Vorlage für ein Angebot eines Beraters

Schritt 1: Klärung der Kundenbedürfnisse und des Projektumfangs

Bevor Sie die Vorlage ausfüllen, sammeln Sie ausreichend Informationen über die Situation, die Ziele, die Budgetbeschränkungen und die Zeitpläne des Kunden.

Beginnen Sie mit einem kurzen Erstgespräch, idealerweise 30 bis 45 Minuten, und verwenden Sie ein Formular mit 5 bis 7 Fragen, um die wichtigsten Informationen zu erfassen. Tools wie Calendly helfen bei der Buchung des Anrufs, während Typeform oder Google Forms Antworten sammeln und Notizen aus dem Anruf in der Projektzusammenfassung zusammengefasst werden. Ein klarer Notizsatz verhindert Hin und Her und beschleunigt die Ausarbeitung des Umfangs.

Übertragen Sie diese Erkenntnisse dann in die Abschnitte „Projektzusammenfassung“ und „Projektumfang“ der Vorlage. Geben Sie das Ziel, die zu erbringenden Leistungen, Meilensteine und etwaige Annahmen oder Ausschlüsse an. Beispiel: „Ziel: Verbesserung der Onboarding-Konversionsrate um 15 % innerhalb von 8 Wochen; Ergebnisse: Diagnosebericht, 5 empfohlene Kampagnen, 2 Workshops; Meilensteine: Kickoff, Zwischenbewertung, endgültige Lieferung.“ Diese frühzeitige Klarheit trägt dazu bei, Scope Creep zu reduzieren und die Erwartungen aufeinander abzustimmen.

Schritt 2: Wählen Sie das richtige Preismodell

Wählen Sie ein Preismodell aus und ordnen Sie es der Preistabelle zu.

Berücksichtigen Sie Stunden-, Tages-, Festpreis-, Meilenstein- oder Pauschalhonorare. Aus Sicht eines Beraters hat jedes Modell Vor- und Nachteile. Stundenweise Angebote bieten maximale Flexibilität, können aber für Kunden unsicher wirken. Projekte mit Festpreis sind einfach und vorhersehbar, erfordern jedoch eine gründliche Festlegung des Umfangs. Meilensteinbasierte Preisgestaltung knüpft Zahlungen an konkrete Ergebnisse, während ein Retainer den fortlaufenden Zugang und Support sicherstellt. In der Praxis liegen die Stundensätze in der Regel zwischen 100 und 250 US-Dollar pro Stunde, während die Tagessätze je nach Fachwissen und Markt zwischen 800 und 2.000 US-Dollar liegen können. Festpreisprojekte für mittelgroße Arbeiten kosten oft zwischen 5.000 und 50.000 US-Dollar oder mehr, je nach Umfang und Dauer.

Geben Sie das gewählte Modell klar im Format des Beratungsangebots wieder, damit keine Unklarheiten entstehen. Geben Sie in der Vorlage den Preis, die voraussichtliche Menge (Stunden, Tage oder Meilensteine), etwaige Obergrenzen oder Höchstbeträge sowie die Abrechnungsmodalitäten für Änderungen an. Verwenden Sie einheitliche Formulierungen wie „nicht überschreiten“, „einschließlich“ und „ausgeschlossen“, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

Schritt 3: Dienstleistungen und Leistungen anpassen

Beschreiben Sie, wie die Standarddienstleistungsliste in der Vorlage für Beratungsangebote für jeden Kunden angepasst werden kann.

Beginnen Sie mit einer Basisliste typischer Beratungsaktivitäten und passen Sie dann Namen, Beschreibungen und Reihenfolge an die Branche und Ziele des Kunden an. Ein Marketingkunde könnte beispielsweise eine Basisliste sehen, die die Bereiche Entdeckung, Bewertung, Strategieentwicklung, Kampagnengestaltung, Implementierungsunterstützung und Übergabe umfasst. Formulieren Sie diese Punkte um, um kundenspezifische Ergebnisse widerzuspiegeln, wie z. B. „Optimierung des Lead-Funnels“ oder „Neugestaltung des CRM-Workflows“, wobei die Gesamtstruktur der Vorlage beibehalten wird. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass die Vorlage effizient bleibt und jedes Angebot gleichzeitig individuell wirkt.

Halten Sie die Reihenfolge logisch und ergebnisorientiert. Ordnen Sie jeder Servicelinie nach Möglichkeit ein konkretes Ergebnis und eine Erfolgskennzahl zu. Beispielsweise wird „Discovery“ zu „Aktuelle Zustandsprüfung und Lückenanalyse“ mit Ergebnissen wie einem 12-seitigen Ergebnisbericht und einer 4-seitigen Zusammenfassung. Diese Ausrichtung hilft dem Kunden zu erkennen, wie jede Zeile ihn seinem Ziel näher bringt, und reduziert Fragen während der Besprechung.

Schritt 4: Berechnungen und Geschäftsbedingungen überprüfen

Weisen Sie den Verfasser an, einen kurzen internen Überprüfungsprozess zu beschreiben, bevor er ein Beratungsangebot versendet.

Führen Sie eine schnelle Überprüfung der Mengen, Preise, Rabatte, Steuerberechnungen und Summen durch. Bestätigen Sie die Übereinstimmung mit den Standardzahlungsbedingungen des Unternehmens, wie z. B. 30 Tage netto, Verzugsgebühren und gegebenenfalls Reise- oder Materialkosten. Führen Sie eine mentale oder manuelle Neuberechnung durch, um offensichtliche Fehler zu erkennen, die die Margen schmälern oder unangenehme Kundengespräche auslösen könnten. Wenn Sie eine Tabellenvorlage verwenden, richten Sie eine integrierte Formel ein, um Summen automatisch zu überprüfen, und überprüfen Sie die Währungsformatierung für internationale Kunden.

Dokumentieren Sie alle Rabatte oder Sonderkonditionen in einem eigenen Abschnitt, damit die Hauptpositionen übersichtlich bleiben. Fügen Sie klare Hinweise zu möglichen Änderungen des Umfangs und deren Auswirkungen auf die Preisgestaltung hinzu, damit der Kunde versteht, wie sich der Preis bei einer Änderung des Projektumfangs entwickeln könnte.

Schritt 5: Präsentieren und besprechen Sie das Angebot mit dem Kunden.

Erläutern Sie, wie Berater ihren Kunden das Angebot für Beratungsdienstleistungen erläutern sollten: Beginnen Sie mit den Ergebnissen und dem Umfang, gehen Sie dann zu den Preisen und Konditionen über.

Heben Sie während der Präsentation den Wert jeder Dienstleistungslinie hervor, indem Sie ihn mit den Geschäftsergebnissen in Verbindung bringen und nicht nur mit den Kosten. Zeigen Sie beispielsweise, wie eine „Entdeckungsphase“ zu einer um 20 % schnelleren Implementierung führt oder wie „Schulung und Befähigung“ den Supportbedarf nach der Einführung um 30 % reduziert. Die Live-Präsentation des Angebots – per Telefon oder in einem Meeting – ermöglicht es, Fragen und Einwände frühzeitig anzusprechen, und das strukturierte Format erleichtert die Aktualisierung einzelner Positionen als Reaktion auf Feedback. Wenn der Kunde zustimmt, verwenden Sie ein E-Signatur-Tool wie DocuSign, Adobe Sign oder PandaDoc, um die Vereinbarung im Jahr 2025 schnell und sicher abzuschließen.

Best Practices für das Format von Angeboten für Beratungsdienstleistungen

Halten Sie das Layout übersichtlich und leicht zu überfliegen.

Ein übersichtliches Layout hilft Kunden, Informationen schnell zu erfassen, und schafft Vertrauen.

Verwenden Sie klare Überschriften und einheitliche Abschnitte und gruppieren Sie verwandte Informationen, damit der Entscheidungsträger schnell das Wesentliche finden kann. Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung Ihrer Vorlage die folgenden Layout-Entscheidungen:

• Die Preise sollten in einer einzigen, klar gekennzeichneten Tabelle mit separaten Spalten für Artikel, Beschreibung, Menge, Stückpreis und Zeilensumme aufgeführt werden.
• Umfang, Meilensteine und Ergebnisse gehören in einen eigenen Abschnitt, gefolgt von einem separaten Abschnitt für Bedingungen und Annahmen.
• Die rechtlichen Bestimmungen und Bedingungen sollten in einem eigenen Abschnitt aufgeführt werden, wobei die Schriftart und der Zeilenabstand denen der anderen Abschnitte entsprechen sollten, um ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten.
• Verwenden Sie maximal zwei Schriftarten (z. B. Arial für den Fließtext und Lora für Überschriften), 11–12 pt für den Fließtext, 14 pt für Überschriften und eine Zeilenhöhe von 1,15 für eine gute Lesbarkeit.

Über diese Elemente hinaus sollten Sie auf ausgewogene Ränder achten und vermeiden, Inhalte auf eine einzige Seite zu quetschen. Eine übersichtliche Struktur reduziert die kognitive Belastung und hilft Kunden, schneller zuzustimmen.

Verwenden Sie eine klare, kundenfreundliche Sprache.

Eine klare, kundenfreundliche Sprache hilft Entscheidungsträgern, den Wert schnell zu verstehen.

Vermeiden Sie interne Fachsprache und übersetzen Sie Dienstleistungen in Ergebnisse, die für Ihren Kunden von Bedeutung sind. Hier sind einige Vorher-Nachher-Übersetzungen, die Sie übernehmen können:

• Vorher: „Entdeckung und Anforderungen“ → Nachher: „Wir führen Interviews mit Ihrem Team, um Ziele zu definieren und einen praktischen Plan zu erstellen.“
• Vorher: „SOW mit Liefergegenständen“ → Nachher: „Eine Liste messbarer Ergebnisse und Meilensteine, die Ihr Team verfolgen kann.“
• Vorher: „Ressourcenverteilung“ → Nachher: „Teamstunden und Verantwortlichkeiten in einfachen Worten, damit Sie wissen, wer was macht.“

Um sicherzustellen, dass Ihre Sprache bei nicht-technischen Entscheidungsträgern ankommt, testen Sie Ihren Entwurf mit einem nicht fachkundigen Kollegen oder einem Business Manager. Stützen Sie sich außerdem auf konkrete Kennzahlen (Zeitersparnis, Kostensenkungen oder schnelle Wertschöpfung) statt auf vage Versprechungen. Im Zweifelsfall schreiben Sie zweimal: zuerst zur Klarheit, dann zur Lesbarkeit für jemanden außerhalb Ihres Fachgebiets.

Preise an Wert und Ergebnisse anpassen

Eine an den Ergebnissen orientierte Preisgestaltung hilft Kunden, die tatsächliche Kapitalrendite zu erkennen.

Bei größeren Posten oder Paketen fügen Sie neben jedem Posten eine kurze einzeilige Begründung für den Wert hinzu. Dadurch wird eine Preisliste zu einer Wertbeschreibung. Beispiele hierfür sind:

• Paket A (Diagnose & Roadmap): Verkürzt die Entscheidungszeit um bis zu 4 Wochen und ermöglicht einen schnelleren Start und einen früheren ROI.
• Paket B (Implementierung und Aktivierung): Senkt die monatlichen Betriebskosten durch Prozessoptimierung und Automatisierung um 12–18 %.
• Stundenarbeit: Durch die Beseitigung sich wiederholender Aufgaben und Engpässe werden sofortige Zeitersparnisse von 5 bis 15 Stunden pro Woche erzielt.

Nehmen Sie diese Begründungen direkt in Ihr Angebot auf, damit der Kunde jeden Euro mit einem konkreten Ergebnis in Verbindung bringen kann. Dieser Ansatz passt Ihr Angebot an die Erwartungen moderner Käufer im Jahr 2025 an, wo wertorientierte Preisgestaltung und messbare Auswirkungen Standard sind.

Standardisieren Sie Kernbegriffe und lassen Sie gleichzeitig Flexibilität zu.

Die Standardisierung von Kernbegriffen sorgt für Konsistenz und reduziert das Hin und Her während der Verhandlungen.

In allen Angeboten sollten Sie Zahlungsbedingungen, Stornierungsbedingungen und grundlegende Annahmen standardisieren. Gleichzeitig sollte Raum für die Anpassung bestimmter Klauseln gelassen werden, wenn dies erforderlich ist. Ein praktischer Ansatz besteht darin, die wenigen Elemente, die pro Kunde bearbeitet werden sollen (Umfang, Preise, Termine), zu kennzeichnen oder hervorzuheben, im Gegensatz zu denen, die aus Gründen des Risikomanagements und der Markenkonsistenz einheitlich bleiben sollten. Behalten Sie beispielsweise Zahlungsbedingungen von 30 Tagen netto, eine allgemeine Vertraulichkeitsklausel und einen Standardprozess für Änderungsaufträge bei, während Sie gleichzeitig den Umfang, die Preise und die Projekttermine für jeden Kunden individuell anpassen können. Verwenden Sie sichtbare Beschriftungen oder Klammer-Tags wie [SCOPE], [PRICING] und [DATES], um bearbeitbare Felder auf einen Blick zu kennzeichnen.

Standardisierung reduziert Fehler, beschleunigt die Entwurfsarbeit und stärkt die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens. Außerdem können Kunden Angebote leichter miteinander vergleichen, ohne Dutzende kleiner Unterschiede entschlüsseln zu müssen.

Machen Sie es Ihren Kunden leicht, zuzustimmen.

Der Genehmigungsschritt sollte offensichtlich und reibungslos sein.

Gestalten Sie das Angebot so, dass der Entscheidungsträger es an einer Stelle genehmigen kann, mit einer klaren Annahmeerklärung, einem Unterschriftsfeld oder einer einfachen Anweisung wie „Um dieses Angebot zu genehmigen, unterschreiben Sie bitte hier oder bestätigen Sie per E-Mail.“ Fügen Sie alle wesentlichen Informationen in das Angebot ein, damit keine fehlenden Angaben nachgefragt werden müssen. Erwägen Sie die Integration eines Tools für elektronische Signaturen wie DocuSign, HelloSign, PandaDoc oder Adobe Sign, um Genehmigungen zu beschleunigen. Wenn Sie Remote- oder Vor-Ort-Arbeit anbieten, geben Sie klare Termine und einen vorgeschlagenen Zeitplan für den Beginn an, um ein Hin und Her bei der Terminplanung zu vermeiden. Durch die Minimierung zusätzlicher Schritte und die Bereitstellung eines unterschriftsreifen Dokuments reduzieren Sie Reibungsverluste und verkürzen den Weg vom Angebot bis zum Projektstart.

Häufige Fehler bei Beratungsangeboten, die es zu vermeiden gilt

Angebote für Beratungsleistungen geben den Ton für Vertrauen, Umfang und Bezahlung an. Im Jahr 2025 verlassen sich viele Freiberufler und kleine Unternehmen auf eine allgemeine Vorlage für Beratungsdienstleistungsangebote, doch einige wiederkehrende Fehler können Genehmigungen verzögern, Margen schmälern oder das Vertrauen der Kunden beeinträchtigen. Durch eine Straffung des Umfangs, eine realistische Preisgestaltung und die Standardisierung von Branding und Genehmigungen können Sie Entscheidungen beschleunigen und die Rentabilität sichern. Im Folgenden finden Sie fünf häufige Fehler und praktische Lösungen, die Sie noch heute umsetzen können.

Umfang und Ergebnisse vage lassen

Ein vager Geltungsbereich lässt Raum für Interpretationen darüber, was enthalten ist und was nicht. Wenn Kunden allgemeine Begriffe wie „Beratungsdienstleistungen“ oder „Strategieunterstützung“ sehen, gehen sie möglicherweise von unterschiedlichen Ergebnissen oder Zeitplänen aus, was zu falsch ausgerichteten Erwartungen und Verzögerungen führt, da bei jedem Meilenstein Fragen aufkommen. Diese Interpretationsfreiheit macht es auch leicht, dass sich Scope Creep einschleicht, wobei zusätzliche Aufgaben hinzugefügt werden, ohne dass entsprechende Anpassungen beim Preis oder Zeitplan vorgenommen werden.

Um dies zu verhindern, definieren Sie Aktivitäten, Ergebnisse und Grenzen für jeden Einzelposten in Ihrer Angebotsvorlage für Beratungsleistungen. Ersetzen Sie beispielsweise einen weit gefassten Punkt wie „Strategieentwicklung“ durch eine klar abgegrenzte Phase: Phase 1 – Ermittlung und Analyse des Ist-Zustands. Aktivitäten: 6 Interviews mit Stakeholdern, 2 Dokumentenprüfungen; Ergebnisse: Stakeholder-Karte und Lückenanalyse; Lieferbare Ergebnisse: 1-seitige Zusammenfassung der Ergebnisse; Grenzen: Datenmigration oder Schulungen sind ausgeschlossen; Annahmen: Der Kunde gewährt Zugang zu wichtigen Stakeholdern; Ausschlüsse: Reisen sind nicht inbegriffen, sofern sie nicht vorab genehmigt wurden. Klare Definitionen wie diese reduzieren Streitigkeiten, verkürzen Genehmigungszyklen und machen es für den Kunden einfacher zu erkennen, wofür er bezahlt.

Unterschätzung des Aufwands und zu niedrige Preisgestaltung

Optimistische Schätzungen sind weit verbreitet, insbesondere wenn man neu auf einem Markt oder bei einem Kunden ist. Wenn Zeit und Ressourcen unterschätzt werden, schrumpfen die Margen oder das Projekt kommt zum Stillstand, während Sie sich bemühen, es innerhalb des ursprünglichen Kostenvoranschlags fertigzustellen. Das Risiko steigt, wenn Sie keine verlässlichen Benchmarks aus ähnlichen Projekten haben, um Ihre Mengen und Preise zu bestimmen, sodass Sie ein Angebot erstellen, das zwar wettbewerbsfähig erscheint, aber finanziell nicht tragbar ist.

Beugen Sie dem vor, indem Sie Schätzungen auf realen Daten basieren. Sehen Sie sich mindestens drei vergleichbare Projekte aus den letzten zwei Jahren an und ermitteln Sie die tatsächlichen Stunden pro Phase, die durchschnittlichen Stundensätze pro Rolle und die typischen Gemeinkosten. Wenn ein Projekt ähnlichen Umfangs 120 Stunden zu 120 $/Stunde gekostet hat, Ihr Angebot jedoch 90 Stunden zu 110 $/Stunde vorsieht, haben Sie wahrscheinlich einen zu niedrigen Preis angegeben. Verwenden Sie eine risikobereinigte Schätzung und einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse – in der Beratung sind 10 bis 20 % üblich –, um unvorhergesehene Komplikationen abzudecken. Beispielsweise ergibt sich aus Grundkosten von 12.000 Dollar zuzüglich einer 20-prozentigen Sicherheitsmarge ein Zielangebot von etwa 14.400 Dollar, wodurch die Margen geschützt werden und gleichzeitig eine faire Behandlung des Kunden gewährleistet ist. Im Jahr 2025 erfordert die Aufrechterhaltung gesunder Margen oft transparente Begründungen und einen datengestützten Ansatz in Ihrem Angebot.

Auslassung wichtiger Geschäftsbedingungen

Das Weglassen wichtiger Begriffe kann später zu schwierigen Verhandlungen oder sogar zu finanziellen Verlusten führen. Kunden könnten auf längere Zahlungsfristen drängen, während Sie zeitnahe Zahlungen benötigen, um Ihren Cashflow aufrechtzuerhalten. Ohne festgelegte Stornierungsbedingungen oder Reisebedingungen riskieren Sie außerdem Streitigkeiten über Gebühren, wenn sich die Umstände ändern. Diese Auslassungen führen zu Reibungen bei Neuverhandlungen und untergraben das Vertrauen.

Hier ist eine kurze Checkliste mit Begriffen, die Sie in Ihre Angebote aufnehmen sollten:

• Zahlungsbedingungen: Netto 30 Tage ab Rechnungsdatum, mit Meilensteinen oder optionalen Vorauszahlungen je nach Projektumfang.
• Verzugsgebühren: 1,5 % pro Monat auf überfällige Beträge.
• Stornierungs-/Kündigungsbedingungen: 15–30 Tage im Voraus; bei Stornierung nach Beginn kann ein Prozentsatz der verbleibenden Arbeit (z. B. 20 %) fällig werden.
• Reisekosten und Spesen: vorab genehmigt, dokumentierte Belege oder gegebenenfalls Tagegelder.
• Gültigkeit des Angebots: Wie lange bleiben die angebotenen Zahlen gültig (in der Regel 30–60 Tage)?
• Änderungsauftragsprozess: Jede Änderung des Leistungsumfangs erfordert einen formellen Änderungsauftrag mit überarbeiteten Gebühren und Zeitplänen.

Die dauerhafte Aufnahme dieser Bedingungen in Ihre Angebotsvorlage für Beratungsleistungen trägt zur Einheitlichkeit bei, reduziert den Verwaltungsaufwand und schützt den Cashflow. Erwägen Sie, diese Begriffe mit einem begleitenden Änderungsauftragsformular zu verknüpfen, damit Sie Umfangsänderungen reibungslos bearbeiten können, ohne jedes Dokument überarbeiten zu müssen.

Versenden von inkonsistenten oder markenfremden Dokumenten

Die Verwendung mehrerer Ad-hoc-Vorlagen oder unterschiedlicher Stile verwirrt Kunden und schwächt Ihr professionelles Image. Uneinheitliche Logos, Farbpaletten, Typografien und Terminologien erschweren zudem die interne Nachverfolgung und Weiterverfolgung. Wenn ein Kunde unterschiedliche Dokumente von verschiedenen Teammitgliedern erhält, kann dies das Vertrauen untergraben und Genehmigungen verzögern, da sie versuchen, die Formate aufeinander abzustimmen.

Verwenden Sie eine einzige, standardisierte Vorlage für Beratungsangebote, die leicht an jeden Kunden angepasst werden kann und gleichzeitig dem Markenimage entspricht. Beginnen Sie mit einer Kernvorlage, die Ihr Marken-Kit (Logo, Farbcodes, Schriftarten) verwendet, und legen Sie die Kernabschnitte fest, die Sie immer einfügen (Umfang, Leistungen, Preise, Bedingungen). Zur Personalisierung tauschen Sie lediglich den Kundennamen, das Logo, die Kontaktdaten und einige kundenspezifische Anmerkungen aus. Diese Konsistenz beschleunigt die Überprüfung, reduziert Fehler und stärkt die Markenwahrnehmung. Im Jahr 2025 verwenden viele Unternehmen zentralisierte Vorlagen in Google Docs, Microsoft Word oder speziellen Tools wie PandaDoc oder HelloBonsai, um ein einheitliches Branding in allen Angeboten durchzusetzen.

Versäumnis, Überarbeitungen und Genehmigungen nachzuverfolgen

Wenn nicht genau dokumentiert wird, welche Version gesendet wurde, welche Änderungen angefordert wurden und welche Version genehmigt wurde, führt dies zu Verwirrung, wenn der Kunde mit Fragen zurückkommt oder sich der Umfang ändert. Ein Prüfpfad hilft Ihnen dabei, nachzuweisen, was wann und von wem vereinbart wurde, was besonders bei längeren Aufträgen oder bei Streitigkeiten von großem Wert ist.

Verwenden Sie einen einfachen Versionsverwaltungsansatz und ein zugängliches Genehmigungsprotokoll. Versionsnummern (v1, v2, v3), einschließlich Sendedatum und Zeitstempel der Genehmigung. Führen Sie ein gemeinsames Angebotsprotokoll (z. B. in einer Tabellenkalkulation oder einem einfachen CRM-System) mit Feldern für Kunden, Angebotstitel, Version, Status (Entwurf, Gesendet, Überarbeitet, Genehmigt), Sendedatum und Genehmigungsdatum. Wenn Änderungen vorgenommen werden, fügen Sie das überarbeitete Dokument als neue Version bei und geben Sie den Grund für die Überarbeitung an. Für elektronische Genehmigungen kombinieren Sie Ihre Angebote mit E-Signatur-Tools wie DocuSign oder HelloSign, um die endgültige, genehmigte Version zu sichern. Dieser klare Prüfpfad reduziert Unklarheiten und beschleunigt die endgültige Freigabe, insbesondere wenn später Fragen zum Umfang oder Preis aufkommen.

Wie Bonsai bei der Verwaltung von Angebotsvorlagen für Beratungsdienstleistungen hilft

Angebote für Beratungsleistungen folgen oft einer bekannten Struktur: Kundendaten, Umfang, Preistabellen, Bedingungen und Genehmigungsklauseln. Bonsai wandelt diese traditionelle Vorlage in einen wiederholbaren, digitalen Arbeitsablauf um, sodass Sie Angebote ohne Chaos erstellen, verwalten und nachverfolgen können. Durch die Erstellung einer wiederverwendbaren Vorlage können Sie innerhalb weniger Minuten neue Angebote erstellen, eine einheitliche Formatierung gewährleisten und nahtlos vom Angebot zum Projekt und zur Rechnung übergehen.

Um wiederverwendbare Vorlagen für Beratungsangebote zu erstellen

Erstellen Sie in Bonsai einmalig eine Basisvorlage für Beratungsdienstleistungsangebote, die alle Standardabschnitte enthält – Kundendaten, Projektumfang, eine übersichtliche Preistabelle, Bedingungen und Genehmigungsklauseln – und speichern Sie diese als wiederverwendbare Vorlage. Dadurch entsteht eine einzige zuverlässige Informationsquelle für jeden Kunden.

Wenn Sie ein Angebot für ein neues Beratungsprojekt benötigen, duplizieren Sie einfach die Vorlage, ersetzen Sie den Namen und die Kontaktdaten des Kunden und passen Sie den Umfang und die Gebühren an. Sie müssen weder die Kopfzeile noch den rechtlichen Text oder das Layout neu erstellen, was Ihnen Zeit spart und Fehler reduziert. In der Praxis kann ein zwei- bis dreiseitiges Angebot innerhalb von etwa 5 bis 10 Minuten nach Erhalt der Kundenanforderungen fertiggestellt werden.

Mit der Zeit stärkt diese Konsistenz Ihre Marke und erleichtert die Kundenbewertung. Sie können Vorlagen nach Dienstleistungsbereichen (Strategie, Umsetzung, Beratung) kennzeichnen und so eine übersichtliche Bibliothek führen, die für Ihr gesamtes Team leicht zu navigieren ist.

Beratungsangebote an einem Ort verfolgen und verwalten

Bonsai zentralisiert alle Angebote, sodass Sie deren Status auf einen Blick sehen können: Entworfen, Gesendet, Angesehen oder Akzeptiert. Dadurch bleibt Ihre Vertriebspipeline an einem Ort sichtbar und Sie müssen nicht mehr E-Mails oder verstreute Dateien durchsuchen. Sie können auch nach Kunde, Fälligkeitsdatum oder Phase filtern, um Ihre nächsten Schritte effizient zu planen.

Durch die Verknüpfung von Angeboten mit Kontakten und Projekten in Bonsai wird jedes Angebot mit der richtigen Person und der anstehenden Arbeit verknüpft. Das bedeutet, wenn ein Kunde mit Fragen per E-Mail antwortet, aktualisieren Sie denselben Datensatz, der später in den Projektplan und den Vertrag einfließt. Die Zusammenarbeit wird vereinfacht, da Teammitglieder innerhalb der Plattform Kommentare hinterlassen, Aufgaben zuweisen und Änderungen nachverfolgen können.

Diese vernetzte Ansicht hilft Ihnen dabei, Einnahmen zu prognostizieren, Fristen zu verwalten und Verzögerungen zu reduzieren. Mit allem in einem System können Sie den Geschäftsabschluss vorantreiben und vermeiden, dass Ihnen aufgrund fehlender Dateien oder Missverständnissen Chancen entgehen.

Um Berechnungen, Erinnerungen und nächste Schritte zu automatisieren

Bonsai automatisiert die mühsamen Schritte im Angebotsprozess, sodass Sie weniger Zeit mit Berechnungen und Nachfassaktionen verbringen und mehr Zeit haben, um Aufträge zu akquirieren. Sie profitieren von einer schnelleren Bearbeitung und weniger Fehlern, da die Zahlen automatisch aktualisiert werden, wenn Sie den Umfang oder die Einzelposten anpassen.

Hier sind die wichtigsten Automatisierungen, auf die Sie sich verlassen können:

• Automatische Berechnung von Zeilensummen, Zwischensummen, Steuern und Rabatten auf Grundlage Ihrer Preislisten und Kundenbedingungen
• Anwendung von Standardpreislisten, damit jedes Angebot Ihre aktuellen Preise ohne manuelle Änderungen verwendet
• Versenden von Benachrichtigungen, wenn ein Kunde ein Angebot einsieht oder genehmigt, damit Sie wissen, wann Sie nachfassen müssen
• Umwandlung eines angenommenen Angebots in ein Projekt, einen Vertrag oder eine Rechnung mit minimaler Neueingabe, wobei die Daten über alle Datensätze hinweg konsistent bleiben

Insgesamt sparen diese Automatisierungen mehrere Stunden pro Angebot, verringern das Risiko von Rechenfehlern und helfen Ihnen, Aufträge schneller abzuschließen, indem Sie Angebote mit wenigen Klicks in abrechnungsfähige Projekte umwandeln können.