Comment suivre les dépenses pour les propriétaires de petites entreprises : 6 étapes simples à suivre

Le suivi de vos dépenses professionnelles peut vous aider à identifier et à éliminer les mauvaises habitudes de dépenses, à obtenir une visibilité en temps réel sur vos finances et à améliorer la santé financière de votre entreprise.

Dans ce guide, vous apprendrez comment suivre les dépenses des propriétaires de petites entreprises en 6 étapes simples. Commençons.

Remarque : Le meilleur moyen pour les propriétaires de petites entreprises de suivre leurs dépenses est d'utiliser une application telle que Bonsai Tax. Notre logiciel analysera vos relevés bancaires/de carte de crédit afin d'identifier les déductions fiscales potentielles et vous permettra d'économiser des milliers de dollars sur votre facture fiscale. En fait, les utilisateurs économisent généralement 5 600 $. Demandez dès aujourd'hui votre essai gratuit de 7 jours dès aujourd'hui.

Utilisez un logiciel de comptabilité basé sur le cloud.

Les systèmes comptables vous permettent de garder un œil sur vos dépenses : ils classent toutes vos transactions par catégorie. pour vous donner une image claire de la destination des fonds de votre entreprise. De nombreuses applications comptables peuvent également vous aider à envoyer des factures à vos clients, analyser les flux de trésorerie, suivre les dépenses professionnelles et payer les factures directement depuis leurs plateformes.

Par exemple, ils peuvent produire des états financiers complets d'un simple clic de souris. En revanche, si vous utilisiez un tableur, vous passeriez des heures à calculer des chiffres.

Parmi les autres avantages des systèmes comptables basés sur le cloud, on peut citer :

• Ils assurent la sécurité de vos informations. Les logiciels de comptabilité sont conformes aux directives du RGPD, effectuent des sauvegardes régulières et mettent en œuvre un cryptage des données afin de protéger vos informations.
• Ils vous permettent d'accéder facilement à vos états financiers et à vos notes de frais où que vous soyez, à condition de disposer d'une connexion Internet fiable.
• Comme la plupart des applications de suivi des dépenses professionnelles, la plupart des systèmes comptables ont une courbe d'apprentissage courte. Même si vous n'êtes pas un expert en informatique, vous pouvez facilement vous familiariser avec le logiciel pour analyser les finances de votre entreprise.
• Ils contribuent à minimiser les erreurs comptables, car ils effectuent pour vous la plupart des calculs complexes.
• Ils vous permettent de collaborer facilement avec d'autres personnes : tous les membres de votre équipe ont accès en temps réel à la comptabilité et aux données financières de votre entreprise.

Créez un tableur pour vos dépenses

Une fois que vous avez choisi votre méthode comptable, il est temps de commencer à enregistrer vos transactions commerciales. Pour les propriétaires de petites entreprises disposant d'un budget limité, un moyen économique de suivre les transactions consiste à créer un tableur de dépenses.

Créer des feuilles de calcul ne doit pas nécessairement être une corvée. Des programmes tels qu'Excel vous permettent de concevoir facilement des feuilles de calcul complètes. Ils effectuent même les calculs à votre place.

Voici quelques étapes à suivre pour créer un tableur de dépenses :

Choisissez un modèle

Microsoft Office propose plusieurs modèles de notes de frais téléchargeables gratuitement pour les utilisateurs d'Excel ; vous n'avez donc pas besoin de perdre beaucoup de temps à créer un modèle à partir de zéro. Vous pouvez personnaliser votre modèle en y ajoutant votre nom, le nom de votre entreprise et la période couverte par votre rapport.

Vous pouvez également utiliser notre feuille de calcul gratuite pour les déductions fiscales des travailleurs autonomes.

Modifier les colonnes du modèle

Vous pouvez ajouter des colonnes pour diverses informations telles que la date, le client, le projet, le fournisseur et le montant.

Ajouter les dépenses détaillées

Indiquez chaque dépense que vous avez engagée sur une nouvelle ligne et veillez à fournir autant d'informations que possible. Enregistrez vos dépenses par ordre chronologique, la dépense la plus récente apparaissant à la fin.

Si nécessaire, joignez les reçus.

Si vous remboursez habituellement à vos employés les dépenses qu'ils engagent de leur poche, vous devrez joindre les reçus à votre note de frais. Scannez les reçus et joignez-les sous forme de fichiers afin de pouvoir rembourser vos employés sans trop de tracas.

Cela dit, à mesure que votre petite entreprise se développe, vos dépenses vont inévitablement monter en flèche et les tableurs ne suffiront plus. Vous pouvez décider d'adopter une approche plus efficace pour le suivi des dépenses de votre petite entreprise, en utilisant un logiciel de comptabilité ou une application de suivi des dépenses professionnelles.

Heureusement, la plupart des logiciels de comptabilité vous permettent de transférer facilement vos feuilles de calcul Excel vers leurs systèmes, vous évitant ainsi d'avoir à refaire votre travail.

Numérisez vos reçus

L'IRS (Internal Revenue Service) exige des propriétaires de petites entreprises et des travailleurs indépendants qu'ils conservent les justificatifs de toutes leurs dépenses professionnelles pendant au moins trois ans. Pour rester en conformité avec la loi, vous devrez conserver tous vos reçus jusqu'à ce que vous n'en ayez plus besoin.

Mais éviter les problèmes juridiques n'est pas le seul avantage de classer ses reçus. D'une part, cela peut vous aider à fournir des preuves en cas de contrôle fiscal par l'IRS. Deuxièmement, vous devrez peut-être fournir une preuve de dépense à vos fournisseurs au cas où quelque chose tournerait mal.

Certains chefs d'entreprise choisissent de conserver une boîte à chaussures remplie de reçus pour rester organisés. Bien que cette approche puisse être intéressante lorsque vous lancez votre entreprise, elle peut rapidement devenir fastidieuse lorsque votre entreprise commence à se développer.

Conserver des copies numériques de vos reçus fiscaux peut vous offrir une meilleure protection et vous éviter bien des tracas. Voici comment procéder :

• Cela vous permet de gagner de la place. En vous débarrassant des papiers qui s'accumulent, vous pouvez utiliser des unités de rangement plus petites et rendre votre espace de rangement plus propre.
• Cela vous aide à rester mieux organisé. Lorsque vous numérisez vos reçus, vous pouvez les classer par fournisseur, prix, date et mode de paiement.
• Il vous permet de partager facilement vos reçus par e-mail. Vous n'avez plus besoin d'envoyer vos reçus par fax aux membres de votre équipe.
• Il élimine les erreurs humaines. Le fait que les employés saisissent manuellement les données à partir de reçus papier peut entraîner des erreurs coûteuses.
• Il vous offre des fonctionnalités de recherche avancées. Lorsque vous recherchez un reçu, vous pouvez utiliser une fonction de recherche pour trouver ce dont vous avez besoin en un clin d'œil.

La numérisation des reçus n'est pas difficile non plus : les applications de numérisation des reçus et les outils de suivi des dépenses professionnelles sont incroyablement faciles à utiliser. Voici comment la plupart d'entre eux fonctionnent :

• Vous prenez une photo de votre reçu.
• Vous téléchargez la photo dans votre application. Le logiciel OCR utilisé par la plupart des applications de numérisation de reçus scanne votre photo et extrait automatiquement les informations importantes telles que la devise, la date, le montant et le commerçant.
• Vous ajoutez tous les détails dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir.
• Vous envoyez le reçu pour obtenir l'approbation.
• L'application envoie ensuite automatiquement vos dépenses à votre logiciel de comptabilité.

Remarque : Si vous souhaitez numériser vos reçus (en cas de contrôle fiscal), utilisez une application simple d'utilisation telle que Bonsai Tax. Nous suivrons, organiserons et enregistrerons tous vos reçus fiscaux et vous aiderons à maximiser vos économies. Les utilisateurs économisent généralement 5 600 $ sur leur facture fiscale. Essayez un essai gratuit de de 7 jours aujourd'hui.

Ouvrez un compte bancaire dédié à votre entreprise.

Il peut être tentant d'utiliser votre compte bancaire personnel pour régler vos dépenses personnelles et professionnelles, surtout si votre petite entreprise et votre identité sont étroitement liées. Mais cela peut être une erreur coûteuse.

En cas de crise dans votre entreprise, vous pourriez devoir assumer seul l'intégralité du fardeau financier. Par exemple, si votre petite entreprise n'est pas en mesure de rembourser ses dettes, vos biens personnels pourraient être menacés.

Cela dit, voici quelques-uns des avantages liés à l'ouverture d'un compte professionnel :

Vous permet d'obtenir des prêts commerciaux

Si vous avez besoin d'un prêt pour améliorer vos opérations, développer votre entreprise ou rembourser des dettes existantes, vous devez disposer d'un compte bancaire distinct pour votre entreprise.

Améliore votre image

Aux yeux des clients, votre petite entreprise peut paraître plus professionnelle si vous disposez d'un compte bancaire commercial. Les nouveaux clients, par exemple, risquent de ne pas avoir la meilleure impression de votre entreprise lorsqu'ils effectuent un paiement et que votre nom apparaît à la place du nom de votre entreprise.

Une comptabilité simplifiée

Avoir un compte bancaire professionnel vous permet de séparer vos dépenses personnelles de vos dépenses professionnelles et vous aide à suivre vos revenus sans trop de difficultés. Cela facilite grandement les choses lorsque vient le moment de remplir sa déclaration d'impôts.

Cela aide à prouver la légitimité auprès de l'IRS.

Les contrôles fiscaux sont monnaie courante de nos jours. Si vous faites l'objet d'un contrôle fiscal par l'IRS, vous devrez prouver que votre petite entreprise n'est pas seulement un passe-temps. Un compte bancaire professionnel dédié peut constituer une preuve plus que suffisante.

Vous permet de recevoir des paiements par carte de crédit.

Avec un compte personnel, vous ne pouvez pas recevoir de paiements effectués par carte de crédit. Étant donné que presque tout le monde effectue ses achats à l'aide d'une carte de crédit de nos jours, votre entreprise passerait à côté d'une opportunité si elle n'acceptait pas les cartes de crédit.

Cela dit, ouvrir un compte bancaire professionnel distinct peut sembler fastidieux pour la plupart des propriétaires de petites entreprises. La vérité, cependant, c'est que c'est facile, surtout maintenant que vous pouvez le faire en ligne en quelques minutes.

Voici quelques éléments dont vous pourriez avoir besoin :

• Passeport, permis de conduire ou tout autre document pouvant servir à l'identification personnelle.
• Numéro d'identification de l'employeur ou numéro de sécurité sociale
• Licence commerciale (elle doit inclure le nom du propriétaire et le nom de la petite entreprise)
• Certificat de nom d'emprunt
• Pour les comptes marchands, les revenus mensuels provenant des cartes de crédit peuvent être exigés.
• Organisation des documents déposés auprès de l'État

Veuillez noter que certains documents varient en fonction de la manière dont vous avez constitué votre entreprise. Par exemple :

• Partenariat – Accord de partenariat, certificat d'État attestant du partenariat et certificat d'enregistrement du nom commercial
• Entreprise individuelle – Certificat d'enregistrement du nom commercial et licence commerciale

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez ouvrir un compte professionnel. Cela facilitera grandement le suivi de tout ce qui entre ou sort de votre entreprise, et vous aurez une meilleure compréhension des finances de votre société.

Les cartes de crédit professionnelles peuvent également s'avérer utiles. Comme vous effectuerez probablement de nombreux achats professionnels, une carte de crédit professionnelle vous aidera à établir votre solvabilité et à bénéficier de programmes de fidélité.

Choisissez votre méthode comptable

La méthode comptable que vous utilisez pour votre petite entreprise joue un rôle important non seulement dans la manière dont vous déclarez vos impôts, mais aussi dans la manière dont vous suivez vos dépenses et vos revenus. Cela influe sur la manière dont vous enregistrez vos revenus et les dépenses de votre petite entreprise dans vos états financiers, ainsi que sur l'année fiscale au cours de laquelle vos transactions sont prises en compte.

Les deux principales méthodes comptables sont les suivantes :

Méthode de comptabilité de caisse

C'est la méthode la plus simple des deux et elle est très populaire auprès des entrepreneurs indépendants, des travailleurs autonomes et des propriétaires de petites entreprises. Avec la méthode de comptabilité de caisse, vous enregistrez les revenus de votre entreprise lorsque vous les percevez et vous comptabilisez les dépenses lorsque vous les payez effectivement.

Imaginons, par exemple, que vous soyez propriétaire d'une petite librairie. Vous avez acheté quelques fournitures de bureau à crédit en février, mais vous avez décidé de payer la facture en mai. Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse, vous considérerez ces fournitures comme une dépense du mois de mai.

Voici quelques-uns des avantages de la méthode de comptabilité de caisse :

• Il a une courbe d'apprentissage plus courte.
• Cela vous permet d'enregistrer moins d'éléments.
• Le suivi des dépenses et des recettes est plus simple
• Il ne vous oblige pas à suivre les comptes débiteurs et les comptes créditeurs.
• Il ne vous oblige pas à faire des écritures comptables.
• Vous aurez toujours une idée du montant d'argent dont vous disposez à tout moment.

méthode de comptabilité d'exercice

Cette méthode est plus complexe que son équivalent en espèces, mais c'est celle que recommandent la plupart des experts-comptables et des professionnels de la comptabilité.

Avec la méthode de la comptabilité d'exercice, vous devez enregistrer les revenus et les dépenses lorsqu'ils sont réalisés plutôt que lorsqu'ils sont perçus ou payés.

Imaginons que vous soyez rédacteur indépendant, que vous ayez terminé un projet en juin et que vous attendiez d'être payé en août. Vous enregistrerez le paiement que vous prévoyez comme revenu de juin et non d'août.

Les dépenses fonctionnent également de la même manière. Vous enregistrerez le coût lorsque vous passerez votre commande, même si vous n'effectuerez le paiement qu'ultérieurement.

Voici quelques-uns des avantages de cette méthode :

• Il vous permet d'obtenir une image financière plus précise de votre entreprise.
• Il suit les principes GAAP.
• Il s'adapte à la taille de votre entreprise

Le principal inconvénient de cette méthode réside toutefois dans le fait qu'elle nécessite beaucoup de ressources. Pour de nombreux propriétaires de petites entreprises, cette méthode est trop complexe et coûteuse à mettre en place en raison des formalités administratives qu'elle implique. C'est pourquoi il peut être plus judicieux d'utiliser la méthode de comptabilité de caisse si vous venez de vous lancer.

Mais si vous prévoyez une croissance rapide de votre entreprise et que vous fournissez souvent des services à vos clients à crédit, la comptabilité d'exercice pourrait être la solution idéale.

Profitez des déductions fiscales pour les petites entreprises

L'un des principaux avantages du suivi des dépenses professionnelles est qu'il vous permet de profiter pleinement des déductions fiscales. En suivant les étapes mentionnées ci-dessus, vous aurez une idée plus précise des déductions fiscales auxquelles vous avez droit et du montant que vous pouvez déduire.

Les déductions sont des incitations que l'IRS met à la disposition des contribuables et qui leur permettent de déduire une partie des dépenses qu'ils engagent dans le cadre de leur activité professionnelle. Une déduction réduit votre obligation fiscale et, par conséquent, diminue votre revenu imposable. Vous pouvez appliquer une déduction ou la soustraire de votre revenu brut.

Dépenses professionnelles courantes que les travailleurs autonomes peuvent déduire

Voici une liste des déductions fiscales auxquelles vous avez droit pour les petites entreprises :

• Déductions pour bureau à domicile
• Fournitures de bureau
• Kilométrage
• Frais de déplacement professionnel
• Frais de repas d'affaires
• Coûts de démarrage et d'organisation
• Primes d'assurance maladie
• Factures de téléphone professionnel et d'Internet
• Cours de formation continue
• Créance irrécouvrable
• Frais de publicité et de marketing