La guía completa para la gestión de proyectos de agencias en 2025

La gestión de proyectos en una agencia no es sencilla.

Esto lo destaca Zippia, que afirma que, de media, los proyectos desperdician el 11,4 % de sus recursos debido a procesos deficientes. Si ampliamos la perspectiva al ámbito global, el panorama empeora: el 70 % de los proyectos globales fracasan antes de salir adelante.

Las razones de estos fracasos son variadas.

En muchas agencias, la gestión de proyectos no es una prioridad cultural. Zippia señala que el 54 % no logra integrar la gestión eficaz de proyectos en su cultura. También hay una clara falta de software de gestión de proyectos para agencias: solo el 23 % de las empresas utiliza algún tipo de software para ayudar a supervisar los proyectos.

Pero quizás la razón más importante por la que fracasan los proyectos es muy simple:

Las agencias simplemente no saben lo suficiente sobre cómo gestionar proyectos complejos.

Accede a esta guía completa sobre la gestión de proyectos en agencias. Sigue leyendo para descubrir los aspectos clave de un proyecto sobre los que debes tener control para alcanzar el éxito.

Introducción a la gestión de proyectos en el ámbito de las agencias

La gestión de proyectos no es precisamente un concepto nuevo. Todas las empresas tienen proyectos, y cada uno de esos proyectos tiene a alguien que los supervisa. Es posible que esa persona no tenga un cargo formal. Pero siguen siendo la persona que lo coordina todo, asegurándose de que las personas adecuadas trabajen en las tareas adecuadas en el momento adecuado.

Estos fundamentos no cambian en el contexto de una agencia.

Imagina que estás diseñando un sitio web para un cliente. Parece un proyecto bastante sencillo. Ya te has reunido con el cliente y has esbozado el alcance del proyecto, lo que significa que sabes quién tiene que trabajar en qué. Probablemente tendrás un diseñador que se encargará del aspecto y la sensación del sitio, con un programador trabajando entre bastidores. Quizás el diseñador gráfico también sea responsable del diseño del logotipo. Además, hay un redactor que se encarga del contenido, quizá supervisado por un responsable de SEO para garantizar la optimización.

El proyecto está listo para comenzar.

Pero a medida que avanzas, el cliente empieza a hacerte peticiones. Es posible que no aprueben el diseño original o que hayan aportado nuevas ideas para las páginas que usted debe implementar. De repente, la desviación del alcance se convierte en un problema: el proyecto se expande desde su alcance inicial hasta convertirse en algo mucho más grande. A esto hay que añadir las posibles interrupciones en la comunicación. Es posible que no estés en contacto con tu cliente de forma regular, lo que puede llevar a que se haga un montón de trabajo que al final no se aprueba.

El resultado puede ser un proyecto extremadamente difícil de gestionar, simplemente porque sus raíces creativas implican que los cambios se producen en cualquier momento.

No es un problema poco común. Según el Project Management Institute (PMI), el 52 % de los proyectos experimentan algún tipo de desviación del alcance. Sin embargo, es un problema que se da con mayor frecuencia en las agencias, por lo que la gestión de proyectos en las agencias es un tema tan importante.

Principios clave de la gestión de proyectos

Existen algunos principios clave diseñados para ayudar en la gestión de proyectos de agencias. A continuación se ofrece una descripción general de los aspectos más importantes:

Principio 1: definir el proyecto en el contexto de su agencia

Cualquier agencia puede afirmar que «lo hace todo», pero eso abre las puertas a proyectos que preferirías no aceptar. Por lo tanto, el primer principio de la gestión de proyectos de agencias es sencillo: averiguar si es adecuado para tu agencia.

Este principio consiste en hacer preguntas. ¿Cómo se beneficia su agencia del proyecto? ¿Qué problema resuelve para el cliente y es capaz de resolver ese dilema? ¿Debería llevarse a cabo el proyecto?

La gestión de proyectos suele implicar, en primer lugar, vender la idea del proyecto a la agencia. Si no puedes responder a estas preguntas, tal vez el proyecto no sea el adecuado después de todo.

Principio 2: Crear el alcance del proyecto

En 1990, el Aeropuerto Internacional de Denver (DIA) inició un proyecto para crear un sistema automatizado de gestión de equipajes. El proyecto incluía naturalmente a agencias creativas, aunque desde el principio se vio afectado por desviaciones en el alcance. Lamentablemente, el proyecto se entregó con retraso y superando el presupuesto: la DIA gastó 569 millones de dólares más de lo previsto en su nuevo sistema.

Según Forbes, esto ocurrió porque los responsables del proyecto ignoraron la información que les proporcionaron las partes interesadas clave. En otras palabras, no comprendieron el alcance completo del proyecto.

Esto nos lleva a un principio fundamental: es necesario conocer el alcance antes de seguir adelante. ¿Cuál es el objetivo del proyecto? ¿Cuáles son sus resultados? ¿Qué herramientas de gestión de proyectos, si las hay, le ayudarán a alcanzar el objetivo?

Definir el alcance desde el principio no garantiza que un proyecto no se salga del presupuesto. Pero desde el punto de vista de la agencia, garantiza que no te quedes atrapado haciendo trabajo no remunerado si el cliente solicita más.

Principio 3: Comunicar las funciones y responsabilidades

La mayoría de los gestores de proyectos de agencias ven la comunicación a través del prisma de la agencia. Reciben el proyecto, dividen el trabajo y lo asignan a las personas internas pertinentes. Lo que muchos pasan por alto es que los clientes también suelen tener responsabilidades. Es posible que necesiten entregar gráficos para un sitio web, por ejemplo, o estadísticas para documentar textos.

Una comunicación clara de las funciones y responsabilidades, tanto externas como internas, evita retrasos. Todos saben lo que tienen que hacer y cuándo, entendiendo que el fracaso conlleva problemas dentro del proyecto.

Principio 4: Supervisar y adaptar

En un mundo perfecto, el plan inicial se desarrolla sin contratiempos. Todo el mundo cumple con los plazos, no hay obstáculos y el cliente proporciona lo necesario según se requiere.

Pero eso rara vez ocurre. Una enfermedad en tu equipo podría retrasar considerablemente parte del proyecto. El hecho de que un cliente no entregue los materiales podría tener el mismo efecto, obligándote a adaptarte sobre la marcha mientras esperas a que lo hagan.

Puede que haya otros proyectos en marcha, que también estés gestionando, que podrían afectar a otro proyecto. Después de todo, una agencia media tiene entre 10 y 20 proyectos o clientes en cualquier momento dado. Todas estas variables deben supervisarse constantemente para garantizar que no provoquen retrasos. O, si lo hacen, que el cliente sea consciente del problema con antelación.

Principio 5: la lista de verificación final

Entregar un proyecto a un cliente inmediatamente después de completarlo puede generar cierto grado de satisfacción.

Pero también puede dar lugar a errores. ¿Y si se te ha pasado algo por alto? Comparar los resultados del proyecto con su alcance inicial, junto con cualquier cambio realizado durante el proceso, sirve como lista de verificación. Úsalo para asegurarte de que estás entregando lo que se supone que debes entregar al cliente.

La importancia de la gestión de proyectos en el contexto de una agencia

Ya se han mencionado algunas de las razones por las que los gestores de proyectos son tan importantes en el contexto de una agencia. Los gestores de proyectos son comunicadores. No solo son el nexo entre una agencia y sus clientes, sino también el talento dentro de una agencia que trabaja en un único proyecto. Un buen gestor de proyectos mantiene el trabajo por el buen camino y sabe cómo adaptarse cuando las cosas no salen bien.

Son los solucionadores.

Entienden a su equipo digital y, lo que es más importante, saben lo que cada miembro puede y no puede hacer. Estos miembros integrales del equipo se encargan de los calendarios y defienden al cliente, y esta última tarea también implica garantizar que el alcance del proyecto no cause problemas.

Sin un gerente como figura representativa, los proyectos de una agencia caen en la anarquía. No hay un eje central que mantenga a todos los demás con los pies en la tierra, lo que provoca incumplimientos de plazos y consternación dentro del equipo. En última instancia, eso le cuesta dinero a la agencia: el 59 % de los proyectos experimentan sobrecostos.

¿Debería contratar gestores de proyectos en su agencia?

La respuesta es breve y sencilla: ¡sí!

Los gestores de proyectos de la agencia son el enlace entre sus equipos y tanto sus clientes como las partes interesadas de la agencia. También alivian la carga de las tareas administrativas que recae sobre los hombros de sus equipos. Tomemos como ejemplo las propuestas de gestión de proyectos. Sin un gerente, todos los miembros del equipo deben trabajar juntos para crear una propuesta. No hay una visión cohesionada. No hay claridad en el alcance. Si el proyecto es aceptado, el equipo tiene que lidiar con una relación fracturada sin una figura representativa que trate con el cliente.

La importancia de un buen gestor se hace patente una vez que empiezas a trabajar en proyectos más grandes. Según Project Management Networks, solo el 10 % de los grandes proyectos —aquellos con un valor superior a los 10 millones de dólares— tienen éxito. Es probable que la causa sea una mala gestión del proyecto. Si tu agencia quiere crecer hasta el punto de trabajar con grandes marcas, no podrá hacerlo sin gestores de proyectos.

Gestión de clientes para agencias

Una vez definida la importancia (y la función general) de un gestor de proyectos, es hora de profundizar más:

Los nueve aspectos de la gestión de proyectos que todas las agencias deben dominar.

Esto comienza con la gestión de clientes. Casi tres cuartas partes de las empresas (73 %) que ofrecen una experiencia al cliente superior a la media obtienen beneficios económicos. Con estos pasos, puedes empezar a ofrecer esa experiencia incluso antes de que el proyecto comience.

Paso 1: Definición del alcance y los objetivos del proyecto

Todo comienza con tus primeras reuniones con un cliente. En esas reuniones, se discute lo que el cliente quiere lograr y cuánto —idealmente todo— del proyecto se puede gestionar. Es aquí donde se profundiza en los detalles. ¿El cliente quiere un sitio web? ¿Cuántas páginas debe tener? ¿Necesitan que crees imágenes y contenido, o te proporcionarán los suyos propios?

Cada tarea identificada es una tarea integrada en el alcance del proyecto. Y antes de empezar, ese alcance debe traducirse en objetivos. Estos son los objetivos que alcanzarás, y cuándo los alcanzarás, según lo acordado con el cliente.

Paso 2: Identificación y gestión de las partes interesadas

Cualquier persona que tenga interés en el resultado de un proyecto es una parte interesada. Por lo general, eso incluye lo siguiente:

• Clientes
• Equipos de proyecto
• Gerentes de proyectos
• Ejecutivos de la agencia
• Patrocinadores relevantes del proyecto (no siempre aplicable)
• Los usuarios finales del proyecto completado

Cada uno debe identificarse, definirse y gestionarse para completar con éxito el proyecto. Siguiendo con el ejemplo del sitio web, es posible que su cliente tenga jefes de varios departamentos que colaboran en el proyecto. Es necesario reconocer cada uno de ellos, al igual que los requisitos individuales que se plantean. Además, este proceso de identificación garantiza que los responsables de su proyecto siempre sepan con quién deben hablar cuando necesiten información.

Paso 3: Desarrollar un estatuto del proyecto y obtener las aprobaciones necesarias

TechTarget define un acta de constitución de proyecto como un documento que describe el proyecto y que otorga al gestor del proyecto permiso para comenzar a trabajar. En ese documento se incluirá la información que hayas recopilado hasta ahora: los objetivos del proyecto y sus partes interesadas. También puede incluir información sobre las limitaciones y requisitos del proyecto, además de los hitos, los costes y los resultados esperados.

Piénsalo como una factura detallada o un contrato de proyecto en el que firman los altos cargos de la agencia, al igual que todas las partes interesadas clave de la empresa de tu cliente. Una vez que todos estén satisfechos con la información presentada, tú también firmas y te comprometes con el proyecto.

Paso 4: uso de un portal de clientes de la agencia para la gestión de clientes

No todas las agencias tienen un portal para clientes. Puede que piensen que no es necesario porque ya han gestionado proyectos sin uno. Pero a medida que un proyecto crece en alcance, un portal puede ser un lugar ideal para almacenar recursos y garantizar que los entregables se presenten a tiempo.

Entonces, ¿qué es un portal de clientes?

Es similar a un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), aunque los clientes también suelen tener acceso. Dentro del portal, puede crear secciones específicas, con derechos de acceso concedidos a las partes interesadas pertinentes, específicas para el proyecto y el cliente. Una vez definidos los derechos de acceso, se utiliza el portal para compartir documentos clave. Por ejemplo, en un proyecto de diseño web, es posible que compartas bocetos y diseños de logotipos, y que el cliente sea el responsable de dar el visto bueno.

Bonsai ofrece un excelente ejemplo de portal para clientes. Sus funciones le permiten establecer tareas, crear cronogramas y compartir documentos importantes con las partes interesadas pertinentes. En última instancia, estos portales existen por una razón: optimizar la forma en que su equipo de proyecto trabaja con su cliente.

Gestión de recursos para agencias

Una vez definido y aprobado el proyecto, se pasa a la siguiente fase: la gestión de los recursos del proyecto. En otras palabras, ¿cómo utilizará los recursos a su disposición para proporcionar un resultado tangible a su cliente?

Es una cuestión crucial, ya que una mala gestión de los recursos disponibles puede provocar el fracaso de un proyecto. Por lo tanto, para identificar y asignar recursos, es necesario seguir tres pasos.

Paso 1: Identificar y asignar recursos

La identificación de recursos se puede dividir en tres categorías:

• Humano
• Financiero
• Tecnológico

El lado humano parece sencillo, al principio. ¿Cuántas personas tienes disponibles y dónde deben ser asignadas? Sin embargo, el Resource Management Institute afirma que el 35 % de las empresas no realiza un seguimiento de los intereses de su personal en materia de proyectos o entregas. En otras palabras:

Muchos gestores de proyectos no tienen en cuenta los deseos de los miembros de su equipo a la hora de asignar funciones.

Por lo tanto, el aspecto humano de la identificación y la asignación va más allá de simplemente cubrir puestos en función de quién está disponible. Debes animar a tus empleados a actualizar sus habilidades, lo que te proporcionará una visión más amplia de sus capacidades. A partir de ahí, puedes emparejar las habilidades con las tareas, lo que idealmente conducirá a un proyecto en el que cada persona contribuya al máximo de su capacidad.

Los aspectos financieros y tecnológicos suelen estar interrelacionados. En el aspecto financiero, se identifica cuánto dinero se asigna al proyecto, lo que permite repartir el dinero en función de las tareas. Eso está relacionado con la tecnología: cada dispositivo tecnológico que utilizas cuesta dinero. Es posible que algunas plataformas ya estén disponibles. Otros pueden requerir una inversión.

Debe decidir qué tecnología es relevante dentro de sus limitaciones presupuestarias.

Paso 2: Gestión de la dinámica y las funciones del equipo

Profundicemos un poco más en el aspecto humano de la gestión de recursos.

Asignar tareas a las personas en función de sus habilidades es un buen comienzo. Pero para garantizar una dinámica sólida dentro del equipo, debes confirmar que todos los involucrados no solo sean conscientes de sus funciones, sino también de las de los demás. La transparencia es clave. Cada miembro del equipo debe saber quién hace qué y por qué, para que entiendan con quién deben comunicarse como parte de su función.

Garantizar una comunicación eficaz también es fundamental. Muchos de los problemas que surgirán durante un proyecto se deben a que las personas no se comunican entre sí. Desarrollar un proceso justo de resolución de conflictos y organizar reuniones, idealmente semanales, para discutir el proceso del proyecto.

Además, aprovecha tu portal de clientes. Es una forma estupenda de garantizar que tu equipo comparta información dentro del proyecto, así como un medio para realizar un seguimiento de los resultados.

Paso 3: Presupuestación y planificación financiera

La cantidad que ganarás de tu cliente por el proyecto no es el presupuesto del proyecto. Debes incluir un margen en esa cifra, o de lo contrario tu agencia no obtendrá beneficios. El tamaño de ese margen varía (SBO afirma que lo ideal es alrededor del 30 %), pero es necesario que exista antes de empezar.

Por ejemplo, supongamos que vas a ganar 5000 $ por un proyecto. Con el porcentaje anterior, 1500 $ de esa cantidad son tu margen, lo que significa que dispones de 3500 $ para el proyecto en sí. A partir de ahí, tu presupuesto debe tener en cuenta varias consideraciones:

• Horas facturables para cada miembro del equipo
• Coste de cualquier tecnología utilizada
• Supervisión del presupuesto para garantizar que no se exceda.

Gestión del tiempo y programación para agencias

La gestión del tiempo suele infravalorarse en el ámbito de las agencias. No debería ser así. Si no se lleva un control del tiempo, un gestor de proyectos no puede saber si su proyecto va por buen camino para completarse. Sin embargo, solo el 12 % de las personas afirma que su empresa utiliza software de control del tiempo. Algo tiene que cambiar, empezando por estos cuatro pasos:

Paso 1: Las técnicas básicas para una gestión eficaz del tiempo

Empecemos por lo básico: algunas técnicas sencillas para gestionar el tiempo. Esto se aplica tanto a los propios gestores de proyectos como a cada miembro de su equipo:

• Crea un calendario diario: el calendario general del proyecto es una guía útil para saber cuánto tiempo tienes. Sin embargo, un proyecto puede tardar meses en completarse. Tener un horario diario te ayuda a reservar tiempo para reuniones, tareas específicas y tareas administrativas.
• Establece prioridades: ¿tienes tu agenda diaria? Genial, ahora decide cuáles de las tareas que contiene son las más importantes. Esas tareas se realizan al comienzo del día, lo que garantiza que termines el trabajo que necesitas terminar.
• Sé razonable con el tiempo: no es razonable darle a un redactor de contenidos una hora para escribir un texto de 2000 palabras para una página web. Al mismo tiempo, dedicar tres horas a un artículo de 500 palabras es una pérdida de tiempo. Establece límites de tiempo para todas tus tareas, con la salvedad de que sean razonables para la tarea en cuestión.
• Di «no» cuando sea pertinente: ¿el cliente ha vuelto con una nueva petición? No tengas miedo de decir «no». No «no» del todo, sino «no, tendremos que discutirlo en la próxima reunión e incluirlo en el alcance del proyecto».

Paso 2: Desarrollo y mantenimiento de los calendarios del proyecto

Tienes los objetivos de tu proyecto y una fecha límite para el trabajo. Para crear un calendario del proyecto, desglose los objetivos en tareas más pequeñas a las que asignará a los miembros del equipo pertinentes. Lo ideal es organizar el calendario en una única herramienta, de modo que todo el equipo del proyecto pueda verlo. Fundamentalmente, este calendario también ayuda a tus empleados a ver cómo su trabajo afecta al trabajo de los demás.

Paso 3: Utilización de herramientas y software de gestión de proyectos

Es buena idea incluir reuniones (con tu equipo y con el cliente) en ese calendario. La aplicación de planificación de Bonsai puede ayudarte en eso. Puedes utilizarlo para sincronizar tu calendario y configurar recordatorios de citas, de modo que nunca tengas que correr para llegar a las reuniones.

En cuanto a otras herramientas y software, necesitarás un software de gestión de proyectos para agencias que permita la comunicación y el intercambio de documentos. Una vez más, Bonsai cumple: su software CRM te permite establecer tareas, compartir documentos y crear un calendario para tus proyectos.

Paso 4: utiliza una aplicación de seguimiento del tiempo para tu proyecto.

¿Cuánto tiempo dedican tus empleados a sus tareas?

Sabes cuánto tiempo has asignado, pero necesitas algún tipo de seguimiento del tiempo para asegurarte de que esas asignaciones sean precisas. El seguimiento del tiempo te ayuda a detectar posibles retrasos antes de que se produzcan. Además, te asegurarás de no acabar prestando un servicio excesivo a tu cliente.

Sin embargo, solo el 17 % de los empleados realiza un seguimiento activo de su tiempo.

Ese bajo porcentaje da lugar a hojas de horas inexactas y a sobrecostes en los proyectos. Evita ambas situaciones con el software de seguimiento del tiempo y hojas de horas de Bonsai para agencias.

Gestión de riesgos para agencias

El riesgo es parte del negocio. Tanto es así que el 41 % de las empresas afirman haber experimentado al menos tres «incidentes de riesgo crítico» durante el último año. En la gestión de proyectos de agencias, no identificar un riesgo pone en peligro todo el proyecto.

Así que no dejes que eso suceda. Siga estos pasos para identificar y mitigar los riesgos de sus proyectos.

Paso 1: Identificar los riesgos potenciales y las incertidumbres

En la gestión de proyectos, un «riesgo» es cualquier cosa que pueda retrasar o afectar negativamente al calendario o al presupuesto del proyecto. La comunicación es fundamental para identificar estos riesgos.

Comience con las partes interesadas clave del proyecto, como los ejecutivos de su agencia. Entrevístelos, especialmente si han trabajado en proyectos similares anteriormente, para hacerse una idea del tipo de riesgos a los que se enfrentaron. Si has trabajado en proyectos similares, puedes añadir aquí tus propias experiencias.

A continuación, una lluvia de ideas en equipo.

Reúnete con tu equipo y pregúntales qué consideran que son los riesgos potenciales para el éxito del proyecto. A menudo, las personas que trabajan a diario en el proyecto tienen diferentes puntos de vista sobre lo que puede aportar la dirección del proyecto.

Una vez concluidas las discusiones, documente todos los riesgos potenciales que haya encontrado.

Paso 2: evaluar y priorizar los riesgos

Es posible que tengas una lista bastante larga de riesgos asociados a tu proyecto. Parece intimidante, ¿verdad? La buena noticia es que no todos los riesgos son iguales: algunos tienen muchas menos probabilidades de ocurrir que otros.

Por lo tanto, este paso consiste en clasificar los riesgos que ha identificado en función de su posible impacto en el proyecto. Una matriz de riesgos es la mejor idea. Cree una cuadrícula de cinco por cinco, con un lado de la cuadrícula que cubra la gravedad del riesgo:

1. Insignificante: si se produce este riesgo, tendrá muy pocas consecuencias para el proyecto.
2. Menor: sentirás el impacto de este riesgo, pero será fácil de gestionar.
3. Moderado: es un riesgo que usted cree que llevará algún tiempo mitigar si se produce.
4. Importante: este riesgo puede causar daños a largo plazo y es probable que el proyecto sufra retrasos importantes.
5. Catastrófico: un riesgo tan grave que podría poner fin a todo el proyecto.

El otro lado de la tabla cubre la probabilidad de que se produzca un riesgo:

1. Muy improbable: casi no hay posibilidades de que se produzca el riesgo.
2. No es probable: es muy probable que no tengas que preocuparte por el riesgo.
3. Posible: la probabilidad de que se produzca el riesgo es del 50 %. Puede que suceda, o puede que no.
4. Probable: es más probable que el riesgo se produzca que lo contrario.
5. Muy probable: estás casi seguro de que te enfrentarás al riesgo en algún momento.

Desde aquí, puede clasificar sus riesgos en función de su probabilidad y del daño que podrían causar. Un riesgo «grave» que es «muy probable», por ejemplo, es un riesgo para el que hay que planificar de inmediato.

Paso 3: Desarrollar planes de mitigación de riesgos y planes de contingencia.

El software empresarial que utiliza para la gestión de proyectos de su agencia puede contribuir en cierta medida a mitigar el riesgo. Puede optimizar sus procesos para que la mayoría de los riesgos a los que podría enfrentarse se clasifiquen en las categorías «Insignificante» o «Menor». Pero para cualquier cosa que hayas identificado como una posibilidad, necesitas un plan de acción.

Algunos de estos planes serán sencillos. Por ejemplo, un sustituto si uno de los miembros de tu equipo está enfermo. Otros pueden requerir más reflexión, como el caso de un cliente que no entrega los materiales que usted necesita a tiempo. En esos casos, su plan debe incluir cómo abordar el tema con el cliente y comunicar el impacto que el problema tiene en el proyecto.

La cuestión es sencilla: asegúrate de tener un plan de respaldo para cubrir todos los riesgos y tu proyecto se desarrollará sin problemas.

Gestión de la calidad para agencias

Entregar un proyecto rápidamente no sirve de mucho si el cliente lo recibe con una calidad tan deficiente que lo rechaza. En el contexto de una agencia, un sistema de gestión de la calidad (SGC) es un conjunto de procesos y procedimientos que se utilizan para obtener excelentes resultados.

Creemos uno.

Paso 1: Establecer y mantener estándares de calidad

El primer paso en el aspecto de la calidad de la gestión de proyectos de la agencia es sencillo:

Defina lo que significa para usted la calidad.

Aunque el concepto es sencillo, la ejecución suele ser más compleja. Tu definición puede diferir de la del cliente, por ejemplo. Lo importante es llegar a un punto en el que puedas decir: «Esto es lo mínimo que debemos lograr, y nada menos que eso será suficiente».

Una vez establecida la definición, puede utilizar el software de su agencia para crear los procesos que conduzcan al nivel de calidad requerido.

Paso 2: Métodos de garantía y control de calidad

El aseguramiento de la calidad (QA) y el control de calidad (QC) son dos caras de la misma moneda. Sin embargo, son conceptos diferentes.

El control de calidad implica crear procesos estándar destinados a ofrecer un resultado coherente en todo momento. La planificación, la comprobación y la supervisión de esos procesos son imprescindibles, con el objetivo de garantizar que su personal se ciña a los procesos definidos.

Con el control de calidad, te centras en probar el producto final. ¿Está listo para salir? ¿Hay algún problema que el control de calidad no haya detectado? Si identificas algo, el proyecto debe volver al equipo para rectificar el problema.

Lo ideal es crear un proceso de control de calidad proactivo que detecte la mayoría de los problemas, si no todos, antes de que surjan. Esto permite que tu equipo de control de calidad sea reactivo, lo que significa que detectan cualquier cosa que se les haya pasado por alto a los responsables de control de calidad.

Paso 3: Implementación de prácticas de mejora continua

Por muy buena que sea la gestión de proyectos de tu agencia, siempre habrá margen de mejora. El Project Management Institute describe 10 pasos para implementar prácticas de mejora continua:

1. Identificar posibles mejoras
2. Analizar las causas fundamentales de los procesos fallidos.
3. Compartir ideas de mejora
4. Captura las mejoras mediante la documentación.
5. Gestionar las mejoras para garantizar su implementación.
6. Crear equipos de apoyo para garantizar la difusión de las mejoras.
7. Crear equipos para apoyar y compartir mejoras.
8. Desarrolla un «Centro de Excelencia» enfocado en las mejoras de tu negocio.
9. Gobernar y supervisar los efectos.
10. Mida sus resultados por mejora.

Incorpore esos pasos en su proyecto y su equipo se adaptará a una cultura de mejora continua.

Comunicación y participación de las partes interesadas para las agencias

La comunicación en la gestión de proyectos de las agencias suele ser un reto, ya que muchas de ellas siguen dependiendo del correo electrónico. McKinsey afirma que el trabajador medio dedica 13 horas a la semana a gestionar correos electrónicos y responderlos.

Debe reducir ese tiempo para que su personal pueda centrarse en el trabajo facturable.

Paso 1: Desarrollar estrategias de comunicación eficaces

Antes que nada, debes elegir un sistema que permita una comunicación eficaz entre todos los miembros del proyecto y las partes interesadas. Las aplicaciones de gestión de proyectos, como el CRM de Bonsai, son una buena opción porque permiten tener todo en un solo lugar. Todas las personas con acceso al proyecto también pueden acceder a los documentos, así como utilizar la aplicación para comunicarse entre sí.

Una vez establecida la plataforma, siga estas prácticas recomendadas para una comunicación eficaz:

• Sé claro y transparente con todos.
• Comuníquese siempre con un propósito: no envíe mensajes inútiles.
• Establecer una cultura de escuchar en lugar de simplemente dar órdenes.
• Fomentar la comunicación individual mediante reuniones.
• Sé sincero en todas las comunicaciones.

El último punto es clave. La sinceridad puede parecer un concepto «cursi», pero la mayoría ha trabajado en equipos en los que lo que hay que decir no se dice. La comunicación eficaz solo puede darse cuando todos se sienten seguros para debatir los temas.

Paso 2: gestionar las expectativas y las relaciones con los clientes

Parte de la gestión de las expectativas de los clientes tiene lugar durante la fase de definición del alcance del proyecto. Utilizarás esa fase para comunicar los resultados y conseguir que todos se sumen al proyecto. Pero esto no es algo que se pueda dejar de lado: hay que cultivar la relación con los clientes.

Una vez más, el uso de un software de gestión de proyectos de agencia puede ayudar en este aspecto. El cliente tiene derechos de acceso y puede ver lo que ocurre con el proyecto a medida que se desarrolla, lo que alivia muchas de sus preocupaciones. Pero no descuides la importancia de hablar directamente con el cliente. Alrededor del 80 % de los ejecutivos prefieren la comunicación presencial y pueden participar en el proyecto.

Por último, establezca las normas que regirán las expectativas del cliente.

Si el cliente requiere más trabajo, eso debería desencadenar un proceso para comunicar lo que ese trabajo adicional significa para el proyecto. ¿Cuánto tiempo se añadirá? ¿Cuánto tendrán que pagar más? Necesitas establecer un proceso, de lo contrario podrías terminar realizando trabajo no facturado para mantener contento al cliente. Establezca la expectativa de que cualquier cosa fuera del alcance inicial del proyecto requiere un pago y una adaptación del calendario.

Paso 3: Gestión de las partes interesadas internas y externas

Sus partes interesadas internas y externas son aquellas que están directamente involucradas en el proyecto. Puede que no formen parte necesariamente de tu equipo de proyecto, ni siquiera del equipo de proyecto del cliente. Pero tienen influencia. Y esa influencia podría causar retrasos, o incluso suponer un riesgo, para el éxito del proyecto.

Comience por enumerar las partes interesadas que ha identificado por orden de importancia e influencia. Céntrate en los que están en lo más alto de la lista: comunica los riesgos del proyecto y los resultados previstos para fomentar la cooperación. Por supuesto, eso no significa que debas descuidar a aquellos con menos influencia. Pero gestionarlos debería ser más fácil, probablemente porque dependerán de los principales interesados en el proyecto.

Ejecución y supervisión de proyectos para agencias

Cuanto más grande es un proyecto, mayor es la probabilidad de que fracase. Es solo el problema que conlleva la escala: los proyectos grandes son más complejos y conllevan más riesgos. La estrategia de gestión de proyectos de su agencia debe incorporar técnicas para la ejecución y supervisión de proyectos con el fin de evitar ese fracaso.

Paso 1: Técnicas para una ejecución eficaz del proyecto

Hay artículos completos dedicados a las diversas técnicas que permiten la ejecución de la gestión de proyectos. Este artículo cubrirá los conceptos básicos de dos de ellos:

Estructura de desglose del trabajo (WBS)

Un proyecto es una tarea enorme. Abrumador, incluso. El WBS divide la enorme tarea de «completar un proyecto» en tareas más pequeñas que debes terminar para alcanzar ese punto de finalización. Piensa en ello como si se tratara de construir una casa: creas un plano y luego asignas las tareas en consecuencia. Primero se construye la cimentación, luego las paredes, y así sucesivamente, hasta completar toda la estructura.

Kanban

Como uno de los métodos más sencillos de gestión de proyectos, comienza con la creación de una tabla con tres columnas:

1. Tareas pendientes
2. Haciendo
3. Hecho

Las tareas se mueven entre las columnas según su estado de finalización, lo que le permite realizar un seguimiento visual del progreso del proyecto.

Por supuesto, existen otros métodos para ejecutar proyectos de manera eficaz. Pero, en general, se reducen al mismo concepto: identificar las tareas necesarias y realizar un seguimiento de su finalización. Hablando de eso, ¿…

Paso 2: supervisar el progreso y el rendimiento del proyecto

Ya has gestionado la primera parte del seguimiento estableciendo los objetivos del proyecto y asignando tareas. Esos objetivos y tareas deben tener plazos asociados, para garantizar que todas las partes implicadas sepan cuándo deben completar su trabajo.

El monitoreo consiste en garantizar que su personal se mantenga en el camino correcto.

Celebrar reuniones semanales con tu equipo de proyecto es un buen comienzo. Puede utilizar estas sesiones para preguntar a sus empleados sobre el estado de su trabajo y así comprobar periódicamente que van por buen camino. El uso de herramientas inteligentes para realizar un seguimiento del estado de las tareas también es una buena idea: el CRM de Bonsai destaca especialmente en este aspecto.

Paso 3: Gestionar los cambios y abordar los retos

Un proyecto que funciona a la perfección es un proyecto que probablemente proviene de una historia fantástica. El hecho es que se enfrentará a retos, y probablemente tendrá que abordar cambios, durante la ejecución del proyecto.

Las evaluaciones de riesgos que realizó como parte del plan de gestión de proyectos de su agencia cobran importancia aquí. Has desarrollado estrategias para todas las posibilidades que se te ocurran a ti, a tu equipo y a tu cliente. Utiliza esos planes cuando surjan dificultades.

En cuanto a los cambios, todo se reduce a la comunicación: habla con tu equipo y con tu cliente. Cuando el cliente solicite un cambio, asegúrese de que conozca el impacto que dicho cambio tendrá en el proyecto y en su calendario.

Paso 4: utilice una aplicación de facturación y presupuestación para su agencia.

Hablando de cambios, cualquier cambio que provenga del cliente debe incorporarse al presupuesto. Si no es así, tu gente acabará trabajando mucho más de lo que debería.

Ahí es donde entran en juego las aplicaciones de facturación y presupuestación.

Tomemos como ejemplo el bonsái. La función de presupuestación de la aplicación incluye plantillas para contratos y formularios. También cuenta con herramientas financieras, incluyendo facturación y seguimiento de gastos, para que puedas ajustar tu presupuesto sobre la marcha. Úsalo (o una herramienta similar) para realizar un seguimiento de dónde va el dinero y de dónde debe provenir en tu proyecto.

Liderazgo de equipos y resolución de conflictos para agencias

Según la Universidad de Missouri-St. Louis, los gerentes dedican hasta el 42 % de su tiempo a gestionar conflictos. El mensaje es sencillo: ningún proyecto sale adelante sin contratiempos. Los conflictos pueden surgir por muchas razones. Un miembro del equipo puede incumplir un plazo. Es posible que alguien no esté de acuerdo con la forma en que le has pedido que complete una tarea.

Sea cual sea el caso, los responsables de la gestión de proyectos de la agencia deben estar preparados para intervenir.

Paso 1: Comprender las habilidades de liderazgo en el contexto de la gestión de proyectos

El Project Management Institute vuelve a destacar las habilidades de liderazgo clave que debe tener un gestor de proyectos:

• Motivación: tú eres la fuerza impulsora del proyecto porque supervisas todo. Por lo tanto, un buen gestor de proyectos debe ser un motivador: tu forma de actuar transmite a tu equipo cómo te sientes. Aporta entusiasmo y podrás motivar a tu equipo.
• Habilidades de comunicación: un gestor de proyectos que no hace más que dar órdenes no conseguirá nada. La comunicación consiste tanto en escuchar a tus empleados como en decirles lo que tienen que hacer. ¿Quién sabe? Incluso podrían tener ideas que beneficien al proyecto.
• Trabajo en equipo: el agotamiento puede ser un problema en proyectos largos. Tu gente se cansa, y ese cansancio crea irritabilidad que puede conducir a conflictos. Un buen gestor de proyectos sabe detectar las señales y planifica descansos y actividades variadas en los horarios para evitar el agotamiento.

Paso 2: Técnicas para resolver conflictos dentro del equipo

Comunicación, comunicación, comunicación.

Se repite tantas veces porque es muy importante. Todas las mejores técnicas para resolver conflictos dentro de tu equipo giran en torno a la comunicación, en lugar de evitarlos. Por ejemplo, las reuniones semanales brindan a las personas la oportunidad de expresar sus opiniones. Si surge un conflicto, el director del proyecto interviene como mediador.

Las personas involucradas en el conflicto son convocadas a una reunión separada diseñada para expresar sus quejas. El papel de la dirección en este caso es sencillo: mantener la neutralidad y, al mismo tiempo, orientar todas las conversaciones hacia una solución.

Paso 3: Motivar y gestionar un equipo diverso

Puedes confiar únicamente en tu software de gestión de proyectos para motivar a tu equipo. Sí, le mostrará a su personal qué tareas deben completar y cuándo. Pero tener una lista de tareas y completarlas son dos cosas muy diferentes.

Por lo tanto, necesitas algunas técnicas motivacionales:

Concéntrate primero en motivarte a ti mismo.

La energía que aportas es la energía que se extenderá por todo el proyecto. Céntrate primero en encontrar algo que despierte tu propia pasión: un jefe de proyecto entusiasta es aquel que puede inspirar a su equipo.

Recompense a su personal

Aproximadamente dos tercios (63 %) de los empleados sienten que su empleador no valora lo suficiente sus esfuerzos. No dejes que tu gente caiga en esa categoría. Implementar incentivos para la finalización puntual de las tareas. Pero no olvides el poder de la motivación intangible: ofrecer oportunidades de aprendizaje puede ser tan eficaz como las recompensas económicas.

Confía en tu equipo

Un microgestor puede minar la motivación de un equipo, además de hacerle perder tiempo innecesariamente con interrupciones constantes. Reconozca que las personas de su agencia tienen la capacidad suficiente para saber lo que están haciendo. Por eso fueron contratados. Guíalos cuando sea necesario, pero no intentes decirles cómo hacer cada pequeño aspecto de su trabajo.

Cierre y evaluación de proyectos para agencias

Por fin, la meta.

Tu equipo ha trabajado duro para entregar un proyecto a tus clientes. Pero la gestión de proyectos de la agencia aún no ha terminado. Aún tienes que evaluar ese proyecto para asegurarte de que está listo para ponerse en marcha y extraer todo lo que puedas aprender de él.

Paso 1: Cerrar un proyecto

Piensa en el cierre del proyecto como en una lista de tareas que debes completar para asegurarte de que el resultado final sea todo lo que el cliente espera. Los pasos para ello son los siguientes:

• Atar cabos sueltos: algunas tareas están directamente relacionadas con la finalización, como crear documentación e impartir formación al cliente. Otros están relacionados con el pago, como el envío de facturas, por ejemplo, o con la administración. Envuélvalos antes de entregarlos.
• Consulte la lista de tareas pendientes: encontrará listas de tareas pendientes en el documento de inicio del proyecto y, probablemente, también en su sistema de gestión de clientes. Compruébalos. ¿Se ha implementado todo lo que figura en esas listas de verificación en el proyecto?
• Entrega y informe al cliente: presentar el proyecto e informar al cliente. La última parte es esencial, ya que le brinda la oportunidad de comunicar cualquier problema que pueda haber provocado dificultades presupuestarias o de tiempo.
• Celebra una reunión interna de aprendizaje: un proyecto exitoso no tiene por qué ser perfecto. Las reuniones internas de aprendizaje te ayudan a identificar problemas y sus causas, lo que te permite evitar problemas similares en proyectos futuros.

Paso 2: Realizar evaluaciones posteriores al proyecto

Las evaluaciones posteriores a los proyectos son bastante infrecuentes: solo uno de cada cinco proyectos es objeto de revisión.

Tu proyecto debe estar entre el 20 % que sí se evalúa. Esta evaluación puede realizarse en forma de reunión, en la que se reúna al equipo del proyecto y a las partes interesadas, con el fin de obtener una visión general del éxito del proyecto.

¿Qué salió bien?

Utilice las respuestas para informar las mejoras continuas en la gestión de proyectos de su agencia.

¿Qué salió mal?

Puede que haya riesgos que no hayas reconocido o problemas con el alcance que hayan provocado que el proyecto se haya salido del presupuesto o se haya retrasado. No te escondas de esos problemas. Utiliza tu evaluación para identificarlos y así poder empezar a trabajar en procesos que garanticen que no vuelvan a ocurrir.

Paso 3: Informes y documentación para referencia futura

Tu evaluación no puede concluir con todo el mundo asintiendo con la cabeza y pasando al siguiente proyecto. Cada gramo de aprendizaje extraído de la experiencia del proyecto debe documentarse para que se mantenga lo que funciona y no se vuelvan a cometer los mismos errores.

Un informe de la lección es una buena forma de documentar lo que has aprendido. Ese informe suele incluir lo siguiente:

• Resumen ejecutivo: resumen general del proyecto y lo que este implicaba.
• Resumen de conclusiones: otro resumen, esta vez de las lecciones generales aprendidas del proyecto.
• Encuestas sobre lecciones aprendidas: lo ideal sería que se tratara de una recopilación de encuestas entregadas a cada miembro del equipo. ¿Qué aprendieron? ¿Qué creen que se podría mejorar? Toda esa información es valiosa para un informe de clase.
• Recomendaciones: una lista detallada de recomendaciones que abarca los procesos que deben modificarse o implementarse en su agencia.

Por supuesto, este informe no sirve de nada si no se pone en práctica. Una vez que tengas tu lista de recomendaciones, empieza a incorporar los nuevos procesos (o los mejorados) en tu agencia, listos para futuros proyectos.