Cómo llevar un control de los gastos para propietarios de pequeñas empresas: 6 sencillos pasos que puedes seguir

Hacer un seguimiento de los gastos de tu empresa puede ayudarte a detectar y eliminar malos hábitos de gasto, obtener visibilidad en tiempo real de tus finanzas y mejorar la salud financiera de tu negocio.

En esta guía, aprenderás a realizar un seguimiento de los gastos para propietarios de pequeñas empresas en 6 sencillos pasos. Empecemos.

Nota: La mejor manera de llevar un control de los gastos para los propietarios de pequeñas empresas es con una aplicación como Bonsai Tax. Nuestro software analizará los extractos de su tarjeta de crédito o cuenta bancaria para encontrar posibles deducciones fiscales y ahorrarle miles de dólares en su factura de impuestos. De hecho, los usuarios suelen ahorrar 5600 dólares. Solicite hoy mismo su prueba gratuita de 7 días hoy mismo.

Utilice un software de contabilidad basado en la nube.

Los sistemas de contabilidad te permiten llevar un control de tus gastos, ya que clasifican todas tus transacciones. para ofrecerte una visión clara de dónde va el dinero de tu empresa. Muchas aplicaciones de contabilidad también pueden ayudarte a enviar facturas a tus clientes, analizar el flujo de caja, realizar un seguimiento de los gastos empresariales y pagar facturas directamente desde sus plataformas.

Por ejemplo, pueden generar estados financieros completos con un solo clic del ratón. Por el contrario, si utilizara una hoja de cálculo, pasaría horas haciendo cálculos.

Algunas de las otras ventajas de los sistemas de contabilidad basados en la nube incluyen:

• Mantienen tu información segura. El software de contabilidad cumple con las directrices del RGPD, realiza copias de seguridad periódicas e implementa el cifrado de datos para proteger su información.
• Le permiten acceder fácilmente a sus estados financieros e informes de gastos desde cualquier lugar, siempre que disponga de una conexión a Internet fiable.
• Al igual que la mayoría de las aplicaciones para el seguimiento de gastos empresariales, la mayoría de los sistemas de contabilidad tienen una curva de aprendizaje corta: aunque no seas un experto en tecnología, podrás familiarizarte fácilmente con el software para analizar las finanzas de tu empresa.
• Ayudan a minimizar los errores contables, ya que realizan la mayoría de los cálculos complejos por usted.
• Te permiten colaborar fácilmente con otras personas: todos los miembros de tu equipo tienen acceso a la contabilidad en tiempo real y a los datos financieros de tu empresa.

Crea una hoja de cálculo para tus gastos.

Una vez que haya elegido su método contable, es hora de empezar a registrar las transacciones de su negocio. Para los propietarios de pequeñas empresas con un presupuesto ajustado, una forma económica de realizar un seguimiento de las transacciones es crear una hoja de cálculo de gastos.

Crear hojas de cálculo no tiene por qué ser una tarea tediosa. Programas como Excel te facilitan el diseño de hojas de cálculo completas, incluso hacen los cálculos por ti.

A continuación, se indican algunos pasos que puede seguir para crear una hoja de cálculo de gastos:

Elige una plantilla

Microsoft Office ofrece varias plantillas de informes de gastos de descarga gratuita para los usuarios de Excel; no es necesario perder mucho tiempo creando una plantilla desde cero. Puede personalizar su plantilla con su nombre, el nombre de su empresa y el intervalo de fechas que va a incluir en el informe.

También puede utilizar nuestra hoja de cálculo gratuita para deducciones fiscales para autónomos.

Editar las columnas de la plantilla

Puedes añadir columnas para una gran variedad de cosas, como fecha, cliente, proyecto, proveedor e importe.

Añadir gastos detallados

Incluya cada gasto en que haya incurrido en una nueva línea y asegúrese de incluir tanta información como sea posible. Registre sus gastos cronológicamente, con el gasto más reciente apareciendo al final.

Si es necesario, incluya los recibos.

Si normalmente reembolsas a tus empleados los gastos que pagan de su bolsillo, deberás adjuntar los recibos a tu informe de gastos. Escanee los recibos y adjúntelos como archivos para poder reembolsar a sus empleados sin complicaciones.

Dicho esto, a medida que tu pequeña empresa crezca, tus gastos se dispararán inevitablemente y las hojas de cálculo ya no serán suficientes. Puede que decidas pasar a un método más eficiente para llevar un control de los gastos de tu pequeña empresa, como usar un programa de contabilidad o una app para controlar los gastos de tu negocio.

Afortunadamente, la mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad te permiten transferir fácilmente tus hojas de cálculo de Excel a sus sistemas, por lo que no tendrás que volver a hacer tu trabajo.

Digitaliza tus recibos

El IRS (Servicio de Impuestos Internos) exige a los propietarios de pequeñas empresas y a los trabajadores autónomos que conserven los registros de todos los gastos empresariales durante al menos tres años. Para cumplir con la ley, deberá conservar todos sus recibos hasta que ya no los necesite.

Pero evitar problemas legales no es la única ventaja de organizar los recibos. Por un lado, puede ayudarte a proporcionar pruebas en caso de que el IRS te haga una auditoría. En segundo lugar, es posible que tenga que proporcionar pruebas de los gastos a sus proveedores en caso de que algo salga mal.

Algunos empresarios optan por guardar una caja de zapatos llena de recibos para mantenerse organizados. Aunque este enfoque puede ser útil cuando estás poniendo en marcha tu negocio, puede volverse tedioso rápidamente cuando tu negocio comienza a crecer.

Guardar copias digitales de tus recibos para los impuestos puede proporcionarte más protección y menos molestias. Así es como se hace:

• Te permite ahorrar espacio. Deshacerse del desorden de papeles le permite mantener unidades de almacenamiento más pequeñas y hace que su área de almacenamiento esté más limpia.
• Te ayuda a mantenerte más organizado. Al escanear tus recibos, puedes organizarlos por proveedor, precio, fecha y método de pago.
• Te permite compartir fácilmente tus recibos por correo electrónico. Ya no tendrás que pasar por la molestia de enviar por fax los recibos a los miembros del equipo.
• Elimina el error humano. Hacer que los empleados introduzcan manualmente los datos de los recibos en papel puede dar lugar a costosos errores.
• Le ofrece una capacidad de búsqueda avanzada. Cuando busque un recibo, puede utilizar la función de búsqueda para encontrar lo que necesite en un instante.

Escanear recibos tampoco es difícil: las aplicaciones para escanear recibos y los rastreadores de gastos empresariales son increíblemente fáciles de usar. Así es como funcionan la mayoría de ellos:

• Haces una foto de tu recibo.
• Subes la imagen a tu aplicación. El software OCR que utilizan la mayoría de las aplicaciones de escaneo de recibos escaneará tu imagen y extraerá automáticamente detalles importantes como la moneda, la fecha, el importe y el comerciante.
• Añade cualquier detalle que puedas necesitar en el futuro.
• Envía el recibo para obtener la aprobación.
• A continuación, la aplicación envía automáticamente tus gastos a tu software de contabilidad.

Nota: Si desea digitalizar sus recibos (en caso de una auditoría del IRS), utilice una aplicación sencilla como Bonsai Tax. Haremos un seguimiento, organizaremos y registraremos todos tus recibos fiscales y te ayudaremos a maximizar tus ahorros. Los usuarios suelen ahorrar 5600 dólares en su factura fiscal. Prueba una Prueba gratuita de 7 días hoy.

Abrir una cuenta bancaria dedicada a la empresa.

Puede resultar tentador utilizar tu cuenta bancaria personal para gestionar tus gastos personales y empresariales, especialmente si tu pequeña empresa y tu identidad están profundamente entrelazadas. Pero esto puede ser un error costoso.

En caso de crisis en su negocio, es posible que tenga que asumir toda la carga financiera. Por ejemplo, si su pequeña empresa no puede pagar sus deudas, sus bienes personales pueden estar en riesgo.

Dicho esto, algunas de las ventajas de abrir una cuenta empresarial incluyen:

Le permite obtener préstamos comerciales.

Si necesita un préstamo para mejorar sus operaciones, ampliar su negocio o saldar deudas existentes, entonces necesita tener una cuenta bancaria separada para su negocio.

Mejora tu imagen

A los ojos de los clientes, su pequeña empresa puede parecer más profesional con una cuenta bancaria comercial. Los nuevos clientes, por ejemplo, pueden no tener la mejor impresión de su negocio cuando realizan un pago y aparece su nombre, en lugar del nombre de su empresa.

Contabilidad más sencilla

Tener una cuenta bancaria empresarial te permite separar tus gastos personales de los gastos de tu negocio y te ayuda a realizar un seguimiento de los ingresos sin muchas complicaciones. Esto se traduce en una mayor facilidad cuando llega la temporada de impuestos.

Ayuda a demostrar la legitimidad ante el IRS.

Las auditorías del IRS son muy comunes hoy en día. En caso de que te hagan una auditoría del IRS, tendrás que demostrar que tu pequeña empresa no es solo un pasatiempo. Una cuenta bancaria dedicada a la empresa puede ser prueba más que suficiente.

Le permite recibir pagos con tarjeta de crédito.

Si utilizas una cuenta personal, no podrás recibir pagos realizados con tarjetas de crédito. Teniendo en cuenta que hoy en día casi todo el mundo realiza compras con tarjetas de crédito, su negocio estaría perdiendo una gran oportunidad si no las aceptara.

Dicho esto, abrir una cuenta bancaria comercial separada puede parecer una tarea tediosa para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas. Sin embargo, la verdad es que es fácil, especialmente ahora que se puede hacer en línea en cuestión de minutos.

Aquí tienes algunas cosas que pueden serte útiles:

• Pasaporte, permiso de conducir o cualquier otro documento que pueda utilizarse como identificación personal.
• Número de identificación del empleador o número de la Seguridad Social
• Licencia comercial (debe incluir el nombre del propietario y el nombre de la pequeña empresa)
• Certificado de nombre comercial
• Para las cuentas comerciales, es posible que se requieran ingresos mensuales por tarjetas de crédito.
• Organización de documentos presentados ante el estado

Ten en cuenta que algunos de los documentos variarán en función de cómo hayas constituido tu empresa. Por ejemplo:

• Sociedad: acuerdo de sociedad, certificado estatal de sociedad y certificado de registro del nombre comercial.
• Empresa unipersonal: certificado de registro del nombre comercial y licencia comercial.

Independientemente del tamaño de tu empresa, necesitas abrir una cuenta comercial. Facilitará el seguimiento de todo lo que entra y sale de su negocio, y le permitirá comprender mejor las finanzas de su empresa.

Además, las tarjetas de crédito para empresas pueden resultar muy útiles. Como probablemente realizarás muchas compras comerciales, una tarjeta de crédito empresarial te ayudará a generar crédito y acceder a programas de recompensas.

Elija su método contable

El método contable que utilice en su pequeña empresa desempeña un papel importante no solo en la forma de presentar sus impuestos, sino también en la forma de llevar un control de sus gastos e ingresos. Afecta a la forma en que registras tus ingresos y los gastos de tu pequeña empresa en tus estados financieros, así como al año fiscal en el que se reflejan tus transacciones.

Los dos métodos contables principales son:

Método de contabilidad de caja

Este es el método más sencillo de los dos y es muy popular entre los contratistas independientes, los autónomos y los propietarios de pequeñas empresas. Con el método de contabilidad de caja, se registran los ingresos del negocio cuando se reciben y se contabilizan los gastos cuando se pagan realmente.

Supongamos, por ejemplo, que tienes una pequeña librería. Compraste algunos suministros de papel a crédito en febrero, pero decidiste pagar la factura en mayo. Si utiliza el método de contabilidad de caja, considerará estos suministros como un gasto de mayo.

Algunas de las ventajas del método de contabilidad de caja son:

• Tiene una curva de aprendizaje más corta.
• Te permite registrar menos artículos.
• El seguimiento de los gastos y los ingresos es más sencillo.
• No es necesario realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.
• No es necesario que realices asientos contables.
• Siempre sabrás cuánto dinero tienes disponible en cualquier momento.

Método de contabilidad de devengo

Es más complejo que su equivalente en efectivo, pero es el método contable que recomiendan la mayoría de los contadores públicos y profesionales de la contabilidad.

Con el método de contabilidad de devengo, es necesario registrar los ingresos y los gastos cuando se obtienen, en lugar de cuando se reciben o se pagan.

Supongamos que eres un escritor autónomo y has completado un proyecto en junio y esperas recibir el pago en agosto. Registrarás el pago que anticipas como ingreso de junio y no de agosto.

Los gastos también funcionan de la misma manera. Registrarás el coste al realizar el pedido, aunque no realices el pago hasta más adelante.

Algunas de las ventajas de este método incluyen:

• Le permite obtener una visión financiera más precisa de su negocio.
• Sigue los principios GAAP.
• Se adapta al tamaño de su empresa.

Sin embargo, la mayor desventaja de este método es que requiere muchos recursos. Para muchos propietarios de pequeñas empresas, el método es demasiado complejo y costoso de implementar debido al papeleo que conlleva. Por eso, utilizar el método de contabilidad de caja puede tener más sentido si acabas de empezar.

Pero si espera que su negocio crezca rápidamente y suele prestar servicios a sus clientes a crédito, entonces la contabilidad de devengo puede ser la mejor opción.

Aprovecha las deducciones fiscales para pequeñas empresas.

Una de las mayores ventajas de llevar un control de los gastos empresariales es que se pueden aprovechar al máximo las deducciones fiscales. Si sigues los pasos que hemos mencionado anteriormente, obtendrás una imagen más clara de las deducciones fiscales a las que tienes derecho y de cuánto puedes deducir.

Las deducciones son incentivos que el IRS pone a disposición de los contribuyentes y que les permiten deducir una parte de los gastos que pagan al gestionar su negocio. Una deducción reduce tu obligación tributaria y, a su vez, reduce tu renta imponible. Puede aplicar una deducción o restarla de sus ingresos brutos.

Gastos comerciales comunes que pueden reclamar los trabajadores autónomos

Aquí tienes una lista de las deducciones fiscales que puedes reclamar para pequeñas empresas:

• Deducciones por oficina en casa
• Material de oficina
• Kilometraje
• Gastos de viajes de negocios
• Gastos de comidas de negocios
• Costes de puesta en marcha y organización
• Primas del seguro médico
• Facturas de teléfono e Internet de la empresa
• Cursos de formación continua
• Deuda incobrable
• Costes de publicidad y marketing