora de você criar um relatório do projeto e o que acontece?

Você precisa passar horas extraindo dados de cada software – e de várias pessoas – para descobrir o que está acontecendo com um projeto. Isso afeta tudo. O cronograma é afetado, especialmente se as pessoas que estão trabalhando nas tarefas do projeto precisam ser retiradas delas para criar relatórios. Além disso, leva horas para criar um relatório que poderia ser gerado em poucos minutos usando um software de gerenciamento de projetos de agência de marketing.

A chave para o benefício está na frase acima: o software certo torna a geração de relatórios muito mais simples.

Benefício 5 – Você se torna mais orientado por dados

A partir do ponto acima, temos os dados.

Sua agência gera toneladas disso. Todos os clientes. Todos os projetos. Todos eles estão constantemente gerando dados que podem ajudá-lo a melhorar seus processos de gerenciamento de projetos. Mas quando você tem os tipos de sistemas díspares já mencionados, chegar a esses dados é um fardo enorme.

São implementados processos manuais.

Erros acontecem.

Você nunca pode confiar totalmente nos dados gerados como resultado. Mas, com um software de gerenciamento de projetos, todos os dados de que você precisa estão em um local centralizado. Isso não só ajuda na criação de relatórios, como também significa que você pode realmente confiar na precisão dos seus dados.

Os cinco melhores softwares de gerenciamento de projetos para proprietários de agências de marketing

Com o “o quê” e o “porquê” estabelecidos, é hora de nos aprofundarmos em alguns softwares. Os cinco pacotes escolhidos para esta lista oferecem algo diferente cada um. Algumas são suítes completas de gerenciamento de projetos. Outros talvez se concentrem mais em elementos específicos do trabalho, embora não sejam menos eficazes. O traço comum que une todos eles é que melhoram a forma como você gerencia projetos dentro da sua agência de marketing.

1 – Bonsai

A Bonsai se apresenta como um software de gerenciamento de projetos para agências de marketing completo. Ele combina recursos de gerenciamento de projetos – o foco aqui – com ferramentas de controle de tempo, faturamento e CRM. Existe até um portal do cliente, ideal para dar aos seus clientes uma sensação de propriedade sobre os projetos que você conclui.

Quais são as características do bonsai?

O Bonsai tem tudo o que você precisa para levar um projeto da fase conceitual até a conclusão. Possui um criador de propostas – com modelos de propostas incorporados – e permite criar portais para clientes. Esses portais inteligentes garantem que apenas o seu cliente e as pessoas que trabalham nos projetos dele possam ver as informações compartilhadas.

Por falar em informações compartilhadas, o Bonsai permite que você envie documentos relevantes para o projeto para o software. Tudo é centralizado, o que significa que você não precisa mais vasculhar pasta após pasta para encontrar um documento ou rascunho de que precisa.

A ferramenta também permite atribuir tarefas aos membros da equipe, com acompanhamento do tempo para que você possa observar quanto tempo cada tarefa leva. Funcionalidades de faturamento, recebimento de pagamentos e até mesmo contabilidade também estão integradas. É realmente um aplicativo de gerenciamento de projetos completo.

Por que o bonsai é uma boa escolha para agências de marketing?

Existem muitas razões, sendo a lista de recursos um bom começo. O Bonsai ajuda você a gerenciar adequadamente os clientes e mantém seus projetos em dia com cronogramas e controle de tempo.

Mas talvez o recurso que mais se destaca para as agências de marketing seja o CRM.

Você pode centralizar clientes e leads existentes nesse CRM, com acompanhamento automatizado das comunicações integrado. A partir desse CRM, você pode criar os portais de clientes mencionados anteriormente. Quando um cliente se inscreve em um serviço, você cria um portal e dá início ao projeto dele. Tudo é perfeito e fluido – ideal para agências de marketing que precisam economizar tempo.

Qual é o preço do Bonsai?

O Bonsai tem três níveis – Iniciante, Profissional e Empresarial – com preços a partir de US$ 25 por mês. Pequenas agências e freelancers recebem o CRM e projetos ilimitados no nível Starter, embora tenham que lidar com a marca Bonsai. Atualização para a versão Profissional - US$ 39 por mês - remove a marca e adiciona integrações úteis com o Zapier, QuickBooks e Calendly. Quanto ao plano Business, que custa US$ 79 por mês, você tem a possibilidade de gerenciar subcontratados para projetos maiores. O pagamento anual também lhe dá direito a dois meses gratuitos em qualquer nível.

2 – ProofHub

O ProofHub é um poderoso software completo de gerenciamento de projetos e colaboração em equipe que simplifica o fluxo de trabalho e torna a execução mais rápida e integrada com sua plataforma centralizada. É ideal para agências de marketing que desejam gerenciar projetos, clientes e ativos criativos em um único lugar, sem qualquer complexidade. 

Quais são os recursos do ProofHub?

O ProofHub combina planejamento de projetos, gerenciamento de tarefas, controle de tempo, colaboração, relatórios e comunicação em um único lugar. Você pode usá-lo para criar tarefas, atribuir um ou vários responsáveis, definir prazos, esclarecer expectativas e definir prioridades para realizar campanhas bem-sucedidas. 

Uma das características mais marcantes para agências de marketing é sua ferramenta de revisão integrada. Eles podem usá-lo para revisar e aprovar arquivos, documentos, designs e recursos criativos para campanhas. As equipes podem compartilhar os arquivos diretamente com clientes e partes interessadas, que podem deixar comentários diretamente neles, garantindo discussões contextualizadas e eliminando confusões decorrentes de idas e vindas. 

O software também oferece chat integrado, discussões e um sistema centralizado de compartilhamento de arquivos e gerenciamento de documentos. Isso garante que todos os projetos, tarefas, conversas e ativos fiquem em um único lugar, permitindo que as agências gerenciem várias campanhas de maneira integrada. Além disso, com quadros Kanban, gráficos de Gantt e calendários, as equipes de marketing podem identificar facilmente gargalos, acompanhar o progresso e manter o cronograma. 

Quais são as desvantagens do ProofHub?

O ProofHub é uma solução completa e robusta para equipes de marketing. Mas freelancers e empreendedores individuais podem achar um pouco caro. Pelo contrário, o preço fixo pode ser benéfico, especialmente para pequenas agências que desejam expandir suas operações. 

Além disso, ele não oferece um sistema de faturamento integrado, mas as agências podem usar planilhas de horas e relatórios com integração ao FreshBooks ou QuickBooks para faturar clientes e acompanhar outros registros. 

Qual é o preço do ProofHub?

A ProofHub mantém sua estrutura de preços simples. Além do período de avaliação gratuita de 14 dias, oferece dois planos de preços fixos e sem cobrança por usuário. Seu plano Essential custa US$ 45/mês com faturamento anual para usuários ilimitados e recursos essenciais de gerenciamento de projetos. O outro plano, Ultimate Control, custa um valor fixo de US$ 89/mês em faturamento anual para usuários e projetos ilimitados com recursos avançados, como restrições de IP, acesso à API e marca branca.

3 – Scoro

Projetos, recursos e finanças – esses são os três aspectos do seu projeto que você pode gerenciar no Scoro. Assim como o Bonsai, é uma ferramenta multifuncional, embora possa parecer um pouco cara à medida que sua agência cresce.

Quais são os recursos do Scoro?

Em termos de gerenciamento de projetos, o Scoro permite que os usuários atribuam tarefas, cada uma com prazos e marcos importantes do projeto. Há também um componente de planejamento de recursos – você pode ver o que está usando e para que está usando a qualquer momento.

O controle de tempo está disponível, permitindo que você otimize as tarefas. E todas as informações do seu projeto são reunidas em relatórios práticos e um painel para acompanhar os principais indicadores de desempenho.

Quais são as desvantagens do Scoro?

A maior desvantagem do Scoro é que ele opera com um modelo de preços “por usuário”. Mais detalhes estão abaixo, mas o fato é que as agências de marketing maiores pagarão quantias imensas de dinheiro pelo software.

Supondo que você possa arcar com os custos, talvez considere a falta de personalização do e-mail um problema. O aplicativo móvel, embora útil para acompanhar projetos em trânsito, também não é tão rico em recursos quanto a versão para desktop.

Qual é o preço do Scoro?

É aqui que as coisas ficam complicadas se você estiver considerando o Scoro como um software de gerenciamento de projetos para agências de marketing.

O Scoro tem três níveis (Essential, Standard e Business), além de um nível Ultimate com preços personalizados. O Essential custa US$ 26 por mês e oferece a maior parte do que você precisa para gerenciar projetos. Mas há um porém: são US$ 26 por mês por usuário, com um mínimo de cinco usuários. Portanto, você gastará US$ 130 por mês pelo plano Essential.

O plano Standard aumenta o preço por usuário para US$ 37, enquanto o plano Business o eleva para US$ 63. Mais uma vez, ambos têm um mínimo de cinco usuários. Mas você pelo menos terá acesso a ferramentas úteis, como um criador de gráficos de Gantt, se decidir fazer o upgrade.

4 – Wrike

Lançado em 2006, o Wrike é um dos participantes mais antigos no mercado de softwares de gerenciamento de projetos para agências de marketing. Mas ele durou tanto tempo porque a equipe por trás dele está constantemente aprimorando seu conjunto de recursos.

Quais são os recursos do Wrike?

Maior visibilidade dos seus projetos é o principal ponto positivo do Wrike. Ele usa uma série de ferramentas de relatórios – juntamente com visualizadores de projetos, como gráficos de Gantt – para ajudar você a ver exatamente o que está acontecendo. Por meio dessas ferramentas, você pode gerenciar as cargas de trabalho dos funcionários e acompanhar o status de um projeto.

Uma série de modelos está disponível (todos personalizáveis), assim como o upload de arquivos e um recurso de comentários para qualquer recurso enviado. É simples também – você pode atribuir tarefas com apenas alguns cliques, bem como envolver parceiros externos.

Quais são as desvantagens do Wrike?

O Wrike realmente se destaca para agências de marketing de grande porte. Freelancers e pequenas agências podem achar o serviço um pouco caro, pois, assim como o Scoro, ele utiliza um modelo de preços “por usuário”.

Quanto à ferramenta em si, seria interessante ter um método para fazer anotações relacionadas a um projeto. Os comentários são restritos aos arquivos enviados, portanto, quaisquer notas relacionadas devem ser criadas separadamente e, em seguida, enviadas. Também não há função de chat. É verdade que você pode integrá-lo a uma ferramenta de chat, como o Slack, mas o software padrão não é ideal para comunicação.

Qual é o preço do Wrike?

Ao contrário de outras ferramentas de gerenciamento de projetos, o Wrike utiliza um modelo de preços “por usuário”. O plano Team custa US$ 9,80 por mês, com um mínimo de dois usuários e um máximo de 25. Atualize para o plano Business e o preço sobe para US$ 24,80 por mês. Esse nível permite que você crie pastas estruturadas para projetos e introduz um pouco de inteligência artificial na mistura. Mas o mínimo de cinco pessoas significa que o custo real é de US$ 124 por mês.

5 – Flutuar

O Float mantém as coisas um pouco mais simples do que os outros softwares de gerenciamento de projetos desta lista. Continua a ser uma ferramenta abrangente. No entanto, seu foco está no agendamento, planejamento de capacidade e gerenciamento de recursos – não são necessários outros recursos extras.

Quais são as características do Float?

A característica que mais se destaca no Float é a sua “Linha do tempo ao vivo”.

Cada projeto que você cria recebe um desses cronogramas, que funciona essencialmente como um calendário. Você cria tarefas e designa pessoal conforme necessário, tudo isso enquanto acompanha a capacidade da sua equipe. Você pode até mesmo incluir folgas na linha do tempo para que ela mostre quando um funcionário não está disponível.

Há também um recurso prático de controle automatizado de tempo. Cada tarefa criada preenche automaticamente a folha de ponto do funcionário, simplificando o registro das horas trabalhadas em um projeto. Isso é ideal quando se considera que o aumento do escopo afeta cerca de 52% dos projetos. O controle automatizado do tempo ajuda a manter os custos baixos, garantindo que sua equipe trabalhe apenas nas tarefas dentro do escopo do projeto.

Quais são as desvantagens do Float?

O Float não é uma ferramenta completa de gerenciamento de agências de marketing. Desde que você entre sabendo disso, tudo ficará bem. Mas se você espera um conjunto completo de integrações, portais de clientes e faturamento, provavelmente essa não é a ferramenta ideal para você.

É outra ferramenta que utiliza um modelo de preços “por usuário”, embora seja uma das mais baratas desta lista. Projetos complexos também podem se tornar difíceis de gerenciar, devido à exibição em grade extensa.

Qual é o preço do Float?

O Float tem dois níveis principais de preços: Starter e Pro.

O Starter custa US$ 7,50 por mês por usuário, enquanto o Pro custa US$ 12,50. No entanto, descontos anuais estão disponíveis para ambos, economizando 20% se você pagar antecipadamente por um ano. Também vale a pena notar que você não tem acesso aos recursos automatizados de controle de tempo, a menos que seja um usuário Pro.

Há também um nível Empresarial. Como é habitual, os preços são personalizados para este nível.

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Escolhendo o software de gerenciamento de projetos certo para sua agência de marketing

A escolha do software de gerenciamento de projetos ideal para sua agência de marketing depende, em última análise, da compreensão de suas necessidades específicas, do tamanho da equipe e das restrições orçamentárias. Embora cada solução ofereça vantagens distintas, o Bonsai se destaca como a opção mais abrangente para agências de marketing que buscam otimizar todas as suas operações.