Los cinco mejores programas de gestión de proyectos para agencias de marketing

Como propietario de una agencia de marketing, es probable que tengas varios equipos de proyecto. Algunos pueden dedicarse a campañas online, tal vez incluso con un equipo individual por cliente, mientras que otros se ocupan de las relaciones públicas o la publicidad tradicional.

Sea cual sea el caso, es posible que tus gestores de proyectos estén teniendo dificultades. Exploding Topics señala que el 54 % de los gestores de proyectos afirman carecer de software eficaz que facilite la colaboración en sus empresas. Eso es un problema, dado que el 85 % de los gestores de proyectos trabajan en varios proyectos simultáneamente.

Introducir el software de gestión de proyectos de agencias de marketing.

Con este software, su agencia crea un sistema centralizado para supervisar múltiples proyectos y clientes, además de sus presupuestos asociados. Ahora solo necesitas saber qué software funcionará mejor para tu agencia de marketing. Pero antes de responder a eso, veamos qué hace este tipo de software y las razones por las que deberías tenerlo instalado.

¿Qué es el software de gestión de proyectos para agencias creativas?

La definición superficial del software de gestión de proyectos para agencias de marketing es sencilla:

Es cualquier software que ayude a tu agencia a supervisar y organizar sus proyectos.

Puede parecer una definición básica. Pero dentro de su ámbito hay una gran variedad de opciones de software, algunas de las cuales ofrecen más funciones que otras. Por ejemplo, las hojas de cálculo podrían considerarse software de gestión de proyectos. Puedes utilizarlos para realizar un seguimiento de los proyectos y asignar tareas a los empleados. Sin embargo, este tipo de software es, en el mejor de los casos, minimalista y, a menudo, requiere un gran esfuerzo manual para realizar un seguimiento eficaz.

Más comúnmente, el término «software de gestión de proyectos» se refiere a plataformas colaborativas que cubren todos los aspectos de un proyecto. Los flujos de trabajo, la facturación, los plazos, la elaboración de presupuestos y mucho más pueden entrar dentro del ámbito de estos paquetes integrales de gestión de proyectos. Estas plataformas de software también suelen ofrecer elementos de automatización, como el envío automático de facturas a los clientes cuando se alcanzan determinados hitos.

En última instancia, cualquier software de gestión de proyectos existe por una razón: optimizar sus operaciones internas.

Las ventajas del software de gestión de proyectos para las empresas de servicios

Entonces, ya sabes qué es el software de gestión de proyectos para agencias de marketing.

Esto nos lleva a la siguiente pregunta obvia: ¿para qué sirve?

En otras palabras, ¿qué ventajas ofrece este tipo de software a su agencia de marketing que justifiquen los costes iniciales o continuos que supone su adquisición?

Ventaja 1: mejor planificación y programación

Imagina que estás llevando a cabo un proyecto sin software, lo cual puede que no sea tan descabellado para algunos. Todas las tareas asignadas deben realizarse en persona o por correo electrónico, con un mínimo de responsabilidad incorporado en el proceso. Si necesitas información actualizada sobre cómo va el proyecto, tienes que hablar con las personas responsables de cada tarea.

Es una tarea que requiere mucho tiempo y que distrae de otras responsabilidades.

Cualquier planificación que realices es manual, lo que significa que tienes pizarras y pizarras llenas de notas adhesivas y anotaciones.

Todo se vuelve abrumador.

Un buen software de gestión de proyectos aborda estos problemas centralizando los procesos de planificación y programación. Recibes calendarios. Cronologías. Algunos incluso tienen funciones integradas de gestión de recursos, de modo que puedes asignar tareas a los empleados en función del trabajo que ya tienen.

Ventaja 2: mejora de la comunicación y el intercambio de información

El profesional medio dedica alrededor del 28 % de su tiempo a gestionar correos electrónicos. En el contexto de una agencia de marketing, ese porcentaje puede ser incluso mayor. Por ejemplo, en el caso de un simple folleto, el texto, las imágenes, los borradores de diseño y los comentarios del cliente se intercambian por correo electrónico. Si ampliamos ese único trabajo a una campaña de marketing completa, el resultado es abrumador:

Hilos de correo electrónico masivos que son casi imposibles de rastrear.

Con el software de gestión de proyectos para agencias de marketing, centralizas la comunicación. Algunos de los mejores, como Bonsai, incluso te permiten crear secciones específicas para cada cliente dentro del software. Todos los archivos compartidos, borradores de notas y comentarios de los clientes se encuentran en un solo lugar. Para que tu gente no termine perdiendo más de una cuarta parte de su tiempo revisando cadenas de correos electrónicos.

Ventaja 3: gestión superior de los recursos

En cualquier proyecto, dispones de varios recursos clave:

• Presupuestario
• Gente
• Materiales
• Equipo
• Software

Hacer malabarismos con esos recursos entre múltiples proyectos puede ser una pesadilla. Por ejemplo, supongamos que su empresa solo tiene dos impresoras de calidad comercial. No es un problema cuando solo hay que imprimir un número reducido de soportes físicos. Pero, ¿qué pasa si tienes 10 proyectos y todos llegan a la fase de impresión al mismo tiempo?

De repente, tus recursos limitados crean un cuello de botella que afecta a tus proyectos y, en última instancia, a tus clientes.

El software de gestión de proyectos para agencias de marketing suele resolver este problema ofreciendo funciones de gestión de recursos en tiempo real. El seguimiento del presupuesto garantiza que no gastes tanto como para que un proyecto deje de ser rentable. Con el seguimiento de equipos y materiales, puede escalonar el trabajo en función de la prioridad de cada proyecto. Y, por supuesto, realizar un seguimiento de las personas es mucho más fácil cuando se dispone de cronologías visibles que indican quién está trabajando en qué y cuándo.

Ventaja 4: informes más sencillos

Supongamos que su agencia de marketing utiliza una combinación de hojas de cálculo y paquetes de software dispares para realizar el seguimiento de los proyectos. Cada uno genera sus propios datos. Llega el momento de crear un informe del proyecto y ¿qué pasa?

Hay que pasar horas recopilando datos de cada software —y de varias personas— para averiguar qué está pasando con un proyecto. Eso afecta a todo. La programación se ve afectada, especialmente si las personas que están trabajando en las tareas del proyecto tienen que dejar de hacerlo para crear informes. Además, se tarda horas en crear un informe que se podría generar en cuestión de minutos utilizando un software de gestión de proyectos para agencias de marketing.

La clave del beneficio está en la frase anterior: el software adecuado simplifica enormemente la elaboración de informes.

Ventaja 5: te basas más en los datos

A partir del punto anterior, se construyen los datos.

Tu agencia genera toneladas de ello. Todos los clientes. Todos los proyectos. Todos ellos generan constantemente datos que pueden ayudarte a mejorar tus procesos de gestión de proyectos. Pero cuando se tienen los tipos de sistemas dispares ya mencionados, acceder a esos datos supone una carga enorme.

Se implementan procesos manuales.

Se cometen errores.

Nunca se puede confiar plenamente en los datos que se generan como resultado. Pero con el software de gestión de proyectos, todos los datos que necesitas se encuentran en una ubicación centralizada. Esto no solo ayuda a crear informes, sino que también significa que puedes confiar en que tus datos son precisos.

Los cinco mejores programas de gestión de proyectos para propietarios de agencias de marketing

Una vez establecidos el «qué» y el «por qué», es hora de profundizar en algunos programas informáticos. Los cinco paquetes seleccionados para esta lista ofrecen cada uno algo diferente. Algunas son suites de gestión de proyectos todo en uno. Otros quizá se centran más en elementos específicos de la obra, aunque no por ello son menos eficaces. El denominador común que los une a todos es que mejoran la forma en que gestionas los proyectos dentro de tu agencia de marketing.

1 – Bonsái

Bonsai se promociona como un software de gestión de proyectos para agencias de marketing todo en uno. Combina funciones de gestión de proyectos —el objetivo principal— con herramientas de seguimiento del tiempo, facturación y CRM. Incluso hay un portal para clientes, ideal para que estos se sientan parte de los proyectos que usted lleva a cabo.

¿Cuáles son las características del bonsái?

Bonsai tiene todo lo que necesitas para llevar un proyecto desde la fase conceptual hasta su finalización. Cuenta con un generador de propuestas, con plantillas incorporadas, y le permite crear portales para clientes. Estos ingeniosos portales garantizan que solo tu cliente y las personas que trabajan en sus proyectos puedan ver la información compartida.

Hablando de información compartida, Bonsai te permite subir documentos relevantes para el proyecto al software. Todo está centralizado, lo que significa que no tendrás que buscar en una carpeta tras otra para encontrar un documento o un borrador que necesites.

La herramienta también te permite asignar tareas a los miembros del equipo, con seguimiento del tiempo para que puedas observar cuánto tiempo lleva cada tarea. La facturación, la recepción de pagos e incluso las funciones de contabilidad también están integradas. Es realmente una aplicación de gestión de proyectos todo en uno.

¿Por qué el bonsái es una buena opción para las agencias de marketing?

Hay muchas razones, y la lista de características es un buen punto de partida. Bonsai te ayuda a gestionar adecuadamente a tus clientes y mantiene tus proyectos al día con plazos y seguimiento del tiempo.

Pero quizás la característica más destacada para las agencias de marketing es el CRM.

Puede centralizar los clientes y clientes potenciales existentes en ese CRM, con un seguimiento automatizado de las comunicaciones integrado. A partir de ese CRM, puede crear los portales de clientes mencionados anteriormente. Cuando un cliente se registra en un servicio, creas un portal y pones en marcha su proyecto. Todo es fluido y sin interrupciones, perfecto para agencias de marketing que necesitan ahorrar tiempo.

¿Cuál es el precio de Bonsai?

Bonsai tiene tres niveles: Starter, Professional y Business, con precios a partir de 25 dólares al mes. Las pequeñas agencias y los autónomos reciben el CRM y proyectos ilimitados en el nivel Starter, aunque tienen que lidiar con la marca Bonsai. Actualización a Professional: 39 $ al mes. Elimina la marca y añade integraciones útiles con Zapier, QuickBooks y Calendly. En cuanto a Business, que cuesta 79 dólares al mes, te permite gestionar subcontratistas para proyectos más grandes. Al pagar anualmente, también obtienes los dos primeros meses de cualquier nivel gratis.

2 – ProofHub

ProofHub es un potente software todo en uno para la gestión de proyectos y la colaboración en equipo que simplifica el flujo de trabajo y agiliza y facilita la ejecución gracias a su plataforma centralizada . Es ideal para agencias de marketing que buscan gestionar proyectos, clientes y activos creativos en un solo lugar sin ninguna complejidad. 

¿Cuáles son las características de ProofHub?

ProofHub combina la planificación de proyectos, la gestión de tareas, el seguimiento del tiempo, la colaboración, la elaboración de informes y la comunicación en un solo lugar. Puede utilizarlo para crear tareas, asignar uno o varios responsables, establecer plazos, aclarar expectativas y definir prioridades para llevar a cabo campañas exitosas. 

Una de las características más destacadas para las agencias de marketing es su herramienta de revisión integrada. Pueden utilizarlo para revisar y aprobar archivos, documentos, diseños y recursos creativos para campañas. Los equipos pueden compartir los archivos directamente con los clientes y las partes interesadas, y estos pueden dejar sus comentarios directamente en ellos, lo que garantiza debates contextualizados y elimina la confusión que generan las idas y venidas. 

El software también ofrece chat integrado, foros de debate y un sistema centralizado de intercambio de archivos y gestión de documentos. Esto garantiza que todos los proyectos, tareas, conversaciones y activos permanezcan en un solo lugar, lo que permite a las agencias gestionar múltiples campañas sin problemas. Además, con los tableros Kanban, los diagramas de Gantt y los calendarios, los equipos de marketing pueden detectar fácilmente los cuellos de botella, realizar un seguimiento del progreso y cumplir con los plazos. 

¿Cuáles son las desventajas de ProofHub?

ProofHub es una potente solución integral para equipos de marketing. Pero los autónomos y los emprendedores individuales pueden encontrarlo un poco caro. Por el contrario, los precios fijos pueden ser beneficiosos, especialmente para las pequeñas agencias que buscan ampliar sus operaciones. 

Además, no ofrece un sistema de facturación integrado, pero las agencias pueden utilizar hojas de horas y informes con la integración de FreshBooks o QuickBooks para facturar a los clientes y realizar un seguimiento de otros registros. 

¿Cuál es el precio de ProofHub?

ProofHub mantiene una estructura de precios sencilla. Además de su prueba gratuita de 14 días, ofrece dos planes de precios con tarifa plana y sin coste por usuario. Sus plan Essential cuesta 45 $ al mes con facturación anual para usuarios ilimitados y funciones básicas de gestión de proyectos. El otro plan, Ultimate Control, cuesta una tarifa plana de 89 $ al mes con facturación anual para usuarios y proyectos ilimitados con funciones avanzadas como restricciones de IP, acceso a API y marca blanca.

3 – Scoro

Proyectos, recursos y finanzas: estos son los tres aspectos de tu proyecto que puedes gestionar en Scoro. Al igual que Bonsai, es una herramienta todo en uno, aunque puede resultar un poco cara a medida que tu agencia crece.

¿Cuáles son las características de Scoro?

En términos de gestión de proyectos, Scoro permite a los usuarios asignar tareas, cada una con sus plazos y hitos clave del proyecto. También hay un componente de planificación de recursos: puedes ver lo que estás utilizando y para qué en todo momento.

El seguimiento del tiempo está disponible, lo que le permite optimizar las tareas. Y toda la información de su proyecto se resume en prácticos informes y un panel de control para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento.

¿Cuáles son las desventajas de Scoro?

La mayor desventaja de Scoro es que opera con un modelo de precios «por usuario». A continuación se ofrecen más detalles, pero la realidad es que las agencias de marketing más grandes pagarán enormes cantidades de dinero por el software.

Suponiendo que puedas asumir los costes, es posible que la falta de personalización del correo electrónico te resulte un problema. La aplicación móvil, aunque útil para realizar un seguimiento de los proyectos sobre la marcha, tampoco tiene tantas funciones como la versión de escritorio.

¿Cuál es el precio de Scoro?

Aquí es donde las cosas se complican si estás considerando Scoro como software de gestión de proyectos para agencias de marketing.

Scoro tiene tres niveles (Essential, Standard y Business), así como un nivel Ultimate con precios personalizados. Essential cuesta 26 $ al mes y ofrece casi todo lo que necesitas para gestionar proyectos. Pero hay una trampa: son 26 dólares al mes por usuario, con un mínimo de cinco usuarios. Por lo tanto, gastarás 130 dólares al mes por el nivel Essential.

La versión estándar aumenta el precio por usuario a 37 dólares, mientras que la versión Business lo eleva a 63 dólares. Una vez más, ambos tienen un mínimo de cinco usuarios. Pero al menos tendrás acceso a herramientas útiles, como un generador de diagramas de Gantt, si decides actualizar.

4 – Wrike

Introducido en 2006, Wrike es uno de los actores más antiguos en el ámbito del software de gestión de proyectos para agencias de marketing. Pero ha durado tanto tiempo porque el equipo que hay detrás de él amplía constantemente su conjunto de funciones.

¿Cuáles son las características de Wrike?

La mayor visibilidad de tus proyectos es la principal ventaja de Wrike. Utiliza una serie de herramientas de generación de informes, junto con visualizadores de proyectos como diagramas de Gantt, para ayudarte a ver exactamente lo que está sucediendo. A través de estas herramientas, puede gestionar la carga de trabajo de los empleados y realizar un seguimiento del estado de un proyecto.

Se ofrece una gran variedad de plantillas (todas personalizables), así como la posibilidad de subir archivos y una función para añadir comentarios a cualquier recurso subido. Además, es muy sencillo: puedes asignar tareas con solo unos clics e involucrar a socios externos.

¿Cuáles son las desventajas de Wrike?

Wrike realmente destaca en su ámbito para las agencias de marketing más grandes. Los autónomos y las pequeñas agencias pueden encontrarlo un poco caro porque, al igual que Scoro, utiliza un modelo de precios «por usuario».

En cuanto a la herramienta en sí, sería bueno contar con un método para tomar notas relacionadas con un proyecto. Los comentarios están restringidos a los archivos subidos, por lo que cualquier nota relacionada debe crearse por separado y luego subirse. Tampoco hay función de chat. Es cierto que se puede integrar con una herramienta de chat, como Slack, pero el software predeterminado no es ideal para la comunicación.

¿Cuál es el precio de Wrike?

A diferencia de otras herramientas de gestión de proyectos, Wrike utiliza un modelo de precios «por usuario». Su nivel Team cuesta 9,80 $ al mes, con un mínimo de dos usuarios y un máximo de 25. Si te pasas a la tarifa Business, el precio sube a 24,80 $ al mes. Ese nivel te permite crear carpetas estructuradas para proyectos e introduce algo de inteligencia artificial en la mezcla. Pero su mínimo de cinco personas significa que el coste real es de 124 dólares al mes.

5 – Flotar

Float simplifica un poco más las cosas que el resto de programas de gestión de proyectos de esta lista. Sigue siendo una herramienta completa. Sin embargo, se centra en la programación, la planificación de la capacidad y la gestión de recursos, sin necesidad de otros elementos adicionales.

¿Cuáles son las características de Float?

La característica más destacada de Float es su «línea de tiempo en vivo».

Cada proyecto que creas obtiene una de estas líneas de tiempo, que básicamente actúa como un calendario. Crea tareas y asigne personal según sea necesario, todo ello mientras realiza un seguimiento de la capacidad de su equipo. Incluso puede incluir el tiempo libre en la línea de tiempo para que se muestre cuándo un empleado no está disponible.

También hay una práctica función de seguimiento automático del tiempo. Cada tarea que creas se añade automáticamente a la hoja de horas de un empleado, lo que facilita el registro de las horas dedicadas a un proyecto. Esto es ideal si se tiene en cuenta que el alcance del proyecto afecta a alrededor del 52 % de los proyectos. El seguimiento automatizado del tiempo ayuda a reducir los costes al garantizar que su personal solo trabaje en tareas que estén dentro del alcance del proyecto.

¿Cuáles son las desventajas de Float?

Float no es una herramienta integral para la gestión de agencias de marketing. Si vas sabiendo eso, no tendrás ningún problema. Pero si esperas un conjunto completo de integraciones, portales de clientes y facturación, probablemente esta no sea la herramienta adecuada para ti.

Es otra herramienta que utiliza un modelo de precios «por usuario», aunque es una de las más baratas de esta lista. Los proyectos complejos también pueden resultar difíciles de gestionar, debido a la extensa visualización de la cuadrícula.

¿Cuál es el precio de Float?

Float tiene dos niveles de precios principales: Starter y Pro.

La versión Starter cuesta 7,50 $ al mes por usuario, mientras que la versión Pro sube el precio a 12,50 $. Sin embargo, hay descuentos anuales disponibles para ambos, lo que le permite ahorrar un 20 % si paga por adelantado el año completo. También cabe destacar que no se tiene acceso a las funciones automatizadas de seguimiento del tiempo a menos que se sea usuario Pro.

También hay un nivel Enterprise. Como suele ser habitual, los precios se personalizan para este nivel.

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Elegir el software de gestión de proyectos adecuado para tu agencia de marketing

La selección del software de gestión de proyectos ideal para su agencia de marketing depende, en última instancia, de comprender sus necesidades específicas, el tamaño de su equipo y sus limitaciones presupuestarias. Si bien cada solución ofrece ventajas distintas, Bonsai se destaca como la opción más completa para las agencias de marketing que buscan optimizar todas sus operaciones.