O Guia Completo de 2025 para Gestão de Projetos em Agências

A gestão de projetos em uma agência não é simples.

Isso é destacado pela Zippia, que afirma que, em média, os projetos desperdiçam 11,4% de seus recursos devido a processos ineficientes. Expandindo para o nível global, o quadro fica ainda pior: 70% dos projetos globais fracassam antes mesmo de serem lançados.

As razões para essas falhas são variadas.

Em muitas agências, a gestão de projetos não é uma prioridade cultural. A Zippia destaca que 54% não conseguem integrar uma gestão de projetos eficaz à sua cultura. Há também uma clara falta de software de gerenciamento de projetos para agências – apenas 23% das empresas utilizam algum tipo de software para ajudar a supervisionar projetos.

Mas talvez a principal razão pela qual os projetos fracassam seja simples:

As agências simplesmente não têm conhecimento suficiente sobre como gerenciar empreendimentos complexos.

Acesse este guia completo sobre gerenciamento de projetos em agências. Continue lendo para descobrir os principais aspectos de um projeto sobre os quais você precisa obter controle para ter sucesso.

Introdução à gestão de projetos em um ambiente de agência

A gestão de projetos não é um conceito novo. Todas as empresas têm projetos, e cada um desses projetos tem alguém responsável por supervisioná-los. Essa pessoa pode não ter uma função formal. Mas eles ainda são as pessoas que unem tudo, garantindo que as pessoas certas estejam trabalhando nas tarefas certas, nos momentos certos.

Esses princípios básicos não mudam em um ambiente de agência.

Imagine que você está criando um site para um cliente. Parece um projeto bastante simples. Você se reuniu com o cliente e delineou o escopo do projeto, o que significa que sabe quem precisa trabalhar em quê. Provavelmente, você terá um designer cuidando da aparência e da usabilidade do site, com um programador trabalhando nos bastidores. Talvez o designer gráfico também seja responsável pelo design do logotipo. Além disso, há um redator envolvido no conteúdo, talvez supervisionado por um chefe de SEO para garantir a otimização.

O projeto está pronto para ser executado.

Mas, à medida que você avança, o cliente começa a fazer solicitações. Eles podem não aprovar o design original ou terem apresentado novas ideias para as páginas que você precisa implementar. De repente, o aumento do escopo se torna um problema – o projeto cresce muito além do escopo inicial e se transforma em algo muito maior. Acrescente a isso possíveis interrupções na comunicação. Você pode não estar verificando regularmente com seu cliente, o que pode levar a muito trabalho sendo feito que, no final das contas, não será aprovado.

O resultado pode ser um projeto extremamente difícil de gerenciar, simplesmente porque suas raízes criativas significam que as mudanças ocorrem a qualquer momento.

Não é um problema incomum. De acordo com o Project Management Institute (PMI), 52% dos projetos sofrem algum tipo de alteração no escopo. Ainda assim, é um problema mais prevalente nas agências, e é por isso que a gestão de projetos em agências é um tema tão essencial.

Princípios fundamentais da gestão de projetos

Existem alguns princípios fundamentais concebidos para ajudar na gestão de projetos da agência. A seguir, apresentamos uma visão geral dos pontos mais importantes:

Princípio 1 – Defina o projeto no contexto da sua agência

Qualquer agência pode afirmar que “faz tudo”, mas isso abre as portas para projetos que você preferiria não aceitar. Portanto, o primeiro princípio da gestão de projetos de agências é simples: descubra se é adequado para a sua agência.

Este princípio consiste em fazer perguntas. Como sua agência se beneficia com o projeto? Que problema você resolve para o cliente e você é capaz de resolver esse dilema? O projeto deve mesmo ser realizado?

A gestão de projetos geralmente envolve, em primeiro lugar, convencer a agência sobre a ideia do projeto. Se você não consegue responder a essas perguntas, talvez o projeto não seja o ideal, afinal.

Princípio 2 – Criar o escopo do projeto

Em 1990, o Aeroporto Internacional de Denver (DIA) iniciou um projeto para criar um sistema automatizado de manuseio de bagagens. O projeto naturalmente incluiu agências criativas, embora tenha sido afetado por alterações no escopo desde o início. Infelizmente, o projeto foi entregue com atraso e acima do orçamento – a DIA gastou US$ 569 milhões a mais do que o previsto em seu novo sistema.

De acordo com a Forbes, isso aconteceu porque os líderes do projeto ignoraram as informações fornecidas a eles pelas principais partes interessadas. Em outras palavras, eles não compreenderam o escopo completo do projeto.

Isso nos leva a um princípio crucial: você precisa conhecer o escopo antes de seguir em frente. Qual é o objetivo do projeto? Quais são os seus resultados esperados? Quais ferramentas de gerenciamento de projetos, se houver, ajudarão você a atingir a meta?

Definir o escopo desde o início não garante que um projeto não excederá o orçamento. Mas, do ponto de vista da agência, isso garante que você não fique preso a trabalhos não remunerados se o cliente solicitar mais.

Princípio 3 – Comunicar funções e responsabilidades

A maioria dos gerentes de projeto de agências vê a comunicação através das lentes da agência. Eles recebem o projeto, dividem o trabalho e o atribuem às pessoas internas relevantes. O que muitos não percebem é que os clientes também têm responsabilidades. Eles podem precisar fornecer gráficos para um site, por exemplo, ou estatísticas para informar partes do texto.

A comunicação clara das funções e responsabilidades – externas e internas – evita atrasos. Todos sabem o que precisam fazer e quando, com o entendimento de que o fracasso leva a problemas dentro do projeto.

Princípio 4 – Monitorar e Adaptar

Em um mundo perfeito, o plano inicial ocorre sem contratempos. Todos entregam no prazo, não existem obstáculos e o cliente fornece o que é necessário conforme solicitado.

Mas isso raramente acontece. Uma doença em sua equipe pode atrasar substancialmente parte do projeto. A falha de um cliente em entregar materiais pode ter o mesmo efeito, forçando você a se adaptar rapidamente enquanto espera por eles.

Pode haver outros projetos em andamento — que você também está gerenciando — que podem afetar outro projeto. Afinal, uma agência média tem entre 10 e 20 projetos ou clientes ao mesmo tempo. Todas essas variáveis precisam ser monitoradas constantemente para garantir que não causem atrasos. Ou, se o fizerem, que o cliente esteja ciente do problema com antecedência.

Princípio 5 – A lista de verificação final

Entregar um projeto ao cliente imediatamente após concluí-lo pode trazer algum nível de satisfação.

Mas também pode resultar em erros. E se você tiver perdido alguma coisa? Comparar os resultados do projeto com seu escopo inicial – juntamente com quaisquer alterações feitas ao longo do caminho – serve como uma lista de verificação. Use-o para garantir que você está entregando o que deve ao cliente.

A importância da gestão de projetos no contexto de uma agência

Algumas das razões pelas quais os gerentes de projeto são tão importantes no contexto de uma agência já foram mencionadas. Os gerentes de projeto são comunicadores. Eles não são apenas o elo entre uma agência e seus clientes, mas também o talento dentro de uma agência que trabalha em um único projeto. Um bom gerente de projetos mantém o trabalho em dia e sabe como se adaptar quando as coisas não saem como planejado.

Eles são os solucionadores.

Eles compreendem sua equipe digital e, fundamentalmente, o que cada membro pode ou não fazer. Esses membros essenciais da equipe lidam com cronogramas e defendem o cliente, sendo que a última função também envolve garantir que o aumento do escopo não cause problemas.

Sem um gerente como figura de proa, os projetos de uma agência caem na anarquia. Não há nenhum elemento central para manter todos os outros com os pés no chão, o que leva ao não cumprimento de prazos e à consternação dentro da equipe. Em última análise, isso custa dinheiro à agência – 59% dos projetos sofrem excedentes de custos.

Você deve contratar gerentes de projeto para sua agência?

A resposta é curta e simples: sim!

Os gerentes de projeto da agência são os intermediários entre suas equipes e os clientes e as partes interessadas da agência. Eles também aliviam o peso das tarefas administrativas dos ombros de suas equipes. Tomemos como exemplo as propostas de gerenciamento de projetos. Sem um gerente no cargo, todos os membros da equipe precisam trabalhar juntos para criar uma proposta. Não existe uma visão coesa. Ausência de clareza no escopo. Se o projeto for aceito, a equipe terá que lidar com um relacionamento fragmentado, sem uma figura de referência para lidar com o cliente.

A importância de um bom gerente é enfatizada quando você começa a trabalhar em projetos maiores. De acordo com a Project Management Networks, apenas 10% dos grandes projetos – aqueles avaliados em mais de US$ 10 milhões – são bem-sucedidos. A má gestão do projeto é provavelmente a culpada. Se sua agência deseja crescer a ponto de trabalhar com grandes marcas, ela simplesmente não conseguirá fazer isso sem gerentes de projeto.

Gestão de clientes para agências

Com a importância (e o papel geral) de um gerente de projetos definida, é hora de aprofundar o assunto:

Os nove aspectos da gestão de projetos que todas as agências precisam dominar.

Isso começa com a gestão de clientes. Quase três quartos das empresas (73%) que oferecem uma experiência acima da média aos clientes obtêm benefícios financeiros. Com essas etapas, você pode começar a oferecer essa experiência antes mesmo do projeto começar.

Etapa 1 – Definição do escopo e dos objetivos do projeto

Tudo começa com suas reuniões iniciais com um cliente. Nessas reuniões, você discute o que o cliente deseja alcançar e quanto – idealmente todo – do projeto você pode assumir. É aqui que você se aprofunda nos detalhes. O cliente deseja um site? Quantas páginas deve ter? Eles precisam que você crie imagens e conteúdo, ou eles mesmos fornecerão os seus próprios?

Cada tarefa identificada é incorporada ao escopo do projeto. E antes de começar, esse escopo precisa ser destilado em objetivos. Essas são as metas que você atingirá – e quando você as atingirá – conforme acordado com o cliente.

Etapa 2 – Identificação e gestão das partes interessadas

Qualquer pessoa que tenha interesse no resultado de um projeto é uma parte interessada. Normalmente, isso inclui o seguinte:

• Clientes
• Equipes de projeto
• Gerentes de projeto
• Executivos da agência
• Patrocinadores relevantes do projeto (nem sempre aplicável)
• Os usuários finais do projeto concluído

Cada um deles precisa ser identificado, definido e gerenciado para que o projeto seja concluído com sucesso. Continuando com o exemplo do site, seu cliente pode ter chefes de vários departamentos cooperando no projeto. Cada um precisa ser reconhecido, assim como as necessidades individuais que são apresentadas. Além disso, esse processo de identificação garante que os líderes do seu projeto sempre saibam com quem falar quando precisarem de informações.

Etapa 3 – Elaboração de um termo de abertura do projeto e obtenção de aprovações

A TechTarget define um termo de abertura do projeto como um documento que descreve o projeto e que o gerente de projeto tem permissão para iniciar o trabalho. Nessa carta estarão as informações que você reuniu até agora – os objetivos do projeto e suas partes interessadas. Também pode incluir informações sobre as restrições e requisitos do projeto, além de marcos, custos e resultados esperados.

Pense nisso como uma fatura detalhada ou um contrato de projeto em que os altos executivos da agência assinam, assim como todas as principais partes interessadas da empresa do seu cliente. Quando todos estiverem satisfeitos com as informações apresentadas, você também assina e se compromete com o projeto.

Etapa 4 – Utilização de um portal de clientes da agência para gerenciamento de clientes

Nem todas as agências têm um portal para clientes. Eles podem presumir que não é necessário porque já lidaram com projetos sem um antes. Mas, à medida que um projeto cresce em escopo, um portal pode ser um ótimo lugar para armazenar recursos e garantir que os resultados sejam apresentados dentro do prazo.

Então, o que é um portal do cliente?

É semelhante a um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM), embora os clientes também tenham acesso, normalmente. Dentro do portal, você pode criar seções específicas – com direitos de acesso concedidos às partes interessadas relevantes – específicas para o projeto e o cliente. Com os direitos de acesso definidos, você usa o portal para compartilhar documentos importantes. Por exemplo, em um projeto de web design, você pode compartilhar wireframes e designs de logotipos, sendo o cliente responsável pela aprovação final.

A Bonsai oferece um excelente exemplo de portal do cliente. Seus recursos permitem definir tarefas, criar cronogramas e compartilhar documentos importantes com as partes interessadas relevantes. Em última análise, esses portais existem por um motivo: simplificar a forma como sua equipe de projeto trabalha com seu cliente.

Gerenciamento de recursos para agências

Com o projeto definido e aprovado, você passa para a próxima etapa: gerenciar os recursos do seu projeto. Em outras palavras, como você utilizará os recursos à sua disposição para fornecer um resultado ao seu cliente?

É uma questão crucial, pois a má gestão dos recursos disponíveis pode levar ao fracasso de um projeto. Portanto, para identificar e atribuir recursos, você precisa seguir três etapas.

Etapa 1 – Identificação e alocação de recursos

Você pode dividir a identificação de recursos em três categorias:

• Humano
• Financeiro
• Tecnológico

À primeira vista, o lado humano parece simples. Quantas pessoas você tem disponíveis e onde elas precisam ser designadas? No entanto, o Resource Management Institute afirma que 35% das empresas não acompanham os interesses dos seus funcionários em relação a projetos ou entregas. Em outras palavras:

Muitos gerentes de projeto não levam em consideração os desejos dos membros de sua equipe ao atribuir funções.

Portanto, o aspecto humano da identificação e alocação vai além de simplesmente preencher funções com base em quem está disponível. Você deve incentivar seus funcionários a atualizarem suas habilidades, proporcionando a você uma visão mais ampla de suas capacidades. A partir daí, você pode combinar habilidades com tarefas, levando idealmente a um projeto no qual cada pessoa contribua com sua capacidade máxima.

As questões financeiras e tecnológicas estão frequentemente interligadas. No lado financeiro, você identifica quanto dinheiro é destinado ao projeto, permitindo que você divida o dinheiro com base nas tarefas. Isso está relacionado à tecnologia – cada tecnologia que você usa custa dinheiro. Algumas plataformas já podem estar disponíveis. Outros podem exigir um investimento.

Você precisa decidir qual tecnologia é relevante dentro das suas restrições orçamentárias.

Etapa 2 – Gerenciando a dinâmica e as funções da equipe

Vamos aprofundar um pouco mais o aspecto humano da gestão de recursos.

Atribuir tarefas às pessoas com base nas suas competências é um bom começo. Mas, para garantir uma dinâmica forte dentro da equipe, você deve confirmar que todos os envolvidos estejam cientes não apenas de suas funções, mas também das funções dos outros. A transparência é fundamental. Cada membro da equipe deve saber quem está fazendo o quê – e por quê – para que compreenda com quem deve se comunicar como parte de sua função.

Garantir uma comunicação eficaz também é fundamental. Muitos dos problemas que você enfrentará durante um projeto surgem porque as pessoas não estão se comunicando entre si. Desenvolva um processo justo de resolução de conflitos e organize reuniões – idealmente semanais – para discutir o andamento do projeto.

Além disso, aproveite o seu portal do cliente. É uma ótima maneira de garantir que sua equipe esteja compartilhando informações dentro do projeto, além de ser um meio de acompanhar os resultados.

Etapa 3 – Orçamento e planejamento financeiro

O valor que você receberá do seu cliente pelo projeto não é o orçamento do projeto. Você precisa incluir uma margem nesse valor, caso contrário, sua agência não terá lucro. A dimensão dessa margem varia – a SBO afirma que cerca de 30% é o ideal –, mas ela precisa existir antes de você começar.

Por exemplo, digamos que você ganhará US$ 5.000 por um projeto. Com a porcentagem acima, US$ 1.500 desse valor são sua margem, o que significa que você tem US$ 3.500 para o projeto em si. A partir daí, seu orçamento deve levar em consideração vários fatores:

• Horas faturáveis para cada membro da equipe
• Custo de qualquer tecnologia utilizada
• Monitoramento do orçamento para garantir que ele não seja excedido

Gerenciamento de tempo e programação para agências

A gestão do tempo é frequentemente subestimada no ambiente das agências. Não deveria ser assim. Se você não estiver controlando o tempo, um gerente de projetos não poderá saber se o projeto está dentro do prazo para ser concluído. No entanto, apenas 12% das pessoas afirmam que sua empresa utiliza software de controle de tempo. Algo precisa mudar, começando por estas quatro etapas:

Passo 1 – As técnicas básicas para uma gestão eficaz do tempo

Vamos começar com o básico – algumas técnicas simples para gerenciamento do tempo. Isso se aplica tanto aos próprios gerentes de projeto quanto a cada membro de sua equipe:

• Crie um cronograma diário – O cronograma geral do projeto é um guia útil para saber quanto tempo você tem disponível. No entanto, um projeto pode levar meses para ser concluído. Ter uma programação diária ajuda você a reservar tempo para reuniões, tarefas específicas e lidar com a administração.
• Priorize – Já tem sua agenda diária? Ótimo – agora descubra quais das tarefas são as mais importantes. Essas tarefas são realizadas no início do dia, garantindo que você conclua o trabalho que precisa ser feito.
• Seja razoável com o tempo – Dar a um redator de conteúdo uma hora para escrever um texto de 2.000 palavras para a web não é razoável. Ao mesmo tempo, reservar três horas para um texto de 500 palavras é uma perda de tempo. Defina prazos para todas as suas tarefas, com a ressalva de que eles sejam razoáveis para a tarefa em questão.
• Diga não quando for relevante – O cliente voltou com uma nova solicitação? Não tenha medo de dizer “não”. Não “não” de forma categórica, mas “não, precisaremos discutir isso na próxima reunião e incorporá-lo ao escopo do projeto”.

Etapa 2 – Desenvolvimento e manutenção dos cronogramas do projeto

Você tem os objetivos do seu projeto e um prazo final para o trabalho. Para criar um cronograma do projeto, divida as metas em tarefas menores e atribua-as aos membros relevantes da equipe. Idealmente, você deve organizar o cronograma em uma única ferramenta, permitindo que toda a equipe do projeto possa vê-lo. Fundamentalmente, esse cronograma também ajuda seus funcionários a perceberem como o trabalho deles afeta outros trabalhos.

Etapa 3 – Utilização de ferramentas e software de gerenciamento de projetos

É uma boa ideia incluir reuniões – com sua equipe e com o cliente – nessa programação. O aplicativo de agendamento da Bonsai pode ajudar nesse sentido. Você pode usá-lo para sincronizar sua agenda e definir lembretes de compromissos, para nunca mais se atrasar para reuniões.

Quanto a outras ferramentas e softwares, você precisará de um software de gerenciamento de projetos de agência que permita a comunicação e o compartilhamento de documentos. Mais uma vez, a Bonsai cumpre o prometido – seu software de CRM permite definir tarefas, compartilhar documentos e criar um cronograma para projetos.

Etapa 4 – Use um aplicativo de controle de tempo para o seu projeto

Quanto tempo seus funcionários estão dedicando às suas tarefas?

Você sabe quanto tempo atribuiu, mas precisa de alguma forma de controle de tempo para garantir que essas atribuições sejam precisas. O controle do tempo ajuda você a detectar possíveis atrasos antes que eles ocorram. Além disso, você garantirá que não acabará prestando serviços excessivos ao seu cliente.

No entanto, apenas 17% dos funcionários controlam ativamente o seu tempo.

Essa baixa porcentagem leva a planilhas de horas imprecisas e excedentes nos projetos. Evite ambos os cenários com o software de controle de tempo e planilha de horas da Bonsai para agências.

Gestão de riscos para agências

O risco faz parte dos negócios. Tanto é assim que 41% das empresas afirmam ter passado por pelo menos três “eventos de risco crítico” no último ano. Na gestão de projetos de agências, a falha em identificar um risco coloca todo o seu projeto em risco.

Portanto, não deixe isso acontecer. Siga estas etapas para identificar e mitigar os riscos para seus projetos.

Etapa 1 – Identificar riscos potenciais e incertezas

Na gestão de projetos, um “risco” é qualquer coisa que possa atrasar ou afetar negativamente o cronograma ou o orçamento do projeto. A comunicação é fundamental para identificar esses riscos.

Comece com as principais partes interessadas do projeto, como os executivos da sua agência. Entreviste-os, especialmente se já trabalharam em projetos semelhantes anteriormente, para ter uma ideia dos tipos de riscos que enfrentaram. Se você já trabalhou em projetos semelhantes, pode adicionar suas próprias experiências aqui.

A seguir – uma sessão de brainstorming em equipe.

Reúna-se com sua equipe e pergunte o que eles consideram riscos potenciais para o sucesso do projeto. Muitas vezes, as pessoas que trabalham diariamente no projeto têm percepções diferentes sobre o que a liderança do projeto pode oferecer.

Com as discussões concluídas, documente todos os riscos potenciais que você encontrou.

Etapa 2 – Avaliar e priorizar os riscos

Você pode ter uma lista bastante longa de riscos associados ao seu projeto. Isso parece intimidante, não é? A boa notícia é que nem todos os riscos são iguais – alguns têm uma probabilidade muito menor de ocorrer do que outros.

Portanto, esta etapa consiste em categorizar os riscos identificados com base em seu impacto potencial no projeto. Uma Matriz de Risco é a melhor ideia. Crie uma grade de cinco por cinco, com um lado da grade cobrindo a gravidade do risco:

1. Insignificante – Se esse risco ocorrer, terá consequências mínimas para o projeto.
2. Menor – Você sentirá o impacto desse risco, mas será fácil de gerenciar.
3. Moderado – Este é um risco que você acredita que levará algum tempo para ser mitigado, caso ocorra.
4. Grave – Este risco pode causar danos a longo prazo, com o projeto provavelmente sofrendo atrasos significativos.
5. Catastrófico – Um risco tão grave que poderia encerrar todo o projeto.

O outro lado da tabela abrange a probabilidade de ocorrência de um risco:

1. Muito improvável – Quase nenhuma chance de que o risco ocorra.
2. Improvável – É bem provável que você não precise se preocupar com o risco.
3. Possível – A possibilidade de o risco ocorrer é de 50%. Pode acontecer, ou pode não acontecer.
4. Provável – É mais provável que o risco ocorra do que não ocorra.
5. Muito provável – Você tem quase certeza de que enfrentará o risco em algum momento.

A partir daqui, você pode categorizar seus riscos com base na probabilidade de ocorrência e nos danos que eles podem causar. Um risco “grave” que é “muito provável”, por exemplo, é um risco para o qual você precisa se preparar imediatamente.

Etapa 3 – Desenvolver planos de mitigação de riscos e contingência

O software empresarial que você utiliza para a gestão de projetos da sua agência pode contribuir de alguma forma para mitigar os riscos. Ele pode otimizar seus processos para que a maioria dos riscos que você pode enfrentar se enquadre nas categorias “Insignificante” ou “Menor”. Mas para qualquer coisa que você tenha identificado como uma possibilidade, você precisa de um plano de ação.

Alguns desses planos serão simples. Por exemplo, um substituto se um dos membros da sua equipe estiver doente. Outros podem exigir mais reflexão, como um cliente que não entrega os materiais necessários dentro do prazo. Nesses casos, seu plano deve abordar como abordar o assunto com o cliente e comunicar o impacto que a questão tem sobre o projeto.

A questão é simples: certifique-se de ter um plano de contingência para cobrir todos os riscos, e seu projeto correrá sem problemas.

Gestão da qualidade para agências

Entregar um projeto rapidamente não significa nada se o projeto chegar ao cliente com uma qualidade tão ruim que ele o rejeite. Em um ambiente de agência, um sistema de gestão da qualidade (SGQ) é um conjunto de processos e procedimentos que você usa para gerar ótimos resultados.

Vamos criar um.

Passo 1 – Definir e manter padrões de qualidade

O primeiro passo no aspecto da qualidade da gestão de projetos da agência é simples:

Defina o que significa qualidade para você.

Embora o conceito seja simples, a execução pode muitas vezes ser mais complexa. Sua definição pode diferir da do cliente, por exemplo. O importante é chegar a um ponto em que você possa dizer: “Este é o mínimo que devemos alcançar, e nada menos do que isso será suficiente”.

Com a definição estabelecida, você pode usar o software da sua agência para criar os processos que levam ao nível de qualidade exigido.

Etapa 2 – Métodos de garantia e controle de qualidade

A garantia de qualidade (QA) e o controle de qualidade (QC) são dois lados da mesma moeda. No entanto, são conceitos diferentes.

O controle de qualidade envolve a criação de processos padrão destinados a fornecer um resultado consistente todas as vezes. Planejar, testar e monitorar esses processos é fundamental, com o objetivo de garantir que seus funcionários sigam os processos definidos.

Com o controle de qualidade, você se concentra em testar o produto final. Está pronto para partir? Há algum problema que o controle de qualidade não detectou? Se você identificar algo, o projeto precisa voltar para a equipe para corrigir o problema.

Idealmente, você criará um processo proativo de controle de qualidade que detecte a maioria — se não todas — as questões antes que elas surjam. Isso permite que sua equipe de controle de qualidade seja reativa, ou seja, ela detecta tudo o que a equipe de garantia de qualidade deixou passar.

Etapa 3 – Implementação de práticas de melhoria contínua

Por melhor que seja a gestão de projetos da sua agência, sempre haverá espaço para melhorias. O Project Management Institute descreve 10 etapas para implementar práticas de melhoria contínua:

1. Identifique possíveis melhorias
2. Analise as causas fundamentais dos processos com falha
3. Compartilhe ideias de melhoria
4. Capture melhorias por meio da documentação
5. Gerenciar melhorias para garantir a implementação
6. Crie equipes de apoio para garantir a disseminação das melhorias
7. Crie equipes para apoiar e compartilhar melhorias
8. Desenvolva um “Centro de Excelência” focado em melhorias em seu negócio
9. Gerencie e acompanhe os efeitos
10. Avalie seus resultados por melhoria

Incorpore essas etapas ao seu projeto e sua equipe se adaptará a uma cultura de melhoria contínua.

Comunicação e envolvimento das partes interessadas para agências

A comunicação na gestão de projetos de agências é muitas vezes um desafio, porque muitas agências ainda dependem do e-mail. A McKinsey afirma que o trabalhador médio passa 13 horas por semana lidando com e-mails e suas respostas.

Você precisa reduzir esse tempo para que sua equipe possa se concentrar no trabalho faturável.

Passo 1 – Desenvolva estratégias de comunicação eficazes

Antes de mais nada, você deve escolher um sistema que permita uma comunicação eficaz entre todos os membros do projeto e as partes interessadas. Aplicativos de gerenciamento de projetos, como o CRM da Bonsai, são boas opções porque reúnem tudo em um só lugar. Todos os que têm acesso ao projeto também podem acessar documentos, bem como usar o aplicativo para se comunicarem entre si.

Com uma plataforma estabelecida, siga estas práticas recomendadas para uma comunicação eficaz:

• Seja claro e transparente com todos
• Sempre comunique-se com um objetivo – sem mensagens desnecessárias
• Estabeleça uma cultura de escuta, em vez de simplesmente dar ordens.
• Incentive a comunicação individual por meio de reuniões
• Seja sincero em todas as comunicações

O último ponto é fundamental. A sinceridade pode parecer um conceito “brega”, mas a maioria já trabalhou em equipes onde o que precisa ser dito fica por dizer. A comunicação eficaz só pode ocorrer quando todos se sentem seguros para discutir as questões.

Etapa 2 – Gerenciar as expectativas e os relacionamentos com os clientes

Parte da gestão das expectativas dos seus clientes ocorre durante a fase de definição do escopo do projeto. Você usará essa fase para comunicar os resultados esperados e envolver todos os participantes. Mas isso não é algo que se pode deixar de lado – você deve cultivar o relacionamento que tem com os clientes.

Mais uma vez, o uso de um software de gerenciamento de projetos da agência pode ajudar nesse aspecto. O cliente tem direitos de acesso e pode acompanhar o andamento do projeto em tempo real, o que acalma muitas de suas preocupações. Mas não negligencie a importância de falar diretamente com o cliente. Cerca de 80% dos executivos preferem a comunicação pessoal e podem estar envolvidos no projeto.

Por fim, defina as regras para gerenciar as expectativas do cliente.

Se o cliente solicitar mais trabalho, isso deve desencadear um processo para comunicar o que esse trabalho extra significa para o projeto. Quanto tempo será adicionado? Quanto mais eles terão que pagar? Você precisa ter um processo em vigor, caso contrário, poderá acabar realizando trabalhos não faturados para manter o cliente satisfeito. Defina a expectativa de que qualquer coisa fora do escopo inicial do projeto exigirá pagamento e adaptação do cronograma.

Etapa 3 – Gestão das partes interessadas internas e externas

Seus stakeholders internos e externos são aqueles que estão diretamente envolvidos no projeto. Eles podem não fazer necessariamente parte da sua equipe de projeto, nem mesmo da equipe de projeto do cliente. Mas eles têm influência. E essa influência pode causar atrasos – ou até mesmo representar um risco – para o sucesso do projeto.

Comece listando as partes interessadas que você identificou em ordem de importância e influência. Concentre-se nos que estão no topo da lista – comunique os riscos do projeto e os resultados pretendidos para promover a cooperação. É claro que isso não significa que você deve negligenciar aqueles com menos influência. Mas gerenciá-los deve ser mais fácil, provavelmente porque eles se reportarão aos principais stakeholders do projeto.

Execução e monitoramento de projetos para agências

Quanto maior um projeto se torna, maior é a probabilidade de ele fracassar. É apenas o problema que vem com a escala – projetos grandes são mais complexos e apresentam mais riscos. A estratégia de gerenciamento de projetos da sua agência precisa incorporar técnicas para execução e monitoramento de projetos, a fim de evitar esse fracasso.

Etapa 1 – Técnicas para uma execução eficaz do projeto

Artigos inteiros são dedicados às várias técnicas que permitem a execução do gerenciamento de projetos. Este artigo abordará os conceitos básicos de dois deles:

Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

Um projeto é uma tarefa enorme. Até mesmo avassalador. A WBS divide a enorme tarefa de “concluir um projeto” em tarefas menores que você deve concluir para atingir esse ponto de conclusão. Pense nisso como construir uma casa – você cria um projeto e, em seguida, atribui tarefas de acordo com ele. Primeiro vem a fundação, depois as paredes e assim por diante, até que você tenha uma estrutura completa.

Kanban

Como um dos métodos mais simples de gerenciamento de projetos, ele começa com a criação de uma tabela com três colunas:

1. Tarefas
2. Fazendo
3. Pronto

As tarefas são movidas entre as colunas com base no seu status de conclusão, oferecendo uma maneira visual de acompanhar o andamento do projeto.

É claro que existem vários outros métodos para uma execução eficaz do projeto. Mas, em geral, elas se resumem ao mesmo conceito: identificar as tarefas necessárias e acompanhar sua conclusão. Por falar nisso…

Etapa 2 – Monitorar o progresso e o desempenho do projeto

Você já lidou com a primeira parte do monitoramento ao definir as metas do projeto e atribuir tarefas. Essas metas e tarefas devem ter prazos definidos, garantindo que todas as partes relevantes saibam quando devem concluir seu trabalho.

O monitoramento tem como objetivo garantir que seus funcionários permaneçam no caminho certo.

Realizar reuniões semanais com sua equipe de projeto é um bom começo. Você pode usar essas sessões para questionar seus funcionários sobre o status do trabalho deles, verificando regularmente se estão no caminho certo. Usar ferramentas inteligentes para acompanhar o status das tarefas também é uma boa ideia – o CRM da Bonsai se destaca nesse aspecto.

Etapa 3 – Gerenciando mudanças e enfrentando desafios

Um projeto que funciona perfeitamente é um projeto que provavelmente sai de uma história de fantasia. O fato é que você enfrentará desafios — e provavelmente terá que lidar com mudanças — durante a execução do projeto.

As avaliações de risco que você realizou como parte do plano de gerenciamento de projetos da sua agência ganham destaque aqui. Você desenvolveu estratégias para todas as possibilidades que você, sua equipe e seu cliente poderiam imaginar. Use esses planos quando surgirem desafios.

Quanto às mudanças, tudo se resume à comunicação – converse com sua equipe e seu cliente. Quando o cliente solicitar uma alteração, certifique-se de que ele esteja ciente do impacto que essa alteração terá no projeto e no cronograma.

Passo 4 – Use um aplicativo de faturamento e orçamento para sua agência

Por falar em alterações, quaisquer alterações provenientes do cliente devem ser incorporadas no orçamento. Se não forem, seus funcionários acabarão trabalhando muito mais do que deveriam.

É aí que entram os aplicativos de faturamento e orçamento.

Tomemos o bonsai como exemplo. A parte do aplicativo relacionada ao orçamento inclui modelos de contratos e formulários. Ele também possui ferramentas financeiras, incluindo faturamento e controle de despesas, para que você possa ajustar seu orçamento rapidamente. Use-o (ou uma ferramenta semelhante) para acompanhar para onde o dinheiro está indo e de onde ele precisa vir no seu projeto.

Liderança de equipes e resolução de conflitos para agências

De acordo com a Universidade de Missouri-St. Louis, os gerentes dedicam até 42% do seu tempo à gestão de conflitos. A mensagem é simples: nenhum projeto ocorre sem contratempos. Os conflitos podem surgir por diversos motivos. Um membro da equipe pode perder um prazo. Alguém pode discordar da maneira como você pediu que uma tarefa fosse realizada.

Seja qual for o caso, os líderes de gerenciamento de projetos da agência precisam estar prontos para intervir.

Passo 1 - Compreender as competências de liderança no contexto da gestão de projetos

O Project Management Institute volta a destacar as principais competências de liderança que um gestor de projetos deve possuir:

• Motivação – Você é a força motriz por trás do projeto, pois supervisiona tudo. Portanto, um bom gerente de projetos precisa ser um motivador – a maneira como você age mostra aos seus funcionários como você se sente. Traga entusiasmo para a mesa e você será capaz de motivar sua equipe.
• Habilidades de comunicação – Um gerente de projetos que só sabe dar ordens não consegue realizar nada. A comunicação consiste tanto em ouvir seus funcionários quanto em dizer-lhes o que fazer. Quem sabe? Eles podem até ter ideias que beneficiem o projeto.
• Team Building – O esgotamento pode ser um problema em projetos longos. Seu pessoal fica cansado, e essa fadiga gera irritabilidade, o que pode levar a conflitos. Um bom gerente de projetos sabe identificar os sinais e inclui pausas e variedade nos cronogramas para evitar o esgotamento.

Passo 2 – Técnicas para resolver conflitos dentro da equipe

Comunicação, comunicação, comunicação.

Isso é repetido tantas vezes porque é extremamente importante. Todas as melhores técnicas para a resolução de conflitos dentro da sua equipe giram em torno da comunicação, em vez da evitação. Por exemplo, as reuniões semanais oferecem às pessoas a oportunidade de expressar suas opiniões. Se surgir um conflito, o gerente de projeto intervém como mediador.

As pessoas envolvidas no conflito são convocadas para uma reunião separada destinada a discutir as queixas. O papel da administração aqui é simples: manter a neutralidade enquanto conduz todas as conversas para uma resolução.

Etapa 3 – Motivar e gerenciar uma equipe diversificada

Você pode confiar apenas no seu software de gerenciamento de projetos para motivar sua equipe. Sim, isso mostrará aos seus funcionários quais tarefas eles precisam concluir e quando. Mas ter uma lista de tarefas e realmente concluí-las são duas coisas muito diferentes.

Então, você precisa de algumas técnicas motivacionais:

Concentre-se primeiro em motivar-se a si mesmo

A energia que você traz para a mesa é a energia que se espalhará por todo o projeto. Concentre-se em encontrar algo que desperte suas próprias paixões primeiro – um líder de projeto entusiasmado é aquele que consegue inspirar sua equipe.

Recompense sua equipe

Cerca de dois terços (63%) dos funcionários sentem que a sua entidade empregadora não valoriza os seus esforços. Não deixe que seus funcionários caiam nessa categoria. Implemente incentivos para a conclusão pontual das tarefas. Mas não se esqueça do poder da motivação intangível – oferecer oportunidades de aprendizado pode ser tão poderoso quanto recompensas monetárias.

Confie na sua equipe

Um microgerente pode minar a motivação de uma equipe, além de consumir tempo desnecessário com interrupções constantes. Reconheça que as pessoas da sua agência são suficientemente qualificadas para saber o que estão fazendo. Foi por isso que foram contratados. Oriente-os quando necessário, mas não tente dizer-lhes como fazer cada pequeno detalhe do trabalho deles.

Encerramento e avaliação do projeto para agências

Finalmente – a linha de chegada.

Sua equipe trabalhou duro para entregar um projeto aos seus clientes. Mas a gestão do projeto da agência ainda não está concluída. Você ainda precisa avaliar esse projeto para garantir que ele esteja pronto para ser executado e extrair todo o aprendizado possível dele.

Etapa 1 - Encerramento de um projeto

Pense no encerramento do projeto como executar uma lista de verificação de tarefas para garantir que o resultado final seja tudo o que o cliente espera. Os passos para isso incluem o seguinte:

• Conclua as tarefas pendentes – Algumas tarefas estão diretamente relacionadas à conclusão, como a criação de documentação e a realização de treinamentos para o cliente. Outros estão relacionados com pagamentos – envio de faturas, por exemplo – ou com tarefas administrativas. Embrulhe-os antes de entregar.
• Consulte a lista de verificação de tarefas – Você terá listas de verificação em seu plano do projeto e, provavelmente, integradas ao seu sistema de gerenciamento de clientes. Verifique-os. Tudo o que consta nessas listas de verificação foi totalmente implementado no projeto?
• Entrega e relatório ao cliente – Apresente o projeto e faça um relatório ao cliente. A última parte é essencial – ela lhe dá a oportunidade de comunicar quaisquer questões que possam ter levado a problemas orçamentários ou de tempo.
• Realize uma reunião interna de aprendizagem – Um projeto bem-sucedido não é necessariamente um projeto perfeito. As reuniões internas de aprendizagem ajudam a identificar problemas e suas causas, permitindo evitar problemas semelhantes em projetos futuros.

Etapa 2 – Realizar avaliações pós-projeto

As avaliações pós-projeto são bastante raras – apenas um em cada cinco projetos recebe uma revisão.

Seu projeto deve estar entre os 20% que são avaliados. Essa avaliação pode assumir a forma de uma reunião – reunindo sua equipe de projeto e as partes interessadas – para obter uma visão geral do sucesso do projeto.

O que deu certo?

Use as respostas para informar as melhorias contínuas na gestão de projetos da sua agência.

O que deu errado?

Pode haver riscos que você não reconheceu ou problemas com o escopo que levaram o projeto a ultrapassar o orçamento ou o prazo. Não se esconda desses problemas. Use sua avaliação para identificá-los, para que você possa começar a trabalhar em processos que garantam que eles não aconteçam novamente.

Etapa 3 – Relatórios e documentação para referência futura

Sua avaliação não pode terminar com todos concordando e passando para o próximo projeto. Cada pedacinho de aprendizado extraído da experiência do projeto precisa ser documentado para que o que funciona seja mantido e os erros não sejam repetidos.

Um relatório de aula é uma boa maneira de documentar o que você aprendeu. Esse relatório geralmente envolve o seguinte:

• Resumo executivo – Um resumo geral do projeto e do que ele envolveu.
• Resumo das conclusões – Outro resumo, desta vez das lições gerais aprendidas com o projeto.
• Pesquisas sobre lições aprendidas – Idealmente, será uma coleção de pesquisas distribuídas a cada membro da equipe. O que aprenderam? O que eles acham que poderia ser melhorado? Todas essas informações são valiosas para um relatório de aula.
• Recomendações – Uma lista detalhada de recomendações que abrange processos a serem alterados ou implementados em sua agência.

É claro que este relatório é inútil se não for colocado em prática. Depois de ter sua lista de recomendações, comece a incorporar os novos (ou aprimorados) processos em sua agência, preparando-a para projetos futuros.