Ein umfassender Leitfaden für Projektmanager in Agenturen

Jede Agentur braucht einen guten Projektmanager, der den Überblick über komplexe Aufgaben behält und gleichzeitig alle Mitglieder auf Kurs hält. Sie sind für jedes Projekt unverzichtbar und können über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Tatsächlich berichten Unternehmen, die Projektmanager einsetzen, von einer Erfolgsquote von 92 % bei der Erreichung ihrer Projektziele.

Allerdings sind nicht alle Projektmanager gleich. Es kann große Unterschiede zwischen den Eigenschaften und Fähigkeiten einer Person und ebenso zwischen ihren Führungsstilen und -instrumenten geben. Lesen Sie weiter, um mehr über effektive Projektmanager und ihre Arbeitsweise zu erfahren.

Was ist ein Projektmanager?

Ein Projektmanager überwacht ein Projekt, einen Prozess oder ein Produkt von der Konzeption bis zur Fertigstellung. Im Gegensatz zu Abteilungen oder Teammitgliedern mit einer einzigen Rolle betrachtet der Projektmanager die gesamte Aufgabe ganzheitlich und übergreifend, oft in verschiedenen Rollen. Diese variieren je nach Projekt, können jedoch Motivation, Delegation und die Förderung einer effektiven Kommunikation umfassen.

Die Idee des Projektmanagements geht auf Microsoft in den 1980er Jahren mit der Entwicklung von Microsoft Excel zurück. Darin mussten eine Vielzahl von Teams, Abteilungen und Ressourcen effektiv verwaltet und überwacht werden. Microsoft hatte die Idee, dies in die Verantwortung einer einzigen Person zu legen; so entstand der Projektmanager.

In einer Agentur überwacht ein Projektmanager die Kundenbriefings und die kreativen Lösungen, die die Agentur als Antwort darauf entwickelt. Um in dieser Rolle effektiv zu sein, sind ein klarer Kopf und eine Reihe von Fähigkeiten (angeboren und erlernt) erforderlich. Dazu gehören die folgenden:

• Fundierte Kenntnisse über ein Projekt, die Branche, die Agentur und den Kunden
• Technisches Fachwissen und die Fähigkeit, Aufgaben mit der richtigen Software zu automatisieren
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, z. B. Zeitmanagement, Multitasking usw.
• Kreatives Geschick und ein Blick für das, was funktioniert
• Eine vorwärtsgerichtete Sichtweise auf die Dinge
• Ein gewisses Maß an Idealismus für das angestrebte Ziel eines Projekts

Nicht alle diese Fähigkeiten werden für jede Aufgabe benötigt, aber sie sind definitiv vielen effektiven Projektmanagern gemeinsam.

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Die 10 wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers

Jedes Projekt ist die Summe vieler beweglicher Teile. Es ist die Aufgabe des Projektmanagers, alles zusammenzuhalten, den Informationsfluss aufrechtzuerhalten und alle Beteiligten in ständiger Kommunikation zu halten. Sie sorgen dafür, dass das Projekt planmäßig, termingerecht und innerhalb des Budgets bleibt. Sie fungieren auch als Brücke zwischen Agentur und Kunde und bemühen sich, beide aufeinander abzustimmen.

Die Hauptaufgaben eines Projektmanagers können sich in Einzelheiten von Aufgabe zu Aufgabe unterscheiden, bleiben aber im Wesentlichen gleich. Hier sind die wichtigsten Bereiche, in denen ein Manager herausragende Leistungen erbringen muss.

Ressourcenverteilung und -planung

Da etwa 70 % aller Projekte scheitern, ist eine erfolgreiche Planung von entscheidender Bedeutung. Ein Projektmanager muss jedes Vorhaben angemessen planen. Dazu gehören die Berücksichtigung der Ressourcen der Agentur, das Budget des Kunden, der erwartete und geplante Zeitrahmen sowie der Gesamtumfang des Projekts.

Sobald ein Plan erstellt ist, sollte der Projektmanager Teammitglieder und Ressourcen delegieren, um eine optimale Effizienz zu erreichen.

Effektive Budgetierung

Die Budgetierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Ein schlecht gemanagtes Projekt kann einen Kunden mehr kosten als erwartet oder zu Verlusten für eine Agentur führen, wenn diese zu viel liefert. Budgets sollten zu Beginn jedes Projekts festgelegt und regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Kosten nicht außer Kontrolle geraten.

Ein Budget sollte gegenüber den wichtigsten Stakeholdern stets transparent sein. Für unvorhergesehene Ausgaben sollten ebenfalls zusätzliche Mittel bereitgestellt werden.

Zeitmanagement

Zeit ist ein entscheidender Faktor bei jedem Vorhaben. Ein Projektmanager muss sich über den vom Kunden gewünschten Zeitrahmen für eine Aufgabe und die Fähigkeit der Agentur, diesen einzuhalten, im Klaren sein. Dies erfordert ein realistisches Verständnis der Zeit, die für die Fertigstellung der einzelnen Projektkomponenten benötigt wird. Darüber hinaus müssen sie klare Fristen für kurz- und langfristige Ziele festlegen.

Ein Projektmanager sollte an der Erstellung eines Projektkalenders, der Nachverfolgung von Aufgaben, der Überwachung des täglichen Fortschritts und der Aktivitäten, der Organisation von Zeitplänen und der Überwachung von Stundenzetteln beteiligt sein. Wenn ein bestimmter Bereich hinterherhinkt, sollten sie in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und Ressourcen neu zu verteilen.

Scharfsinnige Analyse

Ein guter Projektmanager kennt sich in der Branche gut aus. Sie kennen den Zielmarkt des Kunden und wissen, was die Konkurrenz macht. Diese analytische Fähigkeit ist entscheidend, um eine effektive Organisation und Leitung des Projekts sicherzustellen und dessen Relevanz und Effektivität so weit wie möglich zu gewährleisten.

Dieses scharfe Auge sollte jedoch nicht bei der Planungsphase Halt machen. Projektmanager sollten im Verlauf des Projekts neue Chancen für Wachstum und Effektivität erkennen und wissen, wie sie diese effektiv nutzen können.

Die Motivation hoch halten

Jedes Projekt kann mit großen Hoffnungen und Begeisterung beginnen, doch diese können mit der Zeit und durch ständige Kundenrückmeldungen langsam schwinden. Ein Team braucht Motivation, um Projekte effektiv und pünktlich umzusetzen. Dementsprechend sollte ein Projektmanager klare Ziele für alle Projektbeteiligten festlegen, um realisierbare Vorgaben und klar definierte Erfolge zu schaffen. Bürokratischer Aufwand und zusätzliche Aufgaben, die das Team von seiner Arbeit ablenken, sollten überwacht und minimiert werden.

Darüber hinaus bleibt ein guter Projektmanager mit den Teams auf dem Boden der Tatsachen, stellt Informationen bereit und geht auf Probleme oder Beschwerden ein, sobald diese auftreten.

Risikoanalyse und -minderung

Jedes Projekt birgt ein gewisses Risiko. Tatsächlich gehören Maßnahmen zur Risikominderung zu den branchenweit am häufigsten angewandten Praktiken. Ein effektiver Projektmanager sollte in der Lage sein, Risiken bei jeder Aufgabe effektiv zu erkennen und zu analysieren. Risiken lassen sich zwar nie vollständig ausschließen, aber man kann sie berücksichtigen und Maßnahmen ergreifen, um ihre Auswirkungen zu minimieren.

Kunden sollten auf ihre Anliegen eingegangen werden und für jedes Projekt vorhersehbare Ergebnisse erhalten.

Pflege von Kundenbeziehungen

Apropos Kunden: Ein Projektmanager muss sicherstellen, dass diese während der gesamten Projektdauer stets auf dem Laufenden gehalten werden. Jegliches Feedback sollte umgehend an die Agentur weitergeleitet werden, und der Kunde sollte regelmäßig Updates und Berichte erhalten. Projektmanager sollten dafür sorgen, dass die Kreativteams nicht vom Briefing abweichen und dass die Ziele des Kunden erreicht werden.

Ein guter Projektmanager fungiert als Brücke zwischen beiden Parteien, sorgt für reibungslose Kommunikation und einen kontinuierlichen Informationsfluss.

Bonsai bietet ein Marken-Kundenportal, über das Projektmanager Dokumente, Zeiterfassungen und Aufgaben ganz einfach mit ihren Kunden teilen können.

Überwachung und Zusammenarbeit

Der Projektmanager überwacht den gesamten kreativen Prozess von Anfang bis Ende. Dies umfasst alle Rückgängigmachungen, Verzögerungen und unvorhergesehenen Ereignisse. Um effektiv zu bleiben, muss der Projektmanager aktiv mit allen am Projekt Beteiligten, einschließlich dem Kunden, zusammenarbeiten. Eine konsequente Zusammenarbeit ermöglicht ein effektiveres Management und die Fähigkeit, auf auftretende Probleme zu reagieren.

Informationen und Budgets können sich schnell ändern, und ein Projektmanager muss den Überblick behalten.

Qualitätssicherung

Ein Projekt sollte nicht nur den Standards einer Agentur und eines Kunden entsprechen, sondern auch jede einzelne Komponente darin. Die Arbeit aller Beteiligten sollte ständig überwacht werden, um die Qualität sicherzustellen. Ein Projektmanager sollte auch eng mit Kunden und allen Qualitätssicherungsabteilungen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die geleistete Arbeit den Anforderungen der Marke entspricht.

Eine ständige Qualitätskontrolle gewährleistet nicht nur die Zufriedenheit der Kunden, sondern minimiert auch den Zeitverlust durch Nachbesserungen bei minderwertiger Arbeit.

Ständige Berichterstattung

Regelmäßige Aktualisierungen und Berichte sind für einen klaren Informationsfluss unerlässlich. Fünfzig Prozent der Unternehmen geben an, dass die Einbindung von Stakeholdern entscheidend für ihren Erfolg ist. Ein umfassender Abschlussbericht zu einem Projekt liefert wertvolle Erkenntnisse über die Erfolge und Misserfolge eines abgeschlossenen Projekts und identifiziert Bereiche für zukünftige Verbesserungen.

Dies kann sowohl dem Kunden als auch der Agentur helfen, den Arbeitsablauf und die Effizienz eines Projekts besser zu verstehen. Projektmanagement-Software wie Bonsai verfügt sogar über Berichtsvorlagen, um den Prozess zu vereinfachen.

Es geht jedoch nicht nur um das Ende, und der Projektmanager sollte an allen wichtigen Kontrollpunkten und Meilensteinen eines Projekts regelmäßige Updates geben. Ein genauer und prägnanter Bericht ist entscheidend, um alle Beteiligten zufrieden zu stellen und das Projekt auf Kurs zu halten.

Die wichtigen Fragen

Um zu wissen, wie man ein Projekt am besten überwacht, muss man schon vor dessen Beginn die richtigen Fragen stellen. Ein guter Projektmanager sollte immer folgende Fragen stellen:

• Was ist der Umfang des Projekts?
• Wie schnell muss es geliefert werden und wie schnell können wir es bekommen?
• Wie hoch sind das Budget und die voraussichtlichen Kosten?
• Wie viele Mitarbeiter und Abteilungen muss die Agentur dafür abstellen?
• Wie viele Änderungen und Rückgängigmachungen sollten berücksichtigt werden?
• Wie lässt sich dieses Projekt am effektivsten organisieren?
• Wie sollte Feedback verfolgt und berücksichtigt werden?
• Wie regelmäßig sollten Updates für Kunden erfolgen?

Sobald ein Projekt angelaufen ist, sollte der Projektmanager die Fluidität des Prozesses untersuchen und die Ergebnisse des Projekts nach dessen Abschluss gründlich überprüfen.

Welcher Typ von Projektmanager ist am besten geeignet?

Zu wissen, welche Art von Projektmanager eine Agentur benötigt, ist wichtig, um deren Talente optimal zu nutzen. Große Agenturen verfügen möglicherweise über mehrere interne Manager, die verschiedene Projekte überwachen, während kleinere Agenturen bei Bedarf einen externen Manager beauftragen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Die Wahl des Projektmanagers hängt von Ihren Anforderungen ab.

Intern

Interne Projektmanager einer Agentur pflegen enge Beziehungen zu ihren Kollegen und verfügen über fundierte Kenntnisse der Kultur und Arbeitsweise einer Agentur. Darüber hinaus stimmen sie eher mit den Werten und Interessen des Unternehmens überein.

Sie sind in der Regel vor Ort, um Aufgaben zu überwachen und Notfälle zu bewältigen, was bei großen Projekten und der Leitung verschiedener Abteilungen erforderlich sein kann.

Auf der anderen Seite sind interne Projektmanager aufgrund ihrer Festanstellung teurer. Unternehmen könnten sie auch als ineffektiv oder inaktiv empfinden, wenn nicht regelmäßig Aufträge eingehen, die ihre Aufsicht erfordern.

Ausgelagert

Externe Projektmanager werden in der Regel für einen kurzen Zeitraum oder auf Projektbasis eingestellt. Dies ist eine kostengünstige Möglichkeit, ihr Fachwissen für kleinere Agenturen zu nutzen, die möglicherweise nur gelegentlich große Projekte bearbeiten. Die freiberufliche Natur des ausgelagerten Managers kann ihm eine Fülle neuer Erkenntnisse und Ideen verschaffen, die für die Mitarbeiter der Agentur möglicherweise nicht offensichtlich sind.

Dieser Außenseiterstatus kann auch ein Hindernis sein. Ein ausgelagerter Projektmanager wird kaum oder gar keine Kenntnisse über die Arbeitsabläufe der Agentur haben. Folglich kann es länger dauern, bis sie sich mit den Kunden und Teams vertraut gemacht haben, als es der Zeitrahmen eigentlich zulässt. Aufgrund ihrer freiberuflichen Tätigkeit sind sie möglicherweise auch nicht so sehr am Erfolg der Agentur interessiert wie ein Vollzeitmitarbeiter.

Kreative und technische Projektmanager

Kreative und technische Projektmanager unterscheiden sich zwar nicht grundlegend von internen und externen Projektmanagern, aber sie haben unterschiedliche Aufgaben und Herangehensweisen. Ein kreativer Projektmanager arbeitet in der Regel mit einem übergreifenden Blick auf das Projekt als Ganzes und delegiert und organisiert ganzheitlich.

Ein technischer Projektmanager hingegen ist eng in die Details der verschiedenen Aufgaben involviert. Technische Manager sind häufiger anzutreffen, wenn ein greifbares Produkt geliefert werden muss, im Gegensatz zu kreativer Arbeit.

Führungsstile

Unterschiedliche Aufgaben erfordern möglicherweise unterschiedliche Herangehensweisen, und manche Projektmanager bevorzugen eine bestimmte Art, Dinge zu erledigen. In der Unternehmenswelt gibt es unzählige Methoden und Stile des Projektmanagements, die alle ihre eigenen Vor- und Nachteile haben. Hier sind die wichtigsten, die viele Projektmanager verwenden:

Wasserfall-Management

Seit 2018 ist diese Verwaltungsmethode die am häufigsten verwendete. Das Wasserfall-Managementsystem ist eine Art des prädiktiven Managements, das sich ideal für die lineare und unkomplizierte Erledigung von Aufgaben eignet. Die Aufgaben werden nacheinander erledigt, und jede nachfolgende Aufgabe kann erst nach Abschluss der vorherigen begonnen werden.

Diese Methode bevorzugt eine schrittweise Fertigstellung gegenüber einer gleichzeitigen Ausführung und eignet sich am besten für klar definierte Produkte, die Ordnung erfordern und auf eine bestimmte Reihenfolge angewiesen sind, wie beispielsweise die Kaskade eines Wasserfalls. Wie ein Wasserfall lässt sich das System jedoch nach dem Start nicht mehr anpassen, und jedes größere Problem erfordert einen Neustart des gesamten Prozesses von Anfang an.

Kanban-Management

Das Kanban-System ist eine Art des agilen Managements, das eine größere Flexibilität als ein prädiktives System ermöglicht. Im Wesentlichen werden beim Kanban-System die Projektaufgaben und -komponenten als Zettel auf einer Tafel angeordnet und ihr Fortschritt entlang vertikaler Spalten vom Beginn bis zur Fertigstellung verfolgt.

Ein Aspekt, der dieses System auszeichnet, ist sein kooperativer Charakter. Teams können Aufgaben selbst aktualisieren und den Fortschritt anderer verfolgen. Aufgaben können unabhängig voneinander erledigt werden und können daher überarbeitet und angepasst werden. Diese Methode ist nicht frei von Einschränkungen, und das Fehlen von Swimlanes verhindert, dass Aufgaben in kleinere Module unterteilt werden können.

Scrum-Management

Scrum ist ein weiteres agiles Managementsystem, das sich auf die Produktivität im Produktionsprozess des Kanban-Systems konzentriert. Projekte sind in zweiwöchige „Sprints“ mit einer Reihe klar definierter Ziele unterteilt. Es finden täglich Besprechungen innerhalb und zwischen den Abteilungen statt, bevor die Arbeit beginnt, um bewährte Verfahren zu besprechen, und nach Abschluss des gesamten Sprints erfolgt eine detaillierte Überprüfung.

Ein Scrum-System wird von einem Leiter (dem sogenannten Scrum Master) geleitet, der den Prozess überwacht. Der Scrum Master koordiniert, coacht und organisiert.

Im Gegensatz zum Kanban-System umfasst Scrum mehrere konkrete Schritte, die befolgt werden müssen, wodurch es das weniger flexible der beiden agilen Systeme ist. Dies kann die dringend benötigte Struktur und Orientierung bieten, in manchen Fällen jedoch auch hinderlich sein.

Management-Technologie

Jedes große Agenturprojekt kann viele Aufgaben und Informationen umfassen, deren Verwaltung sowohl frustrierend als auch zeitaufwändig sein kann. Aus diesem Grund greifen viele Projektmanager auf spezielle Software zurück, um Aufgaben zu automatisieren und ihren Arbeitsablauf zu optimieren.

Die Akzeptanz von Projektmanagement-Software ist nach wie vor gering: Nur 22 % der Unternehmen nutzen sie regelmäßig. Ohne sie kann jedoch eine effektive Berichterstattung und Kommunikation beeinträchtigt werden, und Projekte können schnell das Budget überschreiten. Die richtige Software wird für die Rolle des Projektmanagers immer wichtiger. Hier sind einige Branchenführer.

Bonsai

Bonsai ist eine vielseitige Software, die die Organisation von Projekten vereinfacht. Es ermöglicht Projektmanagern, Aufgaben zu delegieren und deren Fortschritt effektiv zu verfolgen. Zu den zahlreichen Funktionen gehören:

• Effektive Zeiterfassung, die Projekte im Blick behält und Rechnungen pünktlich bezahlt.
• Organisierte Aufgabenverwaltung über ein digitales Kanban-Board, das für alle zugänglich ist.
• Einfache Tools zur Erstellung und Organisation von Dokumenten und Berichten.
• Dateifreigabedienste, die einen schnellen Zugriff auf Ressourcen von überall auf der Welt ermöglichen.

Die Software von Bonsai ist jedoch mehr als nur ein einfaches Projektmanagement-Tool. Es gibt eine Vielzahl weiterer Funktionen, die die Produktivität von Agenturen steigern. Diese reichen von der Verfolgung von Kundenkontakten bis hin zur Verfolgung von Finanzen und Inhalten. Es ist eine bequeme Möglichkeit, Kunden, Aufträge und Budgets zu verwalten und dabei sowohl kooperativ als auch flexibel zu bleiben.

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Nifty

Nifty konzentriert sich weiterhin auf das Projektmanagement und optimiert den Prozess in einem leicht verständlichen Format. Es wurde mit Blick auf agile Systeme entwickelt und kann an die Bedürfnisse der Agentur angepasst werden. Die Software verfügt über mehrere Funktionen, darunter automatische Meilensteinbenachrichtigungen, Zeiterfassung für alle Beteiligten und sogar die Möglichkeit, Rechtsfälle in Projekten zu organisieren.

Leider steht die vollständige Anpassbarkeit von Nifty nur den zahlenden Mitgliedern der höchsten Stufe zur Verfügung. Darüber hinaus berichten viele Nutzer, dass das Dashboard der Software selbst zu unflexibel ist und sich nicht leicht ändern lässt.

Trello

Trello bietet Nutzern ein Kanban-Managementsystem zur Organisation ihrer Projekte. Benachrichtigungen über die Fertigstellung von Aufgaben und Meilensteinen können durch benutzerdefinierte Auslöser automatisiert werden. Darüber hinaus ermöglicht die Software die Zusammenarbeit im Team, indem sie das System für alle zugänglich macht.

Allerdings bietet Trello kaum mehr als einfaches Projektmanagement. Es gibt keine Funktionen für Berichterstellung oder Inhaltsverwaltung. Das Fehlen von Swimlanes bedeutet, dass Aufgaben nicht in kleinere Komponenten unterteilt werden können und für zusätzliche Softwarefunktionen zusätzliche Add-ons installiert werden müssen.

Wrike

Wrike ist eines der teureren Projektmanagement-Angebote, bietet jedoch ein hohes Maß an Anpassungsmöglichkeiten und vorgefertigte Vorlagen, um dies auszugleichen. Das Dashboard ist intuitiv und benutzerfreundlich, und Aufgaben lassen sich leicht in kleinere Komponenten unterteilen. Die Software nutzt außerdem KI in ihrer Work Intelligence Suite, um Prozesse zu automatisieren und Aufgaben automatisch zu organisieren.

Der größte Nachteil von Wrike ist sein Preis. Die Software ist für ein Projektmanagement-Tool teuer, und der gesamte Funktionsumfang ist hinter einer Paywall versteckt.

Machen Sie es überschaubar

Projektmanager sind ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs einer Agentur, unabhängig von der Größe oder Art einer Aufgabe. Dieser Erfolg ist auf ihren Charakter, ihren Führungsstil und die von ihnen verwendete Software zurückzuführen. Sie sollten nun über alle notwendigen Informationen zu Projektmanagern verfügen und können effektiv entscheiden, welcher für Ihr nächstes großes Agenturprojekt der richtige ist.